02 Verslag presidium 26 augustus 2024

Concept verslag Presidium 26 augustus 2024 Aanwezig: Paul Depla, Joyce de Goede, Sven Planken, Paul Piket Peter Vissers, Joek van Pul, Thom Dijkstra, Marnix van Woudenberg, Iwan Dienjes, Martijn Meeuwissen, Inge Verdaasdonk, Peter Jong, Rob Sips, Tristan Schonis, Caspar Rutten Rekenkamer: Peter Oskam (digitaal) en Vincent van Stipdonk 1. Opening en mededelingen Thom vervangt Lieke, Caspar vervangt Karlijn en komt iets later. Het gesprek met de werkgeverscommissie komt volgende keer aan de orde omdat Paul Depla nu eerder weg moet, naar een bijeenkomst met inwoners. Martijn vindt het vervelend dat de vier van de zes bijlagen bij de agenda niet op orde zijn of niet op tijd zijn verzonden. Paul Depla geeft aan dat er voor de evaluatie van het proces rond de kadernota nog informatie opgehaald moest worden. Er zal volgende keer scherper op gelet worden. Tristan heeft vorige week een stuk verstuurd, wat nog niet op de agenda staat maar hij zou het toch graag vandaag bespreken. Dat gaat over planningsafspraken met het college over beleidsstukken en andere grote visie documenten. Iedereen gaat ermee akkoord dat dit aan de agenda wordt toegevoegd. Marnix wil de presentatie van visies bespreken. Paul Depla antwoordt dat dat bij dit agendapunt meegenomen kan worden. Peter Jong deelt mee dat Jacques Verzijl vanwege hartritmestoornissen voorlopig geen sessies bij zal wonen.

Paul Depla stelt voor om namens het Presidium medeleven te laten blijken. 2. Verslag van 27 mei 2024 Martijn merkt op dat de gevaagde aanvulling op de begroting nog niet ontvangen is. Paul Piket heeft de afdeling Financiën gesproken, die vonden het veel werk voor een relatief kleine wijziging en stellen voor dit bij de jaarrekening te doen. De begroting wordt al in mei opgelopen. Martijn merkt op dat de vraag was om het totaal budget te laten zien, zodat er een beslissing genomen kan worden over de wijziging. Paul Depla merkt op dat besluiten die bij de kadernota genomen worden, ook consequenties zouden hebben voor de begroting. De afspraak was dat de raad zelf zou komen met wat ingepast moet worden in de begroting van de raad. Dat maakt het laten landen in de jaarrekening geen sterk argument. Martijn zou een stukje schrijven over de toon bij de raadsacademie en de bijeenkomst rondom de jaarrekening. Dat is meegenomen in de uitvraag van de griffie over het proces rondom de jaarrekening en de kadernota. 3. Vergaderen op locatie Paul Depla geeft aan dat de memo hier op tafel ligt omdat de agendacommissie aangegeven heeft er niet over te gaan. Door de raad zijn tegenstrijdige uitspraken gedaan.

In de Opdracht aan onszelf en Vertrouwen in de politiek stond dat we zouden experimenteren met vergaderen in de stad maar een motie van Breda Beslist over vergaderen op locatie werd weggestemd. Paul Piket vult aan dat het eerder gebruikte argument over de kosten van aanschaf van een vergaderset om aan openbaarheidseisen te voldoen achterhaald is, omdat ook notulen voldoende zijn voor de openbaarheid. - Joek: je loopt het risico dat er een gevoelig onderwerp besproken wordt, wat je later terug wil kijken. Het niet kunnen streamen is voor hem al voldoende om dit niet te doen. Besluitvorming kan alleen op donderdag en dan heb je gelijk een vervoersprobleem. Het is fijn om een maatschappelijk relevant onderwerp terug te kunnen kijken. Een informatiesessie lijkt al gauw op een werkbezoek. - Thom: mensen die niet kunnen komen, moeten thuis kunnen kijken. - Martijn: ziet veel haken en ogen. Een toelichting door een ambtenaar wil je ook terug kunnen kijken. Als je naar de donderdag om 16.00 uur gaat, werken veel mensen en sluit je een heel grote groep uit. - Peter Vissers: je kunt wel degelijk een brug slaan. De praktische problemen zijn oplosbaar. Hij zou graag willen weten hoeveel mensen naar de livestream kijken. Om opnames te maken hoef je geen grote investeringen te doen.

