01d Memo agendacommissie evaluatie proces kadernota 2024

Memo Evaluatie proces rondom Kadernota 2024 Ter behandeling in Agendacommissie gemeenteraad Breda, jan. 2025 (ter kennisname aan presidium) Waarom is het gedaan: aanleiding In 2022 daalde de opkomst van de verkiezingen in Breda naar 48%. Alle partijen in de raad geven aan zich zorgen te maken over wat dit en vergelijkbare signalen, die kunnen duiden op ‘afhaken’ van groepen, betekenen voor vertrouwen van inwoners in de gemeente. In het Griffieplan 2023-2027 staat uitvoerig beschreven hoe het de wens van de raad is dat de griffie ondersteunt bij de ontwikkeling naar meer inwonerparticipatie. Ook maakt het griffieplan duidelijk dat de Bredase gemeenteraad een raad wil zijn die: 1. In contact staat met zijn inwoners, 2. Hen een plek geeft in zijn werk en beslissingen, 3. Een moderne participatieve werkwijze hanteert, 4. Bijdraagt aan de missie tot verstevigen van vertrouwen in de overheid, 5. Goed geïnformeerd en tijds-efficiënt besluiten neemt, 6. Rolbewust is zijn maatschappelijke opgaven en daarbij steeds de meest passende rol wil innemen en meer agendabepalend wilt zijn. Volgens de raad ligt een begin van het herstel van vertrouwen in het verkleinen van de afstand tussen inwoners en gemeente. Het coalitieakkoord bevat een opdracht om te werken aan herstel van het vertrouwen. Dit is dus een opdracht aan burgemeester, raad, college als ambtenaren.

Reeds lopende trajecten die passen bij de relatie inwonerbestuur zijn: -

diversiteit in vormen van burgerparticipatie bij plan/besluitvorming en uitvoering behouden, vormen als Welkom Breda, Marktkraam en inspreken bij het Bredaas beRaad en de uitvoering van de raadsopdracht aan onszelf.

Een aanvullende actie in 2024 was ‘Breda in gesprek’, rondom de Kadernota. Hierbij wordt nadrukkelijk het digitale en analoge gesprek opgezocht met Bredanaars over toekomstig beleid. Het invloed uitoefenen op de Kadernota poogt aan dit doel bij te dragen. Een kleine relativering is hier op z’n plaats: deze poging alleen kan natuurlijk niet de hele vertrouwenscrisis oplossen. Het moet vooral gezien worden als deel van een breder pakket aan acties. Meer contact met inwoners kan immers in theorie zelfs méér ‘’gemopper’’ opleveren. Een zorgvuldige en transparante aanpak en evaluatie van participatieve instrumentaria is dan ook nodig.

Wat is er gedaan? Om de opdracht van de raad uit te voeren, is er een inspraakproces voor Bredase inwoners, ondernemers en organisaties georganiseerd. Zij allen waren welkom om ideeën met de raad te delen. Omdat bij de Kadernota halverwege juni de hoofdlijnen van het beleid voor het komende jaar vastgesteld worden, was dit een geschikt moment om deze input op te halen. Globaal zag het proces rondom inspraak op de Kadernota er als volgt uit: • aanloop, verwachtingsmanagement richting inspreken en motiemarkt • motiemarkt 15:00 – 16:00 uur • inspraakmoment 16:00 -18:00 uur tijdens beeldvormende sessie Kadernota • besluitvormende sessie behandeling Kadernota 14:00 – 22:00 uur

