03b Presidium raadsplanning 01012025
Tekst van het document
Gemeenteraad Breda
MEMO
Aan Presidium
Datum 1 januari 2025
Raadsgriffie Smulders Onderwerp Raadsplanning
Aantal bijlage(n): N_presidium_26 augustus 2024
Samenvatting: Aanleiding Het presidium heeft tijdens het overleg van 26 augustus jl. aangegeven dat de mogelijkheden voor een raadsplanning in beeld moeten worden gebracht. De opdracht van het presidium over de raadsplanning is als volgt: “Paul Depla stelt voor dat de gemeentesecretaris, de agendacommissie en Tristan een voorstel uitwerken met een planningslijst voor grote producten of we bespreken het tijdens de heisessie.” (presidium notulen 26082024) Doel Het doel van een raadsplanning is om de raad meer (in)zicht te geven in de dossiers die naar de raad toekomen. Dit inzicht geeft de raad en/of de individuele raadsfracties de gelegenheid om zich tijdig en gerichter voor te bereiden op dossiers die de bestuurlijke besluitvormingsprocedure gaan doorlopen. Een raadsplanning brengt de raad beter in positie en zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvormingsprocessen overzichtelijker en met meer rust verlopen. Raadsplanning Op 17 oktober jl. hebben een afvaardiging van de raad (raadslid dhr. Schonis), ambtelijke organisatie (gemeentesecretaris mw. Hendrix), agendacommissie (mw. de Goede en dhr. Planken) en voorzitter van zowel raad als college (burgemeester Depla) met elkaar gesproken over de mogelijkheden van een raadsplanning.
Een raadsplanning die recht doet aan de wensen van de raad, maar die ook oog heeft voor de nodige flexibiliteit in de werkprocessen van het college en ambtelijke organisatie. Dit gesprek heeft geleid tot het volgende voorstel voor: - De gemeenteraad ontvangt van het college een planning van de grote dossiers met een tijdspanne van één jaar; - De jaarplanning bestaat uit twee tijdsvakken. Een “voor het zomerreces” en een “voor het kerstreces”. - Op de raadsplanning staan alle grotere dossiers opgenomen. De dossiers zijn onderverdeeld in een van de eerder genoemde tijdvakken, waarin het college van b. en w. verwacht dat het desbetreffende dossier aan de raad aangeboden zal gaan worden. - Naar mate concreter wordt in welk kwartaal een dossier naar de raad zal komen, zal dit kwartaal worden toegevoegd aan de lijst, als er concrete afspraak is over de behandeling wordt deze ook toegevoegd. - Het is van belang om de planning elk kwartaal te actualiseren. Het college is verantwoordelijk voor de aanlevering aan de raad.
Het sjabloon zou er als volgt uit kunnen komen te zien: Onderwerp
Portefeuillehouder
Voor zomer- of kerstreces
Behandeling in de raad voor*
Onderwerp X
Wethouder X
Voor X
QX
Onderwerp X
Wethouder X
Voor X
QX
Onderwerp X
Wethouder X
Voor X
QX
* Naar mate concreter wordt in welk kwartaal een dossier naar de raad zal komen, zal dit kwartaal worden toegevoegd aan de lijst.
Voorgesteld besluit aan het presidium: 1. De opzet, met aandachtspunten en randvoorwaarden, voor de raadsplanning vast te stellen. 2. Het college van b. en w. verzoeken een raadsplanning, met bovengenoemde aandachtspunten, op te stellen en deze aan de raad aan te bieden. 3. Het college van b. en w. verzoeken de raadsplanning elk kwartaal te actualiseren. 4. De raadsgriffie verzoeken de werking en opzet van de raadsplanning (samen met de andere betrokken partijen) na één jaar te evalueren.