- Tristan: is tegen sessies op locaties omdat er niet gestreamd kan worden maar ziet wel iets in technische informatiesessies en misschien ook een keer het Presidium op locatie. Alleen een audio opname is eenvoudig. - Marnix: denkt dat het goed is voor de zichtbaarheid en het herwinnen van vertrouwen. Openbaarheid is belangrijk. Misschien zijn er andere mogelijkheden om te zorgen voor een opname. - Iwan: belangrijk dat de streams stabiel zijn en terug te kijken zijn. Dat is in het stadhuis soms al een uitdaging. Een raadsvergadering is geen optie maar wel op locatie input ophalen bij inwoners als het

gaat om dossiers die een grote impact hebben. Besluiten moeten in het stadhuis genomen worden. Je wil zelf ook de sessies waarbij je niet aanwezig was terug kunnen kijken. - Inge: we moeten het inwoners niet aandoen om in een debat tussen een wethouder en een raadslid terecht te komen. Een informatiesessie op locatie moet kunnen. De vraag is of je met zo’n informatieve sessie meer mensen bereikt voor wie het besluit gaat gelden dan met de livestream. Je wil niet dat inwoners niet vrij kunnen spreken omdat de livestream levenslang terug te kijken is. Wij kiezen ervoor een openbaar persoon te zijn, de insprekers niet. Laten we het gewoon eens proberen. - Peter Jong: vindt het contact met burgers belangrijk en wil de werkbezoeken oppoetsen, als we geen officiële vergaderingen op locatie doen. Misschien is het een idee om met de wijkraden in gesprek te gaan. - Rob: wil kijken wat wel mogelijk is en misschien twee keer oefenen en dan een beter gesprek hebben wat wel en niet kan. We kunnen met een persoon per fractie op locatie gaan. Paul Depla merkt op dat we niet een uurtje voor een sessie op locatie gaan en de rest van de sessies in het stadhuis doen. - Caspar: vindt livestream wezenlijk voor mensen die niet kunnen komen. Andere varianten lijken op een werkbezoek. Hoe weet je van tevoren, als je gaat plannen, wat er specifiek in een bepaalde wijk leeft.

Paul Depla concludeert dat het breed gedragen moet worden om geen politiek gedoe te krijgen. Daarom moeten we de besluitvorming voorlopig niet op locatie doen maar wel kijken of een informatiesessie, in welke vorm dan ook, mogelijk is. De raad moet dan wel aanwezig zijn. Als we elkaar hier in kunnen vinden, helpt het in de opdracht die we hebben. De griffie gaat hier verder mee aan de slag. Als je in gesprek gaat met de wijkraden, wordt het een werkbezoek. 4. Planning 2025 Paul Depla geeft aan dat de uitgangspunten altijd zijn dat er tijdens de schoolvakanties niet vergaderd wordt en dat de p&c-cyclus al ingepland is. Het verschil tussen de twee varianten zit in de schoolvakanties. De SP heeft geïnformeerd bij vier scholen, die kiezen allemaal variant 1. Paul Depla geeft aan dat 1 de variant is met de schoolvakanties in week 18 en 19. Daar valt Pasen ook in. Joek stelt voor om op 27 februari een debatraad te doen en op 20 februari sessies, zodat de dossiers voor de vakantie afgerond worden. Caspar geeft aan dat ooit opgemerkt is dat de carnavaleske raad en een debatraad in één week te druk is. Inge vraagt het Presidium niet meer zo kort na de zomervakantie te plannen. De kadernota staat in deze variant gepland op 3 juli en de laatste debatraad op 26 juni. Mocht er iets anders uit de evaluatie komen, dan kan dat aangepast worden.

