03d. memo gemeentelijke voorzieningen en faciliteiten

Memo Aan: Van: Datum: Onderwerp:

Presidium Raadsgriffie 11 mei 2026 Vraagstelling aan het presidium (aanleiding Presidium 20 maart 2026)

Inleiding Tijdens het presidium van 20 maart 2026 is in de rondvraag expliciet aandacht gevraagd voor het huisvestingsvraagstuk van fracties, de beschikbaarheid en inzet van overige faciliteiten in het Stadhuis en de werkwijze rondom parkeercodes. Daarbij is door een fractievoorzitter aangegeven dat het huidige gebruik en de ondersteuning in de praktijk niet altijd helder of voorspelbaar verloopt en dat verzoeken verschillend worden beoordeeld. Aan het eind van deze memo wordt concreet op de gestelde vragen gereageerd. Tegen deze achtergrond wordt het presidium gevraagd de volgende meer algemene vraag te beantwoorden: Op welke wijze wil het presidium dat de bestaande regels en kaders (Spelregels gemeenteraad, Huisregels Stadhuis en rechtspositieregelingen) in samenhang worden toegepast bij het gebruik van gemeentelijke voorzieningen en de ondersteuning van fracties, zodat voor fracties een gelijk speelveld ontstaat en de griffie deze regels consequent en uitlegbaar kan uitvoeren? Het uitgangspunt bij het gebruik van de beschikbare faciliteiten is een optimaal en eerlijk gebruik door alle fracties ter ondersteuning van het raadswerk. De ruimte in het gebouw is schaars en vraagt daarom om een evenredige verdeling, waarbij voor alle fracties hetzelfde kader geldt.

Dit draagt bij aan duidelijkheid en beheersbaarheid, zowel voor de fracties onderling als vanuit de verantwoordelijkheid van de griffier voor het functioneren van de raad als geheel. Ten aanzien van het parkeren geldt dat dit geen exclusieve gemeentelijke/ raadsvoorziening betreft. De raadsgriffie beschikt over een beperkt aantal parkeercodes, die worden gebruikt binnen een gedeelde parkeervoorziening waar ook andere gebruikers aanspraak op maken. Het aantal beschikbare plaatsen is daarmee begrensd en niet onbeperkt beschikbaar voor de raad alleen. De geldende regels zijn nadrukkelijk niet bedoeld om fracties te beperken in hun werkzaamheden, maar juist om hen in staat te stellen hun werk goed te doen binnen de fysieke mogelijkheden die het gebouw biedt. Door alle fracties op een gelijke en evenredige manier te faciliteren, wordt recht gedaan aan ieders positie en wordt zorgvuldig omgegaan met de beschikbare middelen.

Kader memo Deze memo beoogt geen nieuwe regels te introduceren, maar geeft richting en duiding aan de toepassing van bestaande kaders uit onder meer: •

de Spelregels gemeenteraad Breda (het Bredaas beRaad 2025);

•

de Huisregels Stadhuis voor fracties (Afdeling gebouwbeheer, februari 2026);

•

de Verordening rechtspositie raads- en burgerraadsleden Breda 2019.

Aanleiding voor deze memo is dat in de praktijk geen eenduidige en expliciet vastgelegde lijn bestaat voor de toepassing van deze kaders in samenhang. Hierdoor is in de loop der tijd een uitvoeringspraktijk ontstaan waarin faciliteiten en ondersteuning verschillend worden geïnterpreteerd en ingezet, mede op basis van gebruik, verwachtingen en incidentele afwegingen. Dit leidt tot vragen over gelijkwaardigheid tussen fracties en legt een toenemende druk op de griffie bij de uitvoering. De griffie wordt in de dagelijkse praktijk geconfronteerd met verzoeken waarbij niet altijd helder is of deze passen binnen fractiegerelateerd raadswerk dan wel partijpolitieke activiteiten. Door de bestaande kaders expliciet in samenhang te brengen ontstaat een consistente beleidslijn voor de dagelijkse praktijk. Doel is het versterken van duidelijkheid, gelijkwaardigheid tussen fracties, beheersbaarheid en het borgen van de politieke neutraliteit van het Stadhuis.

