2023.05.11 Bijlage 1 concept notulen auditcommissie 6 apr 2023

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 6 april 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

mevrouw L. van Son de heer R. van Oirschot de heer P. Smans de heer H. Jansen de heer H. Broere de heer D. Uijl mevrouw J. van Lierop de heer I. Dienjes de heer K. Braspenning de heer I. Dienjes de heer M. Van Woudenberg

Rekenkamer:

mevrouw S. van Breugel

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

de heer T. van der Giessen mevrouw M. Dörr

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom. De heer Van Woudenberg komt later in verband met persoonlijke omstandigheden. De heer van Oirschot vervangt de heer Nahnahi. 2. Vaststellen agenda De commissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen a. Mededelingen van het college Wethouder Kranenborg geeft aan dat wethouder Adank vandaag niet aanwezig kan zijn. b. Update voortgang project Grip op beleidseffecten Sergio en Yoes: we hebben met een aantal fracties gepraat maar helaas nog niet met alle fracties. We hebben een model voor het onderzoek gekozen en het onderzoek afgebakend naar twee programma’s, het sociaal domein en kapitaalgoederen. We hebben onze hoofdvragen en deelvragen geformuleerd. We willen ook nog in gesprek gaan met een aantal beleidsmedewerkers. Daarnaast willen we de p&c-cyclus van andere gemeenten bestuderen of daar interessante speerpunten in zitten. We zullen morgen een mail sturen aan de fracties die we nog niet gesproken hebben. c. Mededeling van de accountant De voorzitter geeft aan dat de accountant schriftelijk meegedeeld heeft dat er geen afzonderlijke reflectie gemaakt wordt op het verbeterplan, dat wordt meegenomen in de jaarstukken. d.

Voorstel van de voorzitter Het viel de voorzitter bij de bespreking over de instrumentenkoffer betaalbaar wonen op, dat we hier het grondbeleid en de inzet van grondposities en grondexploitaties nog niet besproken hebben. Hij stelt voor om de wethouder van dienst te vragen om hier een ambtelijke toelichting te laten geven, misschien in beslotenheid want er zit ook informatie bij die je niet direct op tafel wil. De voorzitter constateert dat deze behoefte bestaat en zal het verzoek overbrengen. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat de budgetbrief van de accountant besproken wordt bij de jaarstukken. 5. Notulen van de auditcommissie van 2 maart 2023 Mevrouw Van Breugel kan het niet helemaal plaatsen dat de notulen beginnen met “besloten” vergadering en geeft naar aanleiding van punt 3 aan dat zij vanmiddag gesproken heeft met de heer Piket. De commissie zal snel bij elkaar komen. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst Er zijn geen vragen of opmerkingen over deze lijst. 7. Punten mee te geven aan wethouder voor preview jaarstukken 2022 De heer Uijl vraagt zich af of het beperken tot een top 6 van grootste afwijkingen een scherp beeld neerzet. Hij vraagt het college te kijken wat relevant is om te melden en zich niet te laten beperken door harde aantallen. De voorzitter vindt dat een goede suggestie.

De heer Smans is benieuwd of de wethouder met dit lijstje uit de voeten kan en vraagt aandacht voor de exploitatiepositie in relatie tot gestegen structurele kosten en voor de risico’s van klimaat en energie en de stijgende kosten daarvan. Wethouder Kranenborg merkt op dat de jaarrekening een terugblik is. Zij weet niet goed hoe die vraag geïnterpreteerd moet worden. De heer Smans denkt dat de jaarrekening ook een moment is waarop je weer het risico vaststelt. Hij zou daar meer aandacht voor willen in relatie tot de ontwikkelingen van het afgelopen jaar. Wethouder Kranenborg antwoordt dat het klopt dat het risicoprofiel opnieuw vastgesteld wordt maar dit is best wel een politieke vraag, die hier misschien niet op zijn plek is. De voorzitter meent zich te herinneren dat we het daar eerder over gehad hebben, wat doe je met de vertaling van klimaatontwikkelingen naar risico’s in de begroting of in de exploitatiepositie. Wethouder Kranenborg merkt op dat de heer Smans dat zeker eerder aanhangig heeft gemaakt. De heer Smans vraagt daar bij elke gelegenheid aandacht voor maar het afgelopen jaar is er veel gebeurd op dat vlak. De accountant heeft bijvoorbeeld aangegeven dat hij voortaan extra aandacht zal geven aan bepaalde risicoposities, waaronder klimaatrisico’s.