Evaluatie proces rond de kadernota Een groot aantal fracties heeft nog niet gereageerd op de uitvraag voor de evaluatie van het proces van de kadernota. Ook de mensen uit de stad die hebben deelgenomen en het college moeten nog bevraagd worden. Paul Depla merkt op dat de agendacommissie soms een experiment plant, waarbij de conclusie kan zijn om dat volgende keer niet te doen maar de vraag was wel vanuit de politiek gekomen. Hij vraagt de fracties ook te kijken naar wat er afgesproken is en wat daaruit gekomen is. Voldoen de instrumenten waar we voor gekozen hebben? Willen we de interactie met de stad liever als politieke partijen zelf doen? Peter Vissers stelt voor om de vorige evaluatie er ook bij te nemen. 5. Scenario fractievergoedingen Paul Depla geeft aan dat de werkgroep bestaande uit Inge en Arnoud, vanwege het politieke karakter, aan de griffie gevraagd heeft om met een voorstel te komen. De vraag die nu gesteld wordt is: geeft dit voorstel een antwoord op de opdracht en is de kwaliteit voldoende om in het B-O-B-model te agenderen? Paul Piket vult aan dat de griffie gevraagd is om een advies. Daarbij is een vergelijking gemaakt met andere gemeenten. In de notitie zijn de knoppen aangeduid waar de raad aan kan draaien. Een veel gehoorde klacht is dat soms in het debat het gewenste niveau niet wordt gehaald.

- Joek: heeft behoefte aan een soort basis rekensom, wat moet je als fractie minimaal kunnen doen, bijvoorbeeld een fractiemedewerker voor 4 uur en 2x per jaar een heisessie. De rest van de notitie is goed, behalve de opmerking over de horeca. - Martijn: vindt het lastig dat er een subjectief beeld uitkomt hoe de griffie vindt dat de fracties de budgetten in moeten richten. Wat voor percentage je waar aan uitgeeft, is een vrijheid van de fractie, zolang het binnen de wettelijke kaders blijft. - Thom: het helpt als we de doelen opschrijven, die we in de spelregels hebben vastgesteld, waar we op afgerekend mogen worden. Eventueel moeten we de spelregels aanpassen. - Peter Vissers: het moreel oordeel moet uit het voorstel.

- Marnix: mist bijlage 4 en wil meer helderheid hebben, bijvoorbeeld bij een scenario staat dat er een minimum percentage van 75% naar fractiemedewerkers moet. - Iwan: merkt op dat meer geld niet meer kwaliteit betekent. Paul Piket merkt op dat de fracties ook andere tools hebben maar dit voorstel gaat over de financiële ondersteuning. - Inge: de werkgroep kreeg veel signalen, zeker van de kleine fracties, dat het budget niet voldoende is. De stad verdient het om te weten wat er met hun belastinggeld gedaan wordt. - Peter Jong: het budget van 5.000 euro is te weinig om een fractiemedewerker te betalen. - Rob: vindt dat deze notitie aan de ene kant te ver gaat en aan de andere kant niet ver genoeg en zou meer onderbouwing willen zien, die moet aansluiten bij de vraag die oorspronkelijk gesteld is. Alle fracties moeten goed kunnen functioneren. - Tristan: vindt het een goed stuk en het voorstel van Joek een goede aanvulling. Hij heeft liever een maximum percentage aan bier en bitterballen. Punt 2 moet wordt neutraler geformuleerd worden. - Caspar: denkt dat ook de passage over verkiezingen en communicatiebudgetten moreel is. Als je zegt dat de budgetten verkeerd gebruikt worden, is dat een andere discussie. Een fractie moet ook een bureau in kunnen huren in plaats van een fractiemedewerker betalen.

