2022.12.01 bijlage 3 ML Breda 2022 22-11
Tekst van het document
19
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Accounting & controle Diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op onze jaarrekeningcontrole en uw jaarrekening
Controlekader Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal domein Inkopen, aanbestedingen, inhuur Overige ontwikkelingen Opvang vluchtelingen Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Specifieke onderwerpen Accounting & controle Het controleproces
Bijlagen
Voorziening verlofsparen Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke verlofuren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers hun bovenwettelijke verlofuren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze verlofuren verjaren niet. Als gevolg van verlofsparen ontstaat er voor de gemeente als werkgever een arbeidskostengerelateerde verplichting. De commissie BBV heeft gesteld dat de mutaties van deze verplichting onvoorspelbaar zijn en dat daarom hiervoor een voorziening moet worden gevormd. De hoogte van de voorziening zal afhangen van de mate waarin medewerkers gebruik gaan maken van verlofsparen. Op basis van het totale openstaande saldo aan bovenwettelijke verlofuren binnen de gemeente, zal een inschatting moeten worden gemaakt van de noodzakelijke voorziening door gemeente Breda. Breda heeft hierop actie ondernomen.
Bijdrage activa derden In september 2022 heeft de commissie BBV geantwoord op een vraag over het activeren van bijdragen in activa van derden. De commissie heeft expliciet gesteld dat activeren van een bijdrage in activa van derden niet mag als deze derden geen afschrijvingstermijnen hanteren. Dit is een aanscherping van artikel 64, lid 6 van het BBV. Dat is het geval als er een bijdrage aan het Rijk wordt gedaan. Doordat het Rijk werkt met het kasstelsel worden investeringen in één keer gedekt. Wij vinden dat zou moeten worden gekeken naar de gebruiksduur van de activa en hebben nog in beraad hoe met dit antwoord van de commissie BBV moet worden opgegaan. Breda heeft hierop actie ondernomen.
De herziene controlestandaard 315R over risico-inschatting van processen en beheersmaatregelen Met ingang van 2022 is de herziene controlestandaard 315 van toepassing. De standaard richt zich op ‘het identificeren van risico’s van een materieel belang door inzicht te verwerven in de entiteit en haar omgeving’. Voor de gemeente en voor PwC betekent dit een aanscherping van de risico-inschatting van processen en beheersmaatregelen. We besteden meer aandacht aan een gemeentebrede, integrale risicoanalyse om beter op risico’s te kunnen inspelen. Kennis blijven nemen van relevante ontwikkelingen en gesprekken met de afzonderlijke clusters (primaire processen) zijn hierbij belangrijk. Verder is nader geduid ‘wat’ maar ook ‘hoe’ en ‘wanneer’ deze begripsvorming en risicoinschatting dient plaats te vinden. Inmiddels hebben de verkennende en verdiepende gesprekken plaatsgevonden. Deze worden op dit moment concreet vertaald naar onze controlewerkzaamheden. Dit uit zich bijvoorbeeld in een bredere afweging ten aanzien van klimaatgerelateerde risico’s (zoals de stikstofcrisis), maar ook in andere meer reguliere processen, zoals de IT-beheersing, en onderlinge afhankelijkheden binnen de processen. We verwachten hierbij aan te kunnen sluiten bij procesbeschrijvingen en auditprogramma’s van de afdeling Concerncontrol.
