03a. Notitie meerjarenbegroting Raad 2027-2030 en Motie borrel
Tekst van het document
Memo
Aan: Presidium Van: Berry van ’t Westeinde Datum: 11 mei 2026 Betreft: Meerjarenbegroting Raad 2027–2030
Inleiding en aanleiding Deze notitie bevat de input voor de meerjarenbegroting van de gemeenteraad van Breda en heeft betrekking op de onderdelen Raad, Griffie en Rekenkamer. Op basis hiervan kan binnen het Presidium een gestructureerd gesprek gevoerd worden. Aanleiding vormt het door de gemeenteraad op 11 november 2021 aangenomen amendement ‘Raadsbegroting’. Hierin is bepaald dat het zogeheten raadsdeel van de gemeentebegroting – de begroting van Raad, Griffie en Rekenkamer – op voorstel van het presidium wordt meegenomen in de conceptbegroting van de gemeente. Om dit zorgvuldig, structureel en tijdig vorm te geven, is een jaarlijks terugkerend proces ingericht waarin het presidium namens de raad de financiële kaders bespreekt en vaststelt. Deze notitie bouwt voort op de eerder vastgestelde meerjarenbegroting en actualiseert het bestaande meerjarenbeeld. Ter referentie, bijlage 1 bevat de conclusie van de notitie Meerjarenbegroting Raad 2026–2029 (vastgesteld in 2025). Bij de actualisatie is gebruikgemaakt van gerealiseerde uitgaven, actuele inzichten vanuit jaarplannen en bekende (of juist uitblijvende) beleidsmatige en organisatorische ontwikkelingen. Uitgangspunt is een financieel zorgvuldige en terughoudende benadering, waarbij uitsluitend noodzakelijke, goed onderbouwde en uitlegbare mutaties worden voorgesteld.
Na vaststelling door het presidium wordt deze meerjarenbegroting via een raadsbesluit aangeboden aan het college, zodat zij kan worden verwerkt in de gemeentebegroting die later dit jaar ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Beeld jaarrekening 2025 Raad–Griffie–Rekenkamer Over het jaar 2025 laat het onderdeel Raad als geheel een beperkte budgetoverschrijding zien van 1,5%. De belangrijkste oorzaken zijn hogere lasten op de posten bruto lonen, accountantskosten en advieskosten. De overschrijding op de
advieskosten is – bezien vanuit het beschikbare budget – aanzienlijk (+52,8%); hierop wordt verderop ingegaan. Binnen de Griffie is de post bruto lonen juist onderuitgeput (21,1%), hetgeen zwaar doorweegt in het totale beeld. Per saldo resteert voor de Griffie een overschot van 14,5%. Bij de Rekenkamer leiden onderuitputting op loon- en onderzoekskosten tot een niet-benut budget van 43,6%. Het totaalbeeld voor Raad, Griffie en Rekenkamer tezamen komt daarmee uit op een overschot van 7,3%. Uit dit beeld volgen geen ingrijpende maatregelen. Vroegtijdige prognose 2026 (op basis van eerste kwartaal) Voor 2026 is nog onvoldoende gestructureerde informatie beschikbaar om een betrouwbare extrapolatie te maken. Wel kunnen twee aandachtspunten worden benoemd. Binnen de Griffie leidt langdurige ziekte-uitval van drie medewerkers tot aanzienlijke onvoorziene kosten voor tijdelijke vervanging; niet uitgesloten is dat deze situatie zich verder voortzet. Voor de Raad zal bij afronding van het project verkiezingen GR2026 (verwacht juli 2026) duidelijk worden of het beschikbare budget toereikend is geweest, met name voor kosten rondom formatie en onboarding. Van meer beperkte omvang zijn mogelijke kosten in het kader van festiviteiten rond het 100-jarig bestaan van de raadzaal (juni 2026); deze worden opgevangen binnen het bestaande communicatiebudget.
