2022.01.20 Bijlage 5 Auditcommissie overdrachtsdocument

Wat is de auditcommissie? •

De auditcommissie is een vreemde eend in de bijt, omdat zij in beginsel geen politiek bedrijft. De auditcommissie ondersteunt alle fracties, neemt hen werk uit handen en/of voegt kennis toe op het gebied van financiën en planning& control. Zij zal de raad dan ook geregeld informeren over haar bevindingen.

Waar richt de auditcommissie haar aandacht op? •

•

•

•

• •

De commissie kent een eigen verordening, die in 2020 is geactualiseerd. Daarin koos de raad ervoor om de nadruk te leggen op geld, risicomanagement en bedrijfsvoering. In 2021 gaf de commissie hier vorm aan door het invoeren van thema-sessies. De minimale bezetting is vijf leden. De maximale bezetting is het aantal fracties plus een voorzitter. In de regeling is al te zien dat fractie brede deelname minder belangrijk is dan de intrinsieke motivatie van de leden om de raad beter te laten functioneren. Affiniteit met het onderwerp en daaruit voortvloeiende werklust is voor het functioneren van de commissie essentieel. Alleen op die manier kunnen de gevraagde en ongevraagde adviezen aan raad en college het bestuurlijke proces optimaliseren. Tijdens die bijeenkomsten worden onderwerpen uitgediept. De commissie heeft voor vier invalshoeken gekozen: o Door ontwikkelen planning- en controlcyclus o Ontwikkeling van de financiële positie o Risico's bedrijfsvoering processen (interne beheersing en rechtmatigheid) o Risicomanagement in het algemeen Het doel van deze invalshoeken -en daarmee de auditcommissie- is om de hele raad meer inzicht te geven in de genoemde onderwerpen.

Hoewel de raad te allen tijde een 'lekenbestuur' (een nevenfunctie die voor iedereen toegankelijk is) is, blijft het belangrijk voor het functioneren van raadsleden om enige financiële en bedrijfsvoeringskennis te hebben. Het is belangrijke informatie om mee te wegen in te nemen besluiten. Daarvoor verdiept de auditcommissie zich meer in de genoemde onderwerpen dan andere raadsleden. Speciaal aandachtspunt is het zogenaamde verbeterplan Rechtmatigheid. Daarin staan nu drie processen centraal, te weten: inkopen, inhuur personeel en subsidies. De verwachting is dat deze processen in de loop van 2022 goed beheerst zijn. Daarna volgen andere processen die de aandacht van auditcommissie verdienen, waarbij de auditcommissie zich telkens richt op de risicovolste processen.

Welke instrumenten heeft de auditcommissie? •

Jaarcyclus o Elke gemeente kent een zogenaamde jaarcyclus. Dit is het proces dat de cyclus van plannen, naar uitvoeren, naar verantwoorden volgt. De hierbij behorende stukken zijn voor de raad belangrijke stukken om te komen tot een integraal beeld. o Voortdurend is de auditcommissie bezig geweest met het optimaliseren van de zogenaamde indicatoren, oftewel: het verbinden van ontwikkelingen in de stad met het geld. Daar zijn de eerste stappen in gezet, maar is nog veel winst te halen. Een eerste dashboard wordt in de loop van 2022 operationeel. Daarnaast

•

•

•

zijn heldere, concrete taal een speerpunt. De auditcommissie wil deze lijn doorzetten. o De jaarcyclus kent een aantal hoogtepunten. Voor de auditcommissie zijn dit de begroting en de jaarrekening. Dit betekent vaak een stortvloed aan informatie van enkele honderden pagina’s voor de raadsleden. Samen met de wethouders zoeken de leden van auditcommissie om die nog toegankelijker te maken. Eén van de ideeën van het auditcommissie is om de financiële positie eenduidiger te bespreken door college, accountant en rekenkamer. Ook deze lijn wil de auditcommissie doorzetten. o De auditcommissie komt maandelijks bijeen. Soms gebruikt de auditcommissie haar tijd om voorstellen te bespreken. Ook worden thema’s uitgediept. Om meer beter geïnformeerd wil zij op de agenda zogenaamde bijpraatmomenten plaatsen over de hierboven genoemde onderwerpen: financiële positie, risico’s bedrijfsvoering en compliance (tweede deel motie: Vreemde Ogen Dwingen) en algemene risico-ontwikkeling. Op deze manier blijft de auditcommissie beter op de hoogte en komen Berap-resultaten en het oordeel van accountant niet meer als een verrassing. o De zogenaamde Duisenberg-methode is nog steeds een optie om uit te werken. Twee raadsleden, één van het college en één van de oppositie, fungeren als auditers.

