03b Memo presidium over Governance aanbesteding accountant versie 15 jan

Governance structuur aanbesteding accountant Algemeen Volgens de verordening Auditcommissie 2020 (zie bijlage 1) kiest de Auditcommissie de controlerend en adviserend accountant en legt deze voordracht -ter besluitvorming - voor aan de raad. In de voorgaande periode is gekozen om een contract van 4 jaar aan te gaan, met de mogelijkheid om dit 2 keer 2 jaar te verlengen. Uitgaande van opnieuw een periode van 8 jaar (4 plus 2 x 2 jaar), is de contractwaarde op basis het huidige jaarbedrag, ruim € 2.400.000. Hoe dan ook: dit bedrag vereist een Europese aanbesteding. Op hoofdlijnen hebben we de volgende planning: • • • • • •

Q1/2024: ALGEMENE VOORBEREIDING (BEPERKTE EVALUATIE BESTAANDE ACCOUNTANT, MARKTVERKENNING, BEPALEN AANBESTEDINGS- EN INKOOPSTRATEGIE, PLANNING); Q1-Q2/2024: UITWERKING PROGRAMMA VAN EISEN/ GUNNINGSCRITERIA; JUNI 2024: RAADSVOORSTEL – PROGRAMMA VAN EISEN EN GUNNINGSCRITERIA; Q3-Q4 2024: EUROPESE AANBESTEDINGSTRAJECT; Q4/2024: VOORLOPIGE GUNNING; JANUARI 2025: RAADVOORSTEL BENOEMINGSVOORDRACHT ACCOUNTANT.

De accountant controleert niet alleen de jaarrekening, maar is ook adviseur van de raad (zie opnieuw bijlage 1). Zowel het college als de gemeenteraad hebben daarom een belang bij een goed functionerende accountant. Om te komen tot een goed voorbereide keuze is specifieke, inhoudelijke kennis nodig. Deze kennis is in beginsel aanwezig bij de afdeling Concerncontrol, Financiën en Griffie, maar het blijft mogelijk om tijdens het proces externe kennis in te kopen. De benoeming doet de raad.

Organisatie Algemeen • • •

Opdrachtgever: gemeenteraad Opdrachtnemer: auditcommissie, ondersteunt door griffie, afdeling Concerncontrol Adviseurs: afdeling inkoop (proces Europese aanbesteding) en afdeling Financiën (procesuitvoeringsdeskundige)

We organiseren de aanbesteding via een stuur- en werkgroep. Stuurgroep Omdat de accountant een erg belangrijke adviseur is van de raad/ auditcommissie, moeten we zorgen dat de raad voldoende stem heeft in dit proces. Tegelijkertijd willen we de werklast voor raadsleden beperken. Om die redenen richten we een stuurgroep in. Deze groep – die maandelijks via Teams een halfuur - bij elkaar komt, zal gedurende het eerste halfjaar van 2024 het kernteam adviseren. Dit zal in de loop van de maanden toenemen, met als hoogtepunt April. De klankbordgroep rapporteert tevens de voortgang aan de auditcommissie, ondersteund door de projectleider en concerncontrol. In het tweede jaar zal het tijdsbeslag voor deze groep een stuk groter zijn vanwege offertegesprekken en presentaties.

Voor de stuurgroep hebben zich beschikbaar gesteld: Lieke van Son, Peter Jong, Huib Jansen en Inge Verdaasdonk (als backup). Van de deelnemende (burger) raadsleden vragen we (in Q3/Q4) een behoorlijke toewijding. In Q4 zal dat zeker meerdere dagen in beslag nemen (voorbereiding, voornemen en bespreking offertes, presentaties door de accountant en keuzetraject). Deze data plannen we ruim van tevoren. Werkgroep Het kernteam zal de inhoudelijke en bestuurlijke voorbereiding voor zijn rekening nemen. Indien nodig zal de griffie externe expertise inkopen. Dit zal via een verzoek aan de auditcommissie lopen. Het kernteam zal het concept-programma van eisen en concept-gunningscriteria voor raadsbesluitvorming voorleggen aan de Auditcommissie. Na accordering door de AC stelt de griffie een raadsvoorstel op. Het kernteam komt elke twee weken bij elkaar. Het team bestaat uit: 1. René Wiersma (Griffie: projectleider en opsteller en adviseur deelaspect advisering raad) 2. Corné Kuijpers (Concerncontrol: adviseur en opstellen/ programma van eisen accountantscontrole) 3. Ruud Knippenberg / Heleen van Exsel (Financiën: adviseur deelaspect haalbaarheid financiële processen) 4. Mark van der Linden (Inkoop: adviseur en procesregisseur Europese aanbesteding) 5.

Irene Betting (Griffie: algemene ondersteuning) Communicatie fracties Omdat de auditcommissie een raadsbrede vertegenwoordiging kent, gaan we ervan dat de leden van de AC hun fractie adequaat informeren Raadsvoorstellen De raad zal twee voorstellen te behandelen krijgen. In juni 2024 het programma van eisen en gunningscriteria en einde 2025/begin 2025 zal de Auditcommissie een Voordracht tot benoeming voorleggen.

Escalatie Mocht de Auditcommissie voor dilemma’s komen te staan, dan wordt het dilemma onderbouwd voorgelegd aan het presidium. Het presidium beslist vervolgens bij meerderheid van stemmen. Het stuk is besproken in de auditcommissie van 11 januari 2024.

VERZOEK AAN PRESIDIUM KENNISNEMEN VAN BOVENSTAANDE GOVERNANCE-STRUCTUUR

Bijlage 1 Verordening op de auditcommissie 2020 (relevante artikelen) Artikel 3: Taken De commissie is belast met de volgende taken: 1. Relatie met de accountant. 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; 2. Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

Artikel 4. Bevoegdheden 1. De commissie is bevoegd gevraagd of (indien nodig geacht) ongevraagd over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen en/of adviezen voor te bereiden ten behoeve van politieke oordeelsvorming en besluitvorming door de raad. 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is de commissie bevoegd nadere informatie in te winnen bij en te overleggen met - het college; - de rekenkamer; - de accountant. 3. De commissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

Artikel 5: Samenstelling. 1. De minimale bezetting van de auditcommissie is 5 en de maximale bezetting is gelijk aan het aantal raadsfracties. (exclusief de voorzitter) 2. De commissie bepaalt eenzelfde aantal plaatsvervangend leden als dat er leden zijn. 3. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter; 4. De leden mogen raadslid dan wel burgerraadslid zijn. De voorzitter dient raadslid te zijn; 5. Voor alle vergaderingen worden de in artikel 5 lid 6 genoemde interne en externe adviseurs uitgenodigd alsmede de wethouder middelen. (artikel 5 lid 8) De adviseurs worden geacht om gevraagd en ongevraagd hun adviezen in te brengen: 6. Als interne en externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt de concerncontroller, de direkteur Middelen, het hoofd Financiën, de accountant, de voorzitter van de rekenkamer en een raadsadviseur 7. Het secretariaat van de commissie wordt verzorgd door de raadsadviseur. 8. De wethouder middelen wordt standaard uitgenodigd voor de vergadering van de commissie.