Indicatie financiële ruimte 2027 vanuit concern. Op dit moment is er nog geen concreet signaal vanuit de centrale organisatie over de beschikbare financiële ruimte voor 2027. Ook de te vormen coalitie en een mogelijk bestuursakkoord zullen hier inkleuring aan geven. Bij besluitvorming rondom deze memo in de raad kunnen deze inzichten meegewogen worden. Voor deze notitie is uitgegaan van voortzetting van een behoudende en terughoudende lijn. Ontwikkelingen en trends vanaf 2026 Raad •
De post advieskosten wordt in hoge mate benut voor werkzaamheden van de Ombudscommissie. Deze post kent al geruime tijd structurele overschrijdingen, die in 2025 fors zijn toegenomen. De voorzitter van de Ombudscommissie onderbouwt in een separate memo (bijlage 2) dat een structurele ophoging van € 25.000 realistisch is.
•
De verwachting is dat de post vergoedingen burgerraadsleden ook na indexatie ontoereikend zal blijken. De omvang van het tekort is nog niet exact te ramen.
•
Het project verkiezingen GR2026 loopt door tot na de verkiezingen; na afronding (juli–september 2026) kan worden vastgesteld of het beschikbare budget volstaat.
•
De memo Voortgang informatielandschap (geagendeerd op 11 mei 2026) beschrijft maatregelen gericht op toepassing van AI en verbetering van de informatievoorziening aan raad en stad. Dit leidt tot incidentele implementatiekosten van € 15.000 en een structurele jaarlijkse behoefte van € 15.000. Deze middelen kunnen op termijn worden samengevoegd met het bestaande RIS-budget, zodra een nieuw raadsinformatiesysteem is aanbesteed en geïmplementeerd.
•
Uitwerking van de motie De beste mensen en een gezellig nieuw met mekaar (31 maart 2026) leidt tot een structurele verhoging van het benodigde budget met € 2.500.
•
Verdere uitwerking van de Pilot veilig publieke taak kan tot incidentele en structurele kosten leiden; dit is op dit moment nog niet kwantificeerbaar.
•
De Raadsacademie Breda moet gerepositioneerd om opleiding en training beter te organiseren. Financiële consequenties hiervan zijn nog niet bekend.
•
Een nieuwe aanbesteding voor AV-voorzieningen in het stadhuis is in voorbereiding en hangt samen met het traject voor een nieuw RIS. De kosten voor AV vallen buiten het budget van Raad, Griffie en Rekenkamer.
Griffie Binnen de Griffie is sprake van langdurig ziekteverzuim bij drie medewerkers, waardoor tijdelijke inhuur ter vervanging noodzakelijk is. Nog niet alle formatieplaatsen zijn ingevuld. Hiervoor zijn recent wervingsprocedures doorlopen. Bij aantreden van de nieuwe medewerkers zullen de daarvoor beschikbare budgetten volledig worden benut. Er worden ook diverse activiteiten ontplooid in het kader van de teamontwikkeling. Dit zal input opleveren voor een nieuw jaarplan dat in nauw overleg met de Werkgeverscommissie wordt opgesteld. Eventuele financiële consequenties van dit alles zijn op dit moment nog niet te overzien, onvoorzien en potentieel aanzienlijk. Rekenkamer De Rekenkamer beschikt over een nieuwe verordening. Al meerdere jaren is sprake van substantiële onderuitputting, met name op onderzoekskosten. Hoewel hier verklaringen voor zijn, kan sprake zijn van een structureel patroon dat aanleiding kan geven tot nadere beschouwing in een volgend traject.
Conclusie Het voorgaande leidt – naast de gebruikelijke indexaties – tot de volgende bijstellingen in het meerjarenperspectief 2027–2030: thema Bedragen * k€
(type eenmalig E/structureel S) 2027
2028
2029
2030
12 (E)
0
0
0
0
0
0
12
0
0
0
Mv De beste mensen en een gezellig nieuw met mekaar (S)
2,5
0
0
0
Rekenkamer
Subtotaal
0
0
0
0
Griffie
Subtotaal
0
0
0
0
Tijdelijke inhuur en nieuw jaarplan (E)
?
Eenmalig
12
Structureel
40
0
0
0
Raad
Subtotaal
40 (S) Ombudscommissie binnen Advieskosten (S)
25
Vergoedingen raadsleden (S)
?