Wethouder Kranenborg antwoordt dat we hier natuurlijk wel stilstaan bij de technische kant van het risicoprofiel maar zij wil dit hier niet expliciet eruit lichten. De voorzitter denkt dat het meer een politieke wens is dan een financieel-technische en dat die bij de raad neergelegd moet worden. De heer Smans vindt het inderdaad niet louter financieel-technisch, het is zeker ook inhoudelijk maar in de top 6 grootste afwijkingen staan meer inhoudelijke zaken. Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 2

De voorzitter antwoordt dat die niet gespecificeerd zijn, het is een integrale jaarrekening. Ook een klein risico kan een groot belang hebben. De heer Uijl wil de heer Smans bijvallen. De scheidslijn tussen het praten over risico en op de inhoud ingaan is dun maar we kunnen elkaar netjes corrigeren als er politiek bedreven dreigt te worden. Dan moet het toch mogelijk zijn om dit ter sprake te brengen. Wat is anders de plek en hebben we er daar voldoende tijd voor? De voorzitter antwoordt dat het in de raadsvergadering moet gebeuren als het een politiek besluit vergt. Wethouder Kranenborg zou de inhoudelijke sessies de meest logische plek vinden, bij het programma waar het klimaat onderdeel van is. De voorzitter vindt dit een begaanbare weg. De heer Jansen vindt het bij de jaarrekening niet op zijn plaats want een jaarrekening is een terugblik. Bij een begroting zullen we scherp moeten zijn of alle risico’s die we gaan lopen zijn opgenomen. De heer Smans merkt op dat we aan het begin van de discussie hebben vastgesteld dat de jaarrekening een herijkingsmoment is van het risicoprofiel. De voorzitter neigt naar het volgen van het voorstel van de wethouder om bij de behandeling van de jaarrekening de vraag te stellen aan de wethouder van dienst.

Mevrouw Van Son vraagt zich af of alleen de wethouder die over klimaat of energie gaat antwoord kan geven op de klimaatrisico’s die eigenlijk gaan over alle onderdelen van het Bredase beleid. Wethouder Kranenborg antwoordt dat er niet een wethouder is, ook de wethouder financiën niet, die gaat over alle risico’s die we lopen. Je zou bijna zeggen, vraag elke wethouder welke klimaatrisico’s hij of zij ziet in de eigen portefeuille. Waarschijnlijk komt er ook een informatiemarkt voor raadsleden. De voorzitter merkt op dat de vraag van mevrouw Van Son terugleidt naar de opmerking van de heer Jansen. Als je aan de voorkant de risico’s niet hebt benoemd kun je daar aan de achterkant niet op rapporteren. Als je het in de p&c-cyclus wil borgen, zul je bij de begroting een pleidooi moeten houden om dat risico op te voeren. De heer Smans heeft dat gedaan maar dat is niet aangenomen. De voorzitter merkt op dat dat aangeeft dat het een politieke vraag is. 8. Behandeling jaarstukken 2022 en Voorjaarsnota De heer Uijl heeft veel waardering voor de extra tijd die nu wordt ingebouwd maar als 22 juni de laatste reguliere debatraad is, betekent dat dat besluiten eind mei al door het college genomen moeten worden. Tussen nu en eind mei zitten zeven weken met twee weken reces ertussen. Wellicht kan de auditcommissie een appel doen om daar nog even naar te kijken.

De voorzitter ziet, ook agenda technisch niet, waar het knelpunt op zou kunnen treden. De heer Uijl vult aan dat als er na 22 juni nog sessies zijn waar stukken uit komen die besluitvorming vergen, dan kan die besluitvorming pas in september plaatsvinden. Als er wat zwaardere dossiers zijn die niet tot september kunnen wachten, betekent het dat we in extra avonden of dergelijks moeten gaan lopen. De auditcommissie kan vragen om te kijken of we zo een planning hebben die gaat werken. De voorzitter merkt op dat het nu geagendeerd staat voor de debatraad van 22 juni. Mevrouw Van Son wees erop dat we 13 juli ook nog een debatraad hebben maar dat zijn de algemene beschouwingen op de Voorjaarsnota. 22 juni kunnen we nog allerlei andere dingen behandelen behalve de jaarrekening. De heer Smans begrijpt het punt van de heer Uijl goed, na 22 juni heb je nog stukken die het Bredaas beRaad in gaan, waar je geen debatraad meer voor hebt. De voorzitter zal dit meegeven aan de agendacommissie. Mevrouw Van Breugel geeft aan dat de Rekenkamer dit jaar geen raadsbrief over de begroting maakt. De voorzitter geeft aan dat er bij de jaarrekening nog weleens honderden schriftelijke vragen komen. Dat leidt tot een enorm boekwerk met veel capaciteit om die te beantwoorden.

De opzet is om dat een beetje te ondervangen het is de vraag of dat ook zo gaat werken omdat we nu maar liefst drie momenten creëren dat er technische vragen gesteld kunnen worden. Wethouder Kranenborg geeft aan dat er tussen de griffie en de gemeentesecretaris contact is over de invulling hiervan en de wenselijkheid. De heer Uijl denkt dat we het vanavond gewoon vast moeten zetten. Het is prima dat er vanuit de gemeentesecretaris suggesties worden aangedragen. De informatie gaat soms ook wat breder omdat de jaarrekening over een heel jaar gaat. Hij kan zich voorstellen dat je uit een gesprek meer informatie weet te halen dan uit een waslijst aan vragen. Mevrouw Van Lierop vindt het als nieuwe fractie van toegevoegde waarde om een aantal momenten te hebben waar je het gesprek aangaat. De heer Smans heeft grote waardering voor het voorstel maar twijfelt een beetje of 11 en 17 mei niet andersom moet. 11 mei is één dag nadat je de jaarrekening hebt gekregen, hoeveel daadwerkelijke vragen hebben de fracties dan. De heer Piket heeft vandaag nog met de gemeentesecretaris over dit voorstel gesproken en verwacht er wel uit te komen, aan de ene kant gebruikmakend van de ruimte die er is tussen het moment waarop het stuk ter beschikking komt en er iets over gevonden moet worden door de gemeenteraad en aan de andere kant niet afdoende aan het recht op informatie van raadsleden.

