03d1 bijlage Rapport fractievergoedingen Breda 1 april 2022 - 31 december 2023

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025 Deloitte Accountants B.V. Audit Stadionstraat 4 4815 NG Breda Postbus 1195 4801 BD Breda Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Onderzoek verantwoording fractiekosten 1 april 2022 – 31 december 2023 Gemeente Breda

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025 Deloitte Accountants B.V. Audit Stadionstraat 4 4815 NG Breda Postbus 1195 4801 BD Breda Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Breda T.a.v. de heer R.F. Wiersma Postbus 90156 4800 RH BREDA

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

9 januari 2025

D. Leus RA 088 288 0214

25019AB97C/WK

Onderwerp

Rapportage onderzoek fractiekosten periode 1 april 2022 - 31 december 2023

Geachte raadsleden, Hierbij doen wij u onze rapportage toekomen naar aanleiding van het door ons uitgevoerde onderzoek naar de besteding en verantwoording van de fractiekosten over de periode 1 april 2022 – 31 december 2023. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025

3 9 januari 2024 25019AB97C/WK Inhoud 1.

Inleiding

4

2.

Opdracht

4

3.

Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden

4

4.

Uitgevoerde specifieke werkzaamheden

5

5.

Bevindingen specifieke werkzaamheden

6

6.

Overige aspecten beperking in verspreidingskring en het gebruik

8

Bijlage 1 – Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten

9

Bijlage 2 – Recapitulatie bevindingen

10

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025

4 9 januari 2024 25019AB97C/WK 1. Inleiding De gemeente Breda verleent ondersteuning aan de fracties van de gemeenteraad. De fractieondersteuning komt onder andere tot uiting in een jaarlijkse financiële bijdrage. Deze bijdrage mogen de fracties op grond van de ‘Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent spelregels gemeenteraad | Spelregels gemeenteraad Breda’ besteden aan het uitvoeren en versterken van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. De hoogte van de financiële bijdrage is afhankelijk van het aantal leden van de fractie en bedraagt voor 2022 en 2023 een vast jaarlijks bedrag van € 1.250 per fractie en € 3.750 per raadslid per fractie, rekening houdend met een jaarlijkse indexatie (voor 2022 en 2023 is de bijdrage per raadslid afgerond € 4.153 respectievelijk € 4.273). De griffie van de gemeente Breda heeft – op verzoek van de fractievoorzitters – Deloitte verzocht onderzoek te doen (zie uitwerking bij ‘2. Opdracht’ hierna) naar de verantwoordingen van de fracties over de periode 1 april 2022 – 31 december 2023. Hiertoe heeft de griffie de fracties verzocht een verantwoording op te stellen over de voornoemde periode. Ons is gevraagd om naar aanleiding van ons onderzoek een rapport uit te brengen.

Dit rapport is primair bedoeld om te komen tot verbeteringen in de beheersing van en de verantwoording over de besteding van de fractievergoedingen. 2. Opdracht Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verantwoording van de fractievergoedingen over de periode 1 april 2022 – 31 december 2023, zoals beschreven in de opdrachtbevestiging d.d. 2 februari 2024, kenmerk 2402D4642D/RVB. De voorliggende rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zichzelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u erop dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen. 3. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden De in de opdrachtbevestiging beschreven dienstverlening valt niet binnen de reikwijdte van de controle en overige standaarden die gelden voor de Nederlandse accountantspraktijk. De aard van de dienstverlening is daarom te kenmerken als overige dienstverlening met als doelstelling het verstrekken van een schriftelijke rapportage naar aanleiding van de in de opdrachtbevestiging opgenomen uit te voeren werkzaamheden.

Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat u aan onze rapportage geen zekerheid kunt ontlenen over de getrouwheid van het in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025

5 9 januari 2024 25019AB97C/WK Voorts merken wij het volgende op: ▪

Ons onderzoek is niet gericht op de fiscale aanvaardbaarheid van de bestedingen.

▪

De werkzaamheden hebben wij uitsluitend verricht op basis van de ons overlegde verantwoordingen, financiële specificaties en administraties van de fracties.

▪

Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de financiële administraties van de fracties over de periode na 31 december 2023, zijnde de einddatum van de verantwoordingen.

4. Uitgevoerde specifieke werkzaamheden Wij zijn met de griffie overeengekomen om alle (bestedingen volgens de) verantwoordingen van de fracties op grond van ‘Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent spelregels gemeenteraad | Spelregels gemeenteraad Breda’ (hierna: het normenkader) op de volgende aspecten te beoordelen: 1.

Vaststellen dat alle fracties de op grond van het normenkader vereiste verantwoording volgens het voorgeschreven format hebben overlegd.

