2024.05.09 Bijlage 3 Controleplan-Breda-2024
Tekst van het document
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
0I
Controleplan 2024 [CONCEPT]
Gemeente Breda
Communicatie Bijlagen
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 5 september 2024
Bron: https://seebreda.nl/blog-breda/spanjaardsgat/
1
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Morgen maak je samen_
Communicatie
Gemeente Breda T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Claudius Prinsenlaan 10 4811 DJ BREDA
Bijlagen
5 september 2024
Onze controleaanpak
Referentie: NLE00030967.1.1 Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren we u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2024. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop we de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: Welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod.
Met de gekozen aanpak kunnen we u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
drs. T.A.G. van Boxtel RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Lage Mosten 59, 4822 NK Breda, Postbus 1042, 4801 BA Breda T: 088 792 00 76, F: 088 792 95 17, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Begeleidende brief
1
Inhoudsopgave
2
ISA-vereisten
20
Onze boodschappen
3
Verantwoordelijkheden
21
Onze kernboodschappen
4
Onze audittools
22
Uw feedback
5
Afhankelijkheid van derden
23
Onze controleaanpak
6
Reikwijdte van de controle
7
Materialiteit
8
Normenkader 2024
9
Controlefilosofie
10
Controlerisico’s
11
Controleaanpak
12
IT-aanpak
13
Frauderisico
14
Vooruitkijkend
15
Communicatie
16
Ons team
17
Controleplanning
18
Bijlagen
19
3
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit de gemeente Breda hebben gekregen.
01
4
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze kernboodschappen Onze opdracht
Risicobeoordeling
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2024, inclusief de toelichting op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast geven we een oordeel over de financiële rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Van het jaarverslag stellen we, op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, vast of wij geen onjuistheden of inconsistenties zien.
We hebben onze risicobeoordeling uitgevoerd. Omdat de risicobeoordeling uitgaat van inherente risico’s die gelden voor de gehele sector of voortkomen uit onze beroepsregels, zijn de significante risico’s gelijk aan voorgaand jaar.
Uw speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven, waarover u aanvullend wilt worden geïnformeerd. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 5 september 2024 bespreken we deze mogelijkheid.
Risicobeoordeling
Onze opdracht
Materialiteit van onze controle
Uw speerpunten
Jaarrekeningcontrole 2024
Belangrijke ontwikkelingen
Materialiteit van de controle
Evaluatie 2023
Evaluatie 2023
Belangrijke ontwikkelingen De ontwikkeling van ‘t Zoet, Seelig en Chassékwartier zullen onderdeel zijn van onze controle op (toekomstig) grote projecten, naast de reguliere controle op grondexploitaties. Gemeente Breda werkt aan een FIT-organisatie (Flexibel, Integraal en Toekomstgericht). Als onderdeel van onze rapportage interim-bevindingen zullen we onze observaties omtrent deze ontwikkeling delen.
Onze controleaanpak
Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. Op basis van de begroting 2024 komt dit neer op een goedkeuringstolerantie van €8,6 miljoen. U hebt ons gevraagd alle bevindingen uit de controle boven de rapporteringstolerantie van €500.000 aan u te rapporteren.
Onlangs is het hoofdlijnenakkoord gepresenteerd waarin ook voornemens zijn opgenomen die impact hebben op de gemeenten. Onlangs heeft de VNG de impact van het akkoord op de gemeentefinanciën toegelicht. De voornemens leiden nog niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten en er is nog steeds aandacht nodig voor de tekorten vanaf het begrotingsjaar 2026.
Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening hebben we de jaarrekeningcontrole 2023 geëvalueerd met de ambtelijke organisatie. Daarnaast hebben we op bepaalde aspecten concrete afspraken gemaakt om de controle nóg verder te verbeteren en verder te innoveren en digitaliseren (onder andere door een geplande workshop in september).
5
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben we de jaarrekeningcontrole 2023 geëvalueerd met de ambtelijke organisatie en de griffie.