Uitgangspunt Het stadhuis is een werkplek voor het openbaar bestuur (de gemeenteraad), niet voor politieke partijen als vereniging. Dit uitgangspunt volgt uit de Spelregels gemeenteraad Breda, waarin de fractie wordt gedefinieerd als onderdeel van het functioneren van de raad, en wordt operationeel uitgewerkt in de Huisregels Stadhuis voor fracties. Gemeentelijke voorzieningen en ondersteuning zijn daarom uitsluitend bedoeld voor activiteiten die rechtstreeks samenhangen met het raadswerk en het functioneren van fracties als onderdeel van de gemeenteraad.

Afbakening: fractie versus partij De Huisregels Stadhuis voor fracties bepalen dat ruimten en faciliteiten uitsluitend zijn bedoeld voor fractiegerichte werkzaamheden. Deze beleidslijn verduidelijkt wat daar inhoudelijk onder wordt verstaan. Fractieactiviteiten (toegestaan) Activiteiten die voortvloeien uit de publieke taak van raads- en burgerraadsleden, zoals bedoeld in de Spelregels gemeenteraad Breda: •

voorbereiding van raads- en commissievergaderingen;

•

interne fractieoverleggen over raadsdossiers;

•

overleg met college, ambtenaren en andere fracties;

•

inwoners- en organisatiescontact in het kader van raadswerk;

•

communicatie over raadsstandpunten;

•

raadsbreed georganiseerde trainingen en bijeenkomsten.

Partijactiviteiten (niet toegestaan) Activiteiten die samenhangen met de politieke partij als privaatrechtelijke vereniging en die op grond van de huisregels niet in het Stadhuis thuishoren: •

(leden)vergaderingen, ALV’s en congressen;

•

campagneactiviteiten en verkiezingsvoorbereiding;

•

werving van leden, donateurs of vrijwilligers;

•

partijbestuurlijke of organisatorische overleggen;

•

scholing of training georganiseerd door de partij of een partijgelieerde instelling.

Bij twijfel over de kwalificatie van een activiteit vindt vooraf afstemming plaats met de griffie.

Huisvesting en gebruik van ruimten Fractiekamers Conform de Huisregels Stadhuis voor fracties beschikt iedere fractie over een toegewezen fractiekamer: •

elke fractie beschikt over één vaste (vergader)kamer;

•

de verdeling vindt plaats op basis van fractiegrootte (aantal stemmen bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen);

•

wijzigingen in fractieomvang tijdens de raadsperiode leiden niet automatisch tot herverdeling, ter bevordering van rust en stabiliteit.

Overige ruimten De huisregels gaan uit van doelmatig en flexibel gebruik van het Stadhuis: •

grotere ruimten (zoals raadszaal, stads, college- en commissiekamer) zijn bedoeld voor gedeeld gebruik;

•

incidenteel gebruik door fracties is mogelijk indien dit noodzakelijk is voor het raadswerk;

•

structurele toewijzing van ruimtes aan één fractie is niet mogelijk.

Faciliteiten

Badges en sleutels In lijn met de Huisregels Stadhuis voor fracties en de Verordening rechtspositie raads- en burgerraadsleden Breda 2019 worden badges en sleutels uitsluitend verstrekt aan: •

raadsleden;

•

burgerraadsleden;

•

per fractie 1 door de fractievoorzitter aan te wijzen fractieassistent

Overige betrokkenen, ondersteuners, ambassadeurs of partijfunctionarissen komen niet in aanmerking. De uitgifte en het beheer berusten bij de raadsgriffie.

