03b Memo presidium vergaderopzet Bredaas Beraad 08012026 V2

Adviesmemo Aan: Van: Datum: Onderwerp:

Presidium Paul Depla, burgemeester Vergaderstructuur Bredaas Beraad

Aanleiding Tijdens het presidiumoverleg van 8 september jl. is gesproken over de toenemende werk- en agendadruk binnen de raad. Reden van dit gesprek is het intensieve vergadermodel en het grote verloop van raadsleden afgelopen raadsperiode, waarbij met name in de groep van raadsleden tot 35 jaar bovenmatig veel zijn uitgevallen. Naar aanleiding hiervan is bij het presidium de behoefte ontstaan enkele praktische stappen te verkennen richting een efficiëntere vergaderstructuur van het Bredaas Beraad zonder inhoudelijke systeemwijzigingen aan te brengen.1

Doelstelling Het doel van dit memo is om een aantal denkrichtingen voor eenvoudige en direct uitvoerbare aanpassingen voor te stellen in de vergaderstructuur van het Bredaas Beraad. Deze aanpassingen beogen een betere werk-privébalans voor raadsleden, en daarmee ook voor ondersteuners, collegeleden en de ambtelijke organisatie. Hierbij wordt ingezet op verlichting van de agendadruk en het creëren van meer ruimte voor politieke focus door raadsleden te stimuleren zich te concentreren op hun speerpunten. Tot slot draagt de voorgestelde structuur bij aan meer duidelijkheid voor toekomstige raadsleden over de inzet die het raadslidmaatschap vraagt, zodat zij bij aanvaarding van hun rol weten waar zij aan toe zijn. Als ook dat het lidmaatschap is vol te houden en we het aantal wisselingen mogelijk kunnen terugdringen. NB: De wetgever houdt er rekening mee dat het raadswerk een inspanning vraagt van raadsleden. Een inspanning die ten koste gaat van andere activiteiten, zoals werk, daarom stelt zij hier een maandelijkse vergoeding tegenover. Kanttekeningen Er ligt geen uitgebreide probleemanalyse ten grondslag aan de denkrichtingen in deze verkenning.

Mocht in de toekomst overgegaan worden tot het doorvoeren van (grote) systeemwijzigingen is het raadzaam het probleem nader te definiëren, zodat de aanpassingen aansluiten op de wensen van betrokkenen (raad, college, ambtelijke organisatie en de stad) bij het vergadermodel. Hierbij rekening houdend met factoren als beschikbare faciliteiten (vergaderruimte en AV-systeem) en personele ondersteuning (o.a. raadsgriffie). Daarnaast heeft niet elke aanpassing aan het vergadermodel een positief effect voor alle betrokkenen. Zo kan wekelijks meer vergadertijd het besluitvormingsproces (overall) versnellen, maar heeft het bv als consequentie dat de gemeenteraad meerdere avonden dient te vergaderen. Ook is het goed om in ogenschouw te nemen dat het hier niet alleen om structuuraanpassingen gaat, hoewel deze belangrijk zijn, hangt er veel samen met “houding en gedrag” van de betrokkenen aan het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hoewel het doel is dat aanpassingen aan het vergadermodel verlichting voor alle betrokkenen oplevert is dit naar alle waarschijnlijkheid niet haalbaar, omdat voor alle direct betrokkenen ((burger)raadsleden, collegeleden, ambtelijke organisatie) geldt dat de situaties thuis en zakelijk niet overeenkomen. Het

1

NB: in de Bredase spelregels zijn in artikel 12 wel de indeling van de vergaderingen met tijdstip vastgelegd. Een eventuele aanpassing zal dus uiteindelijk wel resulteren in een raadsvoorstel tot aanpassen van de Bredase spelregels

is dus zaak om een vorm te vinden die voor de grootst mogelijke groep goed uitpakt om invulling te geven aan de wens om het raadswerk voor iedereen mogelijk te houden. Het is aan het (huidige) presidium om richting te geven aan de aanpassingen van de vergaderstructuur. Het is aan de nieuwe gemeenteraad eventuele aanpassingen nader uit te werken en door te voeren (al dan niet met een pilotperiode).