We hebben de samenwerking als prettig ervaren en op bepaalde aspecten hebben we concrete afspraken gemaakt om de controle nóg verder te verbeteren. Daarnaast zijn we samen op zoek gegaan naar mogelijkheden voor het verder digitaliseren en innoveren van de controle. Uit deze evaluaties benoemen we vier observaties en actiepunten.
Bredere adviesrol voor de raad De wens is uitgesproken dat de accountant een bredere adviesrol richting de raad zou kunnen vervullen. Om dit mogelijk te maken sluiten we bij alle auditcommissies aan, ook als er geen rapportage van de accountant op de agenda staat, om de auditcommissie ook bij te staan in andere discussies met onze expertise. Daarnaast zullen we periodiek contact leggen met andere ‘hulptroepen’ van de raad zoals de nieuwe rekenkamer en bijvoorbeeld de commissie ombudsman.
Verder digitaliseren en innoveren van de controle
Optimaliseren van het gebruik maken van werkzaamheden van Team Audit
1
2
3
4
Uw Team Audit maakt stappen in het digitaliseren en innoveren van de controle en wij sluiten daar graag op aan. Dit doen we door in gesprek te gaan omtrent het gebruik van gebouwde dashboards en data in de controle. Voorbeelden hiervan zijn het mogelijk maken van een datagedreven controle omtrent de inkopen en aanbestedingen, en de salariskosten waarover reeds afspraken gemaakt zijn. Een andere mogelijkheid die we verder aan het verkennen zijn is de inzet van het Continuous Monitoring Platform.
Team Audit heeft de wens uitgesproken om in de toekomst als volwaardige internal audit functie te kunnen fungeren. We zullen onze observaties gedurende de controle met hen delen om Team Audit hierbij te kunnen ondersteunen. Daarnaast zijn we gezamenlijk in gesprek om de werkzaamheden van Team Audit af te stemmen op onze werkzaamheden om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van elkaars werk.
We blijven de communicatielijnen kort houden We communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en de raad. We zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fases van de controle om de voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
6
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop we met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van de gemeente Breda gaan uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
02
7
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle U hebt ons verzocht de jaarrekening 2024 van de gemeente Breda te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben we daarom weergegeven op welke wijze we de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.
Speerpunten van de raad geïncorporeerd in onze controleaanpak Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen we bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 5 september 2024.
Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak
Onze controleopdracht Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2024 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of deze aansluiten met de jaarrekening.
IT-aanpak Jaarstukken
Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie
Jaarrekening
Jaarverslag
Bijlagen Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen we, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNTbijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
8
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht Diepgang van de controle
Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert
We hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.
We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het gehele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.
Normenkader 2024
Materialiteit is bepaald op €8,6 miljoen
Controlefilosofie
De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben we de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen.
De gemeenteraad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) toelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen we vast dat de jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die we als accountant hanteren). De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over rechtmatigheid. De goedkeuringstolerantie bepaalt met welke diepgang we de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel.
Reikwijdte van de controle Materialiteit
Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het huidige Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden*. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel hiernaast weergegeven. *Dit is op basis van het huidige BADO. Er ligt momenteel een wijziging voor om zowel de percentages als de grondslag voor de bepaling van de materiliteit te wijzigen. Indien deze wijziging daadwerkelijk wordt doorgevoerd, zullen we u in onze volgende rapportage hiervan op de hoogte brengen.
Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten
≤ 1%
> 1% < 3%
-
≥ 3%
Onzekerheden
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
-
Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie
€8.600.000 (2023: €8.500.000)
Uitvoeringstolerantie
€7.700.000 (2023: €7.600.000)
Rapporteringstolerantie Wet normering topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)
€500.000 (2023: €500.000)
9
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak
Het normenkader als meetlat voor de rechtmatigheidsverantwoording Het college legt verantwoording af over financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. Volgens de kadernota Rechtmatigheid moeten de onderstaande aspecten van de rechtmatigheid worden meegenomen in die toelichting: • Begrotingsrechtmatigheid: Heeft het college gehandeld binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: Zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: Zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat de raad voor een deel zelf kan bepalen welke regelgeving betrokken wordt in de verantwoording. De wet- en regelgeving die in uw gemeente ten grondslag ligt aan het voorwaardencriterium wordt vastgelegd in het normenkader. Het normenkader voor 2024 wordt in het najaar vastgesteld. We adviseren om het normenkader in het vervolg voorafgaand aan het jaar vast te stellen. Hieronder hebben we weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader wordt opgenomen. We adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen, zoals u ook heeft gedaan.
IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Verplicht onderdeel van het normenkader • Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
N.B.: het inkoopbeleid van Gemeente Breda maakt geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
10
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren we daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen.
Materialiteit
De verschillende lijnen staan voor de volgende plaats in de interne beheersing: • de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar; • de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren; • de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
Normenkader 2024
1e
Controlefilosofie
lijn
Controlerisico’s
Lijnmanagement
Controleaanpak
Afdelingen (inclusief management control, AO/IB en informatievoorziening.)
Frauderisico Vooruitkijkend
Bijlagen
PwC
Communicatie
Gemeente
IT-aanpak
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
2e
lijn
Ondersteuning (Financial) Control, juridische control, privacy control, risico management, compliance control en kwaliteitsbewaking. • Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
3e
lijn
Verbijzonderde Interne controlefunctie Concern(control) en Internal Audit • Team Audit voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces.
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt zo veel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van Team Audit.
• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen we deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen wordt.
11
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controlerisico’s Overzicht van de significante controlerisico’s
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de significante controlerisico’s in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord.
De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. We hebben geen indicatie dat dit daadwerkelijk bij Breda speelt. De onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle significante risico's.
Inherent risico
Type risico
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) en transacties van grond en gebouwen zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering van de grondexploitaties is onjuist
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management Achtergrond Hoewel het risico van het doorbreken van de interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle organisaties aanwezig en ook significant, in overeenstemming met ISA 240. Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen wordt beïnvloed door: • schattingen zoals (debiteuren) voorzieningen, bijzondere waardevermindering; • ongebruikelijke journaalposten; • verschuivingen tussen budgetten of projecten. Onze controleaanpak Interne beheersing van de organisatie: Wij zullen voor zover relevant voor onze controle, de opzet en het bestaan vaststellen van de beheersingsmaatregelen op organisatieniveau. Denk hierbij aan het integriteitsbeleid en de klokkenluidersregeling, alsmede de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten, aanvragen en declareren van subsidies, het maken van schattingen, het bewaken van projecten en het doen van aanbestedingen.
Journaalposten: Op journaalposten en boekingen die voldoen aan de risicocriteria voor “ongebruikelijke transacties” vanuit onze frauderisicoanalyse voeren wij gegevensgerichte werkzaamheden uit. Deze ongebruikelijke transacties worden geïdentificeerd en getoetst. We controleren de juistheid van de journaalposten in het grootboek en andere gemaakte correcties bij het opstellen van de jaarrekening. Dit doen wij onder andere door de toepassing van data-analyse. Schattingsposten: We verrichten specifieke controlewerkzaamheden ten aanzien van belangrijke schattingen van het college zoals de waardering van de grondexploitaties, vaste activa, debiteuren en het toereikend zijn van voorzieningen. Daarnaast controleren we de schattingen op afwijkingen. Betalingsorganisatie: We voeren gegevensgerichte werkzaamheden uit op de juistheid van uitgaande betalingen. Element van onvoorspelbaarheid: Wij voegen conform ISA 240 een element van onvoorspelbaarheid toe aan de controle.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) en transacties van grond en gebouwen zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties Achtergrond
Onze controleaanpak
Bij het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden als gevolg van fraude is het frauderisico in de grond- en vastgoedtransacties en inkomende subsidies een verondersteld significant risico van opbrengstverantwoording, in overeenstemming met ISA 240.
