06 Word versie Spelregels Bredaas beRaad 2024 incomplete opmaak maart 2024 (002)

HOOFDSTUK 4: GEHEIMHOUDING EN BESLOTEN VERGADERINGEN Artikel 18: Algemene afspraken over geheimhouding Bij het opleggen van geheimhouding door raad, college van burgemeester en wethouders en de burgemeester gelden de volgende randvoorwaarden: ccc. 1. Geheimhouding is een uitzondering, openbaarheid is de regel; het college heeft een inspanningsverplichting om een document dat geheime info bevat zonodig te splitsen in een openbaar deel (met evt. weggelakte passages) en een geheime bijlage) ddd. 2. Soms moet de gemeenteraad een door het college genomen besluit tot geheimhouding bekrachtigen om die te laten voortduren; eee.

3. Ter inzagelegging van geheime stukken vindt plaats op papier, niet digitaal;

fff. 4. Delen van geheime informatie is toegestaan binnen de kring van geadresseerden van de geheime informatie. Met uitzondering van de burgemeesters(her-)benoeming betekent dit dat alle raads- en burgerraadsleden toegang hebben tot geheime informatie. Artikel 19: Geheime informatie in raadsvoorstellen Geheime informatie wordt alleen in of bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie echt essentieel is voor de besluitvorming. Liever wordt een raadsvoorstel zodanig opgesteld dat geen geheime informatie is opgenomen. Als geheime informatie nodig is om over een voorstel te kunnen beslissen, wordt deze in een bijlage verwerkt die voor de raad ter inzage wordt gelegd. Over het

raadsvoorstel wordt in principe in openbaarheid gesproken. Pas als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, die in een besloten raadsvergadering wordt behandeld. Artikel 20: procedureregels bij het opleggen van geheimhouding: ggg. 1.Het college, de burgemeester of de raad motiveert in het stuk of in een bijlage daarbij waarom de informatie geheim is en noemt daarbij een van de weigeringsgronden zoals genoemd in de artikelen 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB); hhh. 2.Het college, de raad of de burgemeester geeft aan tot wanneer de geheimhouding duurt; iii. 3.Op de geheime stukken staat expliciet vermeld dat deze geheim zijn; jjj. 4.De geheimhouding wordt zonodig bekrachtigd door de raad en wel met een apart besluit. Als de raad besluit om het raadsvoorstel niet inhoudelijk te behandelen, wordt het separate bekrachtigingsbesluit wel aan de raad voorgelegd; kkk. 5.Geheime stukken liggen ter inzage bij de raadsgriffier, in het kastje voor geheime stukken. De raadsgriffier houdt bij wie de stukken hebben ingezien. Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd; lll. 6.Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden en met burgerraadsleden, met uitzondering van stukken inzake de burgemeestersbenoeming; mmm.

7.De geheime stukken worden opgenomen in een register geheime stukken dat door de griffier wordt bijgehouden. Het register is openbaar, permanent raadpleegbaar en wordt periodiek geactualiseerd waarbij college en raad heroverwegen of de door elk orgaan opgelegde geheimhouding moet voortduren.

Artikel 21: Mondeling verstrekken van geheime informatie Geheime informatie kan ook mondeling verstrekt worden. Dit moet altijd in een officiële raadsvergadering, anders kan geen geheimhouding op het besprokene worden opgelegd. Beeldvormende of oordeelsvormende sessies zijn geen officiële vergaderingen en informatie die in deze bijeenkomsten wordt gegeven is dus niet officieel geheim, ook niet als het om een besloten bijeenkomst gaat. Als het college of de burgemeester mondeling geheime informatie wil verstrekken aan de raad, wordt hiervoor een besloten gedeelte aan de hamerraad of de beslisdebatraad toegevoegd. Bij aanvang van het besloten gedeelte in de vergadering, besluit de raad of hij de vergadering besloten verklaart. Als dat niet zo is, wordt de geheime informatie niet verstrekt. Aan het einde van de besloten vergadering wordt op voorstel van de voorzitter door de raad expliciet geheimhouding opgelegd op het behandelde en op eventueel door het college/ burgemeester overlegde stukken. De geheime informatie wordt opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6); De raad is bevoegd om de geheimhouding op schriftelijk of mondeling verstrekte informatie op te heffen. Het college bereidt hiervoor een raadsvoorstel voor.

Een portefeuillehouder kan buiten een besloten raadsvergadering, informeel dus, een beroep doen op raadsleden om bepaalde informatie niet naar buiten te brengen. Dit geeft echter geen formele geheime status aan de informatie. Het is aan individuele raadsleden om te bepalen of ze dit verzoek willen honoreren.

HOOFDSTUK 5: OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN Artikel 22: Uitleg spelregels

In de gevallen waarin deze spelregels niet voorzien of bij vragen over de interpretatie is het presidium bevoegd een beslissing te nemen. Artikel 23: In werking treden De tweede gewijzigde versie van deze spelregels treedt in werking op 20 december 2019 datum april 2024 en wordt aangehaald als ‘Spelregels gemeenteraad Breda, het Bredaas beRaad 2024’. Ondertekening Aldus besloten in zijn openbare vergadering van …………..datum 2024 ,

, voorzitter

, griffier