2024.02.08 Bijlage 3 concept notulen auditcommissie 11 januari 2024

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 11 januari 2024

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer K. Braspenning de heer H. Broere de heer H. Jansen de heer P. Jong mevrouw J. van Lierop de heer R. van Oirschot de heer P. Smans mevrouw L. van Son mevrouw I. Verdaasdonk de heer M. van Woudenberg

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

de heer J. Veuger

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 11 januari 2024 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom in dit nieuwe jaar, waarin we weer met een aantal cyclische producten aan de slag moeten. 2. Vaststellen agenda De voorzitter geeft aan dat de toelichting op de uitkering van het Gemeentefonds wat meer tijd nodig heeft en wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. Met deze aanpassing wordt de agenda vastgesteld. 3. Mededelingen 3.a Mededelingen van het college Wethouder Kranenborg heeft vandaag geen mededelingen. 3.b Proces werving en selectie Rekenkamer De voorzitter geeft aan dat de auditcommissie hierin ondersteund wordt door de griffie en de HR-afdeling van het stadskantoor. De griffie heeft een paar wervings- en selectiebureaus benaderd, grote gerenommeerde bureaus die de markt goed kennen en ook een profiel hebben, waardoor mensen willen reageren. Er is een bureau in beeld maar nog geen contract afgesloten. Een van de eerste dingen is een kennismaking van de selectiecommissie met de consultants van het bureau, waarin we nog eens in woord duidelijk maken waar we naar op zoek zijn. Voor de selectiecommissie hadden zich vorige keer aangemeld de heer Smans, de heer Braspenning en mevrouw Van Lierop met de heer Jansen als een soort algemene reserve. De voorzitter en vicevoorzitter van de auditcommissie stellen zich ook beschikbaar. Daarmee komt de selectiecommissie op vijf personen.

Het wordt een vrij intensief traject en met zo’n brede samenstelling vanuit de auditcommissie, is het niet zo’n probleem als iemand een keer een bijeenkomst niet kan bijwonen. In het presidium is afgesproken om een second opinion te vragen van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers. Dat advies is al vergevorderd en zal met de auditcommissie gedeeld worden. De raadsvoorzitter heeft gesproken met de vertrokken leden van de Rekenkamer en gevraagd wat zij mee zouden willen geven. Als daar een verslag van is gemaakt, komt dat ook beschikbaar voor de auditcommissie. In de notitie van het presidium is een ambitieus tijdpad geschetst, zodanig dat we aan het eind van het eerste kwartaal of begin van het tweede kwartaal tot een voordracht voor drie leden van de Rekenkamer kunnen komen. De auditcommissie stemt in met dit proces. Omdat dit proces erg snel gaat, zullen de leden middels een what’s app groep of e-mail op een informele manier bijgepraat worden over de vorderingen. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen bijeenkomst auditcommissie 7 december De voorzitter geeft aan dat er geen notulen van deze bijeenkomst gemaakt konden worden omdat de opname mislukt is. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De heer Van Oirschot mist op de lijst de aangenomen motie Kaders aan de kadernota.

Die vertoont echter veel gelijkenissen met actiepunt 5. Hij stelt voor om dit met een aantal mensen op te pakken, in samenwerking met de griffie. De voorzitter vult aan dat er een tijdpad moet zijn om dit effect te laten hebben op de kaderbrief 2024. Wethouder Kranenborg geeft aan dat de oproep niet was om een aantal financiële kaders uit te zetten maar over wat de raad verwacht van een kadernota, wat zou erin moeten staan, wat voor doorkijk enz. De organisatie is al bezig met het traject voor de kadernota en de kaders voor 2024 zouden er begin maart moeten liggen. Mevrouw Verdaasdonk geeft aan dat de motie uiteindelijk vroeg om kaders voor volgend jaar maar als we het voor dit jaar voor elkaar kunnen krijgen, zou dat zeer fijn zijn. De voorzitter vindt dat een mooi streven en wil zelf graag meedoen in het klein comité. Het comité bestaat daarmee uit de heer Van Oirschot, mevrouw Verdaasdonk en de heer Van Vliet. De heer Jong vraagt of de leesbaarheid van de stukken nog een onderwerp van belang is. Wethouder Kranenborg heeft tijdens de begrotingsraad aan Breda Beslist de toezegging gedaan om met een taalpanel naar de leesbaarheid van de managementsamenvatting te kijken. Er staan haar geen andere moties op dat vlak bij. De heer Jong merkt op dat er in de raad dikwijls opmerkingen over de leesbaarheid worden gemaakt.

