01e Memo presidium controle fractiebudgetten 2024

Memo presidium 12 mei ‘25 - Proces controle op fractiebudgetten In het Presidium van 20 januari 2025 is het onderzoek naar rechtmatige besteding van de fractiebudgetten 2022 Q2 t/m Q4 en 2023 besproken. Ook zijn de afspraken voor de komende controle over boekjaar 2024 aan de orde gekomen. Accountantskantoor Deloitte heeft aangegeven de controle van de fractiebudgetten niet langer te zullen uitvoeren. Een dergelijke keuze wordt ook gemaakt door de andere grote landelijke accountantskantoren: het is een te kleine klus voor ze. We zijn hierop in overleg getreden met de afdeling Concerncontrol van de gemeente Breda. De Controller heet zich bereid verklaard om de controle over de 2024 op zich te nemen. Dit zou geen onlogische stap zijn, nu de controller binnen de ambtelijke organisatie ook een onafhankelijke positie inneemt, de rechtmatigheidstoets van de gehele Jaarrekening ook al bij de concerncontroller berust en de Bredase afdeling ook gecertificeerd is. Wel brengt deze keuze met zich mee dat het proces en bijbehorende afspraken met fracties op enkele punten aangepast moeten worden. Alle andere afspraken blijven van kracht.

Vernieuwde afspraken controle (m.i.v. boekjaar 2024) 1. Fracties: Uiterlijk 1 mei 2025 aanleveren stukken 2024 bij griffie (Irene Betting) a. Alle betalingen zijn voorzien van onderliggende bewijsstukken (bij ontbreken reden aangeven); b. Er is een zichtbare aansluiting gemaakt op de bankafschriften (zowel op 1 januari 2024 als op 31 december 2024); c. Alle stukken zijn getekend door fractievoorzitter en voorzien van onderbouwing waarom uitgave in fractiebelang was; d. Bij digitale aanlevering zorgen penningmeesters dat stukken klaar staan om in het digitale systeem te uploaden. Griffie geeft seintje zodra het portaal online openstaat. Griffie kan op verzoek van fracties via quick-scan ook meekijken naar de inhoud van aan te leveren stukken) 2. Concern control / griffie / fracties: Uiterlijk augustus 2025 schriftelijke (mail) vragenronde aangevuld met telefonische toelichting per fractie door controller. 3. Concern control / griffie / fracties: Oktober 2025 hoor- en wederhoor. In tegenstelling tot afgelopen controleperiodes wordt concept-rapport van bevindingen met penningmeesters in een informatiesessie besproken met concerncontroller. Daarna maakt concerncontroller het rapport definitief. 4. Concern control: Eind oktober 2025 rapport van bevindingen vaststellen 5. Griffie: November 2025 memo naar presidium, daarna raad (ingekomen stuk).

Gevraagd aan Presidium: Kennis nemen van de bovenstaande, aangepaste werkwijze en het voornemen van de griffier om de opdracht voor rechtmatigheidscontrole fractie-uitgaven vanaf boekjaar 2024 te gunnen aan concerncontrol. 17 april 2025, P. Piket