<> <> <> <>

•

nazorg , nogmaals verwachtingsmanagement

<>

Wat was het resultaat? Verbinding inwoner – organisaties – gemeente(raad) Er is intensief contact geweest tussen raad en Bredanaars met ideeën en wensen. De inwoners zijn tijdens de rit meermaals gewezen op de mogelijkheid direct contact te leggen met politieke fracties. Ook heeft de griffie eigen communicatie-inzet gedaan en heeft de digitale en fysieke media er een bijdrage aan geleverd. Er zijn meerdere artikelen verschenen waardoor er ruchtbaarheid aan de participatiemogelijkheid gegeven werd. Inwoners wisten de gemeenteraad daardoor te vinden. We hoorden van hen terug dat dat de mogelijkheden om van zich te laten horen en invloed uit te oefenen voor inwoners duidelijker zijn geworden. Tenslotte zijn er meerdere initiatiefnemers op (min of meer) hetzelfde beleidsveld met elkaar in contact gebracht en hebben ze samengewerkt aan gezamenlijke conceptmoties. Dit laatste is vooral te danken aan de motiemarkt die een mogelijkheid tot ontmoeting bood. Aangenomen moties Ten opzichte van voorgaande jaren is het inspraakmoment Kadernota voor de stad zowel kwantitatief als kwalitatief gegroeid. In 2023 waren er 10 insprekers, waar er in 2024 29 bijdrages waren. In 2023 zijn er 2 moties (20%) uit de bijdragen voortgevloeid die aangenomen zijn, en in 2024 11 moties (37%) die aansloten bij het geluid van 15 insprekers (51%).

Bijna de helft van de insprekers was voor het eerst in contact met de gemeente. Loketfunctie –inwoners de weg wijzen Buiten de mensen die gehoord zijn via de ingediende moties, zijn er meer signalen ontvangen uit de stad. Signalen die niet direct pasten in de behandeling van de kadernota zijn ‘warm’ overgedragen aan raadsleden of ambtenaren bij de betreffende uitvoerende afdelingen. Via deze weg zijn de signalen toch ook opgepakt, en soms zelfs meteen opgelost. De winst hiervan is niet alleen dat de betreffende inwoner hiermee geholpen is, maar ook dat de lijntjes tussen inwoners en de gemeentelijke organisatie korter worden. Men weet elkaar makkelijker te vinden. Lange termijnvisie: hoe kan het verder gaan? Het inspreekproces rond de Kadernota was een momentopname van wensen die leven in de stad. Daarnaast biedt de opzet kansen om het contact structureler te maken. Er kan ook langer contact worden gehouden met de insprekers, zowel degenen waarvan een motie is aangenomen, als degenen waarvan de wens nu niet kon worden gehonoreerd. Die personen geven nl. aan dat ze geïnformeerd willen worden over de stand van zaken omtrent de uitvoering van aangenomen moties, en over dossiers die de raad behandelt die een link hebben met hun onderwerp. Zo kunnen inwoners op een later moment alsnog hun stem laten horen.

Alle insprekers hebben daarom een brief van de griffier ontvangen met relevante informatie over wat er met hun inbreng gebeurd is en wat er eventueel in het vervolg mee kan gebeuren. We hopen op het ‘‘sneeuwbaleffect’’, waarbij de mensen die nu succesvol en prettig met de raad in contact zijn geweest, dit zullen delen met de omgeving en de mogelijkheid tot participatie meer bekend wordt.

Wat zijn leerpunten, wat kan beter? Om het proces te evalueren is de feedback van alle betrokkenen geanalyseerd. Reacties vanuit het college, raad, griffie en insprekers zijn hierin meegenomen. Van de in totaal 29 inspraakbijdragen hebben 16 insprekers (66%) uitgebreid feedback gegeven. Het geluid van inwoners die aanvankelijk hun geluid kenbaar wilden maken maar er uiteindelijk vanaf hebben gezien is ook meegenomen. Ook de terugkoppeling van het college en raadsfracties is meegenomen. Ten slotte heeft de griffie het project ook intern besproken.