In de Gemeentewet wordt er geen maximum aantal vragen genoemd. Er is gepoogd met iets langere sessies ruimte te geven voor raadsleden om in contact met ambtenaren hun vragen alvast beantwoord te krijgen. Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 3

De voorzitter vindt het punt van de heer Smans terecht. 10 mei komt het stuk binnen, zou het dan niet wijs zijn om die 11e en 17e wat in elkaar te schuiven. De fracties moeten dat onderling ook nog kunnen verdelen. De heer Piket heeft het gehoord en het is al besproken tussen de gemeentesecretaris en de griffie. De voorzitter zou de suggestie willen meegeven dat de technische toelichting van ambtenaren komt en niet van de wethouder. 9. Preadvies vanuit auditcommissie jaarstukken 2022 De voorzitter licht toe dat een preadvies een soort technisch advies vanuit de auditcommissie richting de gemeenteraad is en vraagt of er behoefte is om zo’n technisch advies op te stellen. Het is een niet te onderschatten hoeveelheid werk en er is zeker ambtelijke ondersteuning bij nodig. De heer Uijl denkt dat het over het algemeen waardevol is maar het vergt aardig wat werk. Hij wil zich ervoor beschikbaar stellen maar hoopt dat er op zijn minst nog iemand anders meedoet. De heer Smans heeft er een hard hoofd in dat er een onafhankelijk advies komt. De accountant geeft ook een onafhankelijk advies, voor een deel. De voorzitter deelt die aarzeling. De heer Van Oirschot vraagt om hoeveel tijdsinvestering het zou gaan, in welke periode en of het ook door mensen zonder ervaring in de auditcommissie gedaan kan worden.

De heer Uijl schat voorzichtig in dat je hier toch gauw een uur of 5-10 voor uit moet trekken en in een vrij korte tijd. De heer Jansen wil zich wel beschikbaar stellen om te kijken of het haalbaar is. Je kunt ook beginnen en dan de opdracht terug geven als het te veel werk is. De heer Van Oirschot wil daarin meedoen. De voorzitter concludeert dat er drie vrijwilligers zijn en geeft aan dat zij zich niet over de hele jaarrekening hoeven buigen maar bijvoorbeeld over een of twee hoofdstukken of dossiers. 10. Klachtenafhandeling Thom van der Giessen is teamleider van het Klantcontactcentrum van de gemeente Breda. Daar komen alle contacten uit de stad binnen, telefonie, mail en digitale contacten maar ook formulieren en klachten. De Algemene wet bestuursrecht geeft aan: “een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij het bestuursorgaan.” Daar staat eigenlijk dat alleen bejegening een klacht zou zijn. Dat is wettelijk zo maar inwoners van de stad hebben iets wat niet naar hun zin is en daar willen ze graag een uiting over doen. Dat kan ook over een lantaarnpaal of een stoeptegel gaan. Een goede klachtenafhandeling draagt bij aan de verstandhouding met de gemeentelijke overheid. Je krijgt een oplossing en als het nodig is ook een excuus.

Het is een kans op verbetering van de dienstverlening maar we bewaken ook de grenzen van het klachtrecht, bijvoorbeeld een bezwaar is geen klacht. De klachten worden altijd beoordeeld op dezelfde dag. Het kan van alles zijn, een bezwaar, een schadeclaim of een melding. Als het geen klacht is, nemen we contact op met de indiener en leggen uit waarom het een ander proces is en bieden uiteraard aan om dat proces dan op te starten. Dezelfde dag gaat de klacht naar de afhandelende vakafdeling met een standaardadvies: neem zo snel mogelijk contact op met de klager. Als iemand gelijk aandacht krijgt is de grootste spanning al weg. Het is het mooiste als een klacht binnen een dag afgehandeld is. Vanuit het proces klachten voorzien we ook in een voortgangsmonitoring, we maken maandelijks een rapportage, die gaat naar alle vakafdelingen. Als de oplossing niet akkoord is, gaan we nog een keer in gesprek en dan is er een escalatietraject en dat is de Commissie Ombudsman. Het aantal klachten was in 2021 en 2022 ongeveer hetzelfde. Driekwart zijn andere klachten dan bejegeningsklachten. Het gaat vaak over beleid en procedures, over het (voorheen) moeten betalen voor grofvuil, over informatie en communicatie. Dan komt de bejegening en niet vaak gaat het over overlast. Een klacht zonder verbetering is een gemiste kans dus we proberen zoveel mogelijk zaken te vertalen in een andere aanpak.

