Wijziging Financiële verordening in verband met verleggen autorisatie naar programmaniveau - Bijlage Brief Auditcommissie

Gemeenteraad Boxtel Postbus 10.000 5280 DA Boxtel

Zaaknummer 1348827 Uw kenmerk:

Behandeld door: Telefoonnummer: Datum

Marc van Vugt 0411-655230 23 april 2024

Onderwerp: Advies auditcommissie inzake Raadsvoorstel wijzigen financiële verordening 2024 gemeente Boxtel

Geachte leden van de raad, Een van de taken van de auditcommissie is het fungeren als overlegplatform van de gemeenteraad documenten die de P&C-cyclus ondersteunen zoals de jaarrekening, voorjaarsnota, meerjarenbegroting en de bestuursrapportages. Deze moeten helder van opzet zijn en gericht op leesbaarheid en begrijpelijkheid. Dit geldt ook voor de P&C-cyclus van de gemeente Boxtel in zijn geheel; deze dient op zo’n manier te zijn ingericht dat deze cyclus de raad faciliteert om zijn kaderstellende (planning) en controlerende (control) taak uit te voeren. Leesbare en overzichtelijke P&C-documenten dragen bij aan geven meer inzicht voor raadsleden en stellen de raad in staat om op strategisch niveau en op hoofdlijnen te kunnen sturen. De gemeenteraad maakt ook afspraken over het niveau waarop de raad budget overdraagt aan het college (budgetrecht van de raad) om taken te kunnen uitvoeren. Dit noemen we het autorisatieniveau. Met dat budget en het autorisatieniveau moet het college de doelen van de raad realiseren. Binnen het afgesproken niveau mag door het college geschoven worden met budgetten zonder afzonderlijke voorafgaande toestemming aan de raad te vragen.

Wil het college middelen (budget) van het ene onderdeel naar een ander onderdeel verplaatsen of komt het college niet uit met het totaal van het budget op het onderdeel waar de raad budget voor heeft gegeven dan is voorafgaand toestemming van de raad nodig. Wat betekent dit in de praktijk? De gemeenteraad heeft in de financiële verordening de autorisatie vastgesteld op beleidsproductniveau. Dit leidt tot een relatief gedetailleerde begroting, jaarverslag en jaarrekening. Dit komt de leesbaarheid van deze documenten niet altijd ten goede. Door het verleggen van de autorisatiegrens binnen deze documenten van beleidsproductniveau naar programmaniveau kan er een kwaliteitsslag in de P&C-documenten gemaakt worden. De begroting en jaarrekening wordt leesbaarder omdat er minder tabellen en minder gedetailleerdere teksten in staan wat ook een goede samenhang in de P&C-documenten mogelijk maakt. Door teksten binnen de programma’s in de documenten helder en overzichtelijk te beschrijven wordt de raad beter in staat gesteld overzicht te krijgen. Wat ligt er voor?

Door het verleggen van het autorisatieniveau van beleidsproductniveau naar programmaniveau biedt de raad ruimte aan het college om binnen de begroting over- en onderschrijdingen eenvoudiger tegen elkaar weg te strepen en kan de bedrijfsvoering van de gemeente efficiënter worden ingericht omdat er snel en adequaat kan worden gereageerd op ontwikkelingen gedurende het jaar. Als er sprake is van eventuele verschuivingen tussen de programma’s, dan worden deze in een begrotingswijziging voorgelegd aan de gemeenteraad. Op deze manier behoudt de gemeenteraad zijn budgetrecht, zonder de bedrijfsvoering te belemmeren om tijdig te reageren op eventuele ontwikkelingen in de samenleving. Hiervoor is het nodig om de financiële verordening te wijzigen. Deze verordening beschrijft namelijk de kaders die de raad stelt voor de P&C-cyclus, zoals de programma-indeling, de taakvelden en de indicatoren die worden gehanteerd in de P&C-documenten maar ook het autorisatieniveau. Hoe is het proces om te komen tot dit voorstel aan uw raad verlopen? De twee auditcommissies van Boxtel en Sint-Michielsgestel zijn in een aantal sessies met de betrokken portefeuillehouders, de concerncontroller en ambtelijke ondersteuning nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van dit voorstel. De leden van de auditcommissie hebben zich een goed beeld kunnen vormen bij de verbetering die de wijziging tot stand brengt.

Daarbij is het van belang dat de raad het vertrouwen uitspreekt in het college om prudent om te gaan met de verruimde bevoegdheden. In de sessies is ook gesproken over de omvang en indeling van de verschillende programma’s. Binnen het programma Sociale Kracht vormt het beleidsproduct ‘Onderwijshuisvesting’ een vreemde eend in de bijt. Het voorstel om dit onderdeel te verplaatsen naar het programma ‘Leerbare Ruimte is in onze ogen een logische stap. Het past hier organisatorisch/inhoudelijk goed bij. Verplaatsing zal eveneens bijdragen aan een logischere samenhang binnen het programma Sociale Kracht. De overige huidige programma-indeling blijft ongewijzigd om zo te borgen dat de herkenbaarheid van de indeling behouden blijft. Volgende processtappen In de maanden mei en juni worden de gemeenteraden van Boxtel en Sint-Michielsgestel in de raad in volle breedte geïnformeerd middels een presentatie door de ambtelijke organisatie op 21 mei. Indien beide raden positief besluiten op het voorstel om de financiële verordening te wijzigen dan wijzigt de begrotingsopzet en wordt ook het autorisatieniveau verhoogd. In het voorstel is, na afstemming met beide auditcommissies, tevens vastgelegd dat de afwijkingsgrens voorlopig niet aangepast wordt. Bij het opstellen van de jaarrekening 2025 zal een evaluatie plaatsvinden van de gehanteerde afwijkingengrens.

Bevindingen hieromtrent en wenselijkheid van aanpassing van die grens zullen met de auditcommissie worden besproken. Tot slot De auditcommissie is van mening dat met voorliggend voorstel de gemeenteraad beter in staat gesteld wordt zijn controlerende rol zowel op inhoud maar ook als budgethouder goed uit te voeren. Namens de auditcommissie: Dhr. P. Bressers (voorzitter) Dhr. A. van den Braak (lid) Dhr. N. Leijten (lid) Dhr. T. Smolders (lid) Dhr. F. Timmermans (lid)