De heer Smans denkt dat dit ook meegenomen moet worden bij de uitwerking van de motie Grip op beleidseffecten. Daar is een eerste gesprek over geweest en er moet op korte termijn een tweede gesprek gepland worden. De voorzitter geeft aan dat er gekeken wordt naar een moment om de aandachts- en actiepuntenlijst op te schonen.

Notulen auditcommissie d.d. 11 januari 2024 Pagina 2

7. Toelichting gemeentefonds uitkering Dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. 8. Aanbesteding nieuwe accountant De voorzitter geeft aan dat er in overleg met de griffie een notitie is opgesteld over de aanbesteding van de accountantsdienst. Dat gaat om een fiks bedrag. Het is ook belangrijk om het lopende contract en de verhouding met de huidige accountant te evalueren. De accountant werkt in opdracht van de gemeenteraad, de auditcommissie is daar het voorportaal van. De accountant is natuurlijk ook een belangrijke gesprekspartner voor het stadskantoor. De heer Van Woudenberg vraagt om meer toelichting over een Europese aanbesteding. De voorzitter antwoordt dat het Europees is omdat het boven een bepaald drempelbedrag uitkomt maar dat heeft alleen te maken met het drempelbedrag en de wijze waarop het in de markt wordt gezet. Er zal heus geen Spaanse accountant op reageren. De heer Jong vraagt wie het programma van eisen opstelt. De voorzitter antwoordt dat de raad dit in principe doet, met de kanttekening dat er ongelooflijk veel vastligt in wet- en regelgeving. Het is cruciaal dat de raad wensen kan meegeven en dat het stadskantoor meekijkt en adviseert. De heer Smans merkt op dat het uit de begeleidende tekst lijkt dat de accountant in de vorige raadsperiode is aangesteld, dus maximaal vijf jaar geleden.

De voorzitter geeft aan dat dit zes-zeven jaar geleden is. De heer Smans vraagt of al gebruik is gemaakt van de mogelijkheid om twee keer met twee jaar te verlengen. De voorzitter antwoordt dat dit inderdaad gebeurd is. Mevrouw Van Son merkt op dat er nu staat kernteam, wat bestaat uit griffie plus ambtelijke ondersteuning en een klankbordgroep die bestaat uit raadsleden. Uiteindelijk gaat de raad over de wijze van aanbesteding. Is het dan niet duidelijker om de term “stuurgroep” te gebruiken, waarbij het kernteam ondersteunend is aan de stuurgroep. Dan is duidelijker wat de relaties zijn. De voorzitter vindt dat een goede weergave. Op techniek en politiek-neutrale onderdelen kennen we de werkzaamheden toe aan de ambtelijke geleding. Als het gaat om keuzes maken, richting meegeven en het politieke proces eromheen, is het aan de raad. Dit wordt aangepast in het voorstel. Het is een vrij pittige klus, die cruciaal is voor de wijze waarop we de komende vier tot acht jaar om willen gaan met de accountant. Voor deze klus melden zich aan de heer Smans, mevrouw Van Son, de heer Jong en de heer Jansen. De heer Smans zit ook in de commissie voor de Rekenkamer, dat is misschien in het begin wat dubbelop. De voorzitter antwoordt dat mevrouw Verdaasdonk dan als algemeen reserve wordt genoteerd. Dit voorstel wordt ter kennisname naar het presidium gestuurd. 9.

Jaarplan 2024 De voorzitter geeft aan dat hier de gebruikelijke onderwerpen op staan, de p&c-cyclus staat erin uitgewerkt met de momenten waarop we daarover spreken. Het is cruciaal om de data goed te checken, ook of we niet net voor of net na het reces iets willen doen wat niet past. De heer Smans zou graag een Excel bestand ontvangen, dat leest en werkt makkelijker. De heer Van Oirschot vraagt waar de titels bovenaan voor staan. Hij nam aan dat “open” staat voor nog in te vullen of nog tijdens de auditcommissie te bespreken. Hij heeft het eerder gehad over informatiebeveiligingsbeleid in combinatie met de p&c-cyclus. Dit is een hypercomplexe materie en er staan in het voorjaar nog maar twee plekken open. Hij stelt voor om, gezien het werk wat eraan komt, dat in de loop van het jaar samen met de griffie voor te bereiden voor volgend jaar zodat we de koppeling kunnen maken van de auditcommissie met de interne audits van de organisatie en de normen die daaraan vasthangen vanuit de gemeente. Hij stelt voor dit in de actiepuntenlijst op te nemen. De voorzitter concludeert dat het voorstel is om daar dan in de tweede helft van het jaar werk van te maken zodat we het kunnen voorbereiden voor de jaarplanning van volgend jaar. Wethouder Kranenborg merkt op dat de bespreking van de 213A-onderzoeken is gepland op 7 maart.