Sinds 1 januari jl. hebben we een klachtenmanager die zorgt voor interne afstemming en ondersteuning. Dat is vaak ook degene die contact opneemt als een klacht binnenkomt. De interne afstemming met de Ombudsman zit in haar pakket en ook inzicht door rapportages en analyses. Uit een van de analyses kwam naar voren dat er veel klachten binnenkomen over de scanauto. Daarbij bleek dat vaak met de app in een andere zone betaald werd dus voor de scanauto heb je dan niet betaald. De klant zegt wel betaald te hebben, er komt een bezwaar, dat wordt toegekend, een hoop gedoe en emoties. Door zones samen te voegen voorkom je dat. De heer Jansen vraagt of het niet handig is om gelijk bij de klager te zeggen dat het proces doorgezet is naar de behandelaar en binnen drie dagen krijgt u een antwoord. De heer van der Giessen antwoordt dat de klacht automatisch wordt bevestigd en een zaaknummer krijgt. Daar kan altijd aan gerefereerd worden maar er zijn ook andere ingangen om de klacht terug te vinden. De heer Jansen vraagt of gemonitord wordt of de behandelaar binnen drie dagen terug meldt naar de indiener. De heer Van der Giessen antwoordt dat die verantwoordelijkheid aan de vakafdeling is. De heer Van Oirschot vraagt of de klachten altijd afgehandeld worden door mensen of wordt ook gebruik gemaakt van automatsering. Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 4

De heer Van der Giessen antwoordt dat het altijd mensenwerk is. Op de website is het vaak verwarrend of het een klacht of een melding is. Daar wordt een keuzeboom voor gemaakt zodat direct door de klant het goede proces opgestart kan worden. Dat is digitaal maar je kunt altijd gewoon een klacht indienen. Mevrouw Van Son vraagt of er zicht op is dat mensen tevreden zijn met de afhandeling en de termijn. De heer Van der Giessen antwoordt dat we geen cijfers terug krijgen. Het is aan de vakafdeling om te vragen of de klacht goed afgehandeld is. Dat zou bij het proces moeten horen. Mevrouw Van Son concludeert dat er niet een punt is waar overzicht is over hoe lang de afhandelingstermijn is en zijn mensen geholpen zijn of niet. De heer Van der Giessen antwoordt dat daarvoor de maandelijkse rapportages zijn. Daarmee wordt ook geadviseerd over een eventuele verlenging van een termijn. De heer Broere is benieuwd naar de ambtelijke inzet van de afdeling Klachtbehandeling. De heer Van der Giessen antwoordt dat er een klachtenmanager is, die werkt 24 uur is en als zij er niet is nemen we waar. De heer Dienjes vraagt wat het percentage aan klachten is waar iets mis gaat, bijvoorbeeld dat de klacht te lang blijft liggen. De raadsfracties krijgen vaak mails van inwoners die zeggen dat ze al drie maanden niets gehoord hebben.

De heer Van der Giessen antwoordt dat dat inzichtelijk is maar hij moet dat opzoeken. De voorzitter schorst de vergadering voor de maaltijd. 11. Jaarverslag 2022 Commissie Ombudsman De Commissie Ombudsman stelt zich voor: Dick Siemons, mediator/bemiddelaar, 27 jaar actief in het ombudswerk. Marieke Kranenburg, werkzaam in de Jeugdzorg en ook ruim 8 jaar actief in dit werk als nevenfunctie. Diana Smiers, sinds drie jaar voorzitter van de Commissie Ombudsman, onder andere voor Breda maar voor nog elf andere organisaties in deze regio. Ik ben er dagdagelijks mee bezig omdat je er echt punten mee maakt als iemand binnen afzienbare tijd een reactie krijgt op een verzoek of een klacht. Het jaarverslag is het formele moment waarop de Commissie Ombudsman verantwoording aflegt aan de raad. De raad is opdrachtgever maar het werk vindt veelal plaats met een individuele burger. De Commissie Ombudsman is de beroepsfunctie, net als de nationale Ombudsman. In de wet staat een keuzemogelijkheid, Breda heeft gekozen voor een eigen commissie. De Commissie Ombudsman doet vier dingen: kijken of de klachtafhandeling die iemand heeft ingediend bij de gemeente Breda inderdaad tot niet-tevredenheid zou kunnen leiden, is daar in de afhandeling iets verkeerd gegaan, maar kan ook een oordeel geven over de gegrondheid van de klachten. Soms zijn de klachten niet gegrond.

De commissie doet ook aanbevelingen, dat zijn niet afdwingbare adviezen maar we merken in de praktijk dat er wel heel serieus mee omgegaan wordt. De vierde taak is: nee is ook nee. Wij merken in toenemende mate dat mensen gebruikmaken van het klachtrecht waar eigenlijk de bezwaar- of beroepsfunctie dient. Als het gaat over beleid is de raad aan zet. In toenemende mate merken wij dat verzoekers soms een beetje van karakter veranderd zijn in deze tijd maar met de meerderheid hebben we goede gesprekken en doen we onderzoek wat met respect wordt ontvangen, ook als dat een ongegrondverklaring is. Nadat wij ons werk hebben gedaan is er geen beroepsfunctie meer die openstaat omdat het hier gaat om bejegening, dus houding en gedrag. Als wij de beroepsfunctie hebben vervuld is dat wel het einde en dat is heel redelijk. Als onze houding ter discussie komt te staan, wat gelukkig nog niet gebeurd is, zouden we daar onderling naar kunnen kijken. Ons onderzoeksresultaat is niet betwistbaar, net als bij de nationale Ombudsman. Mevrouw Van Breugel geeft aan dat de Rekenkamer dit jaar meedoet aan een landelijk onderzoek naar klachtafhandeling, met 80 andere bestuursorganen. We hopen dat we ook vergelijking kunnen trekken hoe goed of hoe slecht Breda het doet in vergelijking met andere gemeenten.

