03d memo presidium 2022 Q2 - 2023 verantwoording fractiebudgetten

1

ONDERZOEK FRACTIEBUDGETTEN 2022 Q2 t/m Q4 en 2023

Inleiding Bijgaand treft u het “Onderzoek verantwoording fractievergoedingen 1 april 2022 t/m 31 december 2023. De bevindingen zijn op maandag 6 januari 2025 door de penningmeesters besproken met Deloitte accountants.

Q2 t/m Q4 2022 en 2023 Resultaten De resultaten volgens van het rapport zien er als volgt uit:

Ter vergelijking voegen we resultaten over 2021 en 2022 Q1 bij:

2

Toelichting van de door Deloitte twee belangrijkste, meest geconstateerde bevindingen Q2 2022 t/m Q4 2023: - De rekenkundige juistheid van de verantwoordingen: Bij drie van de elf onderzochte fracties hebben wij vastgesteld dat de verantwoording rekenkundig onjuist is. - Het voldoen van de fractiekosten aan het normenkader: Bij vier van de elf onderzochte fracties voldoen de verantwoorde fractiekosten niet (altijd) zichtbaar aan de eisen zoals gesteld in het normenkader. Hiermee bedoelen wij dat: • onderliggende bewijsstukken (zoals facturen c.q. bonnen) ontbreken, bewijsstukken niet door de fractievoorzitter (of diens plaatsvervanger) zijn ondertekend voor akkoord ten laste van de fractievergoeding, en/of • dat op bewijsstukken het fractiebelang niet expliciet is aangegeven. Conclusie: We verbeteren gaandeweg. Er wordt duidelijker aangegeven wat het fractiebelang is. Nog steeds ontbreken (soms) de onderliggende stukken. Hiervoor is aandacht gevraagd. Het gaat meestal om geringe bedragen. Een ander klein aandachtspunt is de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen. Over het algemeen zien de verantwoordingen er deugdelijk uit. Wij adviseren het Presidium om geen financiële correcties door te voeren.

Aanlevering stukken Het leveren van de (complete) stukken verliep beter dan bij voorgaande controle. Echter blijft dit een aandachtspunt. Dat het toch nog stroef verliep, was te wijten aan een aantal oorzaken. Een voordehand liggende reden is dat de controle over een langere periode betrof, te weten 1 ¾ jaar. Een belangrijke oorzaak was de wisseling van de penningmeester bij een aantal

3

fracties. We vragen de fracties om voortaan - bij wisselingen- te zorgen voor een adequate overdracht aan de nieuwe penningmeester. Een andere oorzaak ligt in het feit dat sommige vragen enige uitleg behoeft, welke via mail uitgevraagd worden. In de volgende controle heeft Deloitte de handreiking gedaan om bij het uitzetten van de vragen ook telefonisch contact met de penningmeesters op te nemen, ter verduidelijking van de vragen. Als laatste worden er in het vervolg duidelijke, harde deadlines gesteld, waarvoor fracties de stukken en/of beantwoording aanleveren. Mochten we geen antwoorden hebben ontvangen, dan vermeld Deloitte dit in haar bevindingen.

Afspraken controle over 2024 Planning Met de penningmeesters zijn afspraken gemaakt over de data: 1. Fracties: Uiterlijk 01.04.2025 aanleveren stukken 2024 bij Irene Betting a. Alle betalingen zijn voorzien van onderliggende bewijsstukken (bij ontbreken, graag aangeven waarom); b. Er is een zichtbare aansluiting gemaakt op de bankafschriften (zowel op 1 januari 2024 als 31 december 2024); c. Alle stukken zijn getekend door de voorzitter en voorzien van toelichting op fractiebelang; d. De griffie heeft aangeboden om via een quick-scan mee te kijken naar de aan te leveren stukken. 2. Deloitte/ griffie/ fracties (uiterlijk augustus 2025): Vragenrondes schriftelijk, aangevuld met telefonische toelichting per fractie door Deloitte; 3. Hoor- en wederhoor. In tegenstelling tot dit jaar bespreken we het concept rapport van bevindingen met de penningmeesters in een informatiesessie met Deloitte 10.2025. Daarna maakt Deloitte het rapport definitief. 4. Deloitte: Rapport van bevindingen eind 10.2025 5. Griffie: Memo naar presidium 11.2025 We vragen de accountant de periode 1.1.2024 tot en met 31.12.2024 te onderzoeken op de afspraken uit de spelregels. Gezien de goede ervaringen stellen wij voor deze opdracht opnieuw te gunnen aan Deloitte accountants. De penningmeesters hebben besproken hoe de optie van digitalisering van de administratie is bevallen.

De fracties die hier gebruik van hebben gemaakt vonden het een prettige werkwijze. Voor sommige fracties heeft het fysiek aanleveren van de stukken de voorkeur. Deloitte kan beide vormen verwerken. De keuze blijft liggen bij de fractie. Ook is er met de penningmeesters gesproken over de categorieën benoemd in de Spelregels Bredaas beRaad. De griffie komt later dit jaar met een voorstel over de verruiming van de categorieën waaronder de uitgaven moeten worden gerangschikt. Verder is er besproken dat ongeacht de hoogte van de uitgave, het de fracties vrij staat elke factuur of prestatieonderbouwing afzonderlijk te laten ondertekenen door penningmeesters en fractievoorzitters. Het voldoet ook om enkel op het afschriftenoverzicht en verantwoordingsoverzicht te noteren: ‘’gezien voor alle onderliggende stukken’’ en dit te laten ondertekenen door de penningmeesters en fractievoorzitters.

4

Fractiekosten lager dan € 100 per post betrekt Deloitte niet in het onderzoek. Deze posten moeten uiteraard wel terugkomen in de administratie aangeleverd door de fracties. In navolging van wat er in artikel 4 spelregels Bredaas beRaad is beschreven, gaat er in 2026 (na de verkiezingen) een verrekening plaatsvinden. U mag maximaal 50% ‘’van de voor het afgelopen jaar ontvangen fractievergoeding’’ meenemen naar de volgende periode. Houdt hierbij ook rekening met het eerste kwartaal van 2026. Deze baten worden meegenomen in de verrekening. Fracties die niet terugkeren in de raad betalen alles terug. Half februari 2025 zal de betaling van het voorschot 2025 plaatsvinden. Gevraagd • • •

Akkoord te gaan met het bovenstaande bevindingen en werkwijze; De opdracht nalopen uitgaven 2024 opnieuw te gunnen aan Deloitte accountants. Geen financiële verrekeningen door te voeren op de fractievergoedingen 2024.

20-01-2025 Raadsgriffie Breda, Paul Piket BIJLAGEN •

Bijlage 1 Rapport fractievergoedingen Breda 2022 Q2 t/m 2023 Q4