01c Voorstel raadsvoorzitters opdracht aan onszelf nov 2023

Inleiding Op 7 april 2022 heeft de raad in haar eerste vergadering na de verkiezingen van 16 maart 2022 unaniem de motie ‘Raadsopdracht aan onszelf’ aangenomen. Centraal daarin staat de vraag hoe de Raad van Breda meer (politieke) dynamiek kan brengen in het debat en de positie van de raad in brede zin kan versterken. Inge Verdaasdonk (SP) en Arnoud van Vliet (VVD) hebben op 24 februari 2023 als co-voorzitters van een breed samengestelde werkgroep het eindproduct van de werkgroep ter agendering aan de agendacommissie aangeboden. De notitie is 6 april 2023 beeldvormend en 11 mei 2023 oordeelsvormend behandeld.

Vervolgproces, mandaat raadsvoorzitters Tijdens de oordeelsvormende bijeenkomst is door de aanwezigen in de sessie aangegeven dat het aan de raadsvoorzitter en diens plaatsvervangers is (burgemeester Depla, Joyce de Goede en Sven Planken) om uit de notitie en sessies de ‘common ground’ te halen, hierover een voorstel aan de raad voor te leggen en dit tijdens een raadsbehandeling in het b-o-b-model als portefeuillehouders te verdedigen. Onderstaand ziet u het resultaat van deze analyse: aanbeveling 1: Rol van de Agendacommissie: 1. Een groter mandaat voor de agendacommissie is wenselijk, meer experimenteren, meer maatwerk per dossier bepalen. Dit kan ook betekenen dat fases in de behandeling gemotiveerd worden overgeslagen; 2. Directer aansturen van sessievoorzitters op het te doorlopen proces van behandeling, sturen op kwaliteit sessievoorzitters en invulling geven aan de opdracht aan deze voorzitters tot het bevorderen van het debat; 3. Registreren en periodiek rapporteren over de procesgang van bestuurlijke behandeling en daar conclusies aan verbinden en lessen uit leren; 4. Starten van een traject om kwaliteit van aan de raad voorgelegde stukken te verbeteren/ze beter te laten aansluiten bij de doelgroep lekenraad; Aanbeveling 2: Structuurwijziging vergadermodel: 1. Onderstaand een tabel met daarin de fases van het Bredaas beRaad-BOB nu en gewenst. De verschillen zijn: a.

Introductie van de fase i-B (informatief-beeldvormend), een a-politieke fase die desgewenst alleen ambtelijk kan zijn. Dit wordt inmiddels al ruim toegepast b. Expliciete introductie van de subfase politieke beeldvorming. Daarin meer positie voor college (NB: dit zal geëvalueerd worden, om de effectiviteit te meten) c. de beslisraad minder dan nu de debatraad het zwaartepunt maken van het bestuurlijke proces. Meer dan nu moet een beslisraad gaan over moties en amendementen en feitelijk besluiten. Het debat, het gesprek moet in de oordeelsvorming zitten. Eventueel kan de agendacommissie in de procesbeoordeling ‘voorsorteren’ door vooraf al onderscheid te maken tussen lichte en zware raadsbesluiten. Lichte stukken worden afgedaan in de hamerraad. Zwaardere stukken in de beslisraad. Om druk te

zetten op de gewenste verschuiving kan ook worden overwogen om het aantal beslisraden in de kalender te verlagen. d. Beter benutten van de capaciteit en tijd van raadsleden tijdens beslisraad. Door de beraadslaging over (tijdens oordeelsvorming aangekondigde) moties/ amendementen parallel te plannen, verdeelt de raad zich en zijn er veel meer raadsleden actief dan nu, tijdens een plenaire debatraad. De besluitvorming over diezelfde moties en amendementen gebeurt aan het einde van de avond wél met een voltallige raad, omdat de Gemeentewet dat vereist. Die bestaat dan enkel en alleen uit een serie stemmingen.

Onderstaand is het geheel aan bovengenoemde ingrepen schematisch weergegeven.