In het onderzoek gaan we ook kijken naar de tweede lijn en in dit geval is dat heel specifiek de Ombudscommissie. Het is een landelijk onderzoek, er is primair contact gelegd met de nationale Ombudsman. De dataverzameling zal in de tweede helft van dit jaar zijn. Zoals gebruikelijk, vindt ambtelijke en bestuurlijke hoor en wederhoor plaats. Mevrouw Smiers geeft aan dat na een gesprek wordt gevraagd hoe de indiener het gesprek ervaren heeft. De commissie juicht het zeer toe dat de Rekenkamer mee gaat doen aan dit onderzoek. De Commissie Ombudsman heeft vorig jaar uit eigen beweging meegedaan aan een onderzoek van de nationale Ombudsman. Dat onderzoek ging over jongeren van 18, 19 en 20 jaar in de bijstand. We hebben daarvoor vele gesprekken gevoerd en uiteindelijk is ons gebleken dat de landelijke aanbevelingen ook die van ons waren. Dit is niet op basis van een trend maar we liften mee op een onderwerp wat de nationale Ombudsman aankondigt. Wij adviseren om vooral kennis te nemen van landelijke rapporten en mocht het inderdaad een onderwerp zijn wat in Breda ook leeft of waarvan de raad denkt dat het hier iets anders ligt, dan horen wij het graag. Eigenlijk zijn we zeer recent begonnen, op verzoek van de raad, om meer zichtbaar te zijn met een inloopspreekuur op de eerste donderdag van de maand. Er wordt voorzichtig gebruik van gemaakt maar we zijn niet ontevreden.

De heer Jansen vraagt of er een correlatie is tussen de klachten die de commissie in behandeling heeft en de klachten die bij de gemeente langer wachten op een antwoord. Mevrouw Smiers antwoordt dat er ook interventies zijn waarbij iemand zich met een termijnoverschrijding uiteindelijk tot ons wendt. Wij kunnen dan de klachtafhandeling helemaal overnemen of wij nemen, via de Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 5

klachtenmanager, contact op met de afhandelaar wat de reden is dat je het niet binnen de termijn afhandelt. Een burger wordt geacht precies binnen de lijntjes te kleuren en dan is het jammer als je binnen het klachtrecht buiten de bocht gaat. De heer Uijl merkt op dat het aantal verzoeken, op het corona jaar 2020 na, stabiel is. Is het gebruikelijk dat het aantal klachten stabiel is? Je zou hopen dat het aantal klachten of verzoeken afneemt. Mevrouw Smiers hoopt altijd uiteindelijk overbodig te worden maar toch zie je in de klachtafhandeling soms helaas dat hetzelfde patroon herhaald wordt, bijvoorbeeld termijnen niet halen. Dat kan door onderbezetting, ziekte of door te weinig aandacht of wisseling van de wacht. De klachtbehandeling is neergelegd bij de leidinggevende van degene die beklaagd wordt, dat is de laatste jaren niet altijd dezelfde. Wij zijn soms ook herhaald bezig om uitleg te geven over het klachtrecht. Mensen worden ook mondiger, misschien is het in stand blijven van dit aantal eigenlijk al een verbetering. Bij andere gemeenten zie je hetzelfde, het aantal neemt niet echt af maar onder de huidige omstandigheden had het mij ook niet bijzonder geleken als het was toegenomen. De heer Dienjes vraagt hoe de commissie reflecteert op een rapportage van 2019 en nu.

Zien we daar verbeteringen of grote veranderingen? Mevrouw Smiers ziet voor en na corona een verharding, met name op het gebied van de boa’s. Mensen nemen niet makkelijk genoegen met de discretionaire bevoegdheid van een boa, die al dan niet een boete of een (formele) waarschuwing mag afgeven. Dat heeft met houding en gedrag te maken maar ook met de acceptatiegraad en daar zien wij echt een tendens na corona. De heer Dienjes vraagt welke verschillen opgemerkt worden in het gedrag en welzijn van de inwoners richting de gemeente. Mevrouw Smiers zou voor een vergelijking de twee jaarverslagen naast elkaar moeten leggen maar ziet wel dat er een soort apotheose ontstaat van crises. Het woord crisis wordt snel uitgesproken, een klimaatcrisis, een Oekraïne-crisis, een arbeidsmarkt crisis. Die tendens heeft wel degelijk gevolgen voor de klachtbehandeling maar ook voor de klachtgevoeligheid. Als je met minder mensen het werk moet doen dan heeft het klachtrecht niet de prioriteit. Als ook onder de politiek het verlangen is om bepaalde zaken op ambtelijk niveau op te pakken, zou je eerder een discussie moeten voeren of het er nog bij kan en als het er niet bij kan. wat kan er dan af. De commissie gaat daar niet over maar wil dit signaal wel afgeven. We vragen daarvoor weleens begrip van de burger, al is dat niet helemaal onze taak en zijn we daarmee niet meteen onpartijdig.

