02a Notulen Presidium 11092023

Notulen Presidium 11 september 2023, 18:30

Aanwezig: • • • • • • • • • • • • • •

Burgemeester Depla (voorzitter) Dhr. Planken Mevr Van den Berg Dhr. Jong Dhr. Van Woudenberg Dhr. Meeuwissen Dhr. Vissers Dhr. Schonis Dhr. Van Pul Dhr. Nahnahi Mevr. Van Nispen Mevr. Verdaasdonk Dhr. Dienjes Dhr. Schoenaker (verslag)

1. Opening en mededelingen Burgemeester Depla opent de vergadering - Stand van zaken rekenkamer Breda: dit onderzoek loopt. Depla zal op termijn terugkoppelen als hier iets over te melden is. - Terugkoppeling bijeenkomst plv raadsvoorzitters Etten-leur (bijlage 01). Er zijn grote verschillen in wie er plv voorzitter is bij de verschillende gemeenten. In Breda doen we het best goed met deze constructie en verstandhouding tussen voorzitter en 2 plv vervangers is de conclusie. - Opdracht aan onszelf (Bijlage 02) Op basis van de sessies die er geweest zijn komt er een raadsvoorstel. Tijdens een bijeenkomst hebben Joyce de Goede, Paul Depla, Paul Piket & Ruud onder meer het volgende besproken : Er is nagedacht over hoe dit verder concreet uitgewerkt kan worden. De oordeelsvorming mag meer beslissing opleveren, waarbij moties en amendementen al gepresenteerd worden. Als er 1 fractie is die oordeelsvorming wil, moet hier kritischer naar gekeken worden om dit zo uit voeren. De informatieve sessies willen we anders inrichten, zeker qua rol wethouder. De rol van de sessievoorzitter mag meer eenduidig gevoerd worden. Dit wordt met de spelregels ernaast bekeken en gewogen. Tevens worden raadsvoorstellen & bsno’s kritischer bekeken door de agendacommissie. Als dit niet goed is moet dit teruggegeven worden aan de schrijver/ wethouder/ raadslid.

Aan de kant van het college wordt een raadsvoorstel niet altijd goed genoeg gecontroleerd is de constatering. Vanwege de ziekte van Paul Piket is dit proces iets vertraagd, maar blijft op tafel liggen. Ruud is als PLV van Paul momenteel aanspreekpunt van de Griffie. De werkgeverscommissie heeft contact met Paul Piket. Zij houden ook contact met het Presidium rondom de voortgang van dit proces. - scenario’s nieuwjaarsreceptie (Bijlage 02a): Vanuit de griffie zijn er twee scenario’s voorgelegd op basis van wat eerder is uitgevoerd: In de grote kerk en in het Stadhuis. Qua

budget is scenario 2 het beste. Echter is breed het gevoel dat er geen mensen uitgesloten mogen worden door al te exclusief specifieke groepen uit te nodigen. Conclusie voor de editie 23-24: Breed uitnodigen waarbij het Stadhuis centraal staat en er ook nieuwe mensen komen ipv “dezelfde gezichten” en gedragen vanuit de raad door een werkgroep raadsleden nieuwjaarsreceptie (deze groep kan zich breder met communicatie bezig gaan houden). Uitgangspunt is het gegeven budget. Na deze editie het succes in Presidium bespreken, indien nodig moet bij een besluit om het in het vervolg anders aan te pakken ook het budget worden aangepast. 2. Vaststellen besluitenlijst 2a Besluitenlijst 15 mei 2023 (bijlage 03) Marnix van Woudenberg: De keerzijde van ChatGPT is het blijft een machine en de beslissing moet liggen bij de mens (toevoegen aan 1a) Sven Planken was aanwezig (toevoegen aan aanwezigen) 3. Bespreekpunten: 3a Verheldering rollen binnen Bredaas beRaad Dit agendapunt is doorgeschoven vanuit de vorige keer. Helaas weet niemand meer waar dit precies over gaat. 3b Concept voorstel jaarkalender 2024 (Bijlage 04) Het voorstel scenario V3 ligt voor. Het vergaderritme is hoofdzakelijk 3 sessieraden en 1 debatraad. Gesproken wordt over de laatste twee raden voor het zomerreces Debatraad en de Kadernota raad.

Deze wil men graag andersom zien zodat de Kadernota niet de laatste bijeenkomst is voor het reces. De consequenties hiervan moeten op een rij gezet worden. Dit verzoek wordt onder de aandacht gebracht van de Auditcie. Als er redenen zijn in de procesoploop die het niet mogelijk maken om de kadernota in de voorlaatste raad voor de zomer te behandelen dan blijft de concept kalender ongewijzigd. Na de Auditcie wordt de concept agenda via de gebruikelijke kanalen gedeeld. Neem alvast op dat de starttijd voor Kadernota en Begroting 14:00 in de middag is zodat dit niet tzt een discussiepunt oplevert. 3c beantwoordingstermijn art 9 vragen Vanuit de griffie is er een analyse gemaakt van de art 9 vragen die in 2023 zijn beantwoord (circa 120). Hiervan is een kwart buiten de gestelde termijn beantwoord. Vastgesteld wordt dat een kwart van de beantwoording buiten de daarvoor in de spelregels vastgestelde termijn teveel is. Bijvoorbeeld vanwege reces wordt beantwoording van vragen uitgesteld, hierover wordt de raad met een raadsbrief geïnformeerd. Gevraagd wordt om een verdieping van het beeld dat uit de analyse volgt om scherper in beeld te krijgen wat redenen, omstandigheden of argumenten zijn hiervoor. Is het verlaat beantwoorden ook tijdig bekend gemaakt bij de vragensteller? Dit beeld zal een volgende keer worden besproken, Depla & Schoenaker bereiden dit voor.

Vanuit de fractie SP wordt er wel een kanttekening gezet bij de recesperiode, dat er helemaal geen art 9 vragen beantwoord worden, terwijl er wel politiek wordt bedreven door het college in de uiting van raadsbrieven. Tevens geeft fractie BredaBeslist aan dat er kritische gekeken mag worden naar de adequate beantwoording van de vragen, zodat er geen vervolgvragen gesteld hoeven te worden. Depla geeft aan dat hij met de gemeentesecretaris gaat kijken hoe de beantwoordingstermijn van de art 9 vragen wel behaald kunnen worden. Daarnaast kunnen niet goed beantwoorde vragen geagendeerd worden. Dat recht heeft een raadslid vanuit zijn rol. Het concreet stellen van de art 9 vragen (SMART) is soms lastig, maar verdient zeker

aandacht. Het technische karakter van art 9 vragen is soms een grijs gebied. De fractie LPF vindt het vervelend dat de beantwoording van een art 9 vraag soms herhaalt wordt bij een tweede vraag die eigenlijk ander is. De fractie SP wil graag weten wanneer dit teruggekoppeld wordt. Vanaf januari 2023 loopt de fractie hier al tegenaan. 4. Rondvraag en Sluiting van Pul: Start van begrotingsraden om 14:00 uur wordt opgenomen in de vergaderkalender en via de agendacommissie bevestigd (red: bovenstaand verwerkt in afspraak bij vaststellen van de concept kalender). Verdaasdonk: open monumentendag: De organisatie zit in de collegekamer tijdens de open monumentendag. Hierdoor is eigenlijk dit gebouw niet volledig te bekijken. De Goede reageert dat het dit jaar relaxter is verlopen. Depla bedankt iedereen voor zijn bijdrage aan de open monumentendagen.