2.

Vaststellen dat de verantwoordingen ondertekend zijn door de voorzitter en penningmeester van de fractie.

3.

Vaststellen dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in het normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie à € 1.250 + aantal raadsleden x (€ 3.750 + indexatie).

4.

Vaststellen dat de beginsaldi van het vermogen aansluiten op de eindsaldi van de verantwoording over de voorgaande periode resp. de bankafschriften zoals de fracties deze aan ons overleggen.

5.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen.

6.

Vaststellen van de aansluiting tussen de verantwoordingen en de onderliggende financiële specificaties.

7.

Vaststellen dat de beginsaldi van het vermogen (kas en bank) aansluiten op de beginsaldi volgens de kasstaten resp. de bankafschriften zoals de fracties deze aan ons overleggen.

8.

Vaststellen dat de eindsaldi van het vermogen (kas en bank) aansluiten op de eindsaldi volgens de kasstaten resp. de bankafschriften zoals de fracties deze aan ons overleggen.

9.

Onderzoeken of de verantwoorde fractiekosten voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader, in die zin dat wij zullen verifiëren dat de omschrijvingen van de facturen geen aanwijzingen opleveren dat de aard van de kosten in strijd is met de bepalingen in het normenkader. Onderzoek naar het verboden bestedingsdoel in lid f van het normenkader – namelijk ‘betalingen aan raadsleden of familieleden van raadsleden in de eerste tot en met de derde graad of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van een fractie verrichten’ – is gezien de aard van dit verboden bestedingsdoel, uitgesloten van onze werkzaamheden.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025

6 9 januari 2024 25019AB97C/WK 10. Vaststellen dat alle onderzochte facturen door de fractievoorzitter of diens plaatsvervanger zijn getekend voor akkoord ten laste van de fractievergoeding. Aanvullend merken wij hierbij het volgende op: •

Aspecten als doelmatigheid, levering prestatie van de kosten en de authenticiteit van overlegde documentatie, etc. betrekken wij niet betrekken in ons onderzoek.

•

Fractiekosten lager dan € 100 per post betrekken wij niet in ons onderzoek.

•

Aansluitingsverschillen lager dan € 1 betrekken wij niet in ons onderzoek. Een deel van door de fracties verantwoorde kosten bestaat uit salariskosten. Het vaststellen van een juiste en volledige afdracht van loonheffing en premies door of namens de fracties aan de Belastingdienst en bedrijfsverenigingen is geen onderdeel van ons onderzoek. Ook zullen wij geen onderzoek verrichten naar de aansluitingen tussen verantwoorde salariskosten en onderliggende arbeidscontracten.

In paragraaf 5 en bijlage 2 geven wij een totaaloverzicht van en een toelichting op onze bevindingen. 5. Bevindingen specifieke werkzaamheden Wij hebben van alle fracties een door de voorzitter en penningmeester van de fracties ondertekende verantwoording volgens het voorgeschreven format inclusief onderliggende documentatie verkregen, waarop wij de eerder beschreven werkzaamheden hebben uitgevoerd. De concept bevindingen naar aanleiding van ons onderzoek van de verantwoordingen zijn voor hoor en wederhoor aan de betreffende fracties voorgelegd, en het resultaat hiervan is waar nodig verwerkt in de definitieve bevindingen van ons onderzoek. De uitkomsten van ons onderzoek hebben wij schematisch weergegeven in bijlage 2. Uit het schema in bijlage 2 blijkt dat wij bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden voor een aantal fracties afwijkingen hebben geconstateerd. De twee vaakst voorkomende afwijkingen betreffen: ▪

De rekenkundige juistheid van de verantwoordingen: Bij drie van de elf onderzochte fracties hebben wij vastgesteld dat de verantwoording rekenkundig onjuist is.

▪

Het voldoen van de fractiekosten aan het normenkader: Bij vier van de elf onderzochte fracties voldoen de verantwoorde fractiekosten niet (altijd) zichtbaar aan de eisen zoals gesteld in het normenkader. Hiermee bedoelen wij dat: - onderliggende bewijsstukken (zoals facturen c.q. bonnen) ontbreken; - de bewijsstukken niet door de fractievoorzitter (of diens plaatsvervanger) zijn ondertekend voor akkoord ten laste van de fractievergoeding; - en/of dat op de bewijsstukken het fractiebelang niet expliciet is aangegeven.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025

7 9 januari 2024 25019AB97C/WK De bevindingen lichten wij hierna per fractie op hoofdlijnen toe: Fractie VVD

