2024.05.16 Bijlage 5 N 11042024 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 11 april 2024

Voorzitter: Griffier:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer H. Broere mevrouw M. Wulffraat de heer P. Smans mevrouw L. van Son mevrouw I. Verdaasdonk de heer M. van Woudenberg mevrouw M. Peereboom

Portefeuillehouder:

dhr. A. van Vliet

PwC:

de heer A.E. Gerritsma mevrouw E. Vinke

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 11 april 2024 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder wethouder Van Vliet die wethouder Kranenborg vervangt en de heer Gerritsma en mevrouw Vinke van PwC. 2. Vaststellen agenda De voorzitter wil bij de mededelingen ook graag het woord geven aan de accountant. De commissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen 3.a. Voortgang proces Rekenkamer De voorzitter geeft aan dat er een voorselectie heeft plaatsgevonden. Volgende week vindt er een selectie plaats en daarna gesprekken met de nieuwe leden. De gesprekken met de nieuwe voorzitter vinden een week later plaats. 3.b. Voortgang proces werving nieuwe accountant De heer Wiersma geeft aan dat het proces volgens planning verloopt. De stuurgroep heeft de inkoop- en aanbestedingsstrategie besproken. Het is een Europese aanbesteding. Voor de inkoopstrategie is een marktverkenning gedaan. De stuurgroep krijgt eind deze maand een update hoe het controlegedeelte op het stadskantoor eruitziet. Later wordt hetzelfde gedaan voor het raadsgedeelte. Daarbij worden ook de bezoeken aan de auditcommissies van andere steden betrokken. Het programma van eisen staat voor september op de planning. 3.c. Voortgang accountantscontrole Mevrouw Vinke geeft aan dat de voortgang volgens plan verloopt. Er zijn nog geen grote bevindingen, die op dit moment gedeeld kunnen worden. 3.d.

Mededelingen van het college Wethouder Van Vliet geeft aan dat de interim concerncontroller gaat vertrekken. De vacature voor de concerncontroller staat nog steeds open. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen van 7 maart 2024 De voorzitter geeft aan dat verzuimd is om de notulen van het besloten gedeelte in het geheime kastje te leggen. Deze worden op 16 mei alsnog ter vaststelling voorgelegd. De notulen van het openbare gedeelte worden ongewijzigd vastgesteld. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De commissieleden hebben geen op- of aanmerkingen hierop. 7. Behandeling jaarstukken 2023 De voorzitter verwijst naar het overzicht Behandeling jaarstukken in de bijlage van de agenda. De heer Smans merkt op dat de fracties na publicatie slechts negen dagen hebben om alles te lezen en technische vragen te stellen. De ambtelijke organisatie heeft vervolgens twaalf dagen voor de beantwoording. Op dit moment is er twee weken gereserveerd tussen de oordeelsvorming en het debat. Dat zou minder kunnen om dat we tegenwoordig, zo mogelijk, bij de oordeelsvorming al over de moties spreken en zo weinig uitgebreid mogelijk bij de debatraad. De afgelopen twee jaar zijn er bij de jaarrekening weinig moties ingediend. Als de oordeelsvorming een week later gedaan wordt, zou er extra tijd zijn voor het stellen van vragen.

De heer Wiersma wijst erop dat er destijds door de SP en andere fracties gevraagd is om die periode twee weken te maken om meer tijd te hebben voor de moties en amendementen. De heer Smans denkt dat dit van toepassing is bij de begroting en bij de kadernota maar niet bij de jaarstukken omdat daar de afgelopen twee jaar heel weinig moties bij zijn ingediend. De voorzitter kan op dit moment niet zien of er feestdagen tussenin zitten, die het voor het stadskantoor lastig zouden maken om de vragen binnen de twaalf dagen te beantwoorden. Mevrouw Verdaasdonk (SP) merkt op dat de informatiemarkt gepland staat een dag voordat de technische vragen ingediend moeten worden. Dat is erg onhandig als een fractie daarna de technische vragen nog uit wil zuiveren. Mevrouw Van Son is niet enthousiast over het voorstel omdat je dan aan het eind samen met de kadernota een grote berg krijgt. Als de oordeelsvorming eerder is, kun je je daarna op de kadernota focussen. Wethouder Van Vliet merkt op dat dit een terugkerende discussie is. De proces- en ordeafspraken worden in het presidium en de agendacommissie gemaakt, waarbij de hele planning in ogenschouw wordt genomen. Het college is geen voorstander van het wijzigen van de planning. Alles staat op haar en snaar om de vaak honderden vragen te beantwoorden. Als we gaan verschuiven knelt dit met de planning voor de kadernota.