Waar wij sterk aan hechten is dat iets wat fout gaat, niet altijd fout gedaan is. De ambtenaar heeft nooit de intentie gehad om het fout te doen vandaar dat wij benadrukken dat de ambtenaar zich ook weleens onterecht beklaagd voelt en soms heb je echt onaangepast gedrag. Het is ook kijken naar nieuwe verhoudingen en wij willen graag een bijdrage leveren aan de norm bespreken, met de burger en ook met de raad. Als je achteraf vindt dat een ambtenaar of een bestuurder de (on-)gegrondheid van onbehoorlijk handelen over zich heen kan krijgen, moet je ook vooraf kijken wat behoorlijk handelen is en zijn we allemaal even behoorlijk in ons handelen? Is het behoorlijk om teveel opdrachten te geven zonder dat je zegt wat ervan af kan? Is het behoorlijk dat een burger een klacht in kan dienen tegen een ambtenaar en die ambtenaar zelf nooit een klacht in kan dienen. De heer Van Woudenberg merkt op dat er toenemende klachten zijn bij de boa’s. Hoor je dezelfde geluiden bij de politie, of als er meer blauw op straat zou zijn. Mevrouw Smiers kent geen exacte aantallen bij de politie maar hoort wel dat ook daar een verharding plaatsvindt. Daarnaast is de afdeling boa’s enorm gegroeid de afgelopen jaren en dan krijg je navenant meer klachten.

Er wordt echt serieus gekeken naar de houding en het gedrag waarbij de Ombudscommissie is uitgenodigd voor een workshop om een bijdrage te kunnen leveren vanuit het klachtrecht. De voorzitter dankt de commissie voor de komst en voor het goede werk. 12. Herijking indicatoren Wethouder Kranenborg licht toe dat de raad een aantal jaren geleden het aantal indicatoren teruggebracht heeft tot een soort basisset die elk jaar actualisatie behoeft omdat je net op een andere manier naar iets kijkt, een andere meetmethode hebt, andere dingen belangrijk vindt. Het voorjaar is een logisch moment om richting de begroting kleine aanpassingen te doen. Mevrouw Dörr wil de auditcommissie bijpraten over de jaarlijkse herijking van de beleidsindicatoren zodat je een actuele set hebt waarmee je in de jaarrekening kunt kijken of je beleid gerealiseerd is. We zijn begonnen met 150 indicatoren. Daar is de stofkam doorheen gegaan, er is wat uitgehaald en wat bijgekomen. Het voorstel voor de begroting 2024 komt net na de afronding van de jaarrekening. Het tweede kwartaal start de ambtelijke voorbereiding van de begroting dus dit is het moment om te kijken of die set nog voldoet, in dit geval bijna. We hebben en Bredase set en we hebben een set landelijk verplichte indicatoren, in het kader van de BBV-regels moeten we die als gemeente opnemen in de jaarrekening.

Er is inmiddels een website met alle indicatoren voor alle gemeenten. De landelijk verplichte indicatoren zitten ook in de jaarrekening en de begroting van Breda. Een groot deel van de landelijk verplichte indicatoren zit in de set van 113 indicatoren die we gebruiken om te sturen en het volgen van de ontwikkelingen. Die zitten gekoppeld aan de thema’s in de programma’s. Een voorbeeld van een Bredase indicator is de werkgelegenheid voor de focussectoren en van een landelijk verplichte indicator is de demografische druk. De vijf voorstellen voor herijking zijn opgehaald bij de lijnafdelingen en afgestemd met de portefeuillehouder. Drie nieuwe indicatoren om het vertrouwen in de politiek en in de gemeente beter te kunnen duiden worden Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 6

toegevoegd in het desbetreffende thema. Daarnaast twee wijzigingen, zowel bij duurzaam vervoer als bij de verduurzaming van de gemeentelijke gebouwen was er sinds jaar en dag een indicator die niet meer helemaal precies liet zien wat we daar wilden tonen. Er is een nieuwe definitie, een nieuwe bron en een nieuwe berekening voor. De nieuwe set wordt dus 116. Bij de bestuursrapportage wordt voorgesteld om de nieuwe set indicatoren ook op de begroting 2023 toe te passen en in jaarrekening 2023 te verantwoorden. De heer Smans vraagt wat er bij de bestuursrapportage gedaan wordt en waarom. Mevrouw Dörr stelt voor de huidige indicatoren set 2023 en streefwaarden inhoudelijk zo aan te passen dat die de nieuwe actuele set omvat. Daar is een inhoudelijke begrotingswijziging voor nodig. Dit schijnt de handigste route te zijn. De heer Smans zou deze set met zijn fractie willen bespreken en vindt het te vroeg om deze hier vast te kunnen stellen. De nieuwe indicatoren zijn hartstikke logisch maar wat willen we hiermee bereiken, willen we dit alleen monitoren of zijn er ook bepaalde doelen gesteld. De voorzitter merkt op dat dit deels een retorische vraag aan de politiek is.

