05 Notitie Meerjarenbegroting Raad 2025-2028

Memo

Aan: presidium (13 mei 2024) Van: Paul Piket 27 maart 2024 Betreft: Meerjarenbegroting Raad 2025-2028

Inleiding en aanleiding Dit memo bevat de input voor de meerjarenbegroting van de onderdelen Raad, Griffie en Rekenkamer. Het is een vervolg op de behandeling van vergelijkbare voorstellen in het presidium van mei 2022 en mei 2023. Aanleiding tot het opstellen van deze memo is gelegen in het amendement ‘Kosten t.b.v. gemeenteraad in gemeentebegroting Breda 2022’ (11 november 2021). Hierbij werd bij de behandeling van de begroting de opstelling voor raad, griffie en rekenkamer geamendeerd. Om te voorkomen dat dit jaarlijks zo zou gaan heeft het Presidium opdracht gegeven een proces in te richten om dit structureel en vroegtijdig op tafel te krijgen. Het proces zoals dat is vastgelegd is te vinden in bijlage 1.

Inhoudelijk Hoe is het voorstel voor de meerjarenbegroting 25-28 tot stand gekomen? De meerjarenbegroting voor raad, griffie en rekenkamer kent een aantal bronnen: 1. Vorig jaar is een meerjarenraming 2024 – 2027 opgesteld en vastgesteld in het Presidium. Deze vormt voortschrijdend de basis. 2. De ‘jaarplannen’ van de verschillende onderdelen. a. De effecten van de ‘’werkgroep Verdaasdonk-Van Vliet: Opdracht aan onszelf’’ zijn nog niet vastgesteld. Er zijn geen indicaties dat hieruit financiële consequenties te verwachten zijn. Verder zijn er voor de Raad geen indicatoren voor mutaties in de meerjarenbegroting. b. Voor de Rekenkamer wordt een nieuw bestuur en ambtelijke ondersteuning aangezocht. Voorgesteld wordt hiervoor geen additionele mutaties op te nemen. c. Het Griffieplan 2023 is op 14 september 2023 vastgesteld. De effecten hiervan zijn al verwerkt in het meerjarenbeeld Begroting 2024. 3. Resultaten van de afgelopen jaar. In de jaarmail is gerapporteerd over de realisatie van de begroting 2023. Hierbij hebben zich geen verrassingen voorgedaan die vragen om additionele mutaties in het meerjarenbeeld.

Bovenstaande gecombineerd met een zekere financiële terughoudendheid resulteert in de volgende opstelling.

1

uitleg Raad

2025

2026

2027

2028

Accountant – aanbesteding (s)

Een nieuwe aanbesteding voor de accountantsdiensten is in voorbereiding. De verwachting is dat de tarieven gaan stijgen.

0

€50000

€50000

€50000

Verkiezingen (e)

Eens in de 4 jaar vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. In het jaar voorafgaande aan het verkiezingen hebben we uitgaven aan bv. een Stemwijzer etc.

€2000

€78000

0

0

De rekenkamer heeft eerder aangegeven bij het presidium dat er voor de eerste drie jaren van de meerjarenbegroting jaarlijks €5000 aan extra onderzoeksbudget nodig is. Voor de volledigheid is de ontvangen bijdrage van de Rekenkamer als bijlage 2 opgenomen.

€5000

€10000

0

0

Rekenkamer Onderzoeksbudget (e)

Griffie -

Vervolg Zoals in de procesbeschrijving staat aangegeven, kunnen we eventuele wijzigingen doorvoeren na de behandeling door het presidium. Daarna wordt in juni de meerjarenbegroting voor het onderdeel raad aangeboden aan het college, zodat het college de input kan meenemen in de concept gemeentebegroting die in november aan bod komt. Dit gebeurt middels een raadsbesluit, op voorstel van het presidium.

