01d. Brief RvO en agenda Gemeenschappelijke adviescommissie Regio de Baronie (GAC)

Gemeenten Baronie

Claudius Prinsenlaan 10 4811 DJ Breda www.regio-debaronie.nl info@regio-debaronie.nl

Kenmerk: Contactpersoon: H. Mertens Onderwerp: Gemeenschappelijke Adviescommissie

Breda, 15 april 2026

Geachte gemeenteraad, Zoals aangekondigd in onze introductiebrief van 9 april bieden wij u hierbij het Reglement

van Orde van de Gemeenschappelijke Adviescommissie van Raadsleden van Regio De Baronie aan. Op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen heeft uw raad de gelegenheid om wensen en bedenkingen in te dienen. Uw reactie zien wij graag uiterlijk 1 juli tegemoet, via het e-mailadres info@regio-debaronie.nl. Tevens vernemen wij graag van u wie er namens uw raad lid en plv. lid van de commissie worden. Onze ambitie is om in september van start te gaan met de commissie. Toelichting op het reglement Tijdens de behandeling van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regio De Baronie in uw gemeenteraad heeft uw raad verzocht om een Gemeenschappelijke Adviescommissie in te stellen. Dit is een commissie die het algemeen bestuur van advies kan voorzien, de besluitvorming van de raden van de deelnemende gemeenten met betrekking tot de regeling kan voorbereiden en hierbij ook de raden desgewenst rechtstreeks van advies kan voorzien. De andere gemeenteraden binnen Regio De Baronie hebben ook aangegeven graag zo’n commissie te willen. Het Algemeen Bestuur heeft daarom tijdens de oprichtingsvergadering in februari besloten tot het instellen van een adviescommissie. In de afgelopen periode is gewerkt aan het voorliggende reglement, waarin de bevoegdheden, de taken en de werkwijze van de

commissie worden vastgelegd. Hierbij is gebruik gemaakt van de ideeën die 8 van de 10 gemeenteraden hierover in een motie kenbaar hebben gemaakt. De start van de adviescommissie De komende maanden gaan we starten met de ontwikkeling van de nieuwe Kernagenda

2027-2031 voor de samenwerking in Regio De Baronie. Hierin bepalen de tien gemeenten welke opgaven en projecten in de komende jaren gezamenlijk worden opgepakt, met als doel om slagkrachtig en efficiënt samen te werken. Bij het opstellen van deze kernagenda willen we de gemeenteraden nadrukkelijk betrekken. Om raden vanaf de start direct goed mee te nemen, gaan wij hierover graag in september al in gesprek met de nieuwe adviescommissie. Daarom verzoeken wij u om, gelijktijdig met eventuele wensen en bedenkingen, aan te geven wie namens uw raad als lid en plaatsvervangend lid zal deelnemen. Op deze manier kunnen wij na vaststelling van het reglement voortvarend van start. De toekomst van de regionale agendacommissie Met de oprichting van de GAC zetten we een belangrijke stap in een stevigere betrokkenheid van raden bij de regionale samenwerking. Wij stellen voor om hiermee ook gelijk de stap te zetten naar het organiseren van de radenbijeenkomsten op de schaal van de Baronie. Wat ons betreft neemt de GAC in de praktijk voor de Baroniegemeenten de rol van de regionale agendacommissie over. We zullen hiervoor contact opnemen met de agendacommissie, zodat we samen kunnen bespreken hoe we de overgang zo soepel mogelijk kunnen organiseren. Tot slot Wij realiseren ons dat het werken met een Gemeenschappelijke Adviescommissie binnen

Regio De Baronie nieuw is. Wij willen de komende periode in de praktijk gezamenlijk verkennen wat goed werkt en waar eventueel bijsturing nodig is. In het reglement is daarom nadrukkelijk opgenomen dat we na één jaar gaan evalueren. Tijdens de evaluatie kijken we samen met de commissie terug op de werkwijze en voeren we waar nodig aanpassingen door. Wij informeren u over de uitkomsten van de evaluatie en indien dit betekent dat het reglement aangepast moet worden, leggen we de aanpassingen vanzelfsprekend opnieuw aan u voor. Mocht u vragen hebben over het reglement, dan is de komende weken het Baroniebureau graag bereid om een nadere toelichting te geven op het concept-reglement, bijvoorbeeld in uw gemeenteraad of in een ander lokaal passende setting.