Implementatie maatregelen voortgang informatielandschap (E)
12
Voortgang informatielandschap (S)
Totaal
Bijlage 1 voorgestelde wijzigingen memo 2025: 2026-2029 Uitleg/motivatie (eenmalig E/structureel S) 2026
2027
2028
2029
Raad
0
0
0
0
Rekenkamer
0
0
0
0
Griffie
0
0
0
0
Bijlage 2 memo Ronde Toelichting budget commissie ombudsman Breda
Budget commissie ombudsman 2025/ jaarstukken Voor de commissie ombudsman is een jaarbudget van € 30.000 geraamd. De gemaakte kosten in 2025 waren € 68.520 euro. De geraamde kosten zijn derhalve niet voldoende gebleken. Graag geeft de Commissie Ombudsman een toelichting hierop. 1. De geraamde kosten zijn jarenlang niet geïndiceerd. In het raadsbesluit tot instelling van de Commissie Ombudsman vanaf 2013 is opgenomen dat er in verband met de systematiek van de klachten (vraaggericht werken en derhalve niet te sturen), achteraf gedeclareerd wordt op basis van een uurtarief dat jaarlijks wordt geïndexeerd. Deze indexering is sinds de start van het ombudswerk niet meegenomen in de begroting van de kosten. Als het begrootte bedrag voor de kosten van de uren van de commissie zou zijn geïndexeerd vanaf het begin, was hiervoor inmiddels € 40.000 begroot. Dit geeft aan dat het budget voor de commissie al jarenlang ontoereikend is. 2. De zaken zijn complexer geworden. Gaandeweg de jaren is gebleken dat het aantal klachten is toegenomen, als ook de complexiteit daarvan. Dit betekent dat het ombudswerk extra tijd vraagt voor deze complexe klachten, maar daarnaast ook voor complex klaaggedrag. Conform de opzet van een commissie behandelen meerdere leden gezamenlijk – om begrijpelijke redenen - dit soort casuïstiek. De inzet van het ombudswerk neemt hierdoor toe. 3.
Takenuitbreiding Sinds begin 2023 heeft de commissie op verzoek van de gemeenteraad in verband met de zichtbaarheid van het ombudswerk eens per maand een inloopspreekuur tussen 15.00 en 17.30 uur in de Stadskamer. Tijdens dit inloopspreekuur zijn twee leden aanwezig. Gezien de ervaringen met de aanloop heeft de commissie besloten om de inloop terug te brengen naar 2 uren. De kosten van het ombudswerk zijn met deze inloop sinds 2023 in ieder geval toegenomen met € 6.000. Daarnaast is de commissie verzocht een bijdrage te verlenen aan het Huis van het Recht: een vruchtbaar samenwerkingsverband tussen de gemeente Breda en andere partners in de stad, waarbij de ‘korte lijntjes’ tussen partners in het Huis van het Recht en het ombudswerk het mogelijk maken snelle interventies te doen ter voorkoming van een formele klachtbehandeling. Alles in het belang van de inwoner. Ook hieraan zijn door de toegenomen taken, extra kosten verbonden.
4. Specifiek toe te rekenen aan het afgelopen jaar is de sollicitatieprocedure die is doorlopen om een nieuwe voorzitter en een nieuw lid te werven. Voor de twee zittende leden betekende dit de begeleiding van deze procedure onder andere door het doornemen van meer dan 70 sollicitatiebrieven en het voeren van sollicitatiegesprekken. Dit betekende begrijpelijkerwijs een aanzienlijke tijdsinvestering. Vervolgens is voorzien in een het inwerken van de twee nieuwe leden. Budget commissie ombudsman 2026 en verder Als gevolg van het vorenstaande is gebleken dat het geraamde budget structureel niet (meer) afdoende is voor een goede inrichting van de werkzaamheden van de commissie. De gemeenteraad heeft meermaals aangegeven tevreden te zijn met de zeer persoonlijke werkwijze van de commissie, waarbij zij signalen ophaalt van inwoners veelal in persoonlijke gesprekken en deze door haar adviezen en interventies, inzichtelijk maakt voor de gemeente: waar gaat het in de praktijk daadwerkelijk mis of dreigt het mis te gaan in de relatie tussen de gemeente en haar inwoners? Deze signalen zijn essentieel om problemen tijdig te herkennen en te voorkomen dat inwoners verder vastlopen, daarom voor het optimaliseren van de dienstverlening van de gemeente en daarmee het invullen van het ombudswerk.
