01 Evaluatie verkiezingen griffie 19122022

Gemeenteraad Breda

MEMO

Aan

Datum

Presidium september 2022 Raadsgriffie

Telefoon

W. Smulders

076-5298642

Onderwerp

Evaluatie (voorbereiding) gemeenteraadsverkiezingen 2022

Evaluatie gemeenteraadsverkiezingen 2022 Evalueren maakt een belangrijk onderdeel uit van het continue verbeteren van (werk)processen. Door terug te blikken op het verloop van projecten is het mogelijk om kennis, effect en het bereik van een project en de samenwerking van het projectteam te verbeteren. Verbeterpunten die bij een volgende gemeenteraadsverkiezingen, in dit geval over vier jaar, door de projectorganisatie kunnen worden geïmplementeerd. De evaluatie van de gemeenteraadsverkiezingen is uitgevoerd door de raadsgriffie. Deze evaluatie gaat in op de aan de verkiezingen gerelateerde deelprojecten, waarbij deze per deelproject wordt geëvalueerd. - Stemhulp “Stem nog wijzer” (Design for Transition); - Verkiezingskrant (Bredase Bode) - Uitslagenavond (Podium Bloos); - Communicatie - Inwerkprogramma raadsleden - Overdrachtsdocument; - Afscheid raad.

Verkiezingen algemeen Het aantal stemlokalen bij de gemeenteraadsverkiezingen in de gemeente Breda was 90 (ongeveer gelijk met 2018). Het aantal stembureaus was 132, op maandag en dinsdag waren er 21 stembureaus open en op woensdag 89. Het aantal stemgerechtigden dat in Breda de weg naar de stembus heeft weten te vinden was 70.433 een daling van 2.563 ten opzichte van de verkiezingen in 2018. Het opkomstpercentage is gedaald met 2,67 procentpunt naar 47,4%. Deze evaluatie gaat niet in op de oorzaken van deze (negatieve) ontwikkeling. Landelijk is zichtbaar dat dit een algemene trend is, voordat conclusies getrokken kunnen worden wat de reden voor deze slechtere opkomstcijfers zijn zal er eerst een uitgebreide analyse moeten plaatsvinden. Naast het organisatorische component maakt het financieel overzicht een belangrijk onderdeel uit van de evaluatie. De raad heeft voor de gemeenteraadverkiezingen 2022, verspreid over de jaren 2021 en 2022, een budget beschikbaar gesteld van € 93.000,- (ex. BTW). Dit budget is toereikend gebleken. De belangrijkste uitgaven vonden plaats op de posten gerelateerd aan: Integriteitsscans kandidaat wethouders en integriteitsgesprekken raadsleden ( € 1.250,negatief) De kosten voor de integriteitsscans voor de wethouders zijn met een bedrag van € 8.750,- iets hoger gebleken dan begroot (€7.500,-).

Het verschil is binnen het verkiezingsbudget opgevangen. De kosten die gemaakt zijn voor de individuele integriteitsgesprekken tussen raadslid en het adviesbureau zijn als p.m. post opgenomen. Tot op heden is er nog geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. -

- Stemhulp Breda ( € 1.150,- negatief) De kosten voor de Stemhulp Breda zijn hoger uitgevallen dan verwacht, dit heeft te maken met de vooraf opgestelde doelen van de Stemhulp die uiteindelijk niet volledig bleken te zijn. Zo zijn er extra kosten gemaakt door het bedrijf voor het inpassen van de tweede beantwoordingsmogelijkheid voor

de politieke partijen in de Stemhulp. Tevens is er besloten de website toegankelijker te maken voor de gebruiker door ook een spraakoptie toe te voegen aan de Stemhulp. De uiteindelijk gemaakte kosten voor de Stemhulp zijn € 11.140,-. Dit betekende een negatief resultaat van € 1.140,-. - Uitslagenavond (€ 4.000,- positief) De uitslagenavond viel goedkoper uit dan begroot. In tegenstelling tot voorgaande verkiezingsavonden is er voor gekozen de uitslagenavond op een externe locatie te laten plaatsvinden. De locatie (Podium Bloos) is goed bevallen, dit kwam door de beschikbare ruimten in het pand die tijdens de avond elk een andere functie kregen Bar, foyer (interviewruimte) en de Grote zaal (band en presentatie uitslagen). De opkomst was met meer dan 325 mensen goed (boven verwachting) te noemen. Het dasboard (weergave van de verkiezingsresultaten) bood voldoende variatie in resultaten en zag er esthetisch goed uit. De band heeft de avond met passende muziek omlijst en de technische middelen om de pers (BN De Stem, NOS, BNR Radio en Breda NU) te kunnen faciliteren waren beschikbaar. Het oogde professioneel en goed voorbereid. Podium Bloos heeft hierin de gemeente Breda ontzorgd.