Met een checklist kijken de beide leden of beleidsdoelen duidelijk zijn geformuleerd; of deze zijn gehaald; welke prestaties worden beoogd en welke ook daadwerkelijk worden geleverd; wat de kosten zijn; of het gevoerde beleid rechtmatig, doelmatig en doeltreffend is; en welke conclusies kunnen worden getrokken voor toekomstig beleid. Mogelijk kan dit opgepakt worden in de nieuwe raadsperiode. Artikel 213 a o In de afgelopen periode heeft de auditcommissie de regeling artikel 213a afgestoft. Dit artikel verplicht het college periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. Het college rapporteert hierover aan de raad. Deze informatie kan de auditcommissie helpen bij het bespreken van de risico's in de bedrijfsvoeringsprocessen. Het is goed om dit in de komende raadsperiode een prominentere plaats te geven. Gecombineerde bijeenkomsten o Behalve zich richten op de genoemde thema's, is de commissie in 2021 ook gestart met gecombineerde informatiesessies (Wmo). Dat wil zeggen dat het college dan zowel praat over wat we gaan doen, als wat het gaat kosten en wat de mogelijke opbrengsten zijn. Hierbij sluiten zowel leden van de auditcommissie als de inhoudelijk woordvoerders aan. Hierdoor krijgen raadsleden een breder beeld, wat leidt tot breder afgewogen besluiten. Deze ontwikkeling wil de auditcommissie voortzetten.

Regeling bijzondere projecten o De auditcommissie/raad hebben de afgelopen raadsperiode een belangrijk raadsinstrument ingevoerd. De Regeling bijzondere projecten. Via deze regeling kan de raad projecten aanwijzen waarover zij meer informatie willen hebben. Inmiddels is de raad hiermee gestart en is de eerste bijeenkomst een feit. Deze sessies worden bijgewoond door de betreffende woordvoerders en leden van de auditcommissie. Deze lijn wil de auditcommissie blijven volgen.

Wie helpen de auditcommissie? •

Belangrijke adviseurs van de auditcommissie zijn het Interbestuurlijk toezicht (hierna: IBT) van de provincie Noord-Brabant, rekenkamer en de huisaccountant, PwC. Daarnaast spreken we jaarlijks ook met de commissie ombudsman. De hier verkregen informatie kunnen raadsleden vervolgens meenemen in hun besluitvorming. De informatie-uitwisseling met de raad wil de auditcommissie in de komende raadsperiode intensiever gaan delen met de raad. Tevens wil de auditcommissie een verbindende rol gaan spelen, tussen deze partijen.

•

IBT o

•

•

•

De afdeling IBT beoordeelt de begroting. Het IBT kijkt of de (=meerjarenbegroting structureel en reëel in evenwicht hebben vastgesteld. Zo beoordelen zij bijvoorbeeld of de vaste inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn, de eventuele opgenomen bezuinigingen voldoende concreet zijn. In de 2021 ging de auditcommissie in besprek met beoordeellaar. Die informatie geeft de auditcommissie meer zicht op de financiële positie en risico's. Accountant, PwC o De huisaccountant controleert -in opdracht van de raad- de jaarrekening op rechtmatigheid en getrouwheid. Samengevat komt dat erop neer dat PwC kijkt of de gemeente zicht aan de regels heeft gehouden en of de cijfers, die in de jaarrekening staan, kloppen. Maar de accountant is ook de belangrijkste adviseur van de raad. Via de controle zien zij of de processen goed werken en kunnen dit ook vergelijken met andere gemeenten. o Daarnaast is tijdens een evaluatie aan de accountant gevraagd om een meer prikkelende rol in te gaan vullen. Dat wil zeggen: de auditcommissie meer aanmoedigen, inspireren, op stang jagen om zo haar rol beter in te kunnen vullen. Rekenkamer o De rekenkamer doet onafhankelijke onderzoeken naar onderwerpen die zij zelf kiest. Thema’s zijn vaak beleidsdoeltreffendheid en -doelmatigheid. Deze onderwerpen raken geregeld een van de vier hierboven genoemde invalshoeken.

De auditcommissie wil de banden met de Rekenkamer wat inniger maken, zoals bedoeld in verordening auditcommissie. Commissie Ombudsman o Als burgers vinden dat zij niet goed behandeld zijn door de gemeente, kunnen zij een klacht indienen. Als de burger dat de klacht niet of onvoldoende is behandeld, dan kunnen zij zich richten tot de Commissie Ombudsman. Jaarlijks brengt de commissie een jaarverslag uit over haar werkzaamheden. Dit verslag wordt jaarlijks besproken in de auditcommissie. o Als burgers het niet eens zijn met de besluiten van de gemeente, dan kunnen zij dit laten weten via een zogenaamd bezwaar. Een aantal daarvan komen terecht bij de bezwarencommissie. Tijdens het verbeterplan bezwaarschriften is afgesproken om de resultaat van ook dit proces te bespreken in de raad. Het is goed beide zaken te combineren in een sessie met de auditcommissie.