Dat levert een aantal verbeterpunten op voor toekomstige participatie. Deze worden hieronder opgesomd, gesplitst in de categorieën/ fases : a) interne logistiek, b) benadering inwoners, c) bejegening deelnemers, d) motiemarkt, e) beeldvormende sessie, f) oordeelsvormende sessie en g) nazorg. a) Intern (griffie) Het gehele project kostte iets meer tijd dan van tevoren ingeschat. Met name de uitgebreide communicatie aan de voorkant, maar ook het proces om alle insprekers te begeleiden naar een concrete vraag aan de gemeenteraad kostte tijd. De conceptmoties korter en krachtiger maken zou hier een oplossing zijn. Bijvangst is dan dat de raad makkelijker en duidelijker de beleidsvraag van de insprekers ziet. Een andere oplossing voor het tijdsprobleem is eerder communiceren met de stad over de inspraakmogelijkheid, zodat er meer tijd is de bijdragen te optimaliseren en er meer verdiepend mee aan de slag gegaan kan worden. Dit is overigens ook een expliciet uitgesproken wens van raadsleden zelf, om niet verrast te worden / zich optimaal te kunnen voorbereiden. Ook blijven transparantie en duidelijkheid in communicatie belangrijk, zowel intern (SPOC / waar ligt de verantwoordelijkheid) als extern. De uitleg van het proces en tijdlijn helder communiceren, niet alleen via mail, dagmail en website maar ook via sms-alert.

Dit draagt eraan bij dat alle betrokkenen dezelfde verwachtingen hebben. Het contact met de ambtelijke organisatie kan eerder plaatsvinden, zodat beter rekening gehouden kan worden met de capaciteit voor de beantwoording van mogelijke vragen van de raad. Deelnemende inwoners geven aan dat ze vooraf meegekregen hebben dat de raad niet op voorhand alle initiatieven en wensen zou kunnen honoreren. Desondanks vonden ze het fijn om na afloop een bericht te krijgen over wat de raad besloten had en wat een evt verder proces zou kunnen zijn. b) Benadering inwoners Er hebben zich meer mensen laten horen dan voorheen bij de behandeling van de Kadernota. De communicatieaanpak bleek succesvol om te communiceren met maatschappelijke organisaties in Breda. De ‘’gemiddelde’’, individuele Bredanaar was minder vertegenwoordigd. Dit kan ermee te maken hebben dat de individuele inwoner zich nu eenmaal minder interesseert voor de soms toch abstracte discussies over beleid. Een optie is om de volgende keer uit te proberen of het (niet georganiseerde) individu beter wordt bereikt door een gerichte communicatie-aanpak voor doelgroepen die nu nog ondervertegenwoordigd zijn. Ook gaven veel deelnemers aan dat er weinig tijd was om inhoudelijk goed van gedachte te wisselen met de raad en met elkaar.

Wat kan helpen is eerder te beginnen met de communicatie richting de stad, zodat er ruim voor de beeldvorming duidelijk is wat de vragen van insprekers zijn. c) Bejegening deelnemers De ervaring leert dat fysiek inspreken meer kans geeft op een reactie van de raad dan een video- of schriftelijke bijdrage. We kunnen dit in het vervolg meegeven aan inwoners en organisaties. Insprekers zeggen dat ze er prijs op stellen dat vooraf duidelijkheid bestaat over hun beïnvloedingsmogelijkheden. Het is goed dat expliciet benoemd wordt dat de raad mogelijk een bijdrage niet omzet in beleid en dat er uitleg gegeven wordt over de gemeentelijke financiële (on)mogelijkheden. Vanuit sommige insprekers is de wens uitgesproken voor meer openheid, samenwerking en transparantie in het politieke proces in het algemeen. Hieronder volgt een aantal kritische en positieve reacties van insprekers, en inwoners die de kans tot inspreken juist aan zich voorbij lieten gaan: - ‘’Breda laat zich niet kenmerken als een open cultuur. Zolang de cultuur niet verandert in Breda, de coalitie zichzelf strak zet, de wethouder zijn macht doet gelden en er een ouderwetse top-down benadering heerst, is er geen hoop op verbetering en zal de relatie met de samenleving er een zijn van hoge scheidingsmuren.

Wat nodig is , is een fundamentele cultuuromslag en een hele grote spiegel.’’ - ‘’Wij hebben vele positieve reacties van verschillende politieke partijen gehad op het inspreken bij de gemeenteraad. Echter, we hebben ook gemerkt dat wij voorlopig met de ambtelijke organisatie nog geen steek verder zijn gekomen. Samenwerking blijft moeilijk.’’