Paul Depla concludeert dat het voorstel goed geformuleerd moet worden omdat de fractiebudgetten en -ondersteuning altijd gevoelig liggen. Er mag geen moreel oordeel in staan. Het budget moet ook voor kleine fracties voldoende zijn om goed te kunnen functioneren. De beslispunten moeten voor alle fracties helder zijn. 6. Notitie over planning Tristan denkt dat de inwoners, de agendacommissie, de raad en het college gebaat zijn bij een heldere planning op belangrijke onderwerpen. Hij wil met het college om tafel zitten om concrete afspraken te maken. Als het college de raad een planning geeft en er komt iets tussen, kan het college een brief sturen. Doet het college dat niet, dan kan een raadslid vragen waarom het aanleveren niet op tijd gelukt is. Joyce geeft aan dat de agendacommissie wel een planning van het college heeft ontvangen maar die is niet breed gedeeld. Paul Depla geeft aan dat een van de eerste voorstellen die aan de orde kwam politiek is gemaakt, er is een interpellatiedebat geweest over de dierenwelzijnsnota. Soms heeft het college meer tijd nodig voor politieke afstemming. Dat soort argumenten is lastig te delen. In een vorige periode had een wethouder een brief naar de raad gestuurd, die niet afgestemd was met het college en dat heeft tot de val van het college geleid. Als voorzitter van het college heeft hij aarzeling bij een strak planningsschema.

- Peter Vissers: het bestuursakkoord is ingedeeld in jaarschijven, welk jaar mag je bijvoorbeeld de dierenwelzijnsnota verwachten. Hij steunt het voorstel maar niet om af te rekenen, wel om te weten waar je je als fractie op moet voorbereiden. - Joek: vindt het logisch dat je als je een opdracht krijgt voor vier jaar met elkaar afspreekt wanneer je wat probeert te doen. Zes jaar geleden heeft de raad de bouwstenen voor een overnachtingsvisie gegeven en die is er nog niet. De horecavisie doen we al jaren over. Er zijn vast nog meer dingen die in een zwart gat verdwenen zijn. -Thom: heeft er een dubbel gevoel bij. Het is handig om op jaarbasis een doorkijk te krijgen zodat de fracties zich kunnen voorbereiden maar om halverwege deze bestuursperiode een uitvoeringsprogramma aan het bestuur te vragen voelt niet oké. - Martijn: is geen voorstander van een uitvoeringsprogramma en vreest dat we een procespolitie gaan krijgen. Dan zijn we met verkeerde dingen bezig. - Marnix: denkt dat je beter op grote stukken in kunt spelen als er een algemene planning is. - Iwan: steunt het voorstel en ziet niet waarom er niet gecommuniceerd kan worden over een vertraging. Als vragen niet tijdig beantwoord kunnen worden krijgt de raad ook een keurig briefje. - Joyce: stelt vanuit de agendacommissie een jaarplanning zeer op prijs.

- Inge: het college zou ook blij moeten zijn met dit voorstel want dit kan houvast bieden voor de rollen die je hebt. Afgelopen jaar was zo leeg, dat de SP fractie soms bang was later alles tegelijk van het college te krijgen. Als je weet wat er komt, kunnen de fractieleden verdelen wie wat gaat doen. Als het om een bepaalde reden niet a wordt maar b, kan het college daarover communiceren. - Sven: snapt de behoefte maar een planning is altijd een puzzel. In het commissiemodel was er vaak discussie met de wethouder waarom is dit er nog niet. Daar moeten we voor waken. - Peter Jong: is voor een globale planning maar niet elkaar erop afrekenen als het niet op tijd kan, wel informeren en op de hoogte houden. - Rob: kan zich nog herinneren dat het in de commissies een werk op zich werd. Vraag aan het college een ruimere planning voor een jaar, deel die met de agendacommissie en die deelt het met de

