2022.12.01 Bijlage 1 concept notulen auditcommissie 3 nov 2022

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 3 november 2022

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer K. Braspenning de heer P. Smans mevrouw L. van Kelle mevrouw L. van Son de heer Y. Nahnahi de heer R. Beekers mevrouw J. van Lierop de heer D. Uijl de heer I. Dienjes de heer H. Broere de heer H. van der Ven de heer M. Van Woudenberg

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Rekenkamer:

de heer H. Wieringa

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 3 november 2022 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom. 2. Vaststellen agenda De commissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen De voorzitter deelt mee dat de heer Wieringa en de heer De heer Beekers eerder weg moeten. Mevrouw Van Kelle is vandaag aanwezig omdat zij heeft verzocht de raadsbrief over het wervingsbeleid te agenderen bij het bredere thema Bedrijfsvoering. Overigens staat het ieder raadslid vrij om de auditcommissie bij te wonen. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Vaststellen notulen a. Auditcommissie van 15 september 2022 b. Auditcommissie van 6 oktober 2022 Deze notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst Er zijn geen vragen of opmerkingen over de aandachts- en actiepuntenlijst. 7. Meerjarenplan auditcommissie De voorzitters vroegen zich bij de voorbereiding af of dit al het juiste moment is om hier een diepgaande discussie over te hebben maar als we het over het begrotingsproces heen tillen, zitten we al in december. De basis van de planning van de auditcommissie ligt niet alleen in de verordening maar ook in bestaande afspraken om de producten uit de p&c-cyclus voor te bespreken. De voorzitter wil vandaag inventariseren wat de auditcommissie als haar rolopvatting ziet en dan in december een besluit over de planning nemen.

De heer Beekers denkt dat het goed is om naast de reguliere zaken gevraagd en ongevraagd advies aan de raad te geven over zaken die een bepaalde financiële consequentie hebben maar het staat of valt met hoeveel tijd en energie de leden van de commissie beschikbaar kunnen maken. Wat je oppakt, moet goed gedaan worden. Hij heeft geen specifieke onderwerpen in gedachten maar je kunt de voorstellen met een financiële impact op tijd in de TAS aan zien komen. Mevrouw Van Lierop is nieuw in de commissie en zoekt nog wat de mogelijkheden zijn. De voorzitter geeft aan dat in de verordening gekaderd is welk pakket het kan zijn. De basis is om over het financiële proces heen te kijken en de thema’s te pakken die de commissie zelf relevant vindt om te bespreken. Dat kan ook een verdieping zijn, bijvoorbeeld grondbeleid of investeringssystematiek, door de ambtelijke organisatie uitgelegd krijgen hoe het technisch in elkaar zit om van daaruit je politiek oordeel beter te kunnen vormen. De heer Van Woudenberg zou de agenda niet vol willen zetten. Gedurende het jaar komen er vanzelf wel onderwerpen naar voren waar de commissie beter zicht op wil hebben. Hij heeft nu geen onderwerpen en wil eerst een paar maanden meedraaien om te zien hoe het gaat.

Er staat meerjarenplan maar hoe zit het na 2023? De voorzitter antwoordt dat de ervaring heeft geleerd dat het al een hele klus is om de planning voor het komend jaar goed op een rij te krijgen. Daarnaast komt een aantal zaken ieder jaar terug. Mevrouw Van Son zou graag de focus op de p&c-producten houden. Zij heeft het afgelopen half jaar gemerkt dat daar nog veel te verbeteren is en scherper te maken is. Bij sommige onderwerpen op het lijstje vraagt zij zich af of het echt iets voor de auditcommissie is of gewoon voor de BOB. Zij zou sommige hoofdstukken in de begroting verder uit willen diepen, bijvoorbeeld het grondbeleid, zodat de raad goed de controlerende taak kan vervullen. De voorzitter geeft aan dat het uitdiepen van een hoofdstuk uit de begroting georganiseerd kan worden. De heer Uijl vindt dat de meester zich toont in de beperking maar de p&c-cyclus zijn vrij afgebakende momenten. Daar tussendoor is wel ruimte. Hij vindt de suggestie om begrotingsonderdelen uit te lichten interessant. De heer Wieringa heeft twee onderwerpen die relevant kunnen zijn voor de auditcommissie. De heer Bakker heeft aan het eind van de vorige raadsperiode een advies geschreven hoe de relatie tussen de Rekenkamer en de raad verstevigd kan worden. Daar zou de auditcommissie een begin mee kunnen maken om te kijken hoe we dat met elkaar verder in kunnen vullen.