Uitgangspunten Bij het herinrichten van de vergaderstructuur wordt gekozen voor een praktische benadering, waarbij kleine aanpassingen worden opgesomd die een groot effect kunnen hebben op de werkbaarheid en efficiëntie. Er worden nadrukkelijk geen inhoudelijke systeemwijzigingen doorgevoerd; deze volgen louter via het traject onder leiding van de (plaatsvervangend) raadsvoorzitter(s). Uitgangspunt is dat de donderdag gehandhaafd blijft als vaste vergaderdag, waarmee continuïteit en herkenbaarheid in de planning worden geborgd. NB: plenaire vergaderingen (hamer en debatraad) blijven in de avond gepland. In deze memo staan enkele (kleinere) aanpassingen voor het vergadermodel Bredaas beRaad opgenomen. In de bijlage staan een set met grotere aanpassingen opgesomd, deze worden nu als minder kansrijk gezien vanwege de “impact” op de vergaderwijze.

Voorgestelde structuur Bredaas Beraad (vergadercyclus van vier donderdagen) Vergadercyclus van vier donderdagen (zonder verdere wijzigingen) Donderdag Eerste donderdag van de cyclus Tweede donderdag van de cyclus Derde donderdag van de cyclus Vierde donderdag van de cyclus

Activiteit Hamerraad + Sessieraad Hamerraad + Sessieraad Hamerraad + Sessieraad Vrije donderdagavond

Tijdstip 19.30- 19.45u 19.45 - 22.45u 19.30- 19.45u 19.45 - 22.45u 19.30- 19.45u 19.45 - 22.45u -

Vijfde donderdag

Debatraad

19.30-…..

Toelichting

Ruimte voor rust en de mogelijkheid moties en amendementen af te stemmen

Werkbezoeken vinden voorafgaand aan de vergaderavond (uitgezonderd debatraad) plaats tussen 16.00-17.45u

Argumenten voor Door de vergadercyclus van het Bredaas Beraad op een praktische wijze te herinrichten, wordt gericht ingezet op het verlichten van de werk- en agendadruk van raadsleden. Argumenten tegen Met het wegvallen van één vergaderavond per cyclus valt een groot aantal sessievergaderingen (30 tot 40 uur) per jaar weg. Dit moet bij (piek)belasting niet leiden tot het uitschrijven van meer vergaderingen op het moment dat de agendavoorraad toeneemt.

Vergadercyclus van vier donderdagen (met wijziging in de vergaderopzet) Donderdag Eerste donderdag van de maand Tweede & derde donderdag

Activiteit Werkbezoeken

Tijdstip 16.00 – 18.00 uur

Sessieavonden + Hamerraad

Start: 16.00 uur Hamerraad: 19.00 uur

Vierde donderdag

Vrijhouden

n.v.t.

Vijfde donderdag

Debatraad

Avond 19.30

Toelichting Gericht op contact met stad en partners. Eerst drie sessies, daarna hamerraad. Inclusief pauze om wat te eten. biedt adempauze en de mogelijkheid moties en amendementen af te stemmen Blijft ongewijzigd in de avond gepland.

Aanvullende aandachtspunten Om de vergaderdruk verder te verlichten en de effectiviteit van het raadswerk te vergroten, is het van belang dat raadsleden bewuste keuzes maken in hun inzet. Dit betekent dat men durft te kiezen voor deelname aan vergaderingen en dossiers die aansluiten bij de eigen politieke speerpunten, in plaats van het gevoel te laten prevaleren overal bij te moeten zijn. Ook in de Tweede Kamer is het gangbaar dat fracties niet alle vergaderingen bijwonen vanwege de omvang van de fractie of door het aanbrengen van focus op andere onderwerpen. Ook kunnen fracties, op sommige dossiers, hun krachten bundelen om op die manier de werkdruk van raadsleden te verlichten (bv. methode Duisenberg). Daarnaast is het raadzaam om kritisch te kijken naar het vereiste quorum van twee fracties tot het plannen van een oordeelsvormende sessie, zodat de spelregels op dit vlak niet onbedoeld worden ondermijnd. Ook bespreeknotities en iBsessie vanuit het college verdienen een scherpe toets op noodzaak en toegevoegde waarde, om te voorkomen dat de agenda onnodig wordt belast. Tot slot kunnen alternatieve instrumenten zoals het actualiteitenuur of het indienen van een motie vreemd in bepaalde gevallen een efficiëntere route bieden om politieke signalen af te geven, zonder dat dit leidt tot extra vergadermomenten.