-

Communicatie Kennisclips De kennisclips hebben bijgedragen aan de informatieoverdracht aan de (nieuwe) gemeenteraad. Er zijn in totaal 28 kennisclips, die elk ongeveer 3 minuten duren, opgesteld. De inhoud varieert van economische zaken tot aan cultuur. Het voordeel van deze kennisclips is dat de raadsleden de informatie tot zich kunnen ðnemen op een locatie en een tijdstip dat hen het beste uitkomt. Op voorhand hadden we geen rekening gehouden met deze kosten, dus dit betreft een kostenoverschrijding. Verkiezingskrant De kosten voor de verkiezingskrant vielen deze periode (onverwachts) € 5.300,- hoger uit dan vorige keer. Vorige keer nam ETT-media de verkiezingskrant voor haar rekening waarbij de gemeente Breda € 1.000,- betaalde en ETT-media de overige kosten financierde door de krant te vullen met bedrijfsreclame. Hiermee is zij gestopt. Daarom zijn wij uitgeweken naar de Bredase Bode die de Verkiezingskrant voor € 6.300,- (incl. promotie) voor ons heeft uitgegeven. Dit is een negatief resultaat van ruim € 5.300,- doordat wij nog uitgingen van een gelijksoortig kostenplaatje als in 2018. De tegenvaller is binnen het verkiezingsbudget opgevangen. ChaTime Betreft een magazine voor kinderen. De raadsgriffie heeft er aan bijgedragen (inhoudelijk als financieel) om dit magazine op te stellen. Doel van dit magazine is de lokale politiek dichter bij de Bredase jeugd te brengen.

Extra personele inzet De raadsgriffie heeft externe capaciteit ingehuurd van Necker van Naem om de benodigde (extra) capaciteit van de organisatie voor de gemeenteraadsverkiezingen voor de gemeenteraad mogelijk te maken. De inhuur heeft € 20.000,- gekost.

Gedetailleerde terugkoppeling Stemhulp Breda De opdracht voor het opstellen van de stemhulp voor de gemeenteraadsverkiezingen 2022 is gegaan naar Design for Transitions (DFT). Er is voor DFT gekozen vanwege de nieuwe kijk op de wijze waarop Stemhulpen vorm dienen te krijgen. Hierbij gaat men niet uit van een stelling met ja of nee, maar met een probleemstelling met vijf verschillende inhoudelijke “oplossings” mogelijkheden. Op basis van een onderzoek (digipanel Breda) zijn de onderwerpen voor de Stemhulp Breda bepaald. Uiteindelijk heeft de Stemhulp na een stellingenavond, met input vanuit de betrokken politieke partijen,

zijn definitieve vorm gekregen. Niet alle politieke partijen hebben geparticipeerd in de Stemhulp. Uiteindelijk is de Stemhulp Breda meer dan 24.000 keer ingevuld. De aftrap “lancering” van de Stemhulp was tijdens een bijeenkomst in Nieuwe Veste. Opkomst vanuit betrokken politieke partijen was. Naast de presentatie van de Stemhulp heeft de Nieuwe Veste een actieve bijdrage geleverd bij het begeleiden van mensen bij het invullen van de Stemhulp.

Aandachtspunten In voorbereiding op de definitieve versie van de “Stemhulp Breda” ontstond in de weken voorafgaand aan de definitieve versie discussie over de (inhoudelijke)vorm. Ondanks dat de Stemhulp een instrument is dat de burgemeester aan de stad aanbiedt is een zo’n breed mogelijk draagvlak bij de deelnemende politieke partijen een randvoorwaarde. Aandachtspunt voor over vier jaar is om het te doorlopen proces voor een Stemhulp, met de daarbij behorende rol en (inhoudelijke) ruimte voor de politieke partijen, aan het begin goed te communiceren.