Inkomende subsidies: We toetsen door middel van een deelwaarneming of de gedeclareerde subsidies worden onderbouwd door subsidieaanvragen en aanvragen tot vaststelling van subsidies die voldoen aan de subsidievoorwaarden.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het inherente risico van frauduleuze financiële verslaggeving als gevolg van niet-zakelijke transacties van grond en gebouwen geven aanleiding tot dergelijke risico’s. Het frauderisico in de inkomende subsidies wordt beïnvloed door: • grote variëteit aan voorwaarden per ontvangen subsidie; • handmatige journaalboekingen.
Transacties van grond en gebouwen: Het risico op omkoping of schijn van afhankelijkheid bij aankopen van grond, grondposities of vastgoed adresseren wij in onze controle door bij aankooptransacties de waarde van grond, grondposities en vastgoed te toetsen aan de waarde volgens taxatierapporten van onafhankelijke taxateurs. Niet-zakelijke transacties: Ook gaan we na of de gemeente transacties is aangegaan met organisaties waarbij de verantwoordelijke wethouders of andere leden van het management een nevenfunctie hebben.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen Achtergrond
Onze controleaanpak
De gemeentesector is aangemerkt als een sector met een verhoogde kans op corruptie/omkoping (al dan niet in combinatie met aanbestedingen). De reden hiervoor is dat er bij gemeenten transacties van relatief grote omvang zijn die veelal tot stand komen door tussenkomst van derden.
Tijdens de controle van de inkopen en aanbestedingen, waaronder overige bedrijfskosten, inhuur en investeringen in materiële vaste activa, beoordelen we naast de rechtmatigheid ook het proces waarin de aanbesteding tot stand is gekomen. Hierbij nemen we onder andere functiescheiding en totstandkoming in overeenstemming met het inkoopbeleid in overweging, waaronder of de prestatie geleverd is. We toetsen hierbij ook in hoeverre er op marktconforme gronden gehandeld is tijdens het gunningsproces.
Belangrijkste observaties voor dit risico Kans op fouten door corruptie/omkoping is inherent aanwezig. Met name de transacties ten aanzien van aanbestedingen zien we als transacties met een verhoogde kans. Deze transacties zijn veelal omvangrijk, daardoor is een mogelijke fout als gevolg van corruptie/omkoping groot. Daarnaast is het publiciteitsrisico en de gevoeligheid bij afwijkingen groot.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond
Onze controleaanpak
(Europese) aanbestedingen gaan gepaard met complexe regelgeving. De juiste naleving van de EU-aanbestedings-richtlijnen wordt achteraf op basis van gegevensgerichte controlewerkzaamheden vastgesteld. Dankzij herstel- en verbeteracties zijn vele fouten uit voorgaande jaren hersteld, desondanks identificeren we een toename van nieuwe fouten in 2023 met name door het overschrijden van de maximale opdrachtwaarde.
We voeren een gegevensgerichte controle uit op de aanbestedingen waarbij we vaststellen dat de juiste aanbestedingsvorm is gekozen. In het bijzonder voeren we aanvullende analyses en controles uit op de volledigheid van het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen. Uw organisatie beoordeelt dit ook op basis van een spendanalyse van bestedingen per crediteur over de afgelopen vier jaar.
Belangrijkste observaties voor dit risico Inherent aan de activiteiten binnen de gemeentesector merken we het risico van juiste naleving van EU-aanbestedingen wederom aan als significant risico. Dit vanwege de complexiteit, aanzienlijke foutgevoeligheid, de bevindingen in het verleden die doorlopen in het huidige begrotingsjaar, eventuele nieuwe fouten in huidig begrotingsjaar en de omvang van aanbestedingen bij Breda. Ook hebben we aandacht voor de geïmplementeerde beheersingsmaatregelen en analyses die bijdragen aan de verbetering van het proces.