De voorzitter stelt voor om de deadline voor de technische vragen te verschuiven van vrijdag naar maandag vóór 9 uur. Dan heeft het college een dag minder en de raad een weekend meer. Notulen auditcommissie d.d. 11 april 2024 Pagina 2

Wethouder Van Vliet antwoordt dat het stadskantoor buitengewoon strak op deze planning georganiseerd is. Het college moet een oordeel vellen over de antwoorden die gegeven worden. Dat vergt ook tijd. De heer Smans ziet ook het argument van de kadernota maar dit weekend wordt gevraagd om de raad tegemoet te komen en niet om de ambtenaren in het weekend te laten werken. Het is D66 tot twee keer toe niet gelukt om na de informatiemarkt nog een aantal technische vragen te schrappen. Wethouder Van Vliet merkt op dat deze planning zo gemaakt is om vanaf vrijdagmiddag 12 uur het werk te kunnen uitzetten, verdelen, afspraken te maken en een eerste inschatting te maken. Dat intern proces staat helemaal uitgelijnd. Hij dringt erop aan dat ieder zich aan de afgesproken planning houdt. De heer Van Woudenberg vindt het laatste voorstel een goed idee omdat daarmee de ambtenaren ook niet in dat weekend hoeven te werken. Effectief gezien is het maar een dag verschil. De voorzitter stelt voor om met de griffie, het college en het presidium naar een passende oplossing te kijken. Na de sessies van donderdag kunnen er misschien technische vragen geschrapt worden. De heer Smans vindt dat prima. Dit voorstel is niet omdat de raad zoveel mogelijk tijd wil hebben maar om toe te werken naar minder vragen zodat het beter te behappen is.

Vragen schrappen lukt beter als er meer tijd is dan tussen ’s avonds elf uur en ’s ochtends 11 uur. De voorzitter merkt op dat je de vragen vóór donderdag 23 mei klaar kunt hebben en gaat schrappen wat je aan informatie ophaalt bij de tafeltjes. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat er een persoon na de tafeltjes ’s nachts de vragen nog netjes onder elkaar moet gaan zetten. De voorzitter zal proberen dit schriftelijk af te doen met het presidium. Mevrouw Verdaasdonk meent dat eerder afgesproken was dat de antwoorden op de technische vragen uiterlijk dinsdag bij de dagmail zouden zitten maar nu staan ze zowel bij de jaarstukken als de kadernota bij de dagmail op woensdag gepland. Er is ook een keer afgesproken om ze te zenden als ze akkoord zijn en niet te wachten op de dagmail. Nu ontvangt de raad de antwoorden op woensdagmiddag terwijl de behandeling op donderdag is. De voorzitter geeft aan dat dit te maken heeft met het feit dat de antwoorden op dinsdag in het college behandeld worden. We kunnen aan het college vragen of ze de antwoorden als eerste willen behandelen en nog op dinsdag laten versturen. Wethouder Van Vliet merkt op dat aan het eind van de dinsdagmiddag versturen niet lukt als er veel werk uitkomt om de antwoorden bij te stellen. De voorzitter concludeert dat erop aangestuurd zal worden om de antwoorden op dinsdagmiddag te sturen en niet te koppelen aan de dagmail.

8. Behandeling kadernota De heer Smans vindt dit een logische planning maar merkt op dat op donderdag 4 juli bij de algemene beschouwingen een bijzondere oordeelsvormende sessie (integraal of parallel) wordt genoemd. D66 is voor een integrale sessie. De voorzitter vindt dat een heldere toevoeging. 9. Grip op beleidseffecten De voorzitter geeft aan dat er op basis van een onderzoek wat door studenten is gedaan een motie is gekomen om dit verder gestalte te geven. Er is overleg geweest met het college maar op een aantal punten kwam de werkgroep er niet uit. Die punten staan opgenomen in de motie. Mevrouw Van Son vraagt op welke punten de werkgroep er niet uit is gekomen met het college. De voorzitter antwoordt dat dit te maken heeft met dictum 1 van de motie. De heer Smans geeft aan dat er nog frictie zit in hoe de eventuele structuuraanpassingen er dan precies uit zouden moeten zien. Geen enkele oplossing zal altijd voor iedereen perfect uitpakken. Je kan soms dingen samenvoegen maar soms is dat ook onlogisch. We zouden kunnen vragen om aansluiting te vinden tussen de tekstuele begroting en de cijfers in het financiële totaaloverzicht maar je kunt niet verwachten dat iedere euro verantwoord wordt.