-

-

-

-

‘’Je merkt ook dat de aandachtspanne van politici niet heel groot is en dat sec het overbrengen van een boodschap nog niet betekent dat de race gelopen is.’’ ‘’’ Ik kan helaas nog niet zien of de gemeenteraad iets met mijn ideeën en opvattingen heeft gedaan.’’ ’Ik had alle partijen een mail gestuurd, en bijna iedere partij heeft iets van zich later horen per mail. Super gaaf dat Breda dit doet.’’ ‘’Erg enthousiast over contact met de raad. we hadden onze bijdrages al gestuurd en gevraagd wat de hete hangijzers zijn, waar we de handen op elkaar kunnen krijgen. Transparant, de mail achteraf met wat ermee gebeurd is, was heel fijn. Soms moet je verschillende zaadjes planten om op een later moment te oogsten. “ ‘’We vonden het leuk dat we uitgenodigd werden, dit wordt gezien als erkenning dat het geluid belangrijk is, het geluid ertoe doet: een mooie kans om op het juiste moment in te spreken. Het is lastig om door het jaar heen in te schatten wanneer je in kan spreken. Nu werden we tijdig geïnformeerd.’’ ‘’Contact met de raad is goed. Ik zou meer (lange termijn) contact willen hebben. Heel goed en belangrijk dat het georganiseerd wordt, extra en mooie integrale mogelijkheid om de hele gemeenteraad te spreken te krijgen, naast het contact met college b&w ‘’ Goedemorgen. Nog even een late reactie. We hebben niets meer van de raadsleden gehoord nog op onze latere algemene mailingen.

Jammer..’’ ‘’ ik ben teleurgesteld in de wijze waarop is omgegaan met mijn inbreng. De tijd waarin de gemeenteraad verduidelijkende vragen kon stellen was zeer beperkt en mijn collega’s en ik werden als één onderwerp behandeld terwijl wij alle drie andere problemen bespraken. Op wat ik besprak werd door geen enkel gemeenteraadslid gereageerd.’’

Wat we hieruit kunnen opmaken is dat, hoewel inwoners weten dat de raad bestaat uit diverse fracties, men toch een reactie van “de” raad verwacht en op prijs stelt. Ook blijkt dat expliciet verwachtingsmanagement aan de voorkant van het proces geen garantie biedt om teleurstelling te voorkomen. Tenslotte kost de uitvoering van sommige aangenomen moties zoveel tijd, dat niet alle inwoners het geduld kunnen opbrengen te wachten op de uitkomst. De meeste mensen waarderen de kans om hun geluid te laten horen. d) Motiemarkt Velen gaven aan dat de motiemarkt waardevol was. Er kon op een informele wijze met elkaar in gesprek worden gegaan. De motiemarkt droeg niet alleen bij aan contact tussen raad en inwoner, maar ook inwoners onderling. Qua timing is er vanuit de raad aangegeven dat het handig is de motiemarkt naar voren te schuiven, zodat er meer tijd is zich voor te bereiden op de beeldvorming. Een ander geluid is om de motiemarkt juist ná de beeldvorming te plannen, zodat op moment van contact met de indieners duidelijk is bij raadsleden wat hun vraag behelst. Hier moet een keuze in gemaakt worden. Duidelijk is dat er een wens is voor meer interactie en follow-up. Een praktische aanbeveling was om in het vervolg naamkaartjes voor de deelnemende raadsleden te gebruiken. e) Beeldvormende sessie Sommigen gaven aan dat er te weinig tijd was per inspraakbijdrage.