Het college stelt voor om dat te koppelen aan de bespreking van de jaarstukken want in de paragraaf Bedrijfsvoering wordt al gerapporteerd over de stand van zaken. Het lijkt handiger om dat samen te pakken. Dat geldt eigenlijk ook voor de dialoog met Concerncontrol, die staat ook op 7 maart gepland. Dat heeft allemaal te maken met de rechtmatigheidsverantwoording en dergelijke. De voorzitter merkt op dat dit niet was wat de heer Van Oirschot bedoelde. De heer Van Oirschot vult aan dat vanuit de aangenomen moties aansluiting werd gezocht op het stuk informatiebeveiligingsbeleid/digitalisering bij de p&c-cyclus. Dat is een enorm complex vraagstuk en er zijn nog maar twee open plekken in de eerste helft van dit jaar. Het voorstel is om het op de actiepuntenlijst te zetten zodat het in de eerste helft van het jaar met de griffie voorbereid kan worden voor de jaarplanning van volgend jaar. De voorzitter vindt dit een prima voorstel.

Notulen auditcommissie d.d. 11 januari 2024 Pagina 3

De heer Van Woudenberg stelt voor om de zelf-evaluatie van de auditcommissie ook in combinatie met de jaarplanning te doen. Hij mist soms wat focus, er blijft veel liggen en er worden weinig agendapunten echt afgedaan. Misschien is het goed om daar eens naar te kijken. De voorzitter antwoordt dat de punten die op de jaarplanning staan de ‘verplichte nummers’ zijn, de facultatieve dingen staan in de actielijst. Die gaan we nog een keer langslopen. Daarnaast is het goed om de activiteiten die nu moeten plaatsvinden voor werving en selectie van de Rekenkamer en de selectie van de accountant in te plannen want dat is vrij arbeidsintensief. De heer Jansen denkt dat het heel zwaar wordt om alles wat betreffende de jaarrekening en de bespreking conform artikel 213A in één vergadering te doen. Dat zou de bespreking van artikel 213A teniet kunnen doen. Hij vraagt of het college wil kijken om dit apart te behandelen. Dan krijgt het de aandacht die het zou moeten hebben. Wethouder Kranenborg heeft nu niet helemaal scherp hoe de planning in elkaar zit maar zal deze vraag mee terugnemen en kijken wat een goed moment zou zijn. De voorzitter vindt dat prima. De heer Smans mist een aantal thema’s in het jaarplan met als eerste het vaststellen van de kaders voor de Voorjaarsnota. Dat moet op korte termijn of op het eind van het jaar. De voorzitter geeft aan dat daar zojuist over gesproken is.

Dat wordt nog opgenomen in de jaarplanning. De heer Smans geeft aan dat de leden van de auditcommissie onlangs feedback hebben gegeven op de processen van de berap en de begroting. Deze feedback gaf aanleiding tot verdere bespreking. We zijn teruggegaan van twee beraps naar een, juist om beter te kunnen sturen. Als je kijkt wat de kaders zijn voor de verantwoording op de afwijkingen, zie je dat het over majeure afwijkingen gaat, zowel inhoudelijk als financieel maar als je naar de berap kijkt is dat vooral financieel. Wethouder Bakker stelde vorig jaar voor om de duurzaamheidsmonitor en de klimaatbegroting op elkaar af te stemmen en aan de auditcommissie voor te leggen. Dat staat ook niet in de planning. Ook de opvolging van de motie Grip op doelen staat niet in de planning. De auditcommissie zou wellicht, in aanloop naar de volgende raadsperiode, behoefte kunnen hebben om ergens dit jaar te starten met het gesprek over de inhoudelijke indeling van de cyclische producten. Er staat in de verordening dat we dat elke vier jaar doen. De voorzitter hoort een aantal wensen. Misschien is het verstandig om de eisen aan een berap te bespreken naar aanleiding van de volgende berap. De heer Smans merkt op dat de auditcommissie net per mail feedback heeft gegeven omdat het twee keer uitgesteld was.

