2024.09.05 Bijlage 8 Verbetervoorstel informatiemarkt

Evaluatie informatiemarkt en verbetervoorstellen •

Plenaire sessies tussen raadsleden worden gezien als waardevol

•

In een aantal gevallen konden ambtenaren niet het exacte antwoord geven en moest dit nagevraagd worden. Vaak zal het raadsleden niet om het exacte antwoord gaan. Is het nu 63 of 60 gaan, maar om de richting. o Voorstel: Geef ambtenaren de ruimte om niet het exacte antwoord te geven, antwoorden binnen bandbreedtes zijn ook prima. Spreek met raadsleden af dat als het antwoord binnen een bandbreedte van 10%, geen correctie meer nodig. Nu vaak alsnog technisch uit laten

•

Sommigen programma's hadden tijd tekort (P1, P3, P4). Vaak was dit het gevolg van lange presentaties. Ook volgden de presentaties organisatielogica en niet de begrotingslogica, die bestaat uit thema’s en niet uit afdelingen. o Voorstel 1: Volg in de presentaties de thema’s zoals ze zijn genoemd in de begroting en laat de ambtelijke (afdelingstructuur) logica achterwege; o Voorstel 2: Maak een korte, bondige, concrete en zelfstandig leesbare presentatie met daarin de grootste beleidswijzigingen, beleidsimpulsen, bezuinigingen per thema (max 3 sheets, elk onderwerp 1 sheet). Verzend deze óf direct met de begroting (die lijkt qua ambtelijke inzet het meest doelmatig) óf uiterlijk de dinsdag voor de informatiemarkt. Raadsleden hebben dan de mogelijkheid om zich globaal in te lezen. Dit is dan tevens de leeswijzer. o Voorstel 3: Beperk de algemene presentatie tijdens de informatiemarkt tot maximaal vijf minuten, die aansluit op de uitgereikte presentatie. En laat dit – tijdens de informatiemarkt – presenteren door één spreker. Dit laatste voorkomt tijdsverlies. Deze kunnen later als ‘back-office’. De rest van de tijd besteden aan ‘het goede gesprek’. o Voorstel 4: De verschillende programma’s kregen tijdens de voorgaande sessies allemaal dezelfde tijd.

Dat is niet logisch omdat bijvoorbeeld P1 Sociaal en Vitaal qua financiële omvang en complexiteit veel groter is dan P5 Organisatie. We willen een meer flexibele indeling maken die bijvoorbeeld blokken van 2 uur over twee uur, zodat het ene programma bijvoorbeeld 40 minuten krijgt en het andere 80 minuten. Bijvoorbeeld: P1 en P2 combineren. o Voorstel 5: Herintroduceer de algemene, financiële introductie bij de presentatie van de begroting door de wethouder Financiën en herhaal dit niet bij de informatiemarkt. Hierdoor hebben we meer tijd tijdens de informatiemarkt over voor andere onderwerpen. Dit speelt tijd vrij.

•

Tijdens de pauze is er een halfuurtje beschikbaar om 1:1 vragen te stellen aan ambtenaren. Dit model noemen we de ‘tafeltjes’. Dit komt nu niet - of in elk geval onvoldoende - uit de verf. o Voorstel: De tafeltjessessie kan strakker georganiseerd worden. Bijvoorbeeld door de ambtenaren naamkaartjes met expertise-gebied, tafeltjes duidelijk aangeven over welk programma daar gesproken kan worden.