Gezien de hoeveelheid aanmeldingen, zou de sessie dan echter een lange zit worden. Een optie kan zijn de sessie te verdelen over verschillende dagen of parallel in meer ruimtes. Een andere optie is de motiemarkt vervroegen zodat er ruimte ontstaat de vragen van de stad inzichtelijk te krijgen en al eerder in contact te komen. Er is door sommige raadsleden aangegeven dat insprekers zulke specifieke onderwerpen aandroegen, dat die niet altijd aansluiten bij de essentie van de Kadernota: hoofdlijnen, niet detailniveau. Daarentegen zeggen andere raadsleden weer dat we als overheid de morele plicht hebben om specifieke detailwensen in te passen in ons gesprek over beleid. We hebben hierop goed gekeken naar de 29 bijdragen: de vragen van inwoners aan de raad bevatten, soms op basis van casuïstiek uit een wijk of buurt, wel degelijk vooral algemene vragen. Het ging bijvoorbeeld over groenbeleid, woningbouw, veiligheid en diversiteit. Het idee van de inspraakmogelijkheid was nu juist het net in de samenleving

uitgooien en de opbrengst veredelen tot input voor beleid. De griffie heeft vooraf inwoners gecoached in wat een passend abstractieniveau is voor de Kadernota, en gefilterd of hun bijdrages technisch/ juridisch mogelijk waren. f) Oordeelsvormende sessie We kregen terug dat nog onvoldoende duidelijk was hoe de concept-moties behandeld zouden worden bij de oordeelsvormende sessie van de raad. Sommige raadsleden vreesden per motie te moeten aangeven of men ‘intekende’ of niet. Dat was nooit de bedoeling, maar toch zou het in het vervolg handig zijn om de raad hierover direct aan het begin van het proces duidelijkheid te verschaffen. Uiteraard kan de raad dan wensen meegeven over hoe men wenst te reflecteren op de inspraakbijdragen (per motie, in het algemeen). Bij sommigen bestond de vrees dat het werken met concept-moties als vehikel van inwonerswensen waterige compromissen zou kunnen opleveren. De bedoeling van het op deze manier werken, is de wensen van inwoners / organisaties te laten gieten in de ‘taal’ van de raad. Inwoners moeten daarbij niet onderschat worden: zij hebben wel degelijk het besef/ realisme dat niet alles beleidsmatig en financieel mogelijk is.

g) Nazorg Het is handig om een standaardbericht aan deelnemers beschikbaar te hebben met enkele vaste onderdelen, zoals het verdere proces en momenten waarop het onderwerp in de komende periode aan de orde zal zijn in de gemeenteraad. Zo kan snel na de besluitvorming feedback gegeven worden aan inwoners. Voor een meer persoonlijke nazorg is een ouderwetse brief naar de insprekers geschikt; dat is nu eenmaal tastbaar en heeft cachet. Veel insprekers gaven aan het waardevol te vinden als er na het moment van besluitvorming door raadsleden contact zou worden gezocht over de stand van zaken rondom de aangenomen motie. Dat prefereren ze duidelijk bóven contact met de griffie. Insprekers gaven aan dat deze terugkoppeling van de raad belangrijk is voor hun vertrouwen.

Conclusie Over het algemeen kunnen we spreken van een geslaagd participatieproces tijdens de bestuurlijke behandeling van de Kadernota in 2024. De meest belangrijke conclusies zijn: -

Omdat er geen extra budget voor inwonersparticipatie vrijgemaakt is, was de Kadernota-besluitvorming een goede mogelijkheid om inwonerparticipatie binnen bestaande budgetten te bevorderen; We moeten voortaan voorafgaande aan zo’n traject eerder en duidelijker indicatoren benoemen om te kunnen beoordelen of het participatietraject geslaagd is. Nu zijn die gaandeweg ‘ontstaan’; We moeten volgens de kunst van het projectmatig werken het proces vooraf duidelijk, transparant en tijdig communiceren met alle betrokkenen: raad, college, inwoners; De motiemarkt is als waardevol ervaren, wel moeten we kijken naar het moment binnen het totale traject waarop die plaatsvindt; Het is van belang dat de raad stilstaat bij de benaderbaarheid van raadsleden voor insprekers. Omdat inwoners , ondanks aansporingen daartoe, raadsleden niet altijd durven op te zoeken zou er een extra inspanning bij de raadsfracties kunnen liggen.

Breda, jan. 2025