Verkiezingskrant De kosten voor de verkiezingskrant vielen deze periode (onverwachts) € 5.300,- hoger uit dan vorige keer. Vorige keer nam ETT-media de verkiezingskrant voor haar rekening waarbij de gemeente Breda € 1.000,- betaalde en ETT-media de overige kosten financierde door de krant te vullen met bedrijfsreclame. Hiermee is zij gestopt. Daarom zijn wij uitgeweken naar de Bredase Bode die de Verkiezingskrant voor € 6.300,- (incl. promotie) voor ons heeft uitgegeven.

Aandachtspunten Voor de Verkiezingskrant 2026 dient de gemeentelijke organisatie rekening te houden met een hogere kostenpost voor een (eventuele) toekomstige hard copy verkiezingskrant.

Uitslagenavond Na afloop van de verkiezingsdag en het stemmen tellen is het een goed gebruik om met elkaar geïnformeerd te worden over de (tussentijdse) verkiezingsuitslagen. Er is voor gekozen de festiviteiten op een externe locatie te laten plaatsvinden. Aanleiding hiervoor waren de onzekere omstandigheden rondom COVID-19 en het ontbreken van een geschikte gemeentelijke locatie. Via een livestream was het voor geïnteresseerden elders in de stad mogelijk om de ontwikkelingen bij Podium Bloos te volgen. Breda NU, Podium Bloos en Bass Jack waren verantwoordelijk voor de techniek, respectievelijk de livestream en de apparatuur (ook de opstelling) op locatie. In het voortraject heeft veelvuldig afstemming plaats gevonden met deze partijen. De technische ondersteuning van de avond is goed geweest. Er was veel interesse vanuit de pers, zowel NOS, BNR-Radio en BN DeStem waren tijdens de uitslagenavond aanwezig. De avond kreeg extra nieuwswaarde/publiciteit vanwege de Exitpoll die door de NOS georganiseerd was. Het live-interview tijdens de avond gaf voor de aanwezigen extra dimensie aan de avond. Gedurende de avond heeft de ambtelijke organisatie (publieksservice en O&I) de tussentijdse uitslagen via het Dashboard verzorgd. De informatieverstrekking verliep in twee fasen: 1.

De burgemeester presenteerde de tussentijdse verkiezingsuitslag en zoomde in op een aantal (representatieve) stembureaus om te kunnen vergelijken met 2018; 2. Via de website van de gemeente Breda werd een Dashboard ontsloten waarin op niveau van stad, wijk of stemlokaal de tussentijdse verkiezingsuitslagen inzichtelijk werden gemaakt.

De gemeentelijke huisband verzorgde de muziek en Breda NU de interviews met o.a. raadsleden. Het avondprogramma als slotstuk van de verkiezingsdag is goed verlopen. Het aantal aanwezigen was ruim 325 mensen. Aandachtspunt Geen opmerkingen naar aanleiding van de uitslagenavond. Organisatorisch stond het goed en de locatie paste, vanwege de drie verschillende ruimten en de omvang, uitstekend. Contact en ondersteuning vanuit Podium Bloos was erg goed. Voorafgaand aan de uitslagenavond afstemmen welke verkiezingsuitslagen gepresenteerd zouden moeten worden.

Overdrachtsdocument Het overdrachtsdocument is een a-politiek document gericht op de overdracht van de werkwijzen van de raad en de positie die de raad in diverse dossiers de afgelopen jaren heeft ingenomen. Er is bewust voor gekozen om het document inhoudelijk complementair te laten zijn aan het overdrachtsdocument van het college van b. en w.. Derhalve is er inzicht gegeven in het vergadermodel (Bredaas beRaad), Instrumentenladder gemeenteraad Breda, Integriteit, Raadswerkgroepen en de samenstelling van de raadsgriffie.