De voorzitter wil kijken naar de feedback die binnengekomen is, die verzamelen en dat in februari met elkaar langslopen. Als er behoefte is aan een indeling van de cyclische producten kunnen we die in het schema zetten. De heer Jong vraagt wanneer het navelstaren aan de orde komt. De voorzitter antwoordt dat de zelf-evaluatie net is genoemd, die moet een plek krijgen in het schema. Met al deze op- en aanmerkingen is het goed om volgende vergadering een nieuwe versie te hebben, die te checken en vast te stellen. Mevrouw Van Son vraagt of de punten die onderaan staan nog langs gelopen moeten worden. De voorzitter antwoordt dat we daar nog bij stil kunnen staan. Mevrouw Van Son vraagt waar die voorstellen vandaan komen. Misschien moeten we op den duur zeggen dat we die niet doen en eraf halen, anders wordt het onoverzichtelijk. De voorzitter is het daarmee eens. Op de planning moeten alleen de dingen staan die we echt doen. Tenzij er dringende behoefte is om een van die punten een plek op de agenda te geven, gaan ze er bij de volgende versie af. De heer Van Oirschot vond het een goed voorstel om de kleurtjes in de Excel sheet van een duiding te voorzien. De voorzitter geeft aan dat er een legenda met kleuren onderaan staat. De heer Van Woudenberg vraagt of er een apart lijstje met optionele punten gemaakt kan worden.

De voorzitter zou dat niet willen doen, die staan al op de actiepuntenlijst. 10. IBT brief begroting 2024 De voorzitter licht toe dat dit de jaarlijkse brief van de provincie is. De heer Smans constateert en waardeert dat de provincie onze begroting als structureel sluitend beschouwt. Er staat in de brief dat de provincie erop rekent dat voor de zomer het beleidskader kapitaalgoederen door de raad vastgesteld wordt. Dat zit niet in de planning die de raad gekregen heeft. Er zou eerst een analyse gedaan worden, eigenlijk zou die eind vorig jaar naar de raad komen. De bespreking zou dan in Q1 of Q2 zijn en het beleidskader in Q3 of Q4. Dan zou het beleidskader wellicht na de volgende begroting komen. Wethouder Kranenborg weet niet wat de achtergrond van de wens van de provincie is. Wat de heer Smans zegt is terecht en heeft te maken met het moment van het vaststellen van de begroting. Dat is in november. De brief die wethouder Bruijns naar de raad heeft gestuurd is gemaakt voordat we de brief van de provincie hebben ontvangen dus het zou zomaar kunnen dat de planning bijgesteld wordt. In de eerste zin van de brief van wethouder Bruijns staat “het college streeft ernaar u voor het zomerreces een actualisatie van het beleidskader openbare ruimte ter vaststelling aan te bieden”. Dat komt overeen met wat in de brief van de provincie staat. De heer Smans zou dat mooi vinden.

Hij meent echter tijdens het werkbezoek van de raad in de openbare ruimte gehoord te hebben dat het Q3 of Q4 zou worden. We lopen nu al achter op de planning die in de brief staat. Notulen auditcommissie d.d. 11 januari 2024 Pagina 4

Wethouder Kranenborg gaat uit van de raadsbrief en niet van een werkbezoek. De raadsbrief is op 21 december gestuurd en de planning is mogelijk verschoven. De wens van de auditcommissie en de urgentie van de provincie zijn duidelijk. De heer Van Woudenberg merkt op dat het om best veel geld gaat en vraagt of de raad er goed bij betrokken blijft. Wethouder Kranenborg antwoordt dat de raad er vanzelfsprekend helemaal in meegenomen wordt. Uiteindelijk moet de raad het wel of niet vaststellen, al of niet geamendeerd. De voorzitter merkt op dat er in de brief ook een pad genoemd staat, waarlangs dat opgelopen wordt richting de raad. 11. Rondvraag en sluiting De voorzitter stelt vast dat er geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag zijn. Hij dankt iedereen voor de inbreng en de efficiënte vergadering en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 11 januari 2024 Pagina 5