De geraamde kosten van de commissie zijn sedert enkele jaren ontoereikend gebleken om de ombudswerkzaamheden te kunnen uitvoeren. Een ophoging van het bestaande budget van € 30.000 met een bedrag van € 25.000 is realistisch. Graag lichten we dit samenvattend toe: 1. De geraamde kosten zijn sedert de instelling van de commissie niet geïndexeerd. De jaarlijkse indexering zoals opgenomen in het instellingsbesluit van de raad (2012) is niet doorgevoerd in de geraamde (totale) kosten. Als er wel jaarlijkse geïndexeerd was geweest, was het budget op dit moment € 40.000 geweest. 2. Complexere zaken De toename van het aantal klachten gedurende de jaren, als ook de toename van de complexiteit van de klachten en complex (of niet begrepen) klaaggedrag vereist een toename van de inzet van meerdere leden op een klachtbehandeling. 3. Toegenomen taken Op verzoek van de raad is voorzien in een ombudsinloop hetgeen de ureninzet van de leden verhoogt (kosten 2026 ongeveer € 6.000), als ook de deelname aan het Huis van het Recht (pm). 4. Hardware commissieleden Vanaf 2026 wordt het budget van de commissie extra belast vanwege ICT-uitgaven in verband met de inrichting van een ombudsomgeving binnen de ICT-werkomgeving van Breda voor mailadressen van de commissieleden en een correcte borging van zaaksdossiers.
Hiervoor is eenmalig € 3.440,00 benodigd voor de aanschaf van 4 managed laptops (á € 860 euro per stuk). Jaarlijks betekent dit een toename van de kosten met € 1.800 aan licentierechten voor 4 leden (á € 450).
4. Inrichting commissie De commissie bestaat uit 4 leden. Veel lokale ombudscommissies hebben naast de commissieleden, een ambtelijk secretaris (in loondienst van de gemeente) die de afspraken maakt, rapporten schrijft, eerste interventiegesprekken voert etc. Bij de commissie voeren alle leden bepaalde secretaristaken uit binnen hun eigen klachtbehandeling, waaronder het vastleggen van afspraken, schrijven van verslagen en rapportages. Eén van de leden voert resterende secretaristaken uit, waaronder met name de eerste interventies als een klacht binnenkomt en de beoordeling op ontvankelijkheid. In tegenstelling tot andere commissies in het land betekent dit dus dat de Commissie Ombudsman haar taken allemaal zelf verricht en daarmee helemaal onafhankelijk is van de gemeente. De commissie heeft in 2025 een benchmark uitgevoerd bij andere lokale ombudscommissies en hen benaderd met de vraag hoe andere commissies zijn ingericht. Het valt op dat de bestaande lokale ombudscommissies verschillen in hun werkwijzen en inrichting. Vergelijkbare gemeenten hebben de volgende opzet: Gemeente Eindhoven (250.000 inwoners) * 5 leden exclusief secretaris * jaarlijks budget: € 35.000 (exclusief secretaris) * ambtelijk secretaris € kosten onbekend. Gemeente ’s-Hertogenbosch (163.000 inwoners) * 4 leden exclusief secretaris * jaarlijks budget: € 20.000 (exclusief salaris secretaris).
* kosten secretaris: in dienst van de gemeente voor 24 uur, schaal 12 (€ 71.000 euro aan werkgeverskosten). Gemeente Nijmegen (190.000 inwoners) * 2 leden beiden voor 32 uur in de week * secretaris 20 uur in de week * jaarlijks budget ombudswerk inclusief salaris secretaris € 280.000 In Breda werkt de commissie met 4 leden die eveneens voorzien in de secretaristaken. Een verhoging van het budget met € 25.000 is daarmee naar de mening van de commissie passend en noodzakelijk om het werk goed te kunnen blijven doen. Ter vergelijking nog ten overvloede het navolgende: de Nationale Ombudsman hanteert een norm van € 0,28 per inwoner (prijspeil 2026, jaarlijks geïndexeerd). Voor Breda zouden de totale kosten neerkomen op € 53.200 euro. Indien een toelichting gewenst is, zijn wij hiertoe van harte bereid. Namens de commissie, Femke Ronde Voorzitter