Daarbij toetsen we ook de naleving van het inkoopbeleid van de gemeente Breda. Eventuele afwijkingen zullen niet in het oordeel voor financiële rechtmatigheid worden meegenomen omdat het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet in het normenkader is opgenomen. De organisatie is bezig met het inzichtelijk maken van inkopen welke al Europees zijn aanbesteed, inkopen welke niet-aanbestedingsplichtig zijn en een verdeling op grond van risicobedragen per categorie inkoop middels PowerBI. Indien de data in PowerBI betrouwbaar is (conversie vanuit Key2Finance), kunnen we de controle op aanbestedingen meer datagedreven uitvoeren.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Waardering grondexploitaties is onjuist Achtergrond
Onze controleaanpak
De grondexploitaties zijn een significant onderdeel van de jaarrekening van de gemeente Breda. Daarbij wordt de waardering van de grondexploitaties beïnvloed door een groot aantal schattingselementen, inclusief (mogelijk onzekere) toekomstverwachtingen.
We controleren in detail de toelaatbaarheid van de belangrijkste schattingselementen en uitgangspunten gebruikt bij de totstandkoming van de grondexploitatie, bestaande uit: • ingerekende parameters; • gehanteerde programmering/fasering; • overige schattingselementen, gebruikt bij berekening van de grondexploitaties.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico op de waardering van grondexploitaties wordt beïnvloed door: • een hoge mate van schattingen ten aanzien van de toekomstige programmering en fasering; • een hoge afhankelijkheid van (toekomstige) externe ontwikkelingen; • een typerend hoge balanspositie die gepaard gaat met grondexploitaties.
12
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Controleaanpak (1/2) In het hoofdstuk controleaanpak werken we op hoofdlijnen de aanpak uit en geven een overzicht van de financieel kritische processen. Daarnaast geven we inzicht in de samenwerking met het Team Audit.
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing of efficiëntie in het controleproces wordt per proces een controleaanpak gekozen. Het heeft de voorkeur om systeemgericht te controleren tenzij de interne beheersing in de processen niet alle risico’s afdekt of de omvang van een proces dermate beperkt is en/of alleen uit een paar grote transacties bestaat waardoor een gegevensgerichte aanpak efficiënter is. De keuze voor de controlemix hangt niet alleen af van de mate van in control zijn, maar is ook afhankelijk van andere factoren, zoals efficiency en mogelijkheden tot data-analyse. We streven daarbij naar een ontwikkeling van de controlemix van een voornamelijk gegevensgerichte controle, naar een systeemgerichte en procesgerichte controle, naar uiteindelijk een continue monitoring en assurance. Om deze ontwikkeling mogelijk te maken organiseren we onder andere een workshop ten aanzien van de IT-omgeving in september. De specifieke controleaanpak wordt per proces in een werkprogramma uitgewerkt, waarin de geplande werkzaamheden zijn opgenomen inclusief een planning wanneer de organisatie diverse onderbouwingen oplevert aan ons controleteam.