2

BIJLAGE 1: Procesbeschrijving aanleveren raadsdeel gemeentebegroting Breda

Aanleiding Op 11 november 2021 heeft de gemeenteraad het amendement ‘Kosten t.b.v. gemeenteraad in gemeentebegroting Breda 2022’ vastgesteld. Eén van de beslispunten luidde als volgt: “4. Het college opdracht te geven om vanaf de begroting 2023 de aanpassingen in de begroting voor raad, commissie, griffie en rekenkamer op voorstel van het Presidium mee te nemen in de conceptbegroting.” Naar aanleiding van dit beslispunt, wordt in dit memo een procesbeschrijving gegeven voor de structurele inrichting hiervan. Beoogd resultaat Middels een procesbeschrijving kunnen afspraken worden gemaakt over hoe en wanneer de benodigde input geleverd moet worden. Als gevolg wordt ieder jaar het raadsdeel op actuele en volledige wijze in de begroting van gemeente Breda opgenomen. Hierbij wordt vooraf input geleverd door het presidium, namens de raad, zodat wordt voorkomen dat het raadsdeel niet kloppend is. Daarnaast zorgt het vooraf aanleveren van input er idealiter voor dat er tijdens de begrotingsbehandeling door de raad in november, niet geamendeerd hoeft te worden op het raadsdeel van de begroting. Standaardproces aanleveren raadsdeel begroting voor raad, griffie en rekenkamer1

1

Q1

Griffie

Inventariseren Griffie verzamelt input voor conceptbegroting: verschillende gremia, verwachte activiteiten enz.

April

Griffie

Opstellen conceptbegroting raad, griffie en rekenkamer Griffie stelt een conceptbegroting op, waarin alle begrote kosten van activiteiten en gremia raad, griffie, commissies, fracties zijn opgenomen. Voor het opvolgende jaar is de begroting kwantitatief en daarnaast wordt er voor de jaren daarna een meerjarenperspectief gegeven. De afdeling Financiën wordt betrokken om de cijfers voor te bespreken.

Mei

Presidium

Behandeling presidium Eventueel doorvoeren van wijzigingen naar aanleiding van bespreking, raadsvoorstel vanuit presidium naar de raad.

Het presidium, namens de raad, treedt terughoudend op als het gaat over de invulling en besteding op detailniveau van het rekenkamerbudget.

Medio juni (uiterlijk)

Raad

Input voor conceptbegroting aanleveren aan college Middels een raadsbesluit levert de raad zijn meerjarenbegroting aan het college, ter verwerking in de tekst van de gemeentebegroting.

November

Raad

Begrotingsbehandeling

Na boekjaar

Griffie + presidium

Monitoring en terugkoppeling Monitoring en terugkoppeling van de cijfers via de jaarmail. Inhoudelijke en financiële terugblik.

BIJLAGE 2: Rekenkamer De gemeente Breda is een ambitieuze gemeente. Op dit moment spelen er een aantal grote maatschappelijke vraagstukken, die belangrijk zijn voor de gemeente en de gemeenteraad van Breda. Dit zijn bijvoorbeeld (in willekeurige volgorde): • • • •

De huidige ontwikkelingen op de woningmarkt: woningbehoefte en woningbouw; Energietransitie, klimaatverandering en Breda CO2-neutraal in 2044; Sociale vraagstukken, zoals het verkleinen van verschillen tussen groepen inwoners in Breda en goede zorg en ondersteuning aan inwoners; De relatie tussen / het vertrouwen van inwoners in de overheid.

