03b. Voortgang informatielandschap

Gemeente Breda

MEMO

Raadsgriffie B. van ‘t Westeinde

Status ter kennisname

Onderwerp Voortgang informatielandschap

Locatie Stadhuis, collegekamer

Aan Presidium

Datum 11 mei 2026

Inleiding

Zoals bekend zijn de afspraken met Notubiz over het raadsinformatiesysteem met drie keer één jaar verlengd, zodat er voldoende tijd is voor de gemeentelijke organisatie om het informatielandschap te (her)ontwerpen. In september is dit in het presidium toegelicht en is teruggekoppeld over het gesprek dat de heer Meeuwissen en mevrouw van Kelle hebben gehad met de gemeentesecretaris en de projectleider over Notubiz. Voortgang De eerste verkenning naar de vormgeving van de gezamenlijke aanbesteding met het stadskantoor loopt op dit moment. Daarbij worden onder andere de beschikbare marktpartijen en hun werkwijzen in beeld gebracht. Ook wordt gekeken naar hoe de informatiearchitectuur in elkaar zit, en hoe dat aansluit op de andere systemen en werkwijzen in de gemeente. Op basis hiervan wordt een besluit genomen over welke aspecten succesvol kunnen worden meegenomen in de aanbesteding, waarna een aanbestedingsdocument kan worden opgesteld. Op de griffie is geconstateerd dat er in de modules van Notubiz op korte termijn geen echte quick wins zijn te halen. Mogelijk liggen er wel kansen in iets ander gebruik van de huidige modules. Op de griffie worden nu een aantal operationele functies ingevuld (versterking secretariaat – griffiesecretaris) die een bijdrage leveren in het beheren van informatie. Landelijk loopt het project Democratie Dichtbij.

Dat project beoogt democratie en inwoners dichterbij elkaar te brengen. Vanuit gemeenteraden en Provinciale Staten wordt samengewerkt met het Ministerie van BZK om bestuurlijke informatie eenvoudig vindbaar en doorzoekbaar te maken. Deze ontwikkelingen worden gevolgd. Het inrichten van een goede architectuur is een kwestie van de lange adem. Binnen dit project wordt voor de korte termijn vooral de oplossing gezocht in AI-tools om raadsinformatiesystemen te verbeteren. Deze zijn soms vrij eenvoudig en relatief goedkoop toe te voegen als schil rond het huidige raadsinformatiesysteem. Een voorbeeld hiervan is de oplossing Raadzaam, die onder andere wordt gebruikt in Utrecht (initiatiefnemer voor deze oplossing), Amsterdam, Nijmegen en Almere.

Vervolg

Voorstel aan het presidium is om met een beperkt aantal stakeholders uit de raad, griffie en organisatie een demo aan te vragen, en op basis daarvan te kijken of een AI-schil rond Notubiz een realistische quick-win is. Omdat hier ook structurele kosten aan zijn verbonden wordt in het voorstel over de begroting voorgesteld hier € 15.000,00 voor aan de begroting van de raad toe te voegen. 1