Hoe krijg je dan wel een match tussen het financieel totaaloverzicht en de producten? Het voorstel is om als auditcommissie zo breed mogelijk te bepalen hoe je dat graag wil zien en dan met de ambtelijke organisatie kijken wat er mogelijk is. Het adviesrapport blijft hierin een beetje vaag. De voorzitter merkt op dat sommige onderwerpen op drie verschillende plekken in de begroting staan. Het vergt nader onderzoek om te kijken of we daar linken kunnen leggen. Mevrouw Van Son vraagt waarom er niet gewoon een lijst van voorstellen vanuit de auditcommissie naar de wethouder kan gaan. De heer Smans antwoordt dat op het moment dat je een match wil hebben tussen de financiën en de inhoudelijke verantwoording, dan klinkt dat makkelijk maar het kan betekenen dat je dan naar een boekwerk van wel duizend pagina’s gaat. Als je informatie die op verschillende plekken in de begroting en jaarrekening staat, bij elkaar wil zetten, heeft dat negatieve effecten op de structuur. De voorzitter merkt op dat het ook uitvoerbaar moet zijn voor de ambtelijke organisatie. Mevrouw Van Son begrijpt dat er afgestemd moet worden met de ambtelijke organisatie maar hecht wel erg aan de scheiding der machten. De raad moet zich goed laten informeren wat wel en niet kan. De wethouder buiten spel zetten is niet wenselijk. Notulen auditcommissie d.d. 11 april 2024 Pagina 3

Wethouder Van Vliet geeft aan dat er voor het college twee hobbels in het dictum zitten. De ene is formeel, de raad heeft recht op ambtelijke bijstand maar die valt altijd onder verantwoordelijkheid van het college. Het is aan de college om wat gewisseld wordt af te stemmen met de raad. Het materiële punt zit in de clou van het dictum, dat gaat over de structuur van de cyclische producten. Er is ongelooflijk veel voorgeschreven in die structuur en het gaat over de informatiebehoefte van de raad, zou je die vooraan moeten zetten? Als de raad een specifieke vraag heeft, kan die bij het college neergelegd worden en kan, eventueel met ambtelijke bijstand, gesproken worden over hoe we aan die informatiebehoefte voldoen. Het college stelt voor om het dictum zo aan te passen dat de informatiebehoefte voorop staat en daar afspraken over te maken, wat daar voor ondersteuning vanuit het ambtelijk apparaat voor nodig is. De heer Gerritsma mist in de motie het eerste filter, over welke onderwerpen wil je geïnformeerd worden, c.q. welke indicatoren wil je opnemen. Je kan dat over de volle breedte doen maar dat brengt veel werk met zich mee. Je vraagt dit niet voor één keer maar wil de ontwikkelingen goed kunnen volgen. Het advies aan de commissie is om eerst de belangrijkste onderwerpen te bepalen en vervolgens te kijken welke informatie daarbij past.

De heer Smans is het eens met mevrouw Van Son, wethouder Van Vliet en de heer Gerritsma. Dat maakt het lastig om deze motie nog te verdedigen. De voorzitter stelt voor om als deze motie wordt aangenomen met een procesvoorstel te komen om ons door een externe te laten helpen om structuur aan te brengen. We willen allemaal zo goed mogelijk geïnformeerd worden maar wat vinden we belangrijk? De heer Van Woudenberg zou het fijn vinden als er ook gekeken wordt naar doelgroepen, bijvoorbeeld ouderen. De voorzitter antwoordt dat alles erin meegenomen kan worden. Daar is ook met het college over gesproken. Je kunt verwijzingen opnemen of gaan clusteren, bijvoorbeeld voor ouderen maar als we veel clusteren wordt de informatievoorziening erg groot. Een heel boekwerk wordt niet meer gelezen. Daarom moeten we er een externe bijhalen. De heer Van Woudenberg denkt dat dat wel zou helpen om het concreter te maken. Er wordt gesproken over “stakeholders”, waarom zouden we het niet gewoon belanghebbenden of betrokkenen noemen? De voorzitter antwoordt dit dat veranderd wordt. De heer Broere vraagt of met het verruimen van de mogelijkheden voor direct contact tussen raadsleden en het ambtelijk apparaat bedoeld wordt dat er meer informatiesessies moeten komen. De heer Smans antwoordt dat dit een van de conclusies uit het afstudeerrapport is.

