04 Evaluatie nieuwjaarsbijeenkomst 2023

Evaluatie nieuwjaarsreceptie 7 januari 2023 Nieuwe stijl Doordat de nieuwjaarsreceptie in de oude stijl dit jaar onbetaalbaar was, werd een nieuwe stijl gezocht en gevonden. Een bijeenkomst in eigen huis voor een selecte groep genodigden. Wel met als voornemen om ieder jaar een andere groep genodigden te kiezen. Voordelen van deze vorm: geen kosten voor de locatie, minder kosten voor de catering en de mogelijkheid om iets extra’s toe te voegen in de vorm van rondleidingen door het stadhuis. Genodigden Voor de nieuwjaarsbijeenkomst van 2023 koos de raad voor de vrijwilligers van Breda. In principe waren alle vrijwilligers welkom tot zover de capaciteit van het stadhuis toeliet. Vanwege veiligheidsredenen konden er maximaal 150 mensen beneden zijn. De uitnodigingen voor de vrijwilligers zijn verspreid via MOOIWERK, de socials van de gemeenteraad en de krant. Omdat er 250 aanmeldingen kwamen, is besloten om 2 shifts te organiseren zodat alle vrijwilligers konden komen. Tijdvak 1 was van 15:00-16:30 uur, het tweede van 17:00-18:30 uur. Communicatie De communicatie kende 2 belangrijke momenten: de aankondiging van de nieuwe vorm op socials en in de krant en daaropvolgend het breed uitnodigen van vrijwilligers (o.a. via MOOIWERK), raadsleden en collegeleden. Dit gebeurde begin december.

Daarop stroomden de aanmeldingen binnen, waarna het 2e communicatiemoment plaatsvond: de bevestiging en de indeling van de vrijwilligers in tijdvak 1 of 2. Dit gebeurde in de week van 19 december. Al met al was de communicatie later dan in andere jaren, simpelweg omdat de beslissing tot de nieuwjaarsbijeenkomst nieuwe stijl pas in december genomen werd. Direct daarna startte de communicatie. Aandachtspunt volgende keer: -Duidelijk communiceren tot wanneer de aanmeldtermijn is (indien er sprake is van een aanmeldtermijn). De bijeenkomst Het secretariaat heeft vooraf een takenlijst rondgestuurd aan de raadsleden, maar geen taakindeling gemaakt. De bijeenkomst kende dus een ‘lossere’ opzet. Dat verliep al met al heel goed, taken werden op natuurlijke wijze en zonder morren opgepakt. Denk aan: bezoekers welkom heten, de gastenlijst controleren, jassen aannemen, handen schudden en met hapjes rondgaan. Voor raadsleden is het prettig om een taak te hebben. Voor de rondleidingen zijn vooraf 4 raadsleden geregeld en geïnstrueerd; ter plekke was er zoveel belangstelling dat er spontaan nog 4 extra rondleidingen bij geregeld zijn. Ook hier stelden de raadsleden die rondleider wilden zijn, zich heel flexibel op.

Aandachtspunten volgende keer: -Mailadressen bezoekers verwijderen van controlelijst -Vooraf takenlijst eerder rondsturen zodat raadsleden eerder weten waar ze aan toe zijn -Extra rondleidingen inplannen (1 per half uur)

Waardering De waardering was groot en werd zelfs al op de bijeenkomst uitgesproken. De sterke punten: kleinschalig, persoonlijk, de burgemeester die iedereen de hand schudde, de raadsleden die zich zichtbaar inspanden, de rondleidingen; het werd echt ervaren en ontvangen als waardering. We mogen niet vergeten hoe bijzonder het voor bezoekers is dat hen een kijkje in het hele pand gegund wordt. Ook het feit dat de vrijwilligers als groep uitgekozen en uitgenodigd werden, voelde als speciale waardering. Dit verklaart wellicht mede de grote belangstelling. Ook vanuit de raadsleden zijn er veel positieve geluiden gedeeld.

Eindoordeel -Deze vorm is voor herhaling vatbaar; het is informeel, goed uitvoerbaar en wordt zeer gewaardeerd -Zorgvuldig de genodigden kiezen in oktober en communicatie in november starten -Een nadeel is dat niet iederéén kan komen; goed blijven uitleggen waarom deze vorm ontstaan is en dat er gastvrijheidsalternatieven zijn zoals Gast van de raad