D66

SP

CDA

PvdA

Groen Links

Bevinding(en) ▪ De verantwoording van de VVD is rekenkundig onjuist. Er is sprake van een verschil van € 77 dat is veroorzaakt doordat voor genoemd bedrag te weinig aan overige inkomsten is verantwoord. ▪ Twee facturen van respectievelijk € 250,10 en € 131,60 die toezien op de periode 1 april t/m 31 december 2022 zijn niet meer traceerbaar/beschikbaar, en ontbreken derhalve. Wij hebben van deze kosten zodoende niet vastgesteld of deze voldoen aan het normenkader. ▪ De verantwoording over zowel de periode 1 april t/m 31 december 2022 als de periode 1 januari t/m 31 december 2023 is rekenkundig onjuist en sluit niet aan op de verantwoording over de voorgaande periode resp. financiële administratie. Deze verschillen zijn veroorzaakt door: - overige inkomsten in 2022 en 2023 die in totaliteit € 708 te hoog verantwoord zijn; en - fractiekosten 2022 en 2023 die € 175 resp. € 1.217 te laag verantwoord zijn. ▪ Een factuur van € 194,15 die toeziet op de periode 1 april t/m 31 december 2022 is niet meer traceerbaar/beschikbaar, en ontbreekt derhalve. Wij hebben van deze kosten zodoende niet vastgesteld of deze voldoen aan het normenkader. ▪ Voor de fractieondersteuning betaalt het CDA een vrijwilligersvergoeding. Aan deze kosten ligt geen schriftelijke onderbouwing ten grondslag in de vorm van bijvoorbeeld een vrijwilligersovereenkomst en/of facturen).

Op basis hiervan hebben wij niet vastgesteld of deze kosten voldoen aan het normenkader. ▪ De fractie heeft ons toegelicht dat de afspraken over de werkzaamheden en de hoogte van de vrijwilligersvergoeding mondeling zijn afgesproken. Wij adviseren dergelijke afspraken – zowel de aard van de te verrichten werkzaamheden als de overeengekomen vergoeding daarvoor – vast te leggen in een schriftelijke, door beide partijen getekende vrijwilligersovereenkomst. ▪ Op de verantwoording is de post 'Fractie aangelegenheden' opgenomen. Dit is een uitgavencategorie die niet voorkomt op het voorgeschreven format voor de verantwoording van de fractiekosten. Wij hebben dit niet als afwijking aangemerkt maar adviseren in het vervolg exact het format te volgen en uitsluitend de daarin opgenomen uitgavencategorieën te hanteren. ▪ In de verantwoording over de periode 1 april t/m 31 december 2022 is een factuur van € 729 driemaal als fractiekosten meegenomen terwijl deze factuur per saldo maar één keer is betaald. ▪ Het beginsaldo per 1 april 2022 van de bank en kas sluiten niet aan met de in de verantwoording opgenomen beginsaldi (verschil € 40,18 resp. € 3,55).

▪ Door de bij de vorige twee bullets genoemde verschillen sluit het eindsaldo per 31 december 2022 volgens de verantwoording over de periode 1 april t/m 31 december 2022 niet aan op de beginstand van het vermogen per 1 januari 2023 volgens de verantwoording over de periode 1 januari t/m 31 december 2023. ▪ Een factuur van € 647,46 die toeziet op de periode 1 april t/m 31 december 2022 is niet meer traceerbaar/beschikbaar, en ontbreekt derhalve. Wij hebben van deze kosten zodoende niet vastgesteld of deze voldoen aan het normenkader.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 09 Jan 2025

8 9 januari 2024 25019AB97C/WK Ten slotte merken wij op dat door diverse fracties onkostenvergoedingen zijn betaald voor werkzaamheden in het kader van de fractieondersteuning. Deze vergoedingen betalen de fracties op basis van schriftelijke of mondelinge afspraken. De fracties gaan verschillend om met de fiscale regelingen (via inhoudingen en afdracht dan wel opgave van uitbetaalde bedragen aan de fiscus). Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de juist- en volledigheid van de inhoudingen, afdrachten en opgaven aan de fiscus noch naar de mogelijke samenloop van uitgaven ten laste van de fractievergoedingen en reguliere maandelijkse onkostenvergoeding voor raadsleden. 6.

Overige aspecten beperking in verspreidingskring en het gebruik

Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de griffie en de fracties van de gemeenteraad van de gemeente Breda aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Het is daarom niet toegestaan de rapportage aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Bijlagen: 1. Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 1 april 2022 – 31 december 2023 2. Recapitulatie bevindingen

1/1 9 januari 2024 25019AB97C/WK Bijlage 1 – Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 1 april 2022 – 31 december 2023

1/1 9 januari 2024 25019AB97C/WK Bijlage 2 – Recapitulatie bevindingen