fracties. Je wil van tevoren weten welke visie eraan komt maar dat kan ook met een aankondiging, bijvoorbeeld twee maanden van tevoren. - Caspar: herinnert zich ook voorbeelden waar de planning te wensen overliet, zoals de Omgevingsvisie. Met een korte termijnplanning weet je dat zoiets eraan komt. Het CDA vond het jammer dat we vorig jaar iedere donderdag een vergadering hadden, terwijl er soms weinig op de agenda stond en had graag gezien dat er een keer een donderdag overgeslagen werd. - Tristan: hoort consensus over een planning voor de komende 12 maanden en over een tijdige aankondiging van grote stukken. Het debat over de dierenwelzijnsnota was in een situatie dat er nog geen afspraken over waren. Een uitzonderingssituatie is geen grond om iets wat heel positief is, niet te doen. Paul Depla stelt voor dat de gemeentesecretaris, de agendacommissie en Tristan een voorstel uitwerken met een planningslijst voor grote producten of we bespreken het tijdens de heisessie. Marnix merkt op dat de gezondheidsvisie ongelukkig gepland was en pas een week van tevoren aangekondigd. De onderwijsvisie wordt besproken op een donderdag dat er ook veel werkgroepen zijn. Paul Depla antwoordt dat het lastig is dingen op elkaar aan te laten sluiten zonder elkaar gevangen te houden maar als raadslid moet je wel in staat zijn om een goed gesprek te voeren. 7.

Heisessie Op verzoek van Peter wordt een heisessie gepland waarbij de fractievoorzitters en de agendacommissie bij elkaar komen om te sparren over de onderlinge verhoudingen. De griffie zal hiervoor onderwerpen ophalen. Het is geen reguliere vergadering. 8. Rondvraag - Joek twijfelt aan nut en noodzaak van de werkgroep digitalisering en verzoekt andere fracties te bespreken of zij nut en noodzaak nog wel zien. - Peter Vissers vraagt aandacht voor de Open Monumentendag op 14 en 15 september. Breda Beslist werkt daaraan mee. Paul Depla verlaat de vergadering. Kennismaking met de leden van de Rekenkamer Peter Oskam: dank voor de uitnodiging. Bianca Rook is ziek. De Rekenkamer gaat vanaf volgende week kennismakingsgesprekken met de fracties doen. Inmiddels is een goede secretaris-onderzoeker gevonden, die op dit moment bezig is met een onderzoek naar jeugdzorg en er ligt nog een onderzoek wat half afgemaakt is. De leden van de Rekenkamer hebben zich verdiept in de historie en de relatie met de raad en hechten aan een goede relatie maar de Rekenkamer blijft tegelijkertijd onafhankelijk. Vincent van Stipdonk: heeft vanavond wat observaties opgeschreven. De Rekenkamer zal in de gesprekken met de fracties dieper ingaan op wat we beogen en wat de raad kan verwachten.

Wanneer is de Rekenkamer succesvol en hoe zie je dat? Wat ligt er op het bordje van de raad waar de raad de Rekenkamer bij kan gebruiken? De Rekenkamer wil ook andere vormen van onderzoeken gaan doen, daarbij kun je denken aan inzicht en overzicht, bijvoorbeeld in beeld brengen hoe het staat met de ouderen in Breda. Een derde mogelijkheid is een advies, zonder diep onderzoek. Alles gaat in samenspraak maar de Rekenkamer kiest zelf. De Rekenkamer doet bij een onderzoek ook navraag in de organisatie. Peter Oskam: wij zijn niet van de verrassingen en zullen halverwege onderzoeken de bevindingen al delen. We willen de raad tools geven om het raadswerk goed te doen. Paul Piket geeft aan dat nadrukkelijk het gesprek wordt gezocht over het rapport van de commissie Bakker. De secretaris-onderzoeker komt formeel in dienst bij de griffie maar wordt aangestuurd door de Rekenkamer. De griffie is alleen facilitair. Joyce dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.