Een ambitieuze gemeente heeft recht op een ambitieuze Rekenkamer. Een Rekenkamer die ten behoeve van de gemeenteraad onderzoek doet naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid en het bestuur. Een Rekenkamer die dit op een onafhankelijke manier doet en hierin goed gefaciliteerd wordt. Ook in de komende jaren. Kosten onderzoek De Rekenkamer Breda doet ieder jaar 3 á 4 onderzoeken voor de raad. Dit kan bijvoorbeeld een Rekenkamerbrief, evaluatie of quickscan zijn. Deze onderzoeken worden óf zelf uitgevoerd, óf deels zelf uitgevoerd met externe inhuur, óf geheel uitbesteed (onder begeleiding van de Rekenkamer). Afhankelijk van de omvang van de onderzoeken en de mate van externe inhuur / deskundige ondersteuning van buitenaf variëren de onderzoekskosten van de Rekenkamer jaarlijks. De Rekenkamer voert ieder jaar zowel grotere, langlopende onderzoeken uit, als kleinere/kortere. Hierdoor kan niet alleen onderzoek gedaan worden naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van gemeentelijk beleid t.a.v. belangrijke maatschappelijke vraagstukken (zoals hierboven genoemd), maar kan ook ingespeeld worden op de actualiteit. Daarnaast neemt de Rekenkamer Breda regelmatig deel aan het jaarlijkse landelijke DoeMee onderzoek van de NVRR en/of wordt er af en toe gezamenlijk met de Brabantse Rekenkamers onderzoek uitgevoerd.

De Rekenkamer Breda is tevens van plan om de komende jaren vaker een onderzoek uit te voeren naar de doorwerking van de rekenkameronderzoeken op het gemeentelijke beleid. De post Onderzoekskosten is hiermee de meest fluctuerende post in de begroting van de Rekenkamer. De komende jaren wordt er meer onderzoek uitbesteed. In de meerjarenraming houden we hier rekening mee. Dit gaat niet ten koste van door de Rekenkamer zelf uitgevoerd onderzoek. Overige kosten De overige kostenposten zijn veelal voorspelbaar en jaarlijks nagenoeg hetzelfde. Dit betreft de kosten voor de vergoeding van de leden van de Rekenkamer en de salariskosten van de secretaris/onderzoeker. De post ‘overige kosten’ laat jaarlijks iets meer variatie zien. Abonnementen en lidmaatschappen blijven jaarlijks ongeveer hetzelfde, de deelname aan symposia/congressen en cursussen laat zich minder goed voorspellen. Dit geldt zeker voor de afgelopen twee (corona)jaren.

Alles overziend leidt dit tot de volgende meerjarenraming 2024-2027. Daarbij is eveneens rekening gehouden met de begroting en de gerealiseerde kosten van de afgelopen jaren. De begrote kosten zijn nog niet jaarlijks geïndexeerd met de prijsindex:

Afbeelding 1

Meerjarenraming 2023-2026 Rekenkamer Breda.

Vergoeding leden rekenkamer (Overige) Personeelskosten Uitbesteed onderzoek Overige kosten Totaal

2024 € 40.000 € 100.000 € 55.000 € 6.000 € 201.000

2025 € 40.000 € 100.000 € 60.000 € 6.000 € 206.000

2026 € 40.000 € 100.000 € 65.000 € 6.000 € 211.000

2027 € 40.000 € 100.000 € 70.000 € 6.000 € 211.000

Uit landelijk onderzoek2 blijkt dat gemeenten in 2019 gemiddeld € 1,20 per inwoner besteedden aan hun Rekenkamer. Daarbij geven grote gemeenten gemiddeld meer uit (meer onderzoeken en overhead) dan kleinere gemeenten. Met 184.716 inwoners (februari 2022) is Breda de 9de gemeente van Nederland. Uitgaande van een begroting van € 196.000 betekent dit voor Breda gemiddeld € 1,06 per inwoner. Egalisatiereserve De egalisatiereserve zoals bij de begroting 2022 ingesteld, kent vanwege het resultaat 2022 een saldo van € 20.000. De totale egalisatiereserve mag maximaal € 30.000 bedragen. Vanuit het resultaat 2023 kan dan ook maximaal € 10.000 bijgestort worden. Eventuele hogere overschotten vloeien terug naar de Algemene Middelen van de gemeente Breda.

2

Zicht op rekenkamers, onderzoek verricht in opdracht van het ministerie van BZK. Zicht op overheid, oktober 2020.