2024.03.07 Bijlage 2 Actie en aandachtspuntenlijst auditcommisie

Actiepunten/reminders Auditcommissie 7 december 2023 1

Onderwerp

Planning / stand van zaken

Wie/ wanneer

Indicatoren/ motie “Grip op beleidseffecten”23.06.2022

Motie 1.

Gespreksnotitie naar wethouder. Tweede overleg volgt.

2.

3.

De behoeftes in kaart te brengen die kunnen leiden tot een betere informatiewaarde van de jaarstukken; De jaarcycli 21-23 gebruiken als input, inclusief de jaarrekeningbrief en opmerkingen van PwCaccountants In eerste instantie is de audictie in the lead.

Aanbevelingen Yoes van Gelder • De huidige opmaak, structuur en omvang van de P&C-producten. Advies: ‘’Maak gebruik van extra kaders voor verbetering van de opmaak, structuur en omvang van de gemeentelijke begroting’’; • Vaag omschreven doelen binnen de gemeente. Advies: ’Zorg voor concretere doelen voor het meten van beleid; • Het huidig gebruik van Prestatie-indicatoren en het daarbij horende proces. Advies: Verbeter de prestatie-indicatoren en het daar bijhorende proces’; • Het beperkte contact tussen de gemeenteraadsleden en beleidsmedewerkers. Advies: Zorg voor meer contact tussen raadsleden en beleidsmedewerkers; • Monitoring van beleid. Advies: ’Maak meer gebruik van stakeholders bij het meten van beleid. Meer toelichting is te vinden in rapportage (AC 09.2023). ACTIE: Huib en Patrick hebben aangegeven dit op te willen pakken. Het voorstel is om in overleg de wethouder een voorstel voor te leggen aan de AC en dit vervolgens als een motie vreemd in te brengen. Eerste overleg heeft plaatsgevonden. Tweede overleg is gepland op 28 maart 2024.

3

5

6

Nieuwe leden Rekenkamer

Inhoud kadernota

Preadvies jaarstukken

Benoeming nieuwe leden Rekenkamer. Leden: Huib Jansen, Proces loopt – Patrick Smans, Iwan Dienjes (hebben stemrecht) vormen einde Q2/Q3 samen met iemand de Griffie de selectiecommissie. 2024 Adviseurs: rekenkamer, griffie, ambtelijk contactpersoon (Dirk de Groot). Proces is naar analogie van het proces van de benoeming voorzitter Rekenkamer. Proces gestart en uitgesteld en weer opgestart. Public Spirit maakt voorselectie en vervolgens naar selectiecommissie. Leden: Kees Braspenning, Patrick Smans, Janneke van Lierop en backup Huib Jansen. Later toegevoegd Arnoud van Vliet en Iwan Dienjes. Dirk: Wat opgenomen moet worden in de Kadernota, is mager uitgewerkt in de financiële verordening. Om te komen tot een optimale jaarcyclus is het wellicht handig om hier als auditcommissie goed over na te denken en hier voorstellen over te doen. Voorstel gemaakt door Ruud van Oirschot, Inge Verdaasdonk, Arnoud van Vliet (van commentaar voorzien door wethouder) Adviezen van werkgroep zijn in auditcommissie van juli integraal overgenomen. Wordt geagendeerd in AC van november 2023. - uitgesteld vanwege beperkte tijd in 09.2023. Alternatief voorstel in AC van 11.2023. Verschoven naar AC van 12.2023.

Voorstel in AC 08.02.2024

Paarse acties voor griffie, rode voor college. College op 13.02.2024

Vraagpunten: verzicht hiervoor • De auditcommissie opdracht te geven om -in actie te aanvulling op artikel 8.6 van de Financiële ondernemen. verordening (zie bijlage 1)- nadere regels te formuleren voor ‘over te hevelen bedragen’. Zij kan zich daarbij laten inspireren door de bijlage 2 opgenomen gemeenten. Vooral de gemeenten Rijswijk en Weert zijn concreet. Naar het idee van de werkgroep zou budgetten overhevelen beperkt moeten blijven. Goed begroten en het steeds opnieuw afwegen van (financiële) prioriteiten moet daarbij o.i. centraal staan. Tot slot lijkt de algemene regel “Resultaten gaan naar de Algemene Reserve (zonder s), tenzij…” een transparante. o #actie griffie: Een onafhankelijke derde (mogelijk: PwC, Henk Boshove, ambtelijke bijstand, andere gemeente, RK Amsterdam) vragen om hier een bespiegeling op te geven. Gesprek in AC. Vervolgens college vragen om dit uit te werken in een voorstelaanpassing financiële verordening. Mogelijk combineren met derde bolletje. • Het college te verzoeken of de auditcommissie opdracht te geven om regels op te stellen voor het gebruik van de Exploitatiereserve.