Wethouder Kranenborg antwoordt dat er in het bestuursakkoord ook iets staat ten aanzien van het vertrouwen en de burgemeester vond het belangrijk om deze indicator expliciet op te nemen om te laten zien dat we er veel waarde aan hechten. Mevrouw Dörr antwoordt dat deze indicatoren gevolgd worden met onze jaarlijkse inwonersenquête, waarin we al een aantal jaren vragen over vertrouwen opnemen. Die gaan we in de komende ronde specificeren. De heer Smans snapt dat ze bij het thema worden toegevoegd maar vraagt zich af naar welke achtergrondkenmerken je die gaat analyseren en wat voor doelen je eraan gaat stellen. Wethouder Kranenborg denkt dat de heer Smans hier veel dingen achter ziet die er niet achter zitten. Aan de hand van een aantal vragen in de inwonersenquête geven we de resultaten op deze indicator weer. Of daar een streefwaarde aan gekoppeld zal worden, is een gesprek wat je moet voeren bij de begrotingswijziging 2023 of richting begroting 2024. De heer Smans hoopt dat we toch een bepaald doel gaan stellen. De heer Jansen is blij dat het college voorstelt om deze indicatoren op te nemen. Dan kan de politiek een doel of een streefwaarde stellen aan het college, niet hier maar bij de begroting. De voorzitter begrijpt dat de heer Smans het nog even in de fractie wil bespreken maar het stadskantoor en het college willen wel aan de slag.

Hij stelt voor om hier ruimte voor te geven en als D66 er politiek iets mee wil zal dat op een andere manier moeten. De heer Smans vraagt of de voorzitter bedoelt dat we het nu vaststellen. De voorzitter antwoordt dat we niets vaststellen, het college heeft naar de mening van de auditcommissie gevraagd. Het college gaat deze wijziging doorvoeren. D66 wil daar nog in de fractie over spreken en als er een andere politieke opvatting over de indicatoren uitkomt, moet dat in de raad besproken worden. De heer Smans vraagt wanneer we dan onze mening kunnen geven. De voorzitter antwoordt nu. De heer Smans ziet graag indicatoren op het gebied van biodiversiteit en de energietransitie. D66 vindt het jammer dat de duurzame verplaatsingen worden gewijzigd en vraagt zich af of er in de nieuwe indicator ook backdata beschikbaar is en anders wil D66 deze tijdelijk parallel aanhouden. 12. Kennismaking voorzitter Rekenkamer Mevrouw Van Breugel heeft de afgelopen twee maanden veel goede en plezierige gesprekken gehad met veel mensen in Breda. Zij volgt vergaderingen online maar wil ook wat sessies bijwonen. Tot nu toe is de indruk goed, er zitten betrokken mensen, er zijn veel ambities, er zijn ook opgaven voor Breda en het is mooi dat de Rekenkamer daar een bijdrage kan leveren.

Begin februari is een brief gezonden om de raad te informeren waar de Rekenkamer mee bezig is, welke onderzoeken lopen en in de eerste week van maart een onderzoeksrapport over ondersteuning van de raad, een landelijk onderzoek waarin aandacht is hoe de verschillende gemeenten en gemeenteraden hun ondersteuning hebben geregeld. Dat geeft een inkijk hoe Breda daar in staat en hoe de 100.000+-gemeenten. Wat de Rekenkamer betreft is de klus die eruit komt: Breda let goed op het geld. Daarna hebben wij u geïnformeerd over de Jeugdzorg. In 2020 heeft de raad dat onderzoek verzocht, dat is medio 2021 begonnen en er lag een eerste rapportage. Eind februari kwam de voltallige Rekenkamer tot de verdrietige conclusie dat het niet de kwaliteit is die we van onszelf verwachten of onszelf opleggen. Daarover hebben we een brief gezonden. De Rekenkamer heeft ervoor gekozen dit jaar geen rekenkamerbrief over de jaarrekening op te stellen. Daarvoor is ook in de historie gekeken. De Rekenkamer bestaat sinds 2005 en er is vaak een rekenkamerbrief over dit onderwerp gezonden maar het is ook enkele jaren niet gebeurd dus er zijn bewuste keuzes gemaakt. Als het achteraf een ontzettend gemis is voor dit jaar dan kunt u natuurlijk altijd vragen om dat in 2024 weer te doen en dan zullen we dat ernstig in overweging nemen. Allereerst iets over mijn referentiekader en ervaring.

Ik ben in 2005 begonnen in de eerste Rekenkamer en ben inmiddels 18 jaar aan Rekenkamers verbonden. Inmiddels zijn de Rekenkamers in Nederland steeds professioneler geworden en er zijn ook actuele uitdagingen. Daarnaast heb ik acht jaar in het bestuur van de Vereniging van Nederlandse Rekenkamers gezeten en er zicht op hoe het in Nederland is. Met dat referentiekader heb ik de afgelopen twee maanden met veel mensen in Breda gesproken en een goed beeld gekregen, wat nog niet compleet is. Er lopen nog afspraken. Wat ik heb geleerd is dat iedereen toch zijn eigen Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 7