Argumenten voor Door de vergaderstructuur van het Bredaas Beraad op een praktische wijze te herinrichten, wordt gericht ingezet op het verlichten van de werk- en agendadruk van raadsleden. Door het vervroegen van de aanvangstijd naar 16.00 uur wordt de avond minder belast en ontstaat meer ruimte voor herstel en privéverplichtingen. Ook in het licht van bijvoorbeeld de vaak late debatraden in de avond en soms nachturen. De introductie van een pauze en het vrijhouden van een eventuele vijfde donderdag in de maand draagt bij aan een gezondere werk-privébalans. Daarnaast stimuleert de structuur bewuste keuzes in aanwezigheid en agendering, waardoor de focus komt te liggen op politieke speerpunten en overbodige vergadermomenten worden voorkomen. Dit alles leidt tot een beter voorspelbare werkweek en een duurzamer ritme voor raadsleden. Waarmee het raadslidmaatschap aantrekkelijk blijft voor een divers publiek. Argumenten tegen Hoewel de voorgestelde structuur gericht is op het verlichten van de werkdruk, zijn er ook enkele kanttekeningen te benoemen. Het vervroegen van sessies naar 16.00 uur kan voor raadsleden met een fulltime baan of andere dagverplichtingen lastig te combineren zijn, waardoor hun

beschikbaarheid onder druk komt te staan. Daarnaast kan het voor bewoners die sessies willen bijwonen minder toegankelijk worden, omdat het tijdstip samenvalt met reguliere werkuren en zorgtaken. Dit vraagt om extra aandacht voor digitale toegankelijkheid en communicatie, zodat participatie vanuit de stad niet onbedoeld wordt beperkt. Het eerder overwogen alternatief om te verschuiven naar de woensdag biedt op dit vlak geen oplossing, aangezien deze dag voor veel betrokkenen juist wordt ingevuld met gezinsverplichtingen en regionale bijeenkomsten, wat de druk op agenda’s verder zou verhogen. Alternatieven Andere vergaderdag In de verkenning van alternatieve vergadermomenten is ook de woensdag als mogelijke vaste dag overwogen. Hoewel dit op het eerste gezicht een logische verschuiving lijkt, blijkt uit praktijkervaring dat de woensdag voor veel raadsleden en betrokkenen een dag is waarop zij zich richten op gezinsverplichtingen, zoals zorg voor schoolgaande kinderen. Daarnaast vinden op woensdag regelmatig regionale bijeenkomsten plaats, wat de beschikbaarheid van raadsleden en ambtelijke ondersteuning kan beperken. Om deze redenen is besloten vast te houden aan de donderdag als vergaderdag, waarmee zowel continuïteit als praktische uitvoerbaarheid worden gewaarborgd.

De gemeenten Den Bosch (commissiemodel) en Eindhoven (BOB-model) zijn voorbeelden van gemeenten die op een andere dag vergaderen. Voor de gemeente Den Bosch geldt dat de maandelijkse plenaire raadsvergadering, niet zijnde de commissievergaderingen, plaatsvindt op de dinsdagavond vanaf 19.00u. Mocht de vergadering te lang duren dan is de dag erna, eveneens vanaf 19.00u, de uitloopavond. Den Bosch heeft per maand ongeveer 6 á 7 vergaderavonden. De gemeente Eindhoven vergadert eveneens op de dinsdagavond. De raad vergadert van 17.00 tot 22.00 uur. Evenals bij de gemeente Tilburg vinden er bij de gemeente Eindhoven op andere dagen in de week nog andere raadsactiviteiten plaats. Ander vergadertijdstip In Tilburg starten de sessiebijeenkomsten en werkbezoeken al om 13.30/14.00 uur (op maandagmiddagen). Hoewel dit een vroeg aanvangstijd is, blijkt het in de praktijk goed werkbaar binnen hun vergadercyclus. Het op dit tijdstip starten heeft als voordeel dat het overgangsmoment tussen werkdag en avond, wat voor veel raadsleden, ondersteuners en collegeleden conflicteert met gezinsverplichtingen zoals eten en bedtijd van kinderen niet wordt doorkruist door vergaderingen. De debatraad start in Tilburg ook om 19.30. Er wordt wel van de raadsleden verwacht dat zij de middag vrij maken van hun andere werkzaamheden. Hetgeen de raadsvergoeding ook voor is bedoeld.

Verzoek aan het presidium Hoe denkt het presidium over de denkrichtingen voor de aanpassingen aan het vergadermodel Bredaas beRaad?

BIJLAGE I Mogelijke aanpassingen aan het vergadermodel.