Met vriendelijke groet, Namens het Algemeen Bestuur van Regio De Baronie

Reglement van orde Gemeenschappelijke Adviescommissie Van raadsleden

April 2026

1

Reglement van Orde Gemeenschappelijke adviescommissie Regio De Baronie (GAC) April 2026

1. Algemeen a. De GAC geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het AB en DB en de gemeenteraden van Regio De Baronie. b. Het DB en/of AB informeert de GAC zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen wat er is gedaan met het advies van de GAC. c. De vergaderingen zijn openbaar.

2. Taken a. De GAC adviseert zwaarwegend over de invulling van de radenavonden. b. De GAC adviseert over de informatievoorziening vanuit Regio De Baronie naar de deelnemende gemeenten. c. De GAC signaleert en adviseert over de verbinding tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities/instrumenten. d. De GAC adviseert over procesmatige aspecten van onder meer de planning & control cyclus, de ontwerpbegroting en de kernagenda.

3. Samenstelling a. Per deelnemende gemeente kan de raad uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid aanwijzen. b. De leden vanuit de gemeenten dienen raadslid te zijn. c. Na de gemeenteraadsverkiezingen benoemen de gemeenteraden de GAC leden. De zittende GAC -leden worden niet automatisch herbenoemd. d. De GAC wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan voor een periode van twee jaar. e. Aan de GAC wordt ten minste één (plv.) griffier als adviseur toegevoegd. f. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en (plv.) griffier vormen samen de agendacommissie. g. De GAC kan de agendacommissie aanvullen met twee raadsleden. h. Na twee jaar beziet de GAC in een vergadering in de eerste helft van het jaar wie vanuit de raadsleden tot voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden (her)benoemd. i. De voorzitter stelt i.o.m. de agendacommissie de agenda samen en zit de bijeenkomsten van de GAC voor. 2

j. De voorzitter is vanuit de GAC het aanspreekpunt voor het Regiobureau. k. Op verzoek van de voorzitter of de agendacommissie kunnen externe sprekers worden uitgenodigd. l. Vanuit het Regiobureau De Baronie ondersteunen de directeur, netwerkcoördinator en officemanager de GAC. m. Het Regiobureau verzorgt in samenspraak met de agendacommissie de agenda en draagt zorg voor een notulen.

4. Stemrecht a. Tijdens de vergaderingen wordt bij voorkeur in goed overleg overeenstemming bereikt. b. In voorkomend geval kan op verzoek van een lid om een stemming worden gevraagd. Indien stemming plaatsvindt geldt het volgende: i. Iedere gemeente heeft 1 stem. ii. Voor een stemming dient minimaal een meerderheid van gemeenten aanwezig te zijn, die bij het onderwerp betrokken zijn. iii. Alleen de raadsleden hebben stemrecht. iv. Indien een gemeente niet betrokken is bij het te behandelen onderwerp, vervalt het stemrecht.

5. Informatievoorziening naar individuele gemeenteraden a. Verslaggeving vindt plaats door middel van een actie- en besluitenlijst. b. Actie- en besluitenlijst worden verstuurd naar i. Alle leden van de GAC ii. Betrokken externe sprekers iii. AB en DB iv. De leden van alle betrokken gemeenteraden, door tussenkomst van de griffiers van de deelnemende gemeenten. c. Actie- en besluitenlijst wordt gepubliceerd op de website Regio De Baronie en via de mail gedeeld met griffiers. d. Iedere gemeente bepaalt individueel hoe verdere informatie met de gemeenteraad wordt gedeeld.