In de controleaanpak voor de gemeente Breda staan de financieel kritische processen centraal. Het gaat hierbij om de volgende: • inkopen en aanbestedingen (waaronder inhuur en betalingsorganisatie); • grondexploitaties; • participatie; • wmo; • jeugdhulp; • verstrekte subsidies; • inkomende subsidies/SISA; • personeel; • belastingopbrengsten; • parkeeropbrengsten; • verhuur panden/vastgoed; • opbrengsten (omgevingsvergunningen en overige opbrengsten); • jaarrekening 2024, inclusief overige processen • IT-omgeving.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Controleaanpak (2/2) Evaluatie interne controlefunctie Wij hebben de opzet van de interne controlefunctie geëvalueerd door middel van het doornemen van de controleplannen, sinds voorgaand jaar voor het eerst in de vorm van een dossier met vaste templates en is het streven om de uitgevoerde controles op een consitente wijze vast te leggen. Op basis hiervan komen we tot de conclusie dat in opzet de kwaliteit, deskundigheid en onafhankelijkheid van het Team Audit van een dermate niveau is, dat PwC ‘gebruik kan maken’ van de werkzaamheden. Dat betekent dat PwC naast gebruik te maken van de door Team Audit uitgevoerde werkzaamheden, ook aanvullende eigen waarnemingen zal uitvoeren. De selecties van transacties in het kader van de uit te voeren interne controles zullen altijd vooraf in overleg worden gemaakt. De aanvullende werkzaamheden zullen we met name voor processen met een hoog inherent risico uitvoeren. Keuze controleaanpak De keuze voor de controleaanpak en controlemix is gebaseerd op de belangrijkste onderdelen van elk proces. Voor de controle kan naast de werkzaamheden van Team Audit ook gebruik worden gemaakt van de voorbereidingen van controledossiers door de primaire afdelingen bij de gemeente. Team Audit zal de balansdossiers dit jaar weer reviewen voordat deze worden aangeleverd aan PwC.
Daarnaast zijn we in gesprek met Team Audit over hoe we de controle kunnen innoveren en meer datagedreven kunnen maken. Voorgaande jaren hebben diverse gesprekken rondom ons Continuous Monitoring Platform plaatsgevonden en ook een datagedreven controle omtrent het salarisproces wordt momenteel onderzocht. We blijven hierover in gesprek met Team Audit. Ook zijn we in gesprek over een meer datagedreven controleaanpak voor de inkopen en aanbestedingen, welke voor meer efficiëntie kan zorgen in de controles.
12I
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT general controls op onze controleaanpak De IT General Controls (‘ITGC’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en het proces van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. We zullen de ITGC’s evalueren, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden.
Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht Als onderdeel van de verdere professionalisering van Team Audit is een IT-auditor aangenomen. In september hebben we een workshop ingepland waarin we samen de bijzonderheden ten aanzien van het IT-landschap van de gemeente Breda in kaart zullen brengen en mogelijkheden voor het gebruik hiervan dieper zullen verkennen. Daarbij bepalen we gezamenlijke focuspunten voor de interne audit van Team Audit, en de externe audit door onze IT-auditors. Voorbeelden zijn het beoordelen van applicatiesystemen, datawarehouses, rapporten en ondersteunende IT-infrastructuur (database, besturingssysteem en netwerk) die betrokken zijn bij de relevante bedrijfsprocessen, vanaf het begin van een transactie tot de registratie ervan in het grootboek. Dergelijke transacties leiden uiteindelijk tot rapportage in de financiële overzichten, en daarom kunnen een of meer van deze systemen en IT-infrastructuur relevant zijn voor de controle. Nadat we ons begrip van IT hebben geactualiseerd en de gezamenlijke focuspunten hebben bepaald, bepalen we gezamenlijk de IT-audit aanpak waaronder welke van de applicaties die door Breda worden gebruikt, in aanmerking komen voor onze controle van de jaarrekening.
13
14
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en frauderisico's Het risico van fraude nader uiteengezet
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024
In onze controleverklaring 2023 hebben we gerapporteerd over de frauderisico’s die zijn geïdentificeerd voor Gemeente Breda. De evaluatie van de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2023 vormt de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar.
Controlefilosofie
Frauderisico managementprogramma
Controlerisico’s
In deze video wordt uitgelegd wat we verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven we in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie.
Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
We delen graag de volgende observaties van uw risicobeoordelings- en beheersingsproces met u op het gebied van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving: • Gemeente Breda beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling. Meldingen die via de klokkenluidersmeldpunten binnenkomen worden onderzocht. • Gemeente Breda beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico’s en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles.