De werkgroep adviseert om budgetten in beginsel slechts één jaar door te schuiven, tenzij… En de Exploitatiereserve alleen te gebruiken als er concrete bestedingsplannen zijn en deze reserve niet te gebruiken als buffer voor onzekerheden (zoals Opvang Oekraïners), daar is de Algemene Reserve of de Risicoparagraaf beter geschikt voor. Tevens lijkt het te overwegen om de posten jaarlijks te herijken op urgentie; o #actie: griffie heeft opdracht om met een voorstel te komen. Dit te bespreken met de AC en als zodanig toepassen vanaf het boekjaar 2024. • De auditcommissie opdracht geven om na te denken over de vraag of tussentijdse resultaatbestemmingen, bijvoorbeeld bij de Septembercirculaire, wenselijk zijn; o #actie Griffie: Een onafhankelijke derde (mogelijk: PwC, Henk Boshove, ambtelijke bijstand, andere gemeente, RK Amsterdam) vragen om hier een bespiegeling op te geven. Gesprek in AC. Vervolgens college vragen om dit uit te werken in een voorstelaanpassing financiële verordening. • Het college te vragen een informatieve beeldvormende sessie te organiseren waarin wordt uitgelegd hoe de regio-budgetten besteed gaan worden en welke rol de raad hierin speelt. o #actie: het college verzoeken om een informatieve bijeenkomst (regulier iB) over dit onderwerp te organiseren.

Belangrijkste vragen: hoe lopen de financiële stromen, welke rol heeft de raad hierbij en wat gebeurt er met de gereserveerde middelen., In elk geval voor de resultaatbestemming JS2023. 3

REMINDER:

1

Verbetering kwaliteit bestuurlijke besluitvorming

Periodiek worden een aantal door de agendacommissie Uitgezet aangeleverde voorstellen beoordeeld door enkele leden van de auditcommissie. Beste voorstel krijgt positieve aandacht. (criteria beoordeling worden nader bepaald).

2

Motie FvD ontwikkeling persona's

3

Heldere taal

Begrotingsraad: Voorstel om te komen tot een Datum volgt ‘gevolgenbegrotingen'. Zowel bij de begroting als de jaarrekening. Wat betekent deze begroting voor bijvoorbeeld jongeren. Het gaat niet alleen om de financiële- als de beleidsinhoudelijk impact. FvD en griffie bereiden stuk voor. • Wachten eerst de uitwerking "Grip op beleidseffecten” af. Begrotingsraad: Wethouder zegt toe dat – te beginnen bij AC mei 2024 de kaderbrief 2024 – in overleg zal worden getreden met het taalpanel om te komen tot een leesbaarder stuk • Update bij kadernota 2024

OPENSTAAND t.o.v. jaarplan

Legenda: • Mutaties • Over datum • Doorhalen is van lijst halen; gereed

REMINDERS Onderwerp

Toelichting

1 2

Methode Duisenberg Thema sessies invullen

3

Vergaderen (evaluatie eerder AC)

Geparkeerd. Oppakken? • In control statement/ control framework • nieuwe verdeelmodel • Reservepositie • Graag blokken van 2 uur - thematisch • Voorzitter activeert leden tot actieve bijdrage • Meer pro-actieve houding AC ten opzichte van Raad • Geen voorstellen in auditcomissie • Bij voorkeur geen overvolle agenda • Goede communicatielijnen naar de raad: nieuwsbrief

Opleidingstraject Raadsacademie

Wensen?

Risicomanagement met Robert ‘t Hart (NARIS) verzet

Eigenaar

Bijlage 1: Taken volgens verordening (artikel 3) ➢

1. Relatie met de accountant. o 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; o 2 Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; o 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; o 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; o 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; o 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

➢

2. Relatie met de rekenkamer o 1. Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer; o 2. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen Rekenkamer; o 3. Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken; o 4. Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.

➢

3. Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) o 1. Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten; o 2. Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten; o 3. Opstellen préadvies bij jaarrekening; o 4. Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het in een beeldvormende sessie uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.

➢

4. (Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat. o 1. Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen; o 2. Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen risicomanagement; o 3. Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles; o 4. Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen; o 5. Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid: o 6. Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.

➢

5. Monitoring. o 1. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole en managementletter; o 2. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten; o 3. Zich laten informeren over de rapportage ombudsman; o 4. Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.