Ten tweede, de Rekenkamer heeft regelmatig aangegeven dat bij een nieuw onderzoek de informatievoorziening vrij moeizaam is. Dat zou een onderwerp kunnen zijn, bespreken wat speelt hier nou en hoe kunnen we ervoor zorgen dat op het moment dat de Rekenkamer een onderwerp op wil starten, de informatie redelijk vlot beschikbaar komt. Wethouder Kranenborg wil twee punten meegeven. Ten eerste, gaat het bij cyclische producten vaak over leesbaarheid en begrijpelijkheid. Misschien is het een idee om eens bij andere steden te kijken hoe hun producten eruit zien, wat we daar goed aan vinden en wat we daar in onze eigen producten mee kunnen. Dat is niet in één jaar gedaan en je moet ook niet meteen heel de begroting omgooien. Notulen auditcommissie d.d. 3 november 2022 Pagina 2

Als tweede, de motie Grip op beleidseffecten is een terugkerend thema bij cyclische producten. We kijken heel erg naar de financiële kant maar het zou ook interessant kunnen zijn om te kijken welke systematiek we hebben voor de monitoring van beleidsdoelstellingen. In het verleden is bijvoorbeeld naar de Methode Duisberg gekeken. De heer Smans vindt dit uitstekend verwoord. Hij kan zich in grote lijnen aansluiten bij wat er gezegd is. Het is belangrijk voor de auditcommissie om wat ruimte in de planning open te laten. In de vorige periode zijn daardoor mooie initiatieven ontstaan, zoals het uitvoering geven aan artikel 213A en bijzondere projectenregeling. De voorzitter wil in december terugkeren met een concept planning, in ieder geval voor 2023. We moeten ook kritisch zijn waarin we een toegevoegd waarde zien en waarin niet. 8. Invulling themasessie Bedrijfsvoering De voorzitter denkt dat het goed is om het wervingsbeleid te behandelen in combinatie met de toezegging van de wethouder Bedrijfsvoering om weer een sessie te beleggen waarin de ambtelijke organisatie toelicht hoe een aantal dingen lopen. Die twee onderwerpen liggen in elkaars verlengde. Als we het over werving hebben, gaan we het ook over inhuur hebben en over bezetting en capaciteit.

Mevrouw Van Kelle is het ermee eens dat er veel zaken aan elkaar gekoppeld zijn, strategisch personeelsbeleid, inhuur, ziekteverzuim, werving. Aan de andere kant zijn er ook zaken in de bedrijfsvoering, zoals digitalisering, rechtmatigheid en in control statement die wel apart aandacht vragen omdat ze anders niet de aandacht krijgen die ze verdienen. Het zijn allemaal belangrijke onderwerpen die tijd vergen. De heer Braspenning is het daar volledig mee eens. Er staat een hele lijst met onderwerpen en er staat zelfs “et cetera” bij. We moeten eerst naar de key onderwerpen, zoals strategisch personeelsbeleid en werving en dat soort zaken, kijken en aan de hand daarvan kijken of we een andere sessie kunnen wijden aan ICT en dergelijke. Wethouder Kranenborg kan zich de zorg van mevrouw Van Kelle goed voorstellen. Als je alles doet, is het heel erg op hoofdlijnen. Zij vraagt zich wel af het logisch is om werving en personeelsbeleid te agenderen voor de auditcommissie. Misschien is het logischer om dat in een informatiesessie te doen. Rechtmatigheid, in control statement en control framework kun je prima aan elkaar verbinden. De voorzitter geeft aan dat het een kwestie is van organiseren van een sessie en welke sticker erop geplakt wordt is om het even. Hij stelt voor om als auditcommissie het initiatief te nemen om een informatiesessie te vragen over strategisch personeelsbeleid.