Parkeren Stadserf De huisregels bepalen dat parkeren op het Stadserf geen privaat karakter heeft. Dit wordt als volgt toegepast: •

parkeercodes zijn raad-gericht en bedoeld ter ondersteuning van het functioneren van de gemeenteraad;

•

toekenning vindt uitsluitend plaats voor raadsbreed georganiseerde bijeenkomsten en activiteiten;

•

parkeercodes worden niet verstrekt voor fractie-interne bijeenkomsten, partijactiviteiten of genodigden van individuele fracties.

Rol van de griffie •

De griffie hanteert deze integrale beleidslijn als leidend interpretatiekader.

•

Zij ziet toe op consistente toepassing van de Spelregels, huisregels en verordeningen, met oog voor gelijkwaardigheid tussen fracties.

•

Vragen of verzoeken die niet passen binnen deze kaders worden niet gehonoreerd.

•

De griffie fungeert als eerste aanspreekpunt bij twijfelgevallen en zorgt voor afstemming met beheer en organisatie waar nodig.

Reactie op vragen gesteld in het presidium van 20 maart 2026 1. Hoe kunnen de voorzieningen (vergaderkamers en overige vergaderruimten) in het gebouw door de fracties worden gebruikt? Elke fractie heeft een (vergader)kamer toegewezen gekregen in het stadhuis. De verdeling van de (vergader)kamers gaat op basis van fractiegrootte. In overleg met de fractievoorzitter is een inschatting gemaakt of de voorgestelde (vergader)kamer groot genoeg is voor de fractie, bestaande uit (burger)raadsleden en fractie assistent, om te kunnen vergaderen. Uitgangspunt voor de gemeente Breda is dat zij de fractie faciliteert in haar raadswerk. Mocht incidenteel de behoefte bestaan om uit te wijken naar een grotere vergaderruimte dan is dat mogelijk. Het structureel reserveren van een grotere ruimte is niet mogelijk.

2. Hoe wordt omgegaan met de parkeercodes? Parkeermogelijkheden en parkeercodes voor het Stadserf worden toegekend aan genodigden die op uitnodiging van de gemeenteraad (raadsgriffie) aanwezig zijn door en voor de raad georganiseerde bijeenkomsten en (ondersteunende) activiteiten met als doel de raad te faciliteren en begeleiden in zijn werkzaamheden. Parkeermogelijkheden en parkeercodes voor het Stadserf worden niet verstrekt aan genodigden bij fractievergaderingen van (individuele) politieke partijen uit de raad. De genodigden, niet zijnde (burger)raadsleden en fractie assistent, maken geen onderdeel uit van de raadsfractie en worden daarom niet gezien als direct betrokkenen die aanspraak kunnen maken op badge, sleutel en gebruik van de parkeerfaciliteiten op het Stadserf. Daar komt bij dat de beschikbare hoeveelheid parkeercodes voor de gemeenteraad is begrensd tot een maximum van vijf. Dit is onvoldoende om alle fracties in de gemeenteraad te faciliteren.

3. Hoe wordt omgegaan met de badge en sleutel? Badge en sleutel vormen een belangrijk middel voor de gebruiker om toegang tot het stadhuis te verkrijgen en voor de gemeente Breda de toegang tot het stadhuis te monitoren en reguleren. De faciliteiten zijn bedoeld voor personen voor wie toegang noodzakelijk is om hun raadswerkzaamheden te kunnen verrichten. In dit kader worden badges en sleutels verstrekt aan de fractie bestaande uit raadsleden, burgerraadsleden en fractieassistenten die daadwerkelijk werkzaamheden uitvoeren ten behoeve van de gemeenteraad. Overige (niet direct) betrokkenen komen niet in aanmerking voor een badge en sleutel en kunnen zich daarmee niet “vrijelijk” toegang tot het gebouw (stadhuis) verschaffen en gebruik maken van de fractiekamer, vergaderruimten en parkeerfaciliteiten op het Stadserf.