03a 2026.01 Memo verantwoording fractiebudgetten 2024 DEF

1 ONDERZOEK FRACTIEBUDGETTEN 2024 Inleiding Bijgaand treft u het Rapport Fractievergoedingen 2024. Dit rapport is opgesteld door de afdeling Concerncontrol. In voorgaande jaren voerde Deloitte de controle uit. In 2025 gaf Deloitte de opdracht terug. Concerncontrol heeft de opdracht overgenomen, wat een goede keuze bleek. De bevindingen zijn op donderdag 4 december 2025 door Concerncontrol en de Griffie met de penningmeesters besproken. De daar gedane suggesties zijn vrijwel integraal overgenomen in dit memo.

2024 – Resultaten De resultaten van het rapport zien er als volgt uit:

De voorgaande periode toonde het volgende beeld:

De bevindingen zijn op hoofdlijnen gelijk aan die van de vorige periode. Ontbrekende facturen, ontbrekende ondertekeningen en rekenkundige onjuistheden komen nog steeds geregeld voor en verdienen extra aandacht. Bij één partij kwam een dubbelrol voor (voorzitter en penningmeester). Voor kleine fracties kan dit een probleem zijn, maar het verzoek is om dit zoveel mogelijk te voorkomen. De bevindingen per fractie kunt u vinden op pagina 5 en 6 van de rapportage.

2 Conclusie: We verbeteren gestaag. Er is geen noodzaak om financiële correcties door te voeren.

Aanlevering stukken Het leveren van (complete) stukken en beantwoording verliep beter dan bij de voorgaande controle. Echter blijft dit een aandachtspunt voor de volgende keer.

Verantwoording over 01-01-2025 – 01-04-2026 Met de penningmeesters zijn afspraken gemaakt over de data: 1. 2. 3. 4.

5.

6. 7. 8. 9.

12-2025: De Griffie zal Concerncontrol vragen om de periode 01-01-2025 tot en met 01-04-2026 te onderzoeken – akkoord. 03-2026: De Griffie zal een meer dwingend formulier opleveren (verplichte velden en niet-invulbare velden) voor de eindverantwoording om primaire fouten te voorkomen. 04-2026: Fracties geven namen van penningmeesters door aan het secretariaat van de Griffie. 04-2026: De Griffie zal samen met Concerncontrol een bijeenkomst organiseren om de penningmeesters wegwijs te maken in de spelregels rondom de fractiebudgetten. Tevens zullen tips worden meegegeven aan de nieuwe penningmeesters over het opstellen van de verantwoording en het vormen van een dossier.. 05-2026: Fracties leveren uiterlijk 01-05-2026 de papieren verantwoordingen van stukken 2025 aan bij de financieel raadsadviseur of het secretariaat. Digitale documenten aanleveren in één mail: o Om kosten te beperken hanteren we een verlengd boekjaar (01-01-2025 – 01-04-2026). o De verantwoording van 50Plus is opgenomen in die van Breda Beslist. o Alle betalingen zijn voorzien van onderliggende bewijsstukken voorzien van korte toelichting van de uitgaaf (bij ontbreken graag aangeven waarom). o Er is een zichtbare aansluiting gemaakt op de bankafschriften (zowel op 1 januari 2025 als 1 april 2026). o Alle stukken zijn getekend door de voorzitter en voorzien van toelichting op fractiebelang.

▪ Indien digitaal wordt aangeleverd, kan volstaan worden met één handtekening op het totaaloverzicht. o Controleer nogmaals alle uitgaven boven de € 100 (controlegrens). o De Griffie zal via een quickscan meekijken naar de aan te leveren stukken om de grootste fouten eruit te halen. 08-2026: Concerncontrol/Griffie/fracties: schriftelijke vragenronde, aangevuld met telefonische toelichting per fractie door Concerncontrol. 10-2026: In het kader van hoor en wederhoor: concept-rapport van bevindingen delen met fracties en plenair bespreken in een informatiesessie met Concerncontrol. 10-2026: Concerncontrol: definitief rapport van bevindingen. 11-2026: Griffie: memo naar presidium.

Overige aandachtspunten Wisselingen penningmeesters Aandachtspunt voor de komende periode zijn de wisselingen van penningmeesters na de verkiezingen. In 2022 ontstonden hierdoor bij een aantal fracties overdrachtsproblemen, die vertragend werkten. Wij verzoeken de fracties dan ook tijdig de eventuele overdracht te regelen. Aanpassing categorieën (vanaf 2026) De Griffie zal aan de monitoringsgroep voorstellen om de categorieën volgens artikel 4 van de Spelregels Bredaas Beraad aan te passen, op basis van de behoeften van het presidium (dat wil zeggen: welke inzichten wil het presidium in de uitgaven). De Griffie zal hiervoor – ter inspiratie – informeren bij vergelijkbare gemeenten.

3 Dit geeft tevens de mogelijkheid om in een later stadium te vergelijken. Een voorstel zal begin Q2 van 2026 worden voorgelegd aan het presidium. Overheveling budgetten In navolging van wat er in artikel 4 van de Spelregels Bredaas Beraad is beschreven, gaat er in 2026 een verrekening plaatsvinden. U mag maximaal 50% van de voor het afgelopen jaar ontvangen fractievergoeding meenemen. Houd hierbij ook rekening met het eerste kwartaal van 2026; deze wordt meegenomen in de verrekening. Fracties die niet terugkeren in de raad betalen alles terug. Half februari 2026 zal de betaling van het voorschot Q1-2026 plaatsvinden.

Gevraagd aan presidium • •

Akkoord te gaan met bovenstaande bevindingen en werkwijze. Geen financiële verrekeningen door te voeren op de fractievergoedingen 2025.

Datum Raadsgriffie Breda, Berry van ’t Westeinde Bijlagen •

Bijlage 1: Rapport fractiebudgetten 2024