Dat is een containerbegrip waar je een aantal dingen in kunt benoemen. In ieder geval de brief over het wervingsbeleid, inhuur, strategische personeelsinzet, capaciteit en verzuim. Hij vraagt de griffie om met de agendacommissie een moment te kiezen en dat af te stemmen met het stadskantoor. Het moet wel zorgvuldig voorbereid worden. De ervaring leert dat het handig is om de vragen die leven vooraf te stellen zodat de antwoorden goed voorbereid kunnen worden. Mevrouw Van Kelle kan zich goed vinden in een beeldvormende informatieve sessie en zou op het punt van strategische personeelsplanning wat urgentie willen zien. Dit college heeft grote ambities voor de stad en dit thema is essentieel om die ook te kunnen halen de komende jaren. De voorzitter vindt dit een helder verzoek. Het moet goed in samenspel met het college en het stadskantoor plaatsvinden zodat het goed voorbereid wordt. Wethouder Kranenborg is blij met het verzoek om vooraf vragen te stellen. Dat helpt enorm, zeker als het niet zozeer een vraag is maar vooral een focuspunt want in strategisch personeelsbeleid kun je veel accenten aanbrengen. Als er focuspunten zijn, kan de informatie daarop afgestemd worden. De heer Van Woudenberg vraagt of er een of twee sessies komen en in de auditcommissie of er buiten. De voorzitter antwoordt dat het eigenlijk niet zoveel uitmaakt waar het besproken wordt.

Hij zal aangeven dat de auditcommissie het thema strategisch personeelsbeleid met voorrang behandeld wil zien. De andere onderwerpen, rechtmatigheid en in control, kunnen later ingepland worden. De heer Van Woudenberg vraagt of er na de informatieve sessie nog een vervolg kan komen. De voorzitter antwoordt dat dat afhankelijk is van wat eruit komt. In principe stopt het bij het verstrekken van de informatie maar als een fractie er politiek iets mee wil is daar instrumentarium voor, zoals een motie of een bespreeknotitie. De voorzitter concludeert dat we een informatiesessie vragen in samenspel tussen de agendacommissie en het stadskantoor en het college en vragen die zo spoedig mogelijk in te plannen. Laten we dat breder openstellen zodat ook andere raadsleden kunnen aansluiten. Als de planning bekend is kunnen de focuspunten minimaal een week van tevoren aangeleverd worden zodat het college zich daar met de dienst op kan voorbereiden. Daarna kijken we wanneer rechtmatigheid en in control een plek kunnen krijgen in de agenda. 9. Mededelingen van de Rekenkamer De heer Wieringa geeft aan dat er eind november/begin december een informatieve sessie over Jeugdzorg georganiseerd wordt om de stand van zaken door te nemen, waar de Rekenkamer tegenaanloopt in het onderzoek en hoe ze daarmee verder kunnen. Hij nodigt iedereen uit voor een heel interessant symposium op 7 november.

Dat is ook het moment waarop afscheid wordt genomen van Juliette Wiggers, als onderzoeker/secretaris van de Rekenkamer. 10. Rondvraag - Wethouder Kranenborg geeft aan dat de september circulaire deze week door het college is goedgekeurd en voor raadsbehandeling wordt geagendeerd. Notulen auditcommissie d.d. 3 november 2022 Pagina 3

- De heer Braspenning vraagt of de reflectie van PwC op de vierde voortgangsrapportage van het verbeterplan Rechtmatigheid in de auditcommissie wordt besproken. De voorzitter antwoordt dat dit stuk bij de agendacommissie ligt. De voorzitter dankt iedereen voor de komst en de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 3 november 2022 Pagina 4