Mevrouw Wulffraat vraagt of de hele auditcommissie achter deze motie moet staan. De voorzitter antwoordt dat de motie namens de auditcommissie ingediend wordt. Dat zou via de voorzitter kunnen maar deze voorzitter is geen lid van de gemeenteraad. Daarom zal de vicevoorzitter dat doen. We proberen consensus te krijgen met het college maar als dat niet lukt, geven we toch opdracht aan het college. De andere opdrachten zijn aan onszelf maar de raad moet de opdrachten geven. Gaat de auditcommissie akkoord met deze toelichting of moet er nog aan de motie gesleuteld worden? Mevrouw Peereboom stelt voor om met elkaar te bekijken wat we belangrijk vinden in plaats van weer een externe erbij te halen. De voorzitter antwoordt dat de opdracht aan de auditcommissie veel ingangen heeft. We kunnen de motie aanvullen maar dan hebben we nog geen concrete informatie dus zal de auditcommissie toch aan de slag moeten. Als de meerderheid wil dat de motie herschreven wordt, komt die volgende keer terug. De heer Smans stelt voor om het ene dictum te herschrijven en morgen naar de leden van de auditcommissie en het college te sturen zodat we het alsnog volgende week kunnen indienen. De voorzitter stelt voor om hier in de pauze naar te kijken en schorst de vergadering.

SCHORSING De voorzitter heropent de vergadering en geeft aan dat hij met de heer Smans en de heer Gerritsma de eerste zin heeft gewijzigd. Hij vraagt of de overige leden en het college zich hierin kunnen vinden. Mevrouw Van Son is enthousiast over het eerste dictum maar vraagt wat bedoeld wordt met “externe beleidsuitvoerders”. De heer Wiersma licht toe dat dit mensen uit het middenveld zijn, zoals van die MEE, waarmee we gesproken hebben over waar zij tegenaan liepen. De voorzitter vult aan dat zij het verlengde van ons beleid zijn. Mevrouw Van Son vindt het een goed idee. Wethouder Van Vliet vermoedt dat het college hiermee uit de voeten kan. Het is feitelijk een onderzoeksopdracht die de auditcommissie op zich neemt om met het college uit te zoeken. Vanzelfsprekend wordt daar ambtelijke ondersteuning op ingezet. We moeten wel behoedzaam zijn dat we een bestendige lijn in de cyclische producten houden. De voorzitter merkt op dat een keer in de vier jaar ook “periodiek” is. Wethouder Van Vliet vindt dat een prima ritme. De heer Smans merkt op dat “periodiek” ook finetunen is en niet dingen anders doen maar wel beter maken. De voorzitter geeft aan dat we de continuïteit moeten waarborgen en daarom het proces goed moeten monitoren en concludeert dat de commissie instemt met het voorleggen van deze motie aan de raad.

Notulen auditcommissie d.d. 11 april 2024 Pagina 4

10. Aanbesteding Ombudsman De voorzitter geeft aan dat het mandaat van de Ombudsman eind dit jaar afgelopen is. We moeten besluiten of we de leden herbenoemen of voorstellen om aan te sluiten bij de centrale Ombudsman in Den Haag. De heer Smans vindt de meerwaarde van het lokale maatwerk van de commissie dusdanig dat we daarvoor zouden moeten kiezen. Hij zou in de komende periode graag aandacht zien voor drie punten: 1. Verder werken aan toegankelijkheid 2. Feedback geven aan de organisatie en de politiek als lerend vermogen 3. Een bijdrage leveren aan werken aan het vertrouwen in de overheid, gemeente en politiek. Mevrouw Verdaasdonk geeft aan dat er bij de SP vragen leven of overstappen naar de nationale Ombudsman voor de Bredanaars niet een betere optie is. Dit is een politiek onderwerp en zou naar de raad moeten. De voorzitter vraagt of anderen die mening ook zijn toegedaan. De heer Van Woudenberg neigt naar het meer lokale maar is benieuwd of je het functioneren ook kunt evalueren. De voorzitter antwoordt dat het evalueren volgens de statuten van deze commissie aan de auditcommissie is maar de keuze of het plaatselijk is of niet, is aan de raad. Deze notitie is een goede onderlegger om in de debatraad te brengen. De commissie gaat ermee akkoord dat dit in het B-O-B-model gebracht wordt. 11.

Rondvraag De voorzitter vraagt om onderwerpen voor de Raadsacademie voor aanstaande woensdag te mailen aan de griffie. Sessies over de kapitaalgoederen en de financiële positie zijn al eerder genoemd. De volgende vergadering van de auditcommissie is op 16 mei. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 11 april 2024 Pagina 5