2024.03.07 Auditcie agenda

Agenda auditcommissie: Audits en voortgangsgesprekken Datum donderdag 7 maart februari 2024 17.00 uur – 19.15 uur (uiterlijk – met eten) Locatie : commissiekamer 1. 17:00 uur Opening • Welkom • Voorzitterschap (naar aanleiding van vertrek dhr. Van Vliet) 2. 17:05 uur Vaststellen agenda • Ter accordering 3. 17:05 uur Mededelingen • Mededelingen proces voortgang Rekenkamer (voorzitter) • Mededelingen proces voortgang werving nieuwe accountant (Griffie) • Mededeling voortgang “grip op beleidseffecten” - afspraak eind maart 4. 17:05 uur Ingekomen stukken • ..... 5. 17:05 uur Notulen bijeenkomst auditcommissie 8 februari 2024 (bijlage 1) • Ter vaststelling en ondertekening 6. 17:10 uur – 17:20 uur Aandachts- en actiepuntenlijst (bijlage 2) • Ter vaststelling 7. 17:10 – 17:45 uur: Ambtelijke presentatie door Concerncontrol (Jolanda van der Wardt, Guust van Mieghem en Corné Kuijpers) – INTERNE BEHEERSING/RECHTMATIGHEID (bijlage 3) •

•

•

Agenda-toelichting: Jaarlijks heeft de auditcommissie een gesprek met Concerncontrol. Dit is een afspraak die voortvloeide uit de unaniem aangenomen motie “Vreemde ogen dwingen”. Omdat het de raad destijds verraste dat zij geconfronteerd werd met een oordeelsonthouding, wenste de AC destijds periodiek een direct gesprek met de concerncontroller. Die zat dichter bij het vuur dan de accountant, redeneerden de opstellers van de motie. Afspraak was dat de conclusies uit hun audits (op 18 deelprocessen, waarvan drie de afgelopen nauwlettend zijn gevolgd via het verbeterplan) en daarin opvallende zaken, risico’s en trends delen met de raad. In de tussentijd heeft concerncontrol een ‘controlframework’ opgezet. Dit gesprek geeft inhoud aan die afspraak. In de bijlage van het rapport van bevindingen (zie bijlage) doet PwC een aantal aanbevelingen. Over bijvoorbeeld grondexploitaties, inkomende subsidies, belastingen en de applicatie Proactis (contracten). Jaarlijks krijgt de AC een update over de voortgang van de aanbevelingen. Een aantal aanbevelingen lopen al langer (zie rood en geel gemarkeerde aanbevelingen) – zie bijlage 3.

17:45 – 18:00 uur ETEN

8. 18:00 – 18:30 uur: Vervolg Dialoog met Concerncontrol (Jolanda van der Wardt, Guust van Mieghem en Corné Kuijpers) •

Om de dialoog te voeden worden de leden van de AC nadrukkelijk gevraagd eventuele (niet politieke) vragen voor te bereiden op het gebied van interne beheersing en rechtmatigheid aan de hand waarvan het gesprek gevoerd kan worden.

9. 18:30 – 18:50 uur Voortgang onderzoeken art. 213a en plannen voor de komende jaren (Jolanda van der Wardt en Guust van Mieghem) - DOELMATIGHEID

•

Agenda-toelichting: Artikel 213a luidt: “Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Het college stelt de rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.” Aan het eerste lid is voldaan, dankzij de inzet van voormalig raadslid Bas Maes van de SP (2021). Elke 8 jaar ligt het college, volgens de verordening, alle onderdelen systematisch door. In de jaarstukken 2022 zijn de volgende onderzoeken in 2023 afgerond: gesubsidieerde instellingen, verbonden partijen, overheveling taken naar BWB e.d. I. Ambtelijke presentatie of toelichting op: 1. resultaten van uitgevoerde en lopende onderzoeken 2. Verbetervoorstellen die zijn gedaan naar aanleiding van deze onderzoeken 3. plannen voor de komende jaren en hoe zich dit verhoud tot de ambitie om alles eens in de 8 jaar door te lichten II. Vragen door leden 1. eventuele suggesties van de leden voor nieuwe onderzoeken

III. Afspraken over vervolg 10. 18:55 – 19:05 uur Evaluatie accountant (griffie) – graag van tevoren opsturen Agenda-toelichting: In de AC van 01.2024 is aangegeven dat dit jaar de accountantsdiensten opnieuw aanbesteed gaan worden. Hiervoor is het goed om het functioneren van de huidige accountant te beoordelen met het oog op het programma van eisen. Wat willen we juist benadrukken? Wat kan iets minder? Hiervoor heeft u een lijstje met criteria gekregen. Wat geven de stuurgroep (Lieke van Son, Peter Jong, Huib Jansen en Inge Verdaasdonk als achtervang).

•

Inventarisatie opmerkingen om te verwerken in het programma van eisen. Mogelijke suggesties:

• •

Belangrijkste punt uit voorgaande evaluatie was proactiviteit (meenemen in mogelijke risico’s – dit was naar aanleiding van de late melding dat er een oordeelsonthouding aan zat te komen) Communicatie

i. Schriftelijk via rapport interimbevindingen en accountanstverslag ii. Mondelinge toelichtingen hierop •

Expert-/ ondersteunende trol (zowel gevraagd als ongevraagd)

i. Voor gemeenteraad ii. Voor Auditcommissie •

Afconcluderen: samenvatting mee te nemen punten.

11. 19:05 – 19:10 uur Afsluiting en rondvraag •

Agenda april AC – zie jaarplan (geen afwijkingen)