•
•
•
Bij veel gemeenten zien we een verhoogd risico ten aanzien van Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Omkoping & Corruptie. Gemeente Breda heeft gedurende 2024 een nieuwe beleid omtrent M&O opgesteld. We zullen als onderdeel van de controle deze risico’s voor Breda bespreken en nemen hierbij tevens het nieuwe beleid hierin mee. Onze observaties zullen we in onze rapportages aan u terugkoppelen. Gemeente Breda heeft de frauderisicoanalyse nog onderhanden. Doelstelling is om in 2024 alle materieel financieel kritieke processen geanalyseerd te hebben qua risico's, beheersmaatregelen en restrisico’s. We adviseren deze analyse te agenderen in de auditcommissie. In onze controleverklaring 2024 rapporteren wij onze geactualiseerde risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak
15
Vooruitkijkend Hoofdlijnenakkoord en de impact op gemeente Breda Voornemens uit het hoofdlijnenakkoord De VNG heeft in haar analyse op het hoofdlijnenakkoord aandacht gegeven aan de gemeentefinanciën. Enkele opvallende observaties zijn als volgt: • Geen correctie op het lager vaststellen van het gemeentefonds vanaf 2026. • Specifieke uitkeringen (met uitzondering van de BUIG) worden afgeschaft vanaf 2026. De middelen worden na aftrek van een efficiencykorting van 10% toegevoegd aan het gemeentefonds. • Afspraken met gemeenten over het maximeren van de woonlasten. • De extra bezuiniging op de Jeugdzorg van €511 miljoen vervalt. • Extra middelen voor woningbouw en infrastructuur.
IT-aanpak Frauderisico Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Tabel: Structureel begrotingssaldo – begroting 2024 Gemeente Breda
Deze voornemens leiden niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten. Er is nog steeds aandacht nodig voor de financiële positie vanaf 2026, waarin Breda te maken heeft met tekorten, zoals ook zichtbaar is in onderstaande tabel uit de begroting 2024. Onlangs is ook de meicirculaire 2024 verschenen waarin onder andere wijzigingen van het gemeentefonds zijn opgenomen naar aanleiding van de voorjaarsnota 2024 van het rijk. We blijven de ontwikkelingen op dit gebied volgen en rapporteren over de analyses op de financiële positie die Breda maakt in de P&C-cyclus in ons accountantsverslag 2024.
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Vooruitkijkend Stappen die u kunt zetten op het potentieel van AI en de impact van AI-regelgeving te verkennen
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Frauderisico
Precies drie jaar na de eerste versie is de EU AI Act eindelijk een feit. De Europese wet heeft als doel om verantwoord en ethisch gebruik van kunstmatige intelligentie te waarborgen en tegelijkertijd innovatie en concurrentie te stimuleren. De invoering van de wet zorgt wel voor enige dynamiek bij organisaties. Voor de meeste bedrijven valt namelijk het nadenken over de risico’s en de naleving van de regelgeving samen met het verkennen van het business potentieel van AI. In de dagelijkse praktijk leidt dit vaak tot de vraag welke van de twee – de risico’s en naleving of het verkennen van de mogelijkheden – als eerste duidelijk moet zijn om de andere richting te geven. In werkelijkheid gaat het over tee kanten van dezelfde medaille. Daarom kunt u als organisatie profiteren van enkele directe no-regret-acties, terwijl u zowel de mogelijkheden als de risico’s van AI voor uw bedrijfsvoering aan het verkennen bent:
Vooruitkijkend
• •
No-regret-actie #1: breng uw huidige en verwachte AI-toepassingen in kaart No-regret-actie #2: vergroot de bewustwording en vaardigheden van werknemers No-regret-actie #3: implementeer richtlijnen voor verantwoord AI-gebruik
Communicatie
•
Bijlagen
De inhoud van de acties die u kunt nemen zijn toegelicht in de blog van Mona de Boer: ‘De EU Artificial Intelligence Act is er, wat nu?’.