INDELING FASES NU

VOORSTEL AANGESCHERPTE INDELING Naam Aard behandeling

Beeldvormend

Informatief (i-B) Politiek-bestuurlijke beeldvorming (pb-B)

Ambtelijk en insprekers Intro door het college over het waarom (keuze’s en scenario’s)

Oordeelsvormend

Oordeelsvormend

Vrijere vorm voor gesprek, de voorzitter heeft opdracht tot bevorderen debat en ook een stem in de conclusie over al dan niet afronden fase. Moties / amendementen worden voorafgaande aan deze fase gedeeld en tijdens de fase besproken

Besluitvormend Hamerraad Debatraad

Hamerraad Beslisraad

De raad vergadert in cohorten over moties en amendementen, waarna er plenair gestemd wordt

Een beslisraad kan er dan als volgt uitzien: 19.00 – 19.15 19.15 – 19.45 19.45 – 20.30 20.30 - 21.00 21.00 – 21.30 21.30

Opening, mededelingen, overig ‘huishoudelijk’ Vragenhalfuur Moties Vreemd aan de orde Raadszaal commissiekamer collegekamer Moties/ amnd op Motie op Moties/ amnd op raadsvoorstel 1 raadsvoorstel 2 raadsvoorstel 3 Amendement op Moties/ amnd op raadsvoorstel 4 raadsvoorstel 5 Plenair: stemmingen

Verhouding tot oorspronkelijke doelen Bredaas beRaad: Het is goed om bij de beoordeling van bovenstaand voorstel na te gaan hoe de doelen die ten grondslag liggen aan de Bredase manier van vergaderen worden gediend. Een vergadermodel moet, zo eggen de spelregels, aan drie criteria voldoen: • • •

De rol van de inwoner moet tot zijn recht komen: zinvolle interactie; De gemeenteraad wil (meer) zijn eigen agenda bepalen; De raad voert onderling een beter debat op politieke standpunten.

Op basis hiervan kan gesteld worden dat de hoofdfuncties van een raadsvergadering zijn: debatteren en besluiten nemen moeten met elkaar in evenwicht zijn, de wijze van vergaderen moet voor zowel deelnemers/ raadsleden als toeschouwers/ inwoners aantrekkelijk zijn. Bovenstaand voorstel voldoet hieraan, nu het debat alle ruimte krijgt in de oordeelsvormende sessies, de beslisraad daadwerkelijk over alleen maar beslissen gaat (geen ruimte voor overdoen oordeelsvorming). In de positie van de inwoner in de besluitvorming brengt de aanpassingen geen verandering aan.

aanbeveling 3: Vragenhalfuur en Moties Vreemd In de afgelopen periode is gebleken dat raadsleden de agenda-onderdelen Vragenhalfuur en Moties Vreemd wel heel creatief zijn gaan gebruiken. Oorspronkelijk werden Vragenhalfuur vragen alleen toegelaten als ze voldoende urgentie/ spoedeisendheid waren, duidelijk omschreven welke informatie gewenst werd, relevant werden geacht voor de lokale politiek en niet al elders op de agenda van die avond voorkwamen. In de loop der tijd is de raad die criteria gaan loslaten, zodat de voorzitter er niet meer op kon handhaven. Voor moties vreemd geldt dat deze steeds vaker ‘misbruikt’ worden voor onderwerpen die zich veel beter lenen voor een bespreeknotitie of art.9 vragen dan voor een debatje van 1 minuut. Beide instrumenten nemen tegenwoordig een aanzienlijk deel in van de vergadertijd. Voor beide instrumenten wordt voorgesteld om terug te keren naar de oorspronkelijke doelen, door de criteria weer in te voeren en de raadsvoorzitter(s) op te dragen hieraan de hand te houden. Een beslisraad in de nieuwe vorm leent zich niet voor het maken van vooral politieke statements. Daar zijn andere instrumenten voor. Gedrag en cultuur in relatie tot ‘het goede debat’ Aanbevelingen 1 t/m 3 betreffen de structuur van het vergaderen. Ze gaan over tijdsindeling en afspraken over het vergaderen in onze spelregels.

Bekend is dat het gedrag van de deelnemers en de vergadercultuur een veel grotere bijdrage aan de verbetering van het debat kunnen leveren dan structuurveranderingen. De enige manier voor de raadsvoorzitters om het gedrag tijdens vergaderingen te beinvloeden in de richting van een beter debat, is via de sessievoorzitters.

Aanbeveling 4 ; Rol van de voorzitters Sessievoorzitters krijgen nadrukkelijker dan voorheen als taak het bevorderen van de kwaliteit van het debat. Een langer durende behandeling is niet altijd beter! Op dit moment is het de regel dat als 1 fractie tijdens beeldvorming aangeeft behoefte te voelen aan oordeelsvorming, dit ook het advies is aan de agendacommissie. Om zeker te Concreet: zijn van een zeker draagvlak voor debat is het te overwegen deze lat hoger te leggen, bijvoorbeeld tenminste 3 fracties die hierom vragen of minstens 12 D66 raadsleden. Daarnaast kan ook om motivatie worden gevraagd. VVD BB Om aan te zetten tot een puntiger gesprek kunnen voorzitters meer gebruik GL maken van beperking van de spreektijd, gewogen spreektijd per fractie SP hanteren, het aantal te stellen vragen beperken. PvdA Ook kunnen zij een standaard afspraak maken over de volgorde waarin fracties PvdD het woord krijgen. Bijvoorbeeld eerst de grootste oppositie dan coalitie etc. CDA Dit type regels/interventies zal niet vanuit de individuele voorzitter komen LPF omdat dit te weinig voorspelbaar is voor de deelnemers. Daarom zal de 50+ agendacommissie hierin het voortouw nemen. Die draagt verantwoordelijkheid FVD voor dit soort instructies en is hierop aanspreekbaar.

