2022.12.01 Bijlage 4 Controleplan Breda 2022





Eventuele ontdekte of vermoede fraude





Niet-naleven van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het college



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op de financiële verslaggevingsproces



Niet gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit



Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s





23

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen

Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening

Verantwoordelijkheid van de accountant

Het college is verantwoordelijk voor:

Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.

•

Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden

•

Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

•

het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde in en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.

Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar niet absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.

23I

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving

Onze controleaanpak Overige onderwerpen

De verantwoordelijkheden van het college

Communicatie

Deze bestaan uit:

De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, d.w.z. de raad

•

Deze bestaan uit:

Bijlagen Vereiste communicatie

•

Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools'

het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving;

•

het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen;

•

ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen;

•

ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld;

•

het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.

Afhankelijkheid van derden

•

het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht;

•

het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste ‘tone at the top’;

•

ervoor zorgen dat het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen;

•

het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht.

•

het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.

23II

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving

Onze controleaanpak Overige onderwerpen

De verantwoordelijkheid van de accountant

Communicatie Bijlagen

De accountant is verantwoordelijk voor: •

het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten;

•

het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld;

•

het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving;

•

evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het seniormanagement en de gevolgen voor de controleomgeving;

•

het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: •

het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van weten regelgeving;

•

het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren;

•

het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en

•

het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

24

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Onze ‘audit tools’ Onze belangrijkste technologieën

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie

We weten dat het belangrijk is om gelijke tred te houden met onze klanten. We passen onze aanpak aan de situatie aan om te komen tot een digitale controle. Oftewel: meer gebruik te maken van onze technologie die naast die van u werkt. Het optimaal benutten van uw investering en verbetering zal tegelijkertijd leiden tot grotere voordelen voor de digitale controle van PwC. Hieronder is een beschrijving van deze tools en controletechnieken opgenomen.

Bijlagen Vereiste communicatie

Aura

Connect

Verantwoordelijkheden

Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.

Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.

Leer meer

Leer meer

Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

HR Insights HR Insights is een applicatie die zich richt op de geautomatiseerde controle van de salariskosten. Leer meer

Halo Bekroonde gegevenscontroletool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst. Leer meer

24I

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

Audit tools - Aura Ons wereldwijde ERP-systeem zorgt voor wereldwijde kwaliteit en consistentie In Aura wordt onze op risico gebaseerde aanpak weergegeven, waardoor we eenvoudiger kunnen zien hoe vastgestelde risico's worden aangepakt door onze werkzaamheden betreffende beheersingsmaatregelen en inhoudelijke toetsingen. Hiermee kunnen teams Aura toespitsen op specifieke scenario's, rekening houdend met risiconiveaus, vertrouwen op beheersingsmaatregelen en inhoudelijke toetsing. Workshare feature is bedoeld voor shared service centers en controles op verschillende locaties, stelt ons in staat samen te werken en voorkomt dubbele werkzaamheden. Workflow technology wijst controleprocedures en individuele taken aan op gepersonaliseerde dashboards, waardoor werkzaamheden tijdig kunnen worden uitgevoerd en beoordeeld..

24II

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Audit tools - Connect We werken samen door realtime inzicht te hebben

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

Aanpasbaar dashboard zodat u ziet wat voor u het belangrijkst is

Delen van informatie door samenwerking nu eenvoudiger Connect is onze op SharePoint gebaseerde samenwerkingsworkflowtool, waarmee u in elke fase van de audit sneller, efficiënter en veiliger informatie kunt delen. Het stroomlijnt en bewaakt het proces van documentuitwisseling in realtime. Nu kunnen uw en onze teams 24 uur per dag, 7 dagen per week in contact staan ​om controle gerelateerde problemen op te lossen, zonder voor verrassingen te staan. Voordelen •

Doordat controlecorrecties, tekortkomingen in beheersingsmaatregelen en rapportage aan toezichthouders zich allemaal op één plek bevinden, worden vertragingen of kwesties meteen gesignaleerd.

•

Betere informatie-uitwisseling en documentenbeheer door middel van een veilige webtool.

•

Leidt tot proces efficiëntie door middel van consolidatie en automatisering van meldingen.

•

Veilige en beveiligde communicatie voor uw teams en die van ons.

•

Wereldwijd beschikbaar voor kleine tot grote onderdelen.

•

Real-time tracking maakt snelle en efficiënte probleemoplossing mogelijk.

Bewaak de voortgang van de audit in realtime

Beheer deadlines beter met automatische herinneringen

Verminder de overbelasting van de inbox met livechat

Veilige, realtime document uitwisseling

Volg verzoeken van meerdere locaties

Hoe Connect zorgt voor een betere controle-ervaring

24III

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Audit tools - Halo Een revolutie in onze controles door de kracht van data te benutten

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

Halo for Journals kunnen alle boeken worden doorzocht, getest en geanalyseerd om ongebruikelijke relaties en patronen aan het licht te brengen. Hierdoor wordt de kwaliteit van de tests verbeterd, kunnen wij risico's beter beoordelen en kunnen wij ons focussen op de dingen die echt belangrijk zijn. Wij passen Halo toe ter adressering van het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management. Bij de gemeente Breda zullen we samen met uw ITafdeling voor 2021 de data van 1 januari tot en met 31 december uit het financiële systeem extraheren. Deze zullen vervolgens worden geanalyseerd en hier zal over worden gecommuniceerd in het accountantsverslag. Onze processen zijn ontworpen om helderheid te creëren uit complexiteit. Waar relevant zijn de processen geautomatiseerd. Door slim gebruik te maken van data in onze controle identificeren wij belangrijke aandachtsgebieden in uw financiële processen. Wij maken gebruik van data-analyse in de controle om de uitkomsten van uw processen te valideren en om de uitvoering en opzet van enkele van onze gegevensgerichte werkzaamheden daarop aan te passen. Samen met het team audit beoordelen we de uitkomsten van deze analyses en bespreken we de verdere gevolgen van onze controleaanpak. Het eindresultaat wordt opgenomen in onze rapportage interim-bevindingen en/of ons accountantsverslag.

24IV

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Audit tools - HR Insights Meer inzicht tijdens de controle van salarissen

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools' Afhankelijkheid van derden

HR Insights richt zich op de controle van de salariskosten. Door het geautomatiseerd uitvoeren van een aantal controlestappen (zoals een integrale bruto-netto controle en het vaststellen van de juistheid van de sociale premies) kan snel worden geconcludeerd of de salarisadministratie op orde is.

25

Controleplan gemeente Breda

Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze kernboodschappen

Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de service organisaties waaraan taken zijn uitbesteed welke relevant zijn voor de jaarrekening

Onze controleaanpak Overige onderwerpen Communicatie Bijlagen Vereiste communicatie

Een deel van uw gemeentelijke taken heeft u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat u voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.

Onderwerp

Partij waaraan is uitbesteed

1. PGB Jeugd en Wmo

Heeft het college reeds afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja

Nee

SVB





2. Eigen bijdrage Wmo

CAK





3. Prestatielevering Sociaal Domein

Productieverantwoordingen zorgaanbieders





4. Belastingen

Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB)





4. Salarissen

ADP





Verantwoordelijkheden Onze 'audit tools'

Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.

Afhankelijkheid van derden