2023.07.06 Bijlage 3 Actie en aandachtspuntenlijst auditcommisie

Actiepunten/reminders Auditcommissie 7 juli 2023 Onderwerp 1

Indicatoren/ motie “Grip op beleidseffecten”23.06.2022

Planning / stand van zaken 1. 2.

3.

De behoeftes in kaart te brengen die kunnen leiden tot een betere informatiewaarde van de jaarstukken; De jaarcycli 21-23 gebruiken als input, inclusief de jaarrekeningbrief en opmerkingen van PwCaccountants In eerste instantie is de audictie in the lead.

Wie/ wanneer Eindpresentatie juli 2023 (zie agenda)

Opdrachtformulering en vorming werkgroep. Let ook op werkgroep sociaal domein. Studenten Yoes van Gelder (Bestuurskunde) en Sergio Brouwer (AFM) zijn gestart.

2

Impact CAO

3

Nieuwe leden Rekenkamer

4

Budgetbrief PwC accountants

5

Inhoud kadernota

Het college zal de auditcommissie bij de voorjaarsnota op de hoogte brengen van de impact van de CAO. Benoeming nieuwe leden Rekenkamer. Leden: Huib Jansen, Patrick Smans, Iwan Dienjes (hebben stemrecht) vormen samen met iemand de Griffie de selectiecommissie. Adviseurs: rekenkamer, griffie, ambtelijk contactpersoon (Dirk de Groot). Proces is naar analogie van het proces van de benoeming voorzitter Rekenkamer. Proces gestart en uitgesteld. Bespreken met PwC accountants. Voorbereidingsteam Huib Jansen en Dirk Uijl. Verzocht om q x p analyse afgelopen jaren te maken. Dirk: Wat opgenomen moet worden in de Kadernota, is mager uitgewerkt in de financiële verordening. Om te komen tot een optimale jaarcyclus is het wellicht handig om hier als auditcommissie goed over na te denken en hier voorstellen over te doen. Bemensing.

Ontvangen Af te ronden voor de zomervakantie.

Volgt.

Te plannen

6

REMINDER: 1

Verbetering kwaliteit bestuurlijke besluitvorming

Periodiek worden een aantal door de agendacommissie Uitgezet aangeleverde voorstellen beoordeeld door enkele leden van de auditcommissie. Beste voorstel krijgt positieve aandacht. (criteria beoordeling worden nader bepaald).

OPENSTAAND t.o.v. jaarplan Themasessie bedrijfsvoering (03/2023)

Art.213a Doelmatigheidsonderzoeken (04/2023) Zelfevaluatie Auditcommissie

Legenda: • Mutaties

Inhuur persoon, ziekteverzuim waren een periodiek bespreekpunt in de Auditcommissie. Deze sessie is uitgesteld vanwege de voorgestelde presentatie door de secretaris in 04.2023). Wel is er een iB geweest over het wervingsbeleid. In de vorige coalitieperiode is dit stuk geactualiseerd. Tot op heden is er nog bespreking geweest van de plannen en de resultaten. Ook tijdens de bespreking met concerncontroller is dit niet aan de orde gekomen.

Te plannen

Te plannen

Te plannen

•

Over datum

AANDACHTSPUNTEN Onderwerp

Toelichting

1 2

Methode Duisenberg Thema sessies invullen

3

Vergaderen

Geparkeerd. Oppakken? • In control statement/ control framework • nieuwe verdeelmodel • Grondexploitaties (plannen na nieuwe beleidsnota) • Reservepositie • Graag blokken van 2 uur • Bij voorkeur geen voorstellen in auditcomissie • Bij voorkeur geen overvolle agenda • Goede communicatielijnen naar de raad: nieuwsbrief

Opleidingstraject Raadsacademie

Wensen?

Risicomanagement met Robert ‘t Hart (NARIS) verzet

Eigenaar

AFSPRAKEN (doorlopend) •

Focus op jaarcyclus (AC

Bijlage 1: Taken volgens verordening (artikel 3) ➢

1. Relatie met de accountant. o 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; o 2 Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; o 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; o 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; o 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; o 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

➢

2. Relatie met de rekenkamer o 1. Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer; o 2. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen Rekenkamer; o 3. Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken; o 4. Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.

➢

3. Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) o 1. Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten; o 2. Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten; o 3. Opstellen préadvies bij jaarrekening; o 4. Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het in een beeldvormende sessie uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.

➢

4. (Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat. o 1. Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen; o 2. Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen risicomanagement; o 3. Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles; o 4. Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen; o 5. Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid: o 6. Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.

➢

5. Monitoring. o 1. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole en managementletter; o 2. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten; o 3. Zich laten informeren over de rapportage ombudsman; o 4. Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.