Introductieprogramma gemeenteraad 2022 Het verloop van het introductieprogramma: Ondanks de drukke periode voorafgaand aan en na de verkiezingen is het aantal deelnemers gedurende het gehele programma groot geweest. De opkomst per evenement varieerde tussen de 15 a 35 deelnemers ((burger)raadsleden). Gezien de tijdsintensieve campagnes in aanloop naar de verkiezingen is dit een goede opkomst. In lijn met de evaluatie van de Verkiezingen 2018 is er deze keer voor gekozen het introductieprogramma zoveel als mogelijk op de donderdagen in te plannen en niet al te tijdsintensief te maken. Inwerken vergt altijd een grote mate van inspanning, maar de griffie is er in geslaagd de agendadruk voor de raad te minimaliseren door het programma over een langere periode en over de reguliere vergaderavonden uit te smeren. De reacties die de griffie heeft mogen ontvangen waren positief. De inhoudelijke bijeenkomsten zoals gemeentefinanciën en basisintroductie Openbaar bestuur en basistaken van de gemeenteraad zijn als nuttig en leerzaam ervaren. Dank aan de collega’s die deze goede inhoudelijke bijdrage hebben geleverd. Organisatorisch kijkt de raadsgriffie terug op een goed verlopen introductieprogramma. Het introductieprogramma (kennisclips en trainingen) is binnen de beschikbare middelen uitgevoerd.

In een kort tijdsbestek dragen betrokkenen vanuit de ambtelijke organisatie veel kennis over aan de (nieuwe) raad, het is noodzakelijk de verstrekte informatie op een later moment nogmaals te delen zodat het beklijft bij de raad.

Afscheid raad De raadswisseling (inclusief raadsvergaderingen) is goed verlopen. Openstaande facturen/activiteiten Nog niet alle facturen zijn ontvangen en nog niet alle activiteiten hebben plaatsgevonden. De verwachting is dat een deel van het resterende budget ingezet gaat worden voor de volgende (nog) verkiezingen gerelateerde activiteiten: - Opleiding van gemeenteraad (cursus financiën), sessievoorzitters en werkgeverscommissie; - Activiteiten rondom integriteit (o.a. gedragsnormen in de politiek, individuele gesprekken G&I met raadsleden).

Besluit: 1. Kennisnemen van de evaluatie gemeenteraadsverkiezingen 2022-2026

BIJLAGE I

Geraamde kosten (ex BTW)

Werkelijke uitgaven ex BTW

Stemhulp Breda Stem nog wijzer (DFT)

€ 10.000,00

€ 11.140,00 € 11.140,00

Verkiezingskrant Breda vandaag (banner en extra pagina krant)

€ 1.500,00

€ 5.600,00

Formatieproces Formateur

€ 2.000,00

€ 2.000,00 € 2.000,00

Uitslagenavond Podium Bloos (alles in één)

€ 11.000,00

€ 9.700,00 € 9.700,00

Integriteitstoets (G&I) Toetsen wethouders

€ 7.500,00

€ 8.750,00 € 8.750,00

Inwerkprogramma Integriteit (grensoverschrijdend gedrag) Debattraining (2 debattraining en sessievz.)

€ 1.500,00 € 12.500,00

€ 1.500,00 € 4.875,00 € 6.375,00

€ 0,00

€ 7.125,00 € 7.125,00

€ 1.500,00 € 0,00 € 500,00 € 1.000,00 € 750,00

€ 0,00 € 5.800,00 € 0,00 € 1.500,00 € 500,00 € 7.800,00

€ 2.160,00 € 3.000,00

€ 2.160,00 € 3.000,00 p.m. € 5.160,00

Overdrachtsdocument/Inwerkprogramma Kennisfilmpjesfilmpjes (inwerkprogr. 28 stuks) Communicatie Social media ChaTime Breda nu carrousell Mupi (4 weken) DPG Mediacampagne Overige uitgaven a.g.v. raadswisseling Afscheid Overige uitgaven Openstaande facturen (afscheidsborrel)

p.m.

Personele inhuur

p.m.

Totaal

€ 20.000,00 € 83.650,00

BIJLAGE II Evaluatie communicatie gemeenteraadsverkiezingen De communicatie voor de verkiezingen startte vanuit de griffie medio januari en vond plaats tot op de laatste dag van de verkiezingen. Daarbij hield het niet op want ook in de weken erna volgde communicatie over de gesprekken met de informateur, het afscheid van de oude raad en de installatie van de nieuwe raads- en burgerraadsleden. Deze evaluatie concentreert zich op de communicatie voorafgaand aan de verkiezingen.