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Voorbereidingen voor de eindejaarscontrole Blijven verbeteren van de samenwerking om de beoogde versnelling in het proces te realiseren
Controlekader Vooruitkijkend Grondexploitaties Sociaal domein Inkopen, aanbestedingen, inhuur Overige ontwikkelingen Opvang vluchtelingen Rechtmatigheidsverantwoording ESG en lokale overheden Specifieke onderwerpen Accounting & controle Het controleproces
Bijlagen
Onze samenwerking Gedurende onze interim-controle ondervonden we een goede samenwerking met uw team. Met de organisatie hebben wij diverse prettige gesprekken gevoerd. Daarnaast zorgt de heldere en open communicatie voor een fijne samenwerking. Indien de situatie het toelaat, willen wij vaker op locatie aanwezig zijn, zodat de overleggen fysiek plaats kunnen vinden. De ervaring leert namelijk dat fysiek overleg de gesprekken verdiept. De focus voor de komende periode ligt daarom op meer fysiek aanwezig zijn om de samenwerking tussen ons en uw organisatie te vergemakkelijken. In dat kader zullen wij in januari net als voorgaand jaar ook een presentatie houden aan alle relevante medewerkers over onze werkwijze en afspraken over onze Client Connect-portaal. Op deze manier hopen we de onderlinge informatie-uitwisseling zo efficiënt en effectief mogelijk te houden. Vroegtijdige toetsing (‘early testing’)
Net als voorgaand jaar voeren wij ook dit jaar vroegtijdig testwerkzaamheden op de opbrengsten en kosten uit. Op deze manier kunnen we de werkbelasting voor uw team beter over de komende maanden verdelen. Dit hebben wij gepland in lijn met de voortgang van de Concerncontrol-werkzaamheden.
20
21
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen Detailbevindingen Detailbevindingen IT Wet normering topinkomens ISA-vereisten
Appendices Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder detailbevindingen en een overzicht van de vereiste communicatie.
05 04
22
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Detailbevindingen
Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend
Proces
T.o.v. 2021
Beschrijving
Bijlagen Grondexploitaties
Vorig jaar rapporteerden wij dat de interne documentatie met betrekking tot de gemaakte overwegingen en afspraken over de verschillende projecten niet op het gewenste niveau is. De dossiervorming bestaat voornamelijk uit de verkenner en mailbox van de key-functionarissen. Inmiddels heeft de gemeente een tool ingekocht die de informatievoorziening moet helpen stroomlijnen. Deze wordt eind 2022 of begin 2023 in gebruik genomen.
Inkomende subsidies
De gemeente Breda beschikt niet over een volledig overzicht van alle inkomende subsidies, hetgeen risicovol is in het kader van de verantwoording.
Inkomende subsidies
De gemeente Breda kent geen centrale monitoring op (verloop van) naleving van inkomende subsidies, hetgeen voor het risico zorgt dat onopgemerkt niet aan de voorwaarden wordt voldaan.
Jeugd/Wmo
Aanbestedingen
Het gebruikmaken van inkooporders wordt nog niet consequent toegepast.
Vorig jaar hebben we gerapporteerd dat de gemeente Breda geen aansluiting maakt tussen het vastgoedbeheersysteem Planon en de activastaat vanuit Key2Financiën. In 2022 voert de organisatie deze aansluiting wel uit, waarmee de bevinding met succes is opgevolgd.
De controle op de invoer van tarieven voor vastgoedbeheer wordt niet vastgelegd. Wij adviseren om deze controle zichtbaar te documenteren.
Detailbevindingen Detailbevindingen IT Wet normering topinkomens ISA-vereisten
Vastgoed
Vastgoed
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
De gemeente Breda heeft onvoldoende interne beheersing omtrent de pgb-lasten. Hierdoor merken wij – conform voorgaand jaar – de volledige stroom als onzeker aan. Tegelijk zien we wel dat de gemeente concrete acties heeft uitgevoerd die leiden tot een verlaging van de pgb-omvang.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
22I
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave
Detailbevindingen
Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend
Proces
T.o.v. 2021
Beschrijving
Bijlagen Belastingen Detailbevindingen Detailbevindingen IT
Omgevingsvergunningen
Verstrekte subsidies
Wet normering topinkomens ISA-vereisten
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Wij constateren dat de gemeente weinig tussentijdse informatie ontvangt inzake de Belastingsamenwerking West-Brabant. Ons advies is om dit met afspraken over de informatievoorziening in te regelen. Vorig jaar hebben we gerapporteerd dat alle behandelaars kritieke velden in Powerbrowser kunnen wijzigen zonder dat dit door iemand anders moet worden goedgekeurd. Ter opvolging hiervan heeft de gemeente Breda de module 'Record management' in Powerbrowser aangeschaft waarmee specifieke rechten kunnen worden toegekend én beperkt. Het streven is om alle rechten begin 2023 te hebben ingericht. De vastlegging van de toets in het vaststellingsproces vindt niet consequent zichtbaar plaats.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
23
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader Vooruitkijkend
Detailbevindingen IT Onderstaande tabel bevat de detailbevindingen inclusief de status ten opzichte van voorgaand jaar en de prioriteit van de IT-detailbevindingen. Op de volgende pagina’s staan de IT-detailbevindingen uitgeschreven inclusief de status ten opzichte van vorig jaar, onze aanbevelingen en de prioriteit.
