02a 19122022 Evaluatie verkiezingen CA

Memo Aan: Van: Datum: Onderwerp:

Raadsgriffie Lieke Hendrix 23-01-2022 Evaluatie verkiezingen vanuit concernadvies

Dit memo bevat de evaluatie door concernadvies (CA) in de vorm van tips en tops. Daarvoor hebben we de volgende deelprojecten de revue laten passeren: -

Voorbereiding bestuursoverdracht Ondersteuning coalitieonderhandelingen Inwerken nieuw college en raad

Tops Voorbereiding - De wijze waarop de ambtelijke voorbereiding is gedaan in de vorm van ambtelijke fiches en een trendverkenning voorzag in voldoende mate in de behoefte aan een overdrachtsdocument waarin vrijwel alle relevante thema’s de revue passeerden. - Goede en evenwichtige samenstelling ambtelijk ondersteuningsteam onderhandeling: mooie aanvullende kwaliteiten binnen team. - De enorme inzet van het ambtelijk ondersteuningsteam leidde tot een goed gestructureerd programma voor het voeren van de onderhandelingen en de vorming en productie van het bestuursakkoord. Onderhandelingen -

Het werkte goed om op politiek lastige onderwerpen de onderhandelende partijen zelf conceptteksten voor het akkoord op laten schrijven. B1 versie en eindredactie van het bestuursakkoord waren van goede kwaliteit. De onderhandelingen verliepen in goede sfeer. Start van de onderhandelingen in de vorm van een teambuildingsprogramma is goed bevallen. De locaties en catering werden positief ontvangen. Ook het uitstapje naar Rotterdam viel zeer in de smaak en droeg bij aan onderlinge verbondenheid van de onderhandelaars.

Inwerken - Opzet en uitwerking kennisclips als experiment voor het inwerkprogramma gemeenteraad gerealiseerd samen met griffie. - Kennismaking raad-organisatie verliep goed. Goede opkomst en spelvorm gebruikt voor kennismaking. - Vanuit CA hebben we thema’s aangedragen en vanaf de zomer georganiseerd voor de raadsacademie. De samenwerking met griffie was goed.

Tips Voorbereiding -

Ga op zoek naar methodes om het kennisniveau van onderhandelaars enigszins gelijkwaardig te krijgen. Daarin zat nu een fors verschil. Doe een redactieslag over de fiches om structuur / toon of voice af te stemmen, zodat het lezen en vergelijken van fiches voor onderhandelende partijen eenvoudiger is. Maak van tevoren scherp wat je inhoudelijk oploopt en welke informatie met wie vooraf wordt gedeeld en welke status dat heeft. Maak het ambtelijk ondersteuningsteam volledig vrij van regulier werk en vervang hen voor hun reguliere werk. Dat leidt tot een betere belasting van deze medewerkers.

Onderhandelingen -

-

-

Zorg dat de formateur aan de voorkant echt stuurt op eindresultaat, door o.a. vooraf richting te geven aan programma / proces onderhandelingen, hoofdstukindeling akkoord, opbouw teksten. Dit had mogelijk, indien gewenst, ook een compacter akkoord kunnen opleveren. Zorg dat formateur en onderhandelende partijen ruime beschikbaarheid hebben voor onderhandelingen. Die was nu te beperkt, waardoor we in de eerste maand maar 1 of 2 keer bij elkaar konden komen. De druk kwam daardoor veel op het eindtraject te liggen. De doorlooptijd voor het akkoord had dan ook korter kunnen zijn. Maak meer ruimte voor externe deskundigheid tijdens onderhandelingen / inspiratie. Ook om informatieniveau gelijkwaardig te krijgen.

Inwerken -

-

Er is relatief weinig gebruik gemaakt van de geboden ruimte voor meeloopstages door raadsleden. Dat geldt ook voor enkele inwerksessies. Het voorbereiden daarvan kost relatief veel tijd. Vooral nagaan welke in meerdere of mindere mate in de behoefte voorzien hebben. Samenwerking en afstemming over de kennisclips kon beter: m.n. het werken op afstand met een externe adviseur en de vele ambtelijke inhoudelijke contactpersonen maakte het bewaken van de (tijdige) voortgang lastig. De (ambtelijke) voorbereiding hiervan had eerder gemoeten (overmacht).