Wanneer Vanaf december 2021 oplopend

Middel Webpagina inrichten breda.nl/gemeenteraadsverkiezingen

21 februari 7 maart

Mupi 1 Save the date Mupi 2 Stemhulp

24 februari

Lancering stemhulp in Nieuwe Veste

24 februari en verder

3 x post Stemhulp op socials gemeenteraad Breda Artikel In de Buurt 15 x Bredase partijen (op wie zal ik stemmen?) online op Indebuurt en op socials gemeenteraad Breda Geo campagne Stemhulp dpg media

1 maart

1 maart t/m 16 maart 4 maart

7 maart 8 maart

9 maart

9 maart 10 maart en verder 16 maart

Bijeenkomst St. Prisma met uitleg en sparren over politiek en verkiezingen voor cliënten Verspreiding ChaTime met thema Politiek en verkiezingen magazine op alle basisscholen -8 maart lancering in raadzaal Verspreiding verkiezingskrant

Opmerking/resultaat In samenwerking met collega’s mediaregie en burgerzaken De mupi’s waren in eerste instantie per ongeluk omgewisseld. Vanaf 21 feb hing de Stemhulp enkele dagen in de stad; riep direct reacties op. Mensen reageerden op de posters. Goede samenkomst in Nieuwe Veste met ongeveer 35 aanwezigen inclusief de pers. Stemhulp is 24.000 x ingevuld.

Zie tabel resultaten

Zie bijlage resultaten +/- 23 deelnemers

Oplage 10.000

Oplage 71.000 stuks (in Breda Vandaag) en bladerbare pdf

Verkiezingskrant op socials Uitnodigingen uitslagenavond op socials Uitslagenavond

Eind maart kregen we de resultaten van de artikel carroussel op Indebuurt (alle 15 fracties stelden zich voor). Wat opvalt is een hoog aantal vertoningen en een lange gemiddelde leestijd.

Spontane nieuwe middelen Vooraf waren de communicatieactiviteiten in een planning afgesproken. ChaTime magazine en de informatiebijeenkomst voor St. Prisma kwamen daar spontaan nog bij. Het is heel goed om bijeenkomsten te organiseren voor speciale doelgroepen zoals St. Prisma. Dit hoeft niet alleen gerelateerd te zijn aan de verkiezingen maar kan juist prima door de gehele raadsperiode verweven

worden. Ook ChaTime magazine gericht op basisschoolleerlingen (en hun ouders) in het thema ‘politiek’ gaf ons een kans om de verkiezingen óók op die manier onder de aandacht te brengen. Visueel in de stad De Mupi posters zijn ook krachtig; tijdens de dagen vóór de lancering van de stemhulp merkten we dat Bredanaars op de posters reageerden. De stemhulp is 24.000 keer ingevuld; dit zal deels te maken hebben met de geo campagne via DPG media, de advertenties in de verkiezingskrant en eigen socials, maar toch ook vooral met de mupi posters die de boodschap visueel in de stad brachten. Papieren uiting Van het effect van de verkiezingskrant hebben we geen cijfers. Naast de mupi posters is de verkiezingskrant één van de weinige papieren uitingen en daardoor nog steeds een belangrijk middel om ook de minder digitale inwoners te bereiken. De krant ligt ook op ‘pak mee’ punten zoals bij supermarkten en in het stadskantoor.

Digitale advertenties Niet via eigen socials maar via DPG media waardoor advertenties in beeld komen bij het lezen van bladen en platforms zoals nu.nl (regio Breda), bndestem.nl, ad.nl.

Vier weken geleden is de bijdrage van Gemeenteraad Breda gepubliceerd op indebuurt Breda. We hebben eerder al wat resultaten met je gedeeld en in deze mail maken we de balans op. 58.049

Vertoningen op indebuurt:

1.969

Facebook-bereik

3.122

Aantal keer gelezen:

3

Likes, shares en reacties

7m 34s

Gemiddelde leestijd:

763

Doorkliks vanaf indebuurt

763

Check de stemhulp:

Ja