6. Vergaderstructuur a. De agenda voor de vergaderingen kan ten minste de volgende onderwerpen bevatten: i. Opening en mededelingen voorzitter. 3

ii. Vaststellen agenda. iii. Vaststellen besluiten- en actielijst van de vorige vergadering iv. Adviseren over regionale Radenavonden, inclusief de mogelijkheid om deze logisch af te stemmen met informatiemomenten van andere gemeenschappelijke regelingen. v. Informatievoorziening vanuit Regio De Baronie vi. Overige proceszaken. vii. WVTTK/ rondvraag. viii. Sluiting. b. De vergaderfrequentie is vastgesteld op drie vergaderingen per jaar. Op verzoek van de GAC kunnen vergaderingen vervallen of extra vergaderingen worden ingepland.

7. Regio raadsledenbijeenkomst a. Thema’s voor de radenavonden dienen minimaal 2 maanden voor uitvoering vast te liggen met uitzondering van actualiteiten. b. De invulling van een radenavond dient tijdig vast te liggen. c. Voor detailinvulling kan vanuit de GAC een werkgroep worden samengesteld die in verdere uitwerking van de uitvoering kan ondersteunen. d. Organisatie van radenavonden vindt plaats door het regiobureau Regio De Baronie

8. Evaluatie GAC a. Eén keer per jaar vindt er evaluatief overleg plaats tussen de GAC en het DB. Zit (zowel DB als GAC) op het juiste pad, worden de afspraken en de intenties die zijn uitgesproken ook nagekomen? b. Tijdens de evaluatie wordt ook bekeken in hoeverre het is gelukt om logische verbindingen te maken met informatiemomenten van andere gemeenschappelijke regelingen en welke verbeteringen daarin eventueel nodig zijn.

9. Wijziging reglement van orde a. Eén keer per jaar evalueert de GAC het Reglement van Orde.

4

10.

Vaststellingsbesluit

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Regio De Baronie: Breda, datum

P.F.G. Depla Voorzitter Regio De Baronie

H. Mertens Directeur Regio De Baronie

5

Regio West-Brabant Radenbijeenkomst 27 mei 2026 ihkv inwerkprogramma gemeenteraden Uitnodiging voor alle raads- en burgerleden op woensdag 27 mei 2026 om 19.30 uur Adres: Stadskantoor Roosendaal of Brandweerkazerne Breda Opzet algemeen Plenaire introductie over regionale samenwerking Plenaire pitches door samenwerkingen West-Brabant breed Workshops door alle samenwerkingen in beleidsdomeinen binnen West-Brabant met als varianten: alle samenwerkingen 2x workshop of alleen grote samenwerkingen 2x workshop en andere 1x workshop Alternatief voor workshops is een marktplein met kramen waar alle samenwerkingen 19.30 u Plenair welkom namens de agendacommissie door de voorzitter 19.35 u Plenaire toelichting op positie gemeenteraden binnen regionale samenwerking door Ludo Hoendervangers met gelegenheid vragen te stellen 20.15 u Plenaire pitches van 5 minuten door: 1. Regio West-Brabant 2. Veiligheidsregio 3. Omgevingsdienst 4. REWIN 5. GGD 6. RES-samenwerking 21.00 u 1e Ronde workshops Baronie

Stedelijke regio WB 21.30 u 2e Ronde workshops Woondeal Woondeal Baronie WB

MidZuid

WVS

Werkplein/ RAV Bra- OMWB ISD bant MWN

RES

GGD

REWIN

RWB

Veiligheidsregio

WBO Jeugd Jeugdhulp Werkplein/ Belasting OMWB WBW ISD samenwerking WB 22.00 u Afsluiting met gelegenheid drankje te nuttigen en na te praten

RES

GGD

REWIN

RWB

Veiligheidsregio