02a Bijlage Scenario's nieuwjaarsreceptie

Memo: Scenario’s Nieuwjaarsreceptie Opgesteld door: Neeltje Scheepers Datum: 7 september 2023 Onderwerp: vorm nieuwjaarsreceptie 2024 Aanleiding: Na enkele jaren coronapandemie kon de nieuwjaarsreceptie in januari 2023 weer plaatsvinden, maar wel in aangepaste vorm. De reden hiervan was de grote stijging van de kosten van de bijeenkomst in de Grote Kerk, van de begrote €7000,- naar minstens het dubbele daarvan (en dit betrof enkel de offerte van de cateraar). Om de begroting niet te overschrijden noodzaakte dat een alternatief. Dit werd een bijeenkomst in het stadhuis die een succes genoemd mocht worden. Wat betreft de organisatie van de nieuwjaarsbijeenkomst in januari 2024 heeft het Presidium in mei 2023 gevraagd om de twee scenario’s (oude en nieuwe vorm) voor de nieuwjaarsreceptie op een rij te zetten. Hierbij globaal een beschrijving van de 2 bijeenkomsten met voor- en nadelen. Vóór de coronapandemie: Klassiek, Grote Kerk De klassieke opzet was een Nieuwjaarsreceptie voor ‘iedereen’ in de Grote Kerk, er was plek voor +/600 personen. Het betrof een receptie met openingstoespraak door de burgemeester en een proost moment en hapjes geserveerd door raadsleden. Raadsleden konden zich daardoor mengen onder de gasten. De receptie vond altijd plaats van 16:00-18:00 uur. -Voordelen: iedereen was welkom, het was mogelijk om in korte tijd veel mensen te begroeten.

Aanmelden was niet nodig dus zeer laagdrempelig. -Nadelen: flink gestegen kosten van horeca, een externe locatie waarbij meerdere partijen betrokken zijn (zoals aparte horeca inhuur). Een mogelijke aanpassing op het klassieke model kan zijn om ook met groepen genodigden te werken, bijvoorbeeld (als weer gekozen wordt voor vrijwilligers): sportvrijwilligers, zorgvrijwilligers, verenigingsvrijwilligers, etc.) Hiervoor kunnen we weer partners inschakelen zoals MOOIWERK.

Versie 2023: in stadhuis voor selecte groep genodigden Deze nieuwjaarsbijeenkomst vond plaats in het stadhuis, waarbij de limiet van het aantal toegestane bezoekers een factor bleek om rekening mee te houden. Daarom werd de bijeenkomst creatief opgesplitst in 2 rondes, waarbij 200 personen per ronde de toegestane hoeveelheid was. De raad koos ervoor om een speciale groep hiervoor uit te nodigen; de keuze viel op alle vrijwilligers die de gemeente rijk is. Zij werden via MOOIWERK uitgenodigd en dienden zich aan te melden voor ronde 1 of 2. Er bleek veel interesse en enthousiasme te zijn. Het programma bestond uit een toespraak van de burgemeester in de trouwzaal, borrelen, en voor wie wilde, rondleidingen waar veel belangstelling voor was. We kregen erg positieve reacties terug: de bijeenkomst werd ervaren als persoonlijk, gezellig en interessant door de rondleidingen. Bovendien vonden de genodigden het een eer om gevraagd te worden. -Voordelen: er kan meer inhoud en persoonlijk contact zijn, mogelijkheid om de politieke ruimtes te laten zien, het wordt beschouwd als een eervolle uitnodiging. Minder kosten.

-Nadelen: het sluit ook mensen uit, er passen gewoonweg minder mensen in het stadhuis. Het is iets minder laagdrempelig door het aanmelden.

Nieuwjaarsreceptie 2024: Scenario 1: Terug naar de klassieke receptie in de Grote Kerk voor iedereen en/of voor groepen genodigden. Scenario 2: Voortbouwen op de nieuwe bijeenkomst in het stadhuis voor genodigden (voorbeelden van ‘andere’ groepen: wijkraden, senioren, studenten, MBO studenten, centrumbewoners, dorpsbewoners, jeugd, ondernemers, mantelzorgers, vrijwilligers ingedeeld op type werk, alle inwoners woonachtig op het huisnummer 2 etc) Deze 2 scenario’s vergelijken is geen eenvoudige opgave omdat ze beide op hun eigen manier bijdragen aan bepaalde doelen zoals: -kennismaken en laagdrempeligheid -gastheerschap, verbinden, relatiebeheer

Aanbeveling Het kostenaspect is een serieuze factor om rekening mee te houden omdat een externe locatie en cateraar met het huidige budget en de voorheen vertrouwde aantallen gasten niet haalbaar is. Dat zou dus opschaling van het budget moeten betekenen. Een bijeenkomst in eigen huis is financieel wel haalbaar. Bovendien kunnen de gasten mede door de rondleidingen meer zicht krijgen op de politieke functie van het pand. Deze vorm biedt net wat meer inhoud. Daarnaast bleek de intimiteit en het genodigd worden veel waardering op te roepen bij de gasten. Wel is het van belang om ieder jaar een andere groep uit te nodigen omdat deze belofte eerder afgegeven is. Om de groepen te bereiken kunnen we samenwerken met partners. Voor niet-genodigden die wel zouden willen komen, is het altijd mogelijk om een extra Gast van de raad in het leven te roepen.