1. Verhogen van aantal parallelle sessies naar vier en één uur eerder stoppen. Tijdstip 16.0017.45u 18.1519.15u 19.3019.45u 19.4520.40u 20.45 – 21.45u

Activiteit 1 Werkbezoek

Activiteit 2

Werkgroep

Activiteit 3 Werkbezoek

Activiteit 4

Werkgroep

Hamerraad Sessie 1

Sessie 1

Sessie 1

Sessie 1

Sessie 2

Sessie 2

Sessie 2

Sessie 2

Voordeel: - De vergaderavond is eerder afgelopen, zonder eerder op de dag te moeten beginnen met vergaderen. Nadelen: - Kleine fracties hebben veel burgerraadsleden nodig, - Veel ondersteuning (college, sessievoorzitters en griffie) nodig, - Per week is er één sessie uur minder beschikbaar, dus jaarlijks (40 uur) minder vergadertijd; - Er zijn te weinig beschikbare ruimten om in te vergaderen.

2. Vroeger starten met de formele vergaderavond en slechts twee sessies parallel Tijdstip 16.00-17.45u 18.30-19.30u 19.30-19.45u 19.45-20.45u 20.45-21.45u 21.45-22.45u 22.45-23.15u

Vergadering Werkbezoek Sessie 1 Hamerraad Sessie 2 Sessie 3 Sessie 4 Agendacommissie

Activiteit Werkbezoek Sessie 1 Sessie 2 Sessie 3 Sessie 4

Voordeel: - Parallelle intensiteit neemt af, waardoor kleinere fracties de sessies makkelijker kunnen bijwonen. Nadeel: - Lange vergaderavond van 18.30-22.45uur; - Per week is er één sessie uur minder beschikbaar, dus jaarlijks (40 uur) minder vergadertijd;

-

Deze aanpassing zorgt voor minder beschikbare vergadergelegenheid voor werkgroepen/ (in)formele overlegvormen (bv. werkgroep en auditcommissie)

3. Eerder beginnen op de avond i.c.m. werkbezoekdag Eerste, tweede en derde donderdag van de cyclus, vierde donderdag Debatraad (19.30u) Tijdstip 18.30-19.30u 19.30-19.45u 19.45-20.45u 20.45-21.45u 21.45-22.45u

Activiteit Sessie 1 Hamerraad Sessie 2 Sessie 3 Agendacommissie

Activiteit Sessie 1 Sessie 2 Sessie 3

Activiteit Sessie 1 Sessie 2 Sessie 3

Vijfde donderdag werkbezoekdag en werkgroepen 16.00-19.15u

Tijdstip 16.0017.45u 18.1519.15u 19.1520.15u

Activiteit 1 Werkbezoek

Activiteit 2

Activiteit 3 Werkbezoek

Activiteit 4

Werkgroep 1

Werkgroep 2

Werkgroep 3

Werkgroep 4

Auditcommissie

Voordelen: - De vergaderavond in reguliere cyclus is eerder afgelopen, zonder eerder (voor 18.00u) op de dag te moeten beginnen met vergaderen. Nadeel: - Per cyclus is er één besluitvormingsmoment minder aanwezig door wegvallen hamerraad (week 5) - Mogelijkheid zou kunnen ontstaan dat er te weinig tijd beschikbaar is voor werkbezoeken; - Onduidelijkheid in aanvangstijden, doordat de vergaderdagen te veel afwisseling kennen in structuur.

4. Vergadercyclus met een vrije donderdagavond Donderdag Eerste donderdag van de cyclus Tweede donderdag van de cyclus Derde donderdag van de cyclus Vierde donderdag van de cyclus

Activiteit Hamerraad + Sessieraad Hamerraad + Sessieraad Hamerraad + Sessieraad Vrije donderdagavond

Tijdstip 19.30- 19.45u 19.45 - 22.45u 19.30- 19.45u 19.45 - 22.45u 19.30- 19.45u 19.45 - 22.45u -

Vijfde donderdag

Debatraad

19.30-…..

Toelichting

Ruimte voor rust en de mogelijkheid moties en amendementen af te stemmen

Etc.. Werkbezoeken vinden voorafgaand aan de vergaderavond (uitgezonderd debatraad) plaats tussen 16.00-17.45u Voordeel: - Het Bredaas beRaad kent een hoge intensiteit met een wekelijkse vergadering. Een week vrij zorgt voor rust, er kan voor gekozen worden om deze vorm te combineren met bv. een werkbezoekavond. Nadeel: - Met het wegvallen van één vergaderavond per cyclus valt een groot aantal sessievergaderingen (30 tot 40 uur) per jaar weg.