De prioriteit van een IT-detailbevinding of een combinatie van ITdetailbevindingen in de interne controle is niet alleen afhankelijk van het feit of er daadwerkelijk sprake was van een onjuistheid, maar ook van de waarschijnlijkheid dat een onjuistheid zou kunnen plaatsvinden en de potentiële omvang van de onjuistheid
Bijlagen Detailbevindingen Detailbevindingen IT Wet normering topinkomens
#
Detailbevinding
Status 2022
Status 2021
Prioriteit
1
Autorisaties binnen Proactis worden toegekend op basis van kopie gebruiker
n/a
Middel
2
Monitoring ontbreekt op kritische handelingen binnen Proactis
n/a
Middel
3
1 verouderd besturingssysteem actief op het netwerk
Middel
ISA-vereisten
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
23I
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen Controlekader
#
Detailbevinding
2021.01
1 verouderd besturingssystemen aanwezig binnen de Active Directory Binnen het netwerk van gemeente Breda is 1 verouderd besturingssysteem aangetroffen. Het betreft de volgende server: Windows Server 2008 R2 Enterprise (1).
Vooruitkijkend Bijlagen
Uit afstemming met de gemeente is gebleken dat de betreffende server niet meer actief is, maar niet correct verwijderd is uit de Active Directory. Wij hebben vastgesteld dat de server gedurende 2022 niet actief is geweest en vernomen dat gemeente Breda deze server verwijderd heeft uit de Windows Active Directory.
Detailbevindingen Detailbevindingen IT Wet normering topinkomens
Status
2022.01
ISA-vereisten
2022.02
Autorisaties binnen Proactis worden toegekend via rollen en met een link naar medewerkers met dezelfde autorisaties Voor Proactis kent gemeente Breda autorisaties toe aan medewerkers via voor gedefinieerde rollen. De gemeente Breda heeft een autorisatiematrix, maar past deze niet volledig toe bij de toekenning van autorisaties, mede doordat meerdere combinaties mogelijk zijn. Wij hebben vastgesteld dat binnen het aanvraagformulier voor nieuwe autorisaties de aanvrager de mogelijkheid heeft aan te geven of autorisaties in lijn moeten zijn met de autorisaties van een specifieke bestaande medewerker. Monitoring ontbreekt op kritische handelingen binnen Proactis Binnen Proactis is loggingsfunctionaliteit beschikbaar. Momenteel gebruikt gemeente Breda de beschikbare logging niet ter controle of kritische handelingen van gebruikers in lijn zijn met de functies en verantwoordelijkheden. Gemeente Breda is gedurende 2022 bezig geweest met de inrichting van een monitoring control op kritische handelingen van superusers in aanvulling op een periodieke controle van de autorisatiematrix.
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Risico en aanbeveling
Prioriteit
Risico Geen directe impact op de jaarrekeningcontrole.
Prioriteit Laag
Aanbeveling Niet van toepassing. Wij hebben begrepen dat gemeente Breda deze server verwijderd heeft uit Windows Active Directory.
Risico Het risico bestaat dat gebruikers van de applicatie ongeautoriseerde toegang hebben tot de applicatie of autorisaties niet in lijn zijn met de functie van de betreffende medewerker.