Een sessievoorzitter die met een duidelijke orde op pad is gestuurd dient terughoudend om te gaan met ordevoorstellen van deelnemers. Aanbeveling 5: vroeg aankondigen van moties en amendementen Om in de oordeelsvorming het goede, complete gesprek met elkaar te kunnen voeren, zouden moties en amendementen al tijdens die fase bekend moeten zijn. Alleen zó kan de bespreking tijdens de beslisraad ‘klein’ blijven. De huidige praktijk is dat vaak pas vlak voor de besluitvormingsfase moties gedeeld worden, hetgeen een koortsachtig telefoonverkeer in de laatste uren voor de raad oplevert. Eigenlijk getuigt dit van weinig respect voor de collega’s, maar ook voor het onderwerp! Een bespreking in de sessie geeft veel meer ruimte om het onderwerp van alle kanten te belichten en meningen uit te wisselen. Een verbod op last-minute moties is zinloos: in het uiterste geval moet een raadslid een motie of amendement op basis van de actuele situatie kunnen indienen. Wat wél denkbaar is, is dat middels een herenakkoord fracties simpelweg op het laatste moment ingediende moties een bijbehorende, minder respectvolle behandeling geven: negeren of tegenstemmen. Samengevat 1. Bij de eerstvolgende aanpassing van de Spelregels a. bovengenoemde aanbevelingen structuurwijzigingen opnemen, b. opnemen van het woonplaatsvereiste voor burgerraadsleden (zoals ook bij raadsleden), c.

de bepalingen aangaande integer handelen in de Gemeentewet die op raadsleden van toepassing zijn, ook laten gelden voor burgerraadsleden, d. de agendacommissie zwaarder mandaat geven op voorbereiding van het bestuurlijke proces. 2. in samenhang de aard, werkzaamheden en relatie beschrijven van de diverse groepen; raadsvoorzitters, presidium en agendacommissie. 3. Een monitoringsgroep samenstellen om al deze wijzigingen te monitoren en evt. verdere voorstellen te doen voor doorontwikkeling vergadermodel.

Concrete uitwerking van geformuleerde verbeterpunten: Wijziging spelregels op de volgende punten Uitbreiden opdracht aan agendacommissie (tekstvoorstel art. xxxx ….Spelregels) Verandering fases (tekstvoorstel …….) Woonplaatsvereiste burgerraadsleden (tekstvoorstel art. xxx…………) bepalingen aangaande integer handelen in de Gemeentewet die op raadsleden van toepassing zijn, ook laten gelden voor burgerraadsleden (teksvoorstel art xxxx…..) Duidelijke definitie rol/taak/samenhang van gremia raadsvoorzitters, presidium en agendacommissie. (tekstvoorstel art. xxxxxxx) Wijzigen werkwijze agendacommissie Periodiek rapporteren over bestuurlijk proces in het Bredaas Beraad en signaleren van de stand van zaken rond culturele veranderingen binnen de raad. Dit betekent in staat zijn een oordeel te vellen over de kwaliteit van bestuurlijke behandeling. Denk bijvoorbeeld aan: krijgen de geagendeerde onderwerpen de juiste aandacht, verloopt de besluitvorming goed, is die snel genoeg. Is de balans goed tussen alle factoren die het containerbegrip ‘’kwaliteit van besluitvorming’’ inkleuren.

Opbouwen kader voor beoordelen kwaliteit stukken, laten vastleggen door de raad en daarover periodiek rapporteren Directer sturen op de kwaliteit van voorzitters, kader en methode ontwikkelen om dit bespreekbaar te maken Opdracht geven tot meer bevorderen van debat aan sessievoorzitters, hiertoe opleiding aanbieden en de voortgang hierin bewaken Beschikbare fases zijn in definitie verruimd en meer experimenteren met effectieve mix van inzet, bv concept moties en amendementen in de oordeelsvorming Griffie en ultimo agendacommissie verzorgen feedback op inzet instrumenten en concreet bieden verbetervoorstellen voor bsno, moties en amendementen