03a Voortgang Griffieplan april 2025

Voortgang Griffieplan 2023 – 2027 Datum: Februari 2025

Basis op orde

We hebben onze accountantsdiensten aanbesteed, en hebben de wervingsprocedure voor de rekenkamer doorlopen. Ook hebben we de commissie ombudsman geëvalueerd en geworven. We hebben Funs geworven als tijdelijk raadsadviseur voor het sociaal domein en als plaatsvervangend griffier. De vacature voor de definitieve invulling van de vrijgekomen functie is inmiddels uitgezet. We hebben de verdeling van de fractieondersteuning geëvalueerd en aangepast. En de spelregels zijn gewijzigd op basis van een interne opdracht. Ook is het traject voor de aanbesteding van het RIS van start gegaan en werken we als griffie aan het FIT-traject voor teamontwikkeling. Tot slot volgden we een tweedaagse opleiding in het kader van de Algemene Wet Bestuursrecht.

Inhoudelijke advisering en duiding van informatie

Recent hebben we de formats verbeterd die de raadsadviseurs gebruiken om de agendacommissie te adviseren. Daarnaast hebben we een landelijke inventarisatie uitgevoerd naar de functie van informatiemanager. Op basis van de resultaten zullen we deze functie op projectbasis gaan werven

Strategische advisering

De afgelopen tijd stonden we intensief in contact met de raadsleden voor een-op-een coaching en advisering. We gaven hen voornamelijk adviezen over het gebruik van processen en instrumenten. Daarnaast hebben we hen geadviseerd over processen en mogelijkheden rondom de debatraad, met name over het indienen van moties en amendementen, en het efficiënt inzetten van het vragenhalfuur (nu: actualiteitenuur).

Ondersteunen van de raad in besluitvormingsprocessen

We ontvangen sinds kort van het college de lange termijn agenda voor de raad, waarop we i.o.m. college en in opdracht van agendacommissie processen inrichten die de raad voorafgaand aan besluitvorming ondersteunen. Daarnaast nemen we deel aan de gemeentebrede stuurgroep voor het opstellen van de

participatieverordening. Tot slot hebben we gewerkt aan het doorontwikkelen van de werkwijze van de raad in het kader van regionale samenwerking. Relatie met de samenleving verder vormgeven

We zijn gestart met de ontwikkeling van een hernieuwd communicatieplan, waarmee we de communicatie richting de stad willen versterken. We hebben (na evaluatie) wederom een interactief traject vormgegeven rondom de kadernota, zodat de raad direct kon inspelen op de behoeften en ideeën van de inwoners. Na afloop van dit traject in 2024 hebben we het proces geëvalueerd en verbeteringen doorgevoerd. We hebben de werkgroep jeugd en politiek een nieuwe rol gegeven, waarbij de focus nu ligt op burgerschapsontwikkeling. Er wordt gewerkt aan een standaardgastles die aansluit op de verplichte leerdoelen van het MBO onderwijs. Tot slot hebben we raadsleden de mogelijkheid geboden om mee te liften op de wijkbezoekcyclus van wijkzaken.

Maatwerk voor raadsleden

We hebben ruimte geboden voor individuele opleidingstrajecten voor raadsleden. Ook hebben we de advisering rondom bespreeknotities uitgebreid, om de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen. Daarnaast zijn we weer de jaarlijkse periodieke, informele gesprekken met alle raadsleden en burgerraadsleden aan het voeren.