Middel
Aanbeveling Wij bevelen aan om autorisaties zoveel mogelijk toe te kennen op basis van rollen en rechten vastgelegd in een goedgekeurde autorisatiematrix, waarin is vastgelegd welke rollen en rechten bij welke functie horen (RBAC). Vermijd de mogelijkheid om autorisaties te kopiëren van bestaande medewerkers om het risico van onjuiste/onvolledige autorisaties te voorkomen. Risico Het risico bestaat dat ongeautoriseerde handelingen in de applicatie niet (tijdig) worden opgemerkt vanwege het niet uitvoeren van monitoringsactiviteiten op basis van de beschikbare loggingsfunctionaliteit.
Prioriteit
Aanbeveling Wij bevelen aan periodiek een controle uit te voeren (minimaal jaarlijks) op de juistheid en volledigheid van autorisaties. Daarbij bevelen we aan om de logging periodiek te monitoren. Het verdient aanbeveling om de resultaten en opvolging van deze controles zichtbaar te documenteren.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
Prioriteit Middel
24
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Wet normering topinkomens De impact van WNT-wijzigingen voor gemeente Breda zijn beperkt
Controlekader Vooruitkijkend
Uw WNT-norm 2022
Bijlagen
Het algemeen voltijds- en voljaarsbezoldigingsmaximum voor 2022 is met ingang van 1 januari 2022 €216.000 (2021: €209.000).
Detailbevindingen Detailbevindingen IT Wet normering topinkomens ISA-vereisten
Hogere WNT-normen voor uw externe functionarissen Voor 2022 gelden voor externe topfunctionarissen hogere maxima dan voor 2021. De maxima per maand waarin is gewerkt zijn: • voor de eerste zes maanden waarin de functie wordt vervuld: een maximum van €28.600 (2021: €27.700) per maand waarin is gewerkt, plus: • voor de tweede zes maanden €21.700 (2021: €21.000) per maand waarin is gewerkt; • met een maximum van €206 (2021: €199) per uur.
Bijlage Wet normering topinkomens (WNT) U hebt twee topfunctionarissen die u dient te verantwoorden in de jaarrekening. De huidige topfunctionarissen zijn beide in loondienst.
U hebt in 2022 geen (ontslag) vergoedingen gesignaleerd die boven de WNT-grens uit zullen komen.
Vanaf de dertiende maand waarin werkzaamheden worden verricht geldt dezelfde normering als voor topfunctionarissen in dienstverband. De bepaling van de juiste toepasselijke individuele WNT-norm per externe topfunctionaris is door de samenloop van een maandmaximum, urenmaximum en de jaarlijkse verhoging niet eenvoudig. BZK heeft een rekentool ontwikkeld waarmee op basis van enkele eenvoudige vragen de toepasselijke individuele WNT-norm voor 2022 kan worden afgeleid. De rekentool is te vinden op de website www.topinkomens.nl.
Aandachtspunten WNT-verantwoording 2022 De volgende aandachtspunten zijn mogelijk relevant voor de WNTverantwoording 2022 van uw gemeente: • Ontvangt een topfunctionaris ook nog een bezoldiging op andere gronden dan de topfunctie? Is uw WNT-instelling onderdeel van een groep en ontvangt een topfunctionaris ook bezoldiging vanuit een andere entiteit binnen de groep? Dan moet u (vanaf 2022!) mogelijk een extra overzicht in uw WNT-verantwoording opnemen. • Hebt u niet-topfunctionarissen in dienstbetrekking die in 2022 méér bezoldiging ontvangen dan hun deeltijdfactor x €216.000, dan moet u deze (op functie) als ‘overige functionarissen’ in de WNT-verantwoording opnemen.
25
Rapportage interim-bevindingen
Inleiding Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze communicatie over de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle
Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Vereiste communicatie op grond van de controlestandaarden
Controleplan
Rapportage interimbevindingen
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Detailbevindingen
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Detailbevindingen IT
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Wet normering topinkomens ISA-vereisten
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s