gevoel en cultuur heeft en eigen accenten legt en ik wil er achter komen hoe dat werkt in Breda en hoe de Rekenkamer Breda effectief kan functioneren. Vorig jaar zijn er niet veel producten vanuit de Rekenkamer naar de raad gekomen. Ik beloof dat ik daar in elk geval bij de raad op terug kom, in welke setting moeten we nog kijken. Elke gemeenteraad heeft zijn eigen mores, zijn eigen stokpaardjes, zijn eigen cultuur en dat is ook goed voor een Rekenkamer om te weten. We blijven onafhankelijk maar het is soms wel goed voor de effectiviteit om te weten welke patronen er in een gemeenteraad zitten. Het derde wat de kennismaking moet opleveren is dat ik beter kan inschatten, samen met de selectiecommissie, wat een goede samenstelling is voor de Rekenkamer Breda. De selectiecommissie gaat binnenkort aan de slag en de gesprekken die ik gehad heb leiden ook tot een beter en completerend beeld van wat past en wat geschikt is voor de Rekenkamer, welke kwaliteiten en competenties daarbij passen. De Rekenkamer Breda heeft een lange traditie. Wat ik belangrijk vind is dat de Rekenkamer onafhankelijk blijft. We willen met iedereen in gesprek maar willen zorgen dat we heel transparant blijven. We staan altijd open voor technische vragen via de griffie en als u behoefte heeft aan een dialoog of gesprek, staan we daar zeker voor open. We laten ons uitnodigen op sessieavonden zoals vanavond.

De heer Van Oirschot vraagt wanneer het rapport over de Jeugdzorg beschikbaar komt. Mevrouw Van Breugel antwoordt dat dat niet beschikbaar komt, we hebben gepoogd dat in de brief van 22 maart aan te geven, met een stuk historie en de staat van nu. Het is een heel belangrijk onderwerp maar we hebben hoge kwaliteitstandaarden en om dat als mededeling naar de raad te sturen vonden wij erg beperkt. Vandaar dat we geschreven hebben dat we het een goed onderwerp vinden. Er is recent een groot onderzoek uitgekomen met 44 rapporten van Rekenkamers over Jeugdzorg verschenen, daar willen we naar kijken en een rode draad uit halen. Wij hebben beloofd dat we in het najaar erop terugkomen, wat een goede vorm zou kunnen zijn om Jeugdzorg te onderzoeken en of we dat moeten doen. Mevrouw Van Son ziet dat de Rekenkamer overweegt een onderzoek te doen naar de openbare ruimte of parkeren in Breda. Dat zijn twee thema’s die ik niet in de bijlage staan. Wat is de aanleiding om deze twee thema’s te overwegen? Mevrouw Van Breugel antwoordt dat de Rekenkamer het lijstje inderdaad in het onderzoeksplan heeft opgenomen en daarnaast is ook in de derde kolom opgenomen wat we volgend jaar daar in overnemen. De zaken die u genoemd heeft, hebben we heel serieus bekeken, op de een of andere manier doen we wat met de meesten.

Dat de Rekenkamer onafhankelijk is, wil niet zeggen dat we maar onze gang gaan, we luisteren goed naar de raad maar bedrijven geen politiek. We hebben een brainstorm gedaan binnen de Rekenkamer en we kwamen op deze twee onderwerpen uit. We gaan ook een uitvraag doen, welke van de twee vindt u interessant en in het hypothetisch geval dat u zegt dit zijn twee waardeloze onderzoeken dan gaan we daar nog goed naar kijken. Mevrouw Van Son is toch benieuwd of er een inhoudelijke aanleiding achter zit of dat de Rekenkamer zorgen heeft over deze thema’s. Mevrouw Van Breugel heeft zich met name laten leiden door meningen van inwoners. Er zijn veel klachten over het parkeerbeleid en met name over de scanauto. De heer Smans herinnert zich dat de Rekenkamer een jaar of twee geleden besloten heeft om naast de onderzoeken die door de fracties zijn aangeleverd ook zelf een of twee QuickScans te doen op basis van actualiteit. Dat is best wel goed bevallen. Hij is blij dat deze twee onderwerpen ook op de politieke agenda komen. De heer Van Woudenberg merkt op dat er ooit een uitgebreid rapport is geweest over de WOB en vraagt zich af waarom er nu over de WOO-verzoeken niets meegenomen is, ook in relatie tot het vertrouwen in de overheid. Mevrouw Van Breugel antwoordt dat het WOB-onderzoek een landelijk onderzoek is geweest en dat is gedaan in de opmaat naar de WOO.

Dat rapport is vorig jaar juni naar de gemeenteraad gestuurd en voor de Rekenkamer was daarmee het onderzoek naar de WOB afgerond. De WOO is nu een jaar van kracht, we zagen nu geen aanleiding om daar aandacht aan te besteden. Vertrouwen in de overheid is bijna een containerbegrip geworden en er worden veel onderzoeken gedaan, ook door het CBS en het CPB. De heer Jansen betreurt het dat er geen rekenkamerbrief komt over de jaarrekening en vraagt of de Rekenkamer een inkijk kan geven hoe ze dat in het verleden hebben aangepakt aan de drie mensen die zich nu beschikbaar hebben gesteld om iets voor de raad te maken. Welke stappen heeft de Rekenkamer genomen en misschien kan de werkwijze gedeeld worden. Mevrouw Van Breugel zal daar schriftelijk op terugkomen. 14. Rondvraag De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn voor de rondvraag. Hij dankt iedereen voor de aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 6 april 2023 Pagina 8