15I
16
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Ons team
Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
03
Controleplanning Bijlagen
•
https://www.bredavooriedereen.nl/themalunch/
17
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Ons team Een nieuwe verfrissende blik toegevoegd aan toegewijd team
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden we de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u ze op elk moment kunt bereiken. Zoals u ziet zijn er enkele wijzigingen in de team samenstelling. Zo is de eindverantwoordelijkheid van de jaarrekeningcontrole door Anton Eelco Gerritsma overgedragen aan Dorus van Boxtel. Daarnaast is de rol van IT-auditor van Frank Versleijen overgedragen aan Thijs van Beijsterveld. Beide zijn verplichte rolaties naar aanleiding van de onafhankelijkheidsvereisten die binnen PwC en volgens de ViO gelden. Er heeft een gedegen overdracht plaatsgevonden tussen hen, en het uitvoerend team is voornamelijk gelijk gebleven aan afgelopen jaar.
Dorus van Boxtel senior director +31 6 12405709 dorus.van.boxtel@ pwc.com
Elke Vinken van Lankveld manager +31 6 20497247 elke.vinken@pwc .com
Uw feedback vertaald naar verbeteracties Een open en eerlijke evaluatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die we bieden, en dat is ook belangrijk voor u. Via een evaluatiegesprek met zowel de Griffie als uw ambtelijke organisatie hebben wij u gevraagd naar uw ervaringen en uw suggesties voor verbetering. We hechten veel waarde aan het continueren van onze open communicatie met u en vertalen uw feedback in verbeterpunten en relevante acties. We verwijzen ook naar de slide waarin we de feedback vanuit de voorgaande controle hebben verwerkt in het controleplan dat nu voor ons ligt. We maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico’s te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best-practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
Thijs van Beijsterveld director IT-audit +31 6 51375873 thijs.van.beijsterveld@ pwc.com
Dorus, Thijs en Elke worden ondersteund door een team met diverse expertises.
18
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleplanning Een gestructureerd en inzichtelijk controleproces
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en verslaggevingskwesties.
Ons doel is om tijdig (complexe) onderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In de onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2024 gevisualiseerd.
Juni – september
September – oktober
Oktober – december
Februari – mei
Planningsfase • Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering inclusief ‘dynamiseren van de audit’ • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen
Controle opzet processen • Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn
Controle werking processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met interimperiode • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
Eindejaarscontrole • Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcommissie) • Evaluatie
Raad: Opdrachtbevestiging Controleplan
Raad en college: Rapportage interimbevindingen
Raad: Accountantsverslag Controleverklaring
19
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen, waaronder de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘audittools’ die we inzetten gedurende de controle van Gemeente Breda.
04
20
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze we de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in de onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Rapportage interimbevindingen
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
ISA-vereisten
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Verantwoordelijkheden
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Onze audittools
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Afhankelijkheid van derden
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
21
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden (1/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
21I
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden (2/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het inrichten van een zodanig systeem van interne beheersing dat noodzakelijk is om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, dat wil zeggen de raad Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
21II
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden (3/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma’s en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het senior management en de gevolgen voor de controleomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico’s van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
22
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze audittools Onze belangrijkste technologieën die worden gebruikt voor de controle
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die voldoen aan onze verwachtingen. Onze investeringen in technologie zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprocessen.
ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools
AURA
Connect
Halo for Journals
HR Insights
Datasnipper
Afhankelijkheid van derden
Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie
Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.
Bekroonde data-analysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.
HR Insights is een applicatie die zich richt op de geautomatiseerde controle van de salariskosten.
Een tool waarmee documenten snel gecontroleerd en geanalyseerd kunnen worden.
23
Controleplan 2024 | Gemeente Breda [CONCEPT]
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen ISA-vereisten
Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.
Onderstaand hebben we de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.
Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Onderwerp
Partij waaraan is uitbesteed
Heeft het college al afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja
Nee
1. Pgb Jeugd en Wmo
SVB
2. Eigen bijdrage Wmo
CAK
3. Prestatielevering Sociaal Domein
Productieverantwoordingen zorgaanbieders
4. Belastingen
Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB)
5. Salarissen
AFAS