Wijziging financiële verordening en controleprotocol rechtmatigheid- bijlage 2 Controleprotocol rechtmatigheidscontrole BOX-SMG-MGD

1.1.1

CONTROLEPROTOCOL RECHTMATIGHEID voor de gemeente BOXTEL, SINT-MICHIELSGESTEL en de gemeenschappelijke regeling MIJNGEMEENTEDICHTBIJ

1. Inleiding Met ingang van het boekjaar 2023 rapporteert het college / dagelijks bestuur (hierna DB) in de jaarrekening over financiële rechtmatigheid. Hiermee wordt door het college/DB verantwoording aan de raad / algemeen bestuur (hierna AB) afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente / gemeenschappelijke regeling. Kortom of het geld rechtmatig is uitgegeven. In 2023 was er één controleprotocol voor de accountants- en rechtmatigheidscontrole. Vanaf 2024 werken we met 2 aparte controleprotocollen. Dit om de rollen en verantwoordelijkheden voor de rechtmatigheidscontroles door het college / DB en accountantscontroles door de accountant meer transparant vast te leggen.

1.2 Wettelijk kader De gemeentewet, art. 212, schrijft voor dat de raad/AB bij verordening de uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid en ook voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze kaders zijn op hoofdlijnen uitgewerkt in de Financiele verordening welke door de raad van Boxtel is vastgesteld op 28 mei 2024 door de raad van Sint-Michielsgestel op 27 juni 2024 en door het algemeen bestuur van GR MijnGemeenteDichtbij op 3 oktober 2023. Verder zijn er nadere voorschriften opgesteld in Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bado en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV.

1.3 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de colleges/DB voor de rechtmatigheidscontroles voor het begrotings- voorwaarden- en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium en de daarvoor geldende normstellingen.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (rechtmatigheid) Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: Criteria Omschrijving Voorbeeld 1.Begrotingscriterium (binnen budget)

Uitgaven moeten binnen de goedgekeurde begroting passen

Overschrijdingen van een investeringskrediet of van de lasten op programma.

2.Voorwaardencriterium (regels volgen)

De gemeente moet zich aan de regels houden, zoals de voorwaarden bij subsidies.

Subsidievoorwaarden, aanbesteding, belastingwetgeving.

3.Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (misbruik voorkomen)

Er moet goed gecontroleerd worden om misbruik van regelingen te voorkomen. Bijv. zijn de juiste gegevens zijn verstrekt bij het aanvragen van overheidsregelingen.

Subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen.

4.Calculatiecriterium (juist berekend)

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

Legesbedragen, facturen.

5.Valuteringscriterium (betaling op tijd)

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen.

6.Leveringscriterium (prestatie geleverd)

De afgesproken dienst of goederen moeten geleverd zijn.

Inkoop van goederen en/of diensten.

7.Adresseringscriterium (juist adres)

Het geld moet bij de juiste ontvanger terechtkomen).

Betalingsverkeer.

8.Volledigheidscriterium (volledige inkomsten)

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Legesopbrengsten, onroerendezaakbelastingen, rioolheffingen, afvalstoffenheffing, grondverkopen.

9.AanvaarDBaarheidscriterium (redelijke kosten)

Uitgaven moeten passen bij wat de gemeente doet, en er moet een redelijke tegenprestatie zijn.

Inkoop van goederen en/of diensten, verstrekken van subsidie.

De criteria genoemd bij de nummers 1 tot en met 3 worden afgedekt door de rechtmatigheidsverantwoording van college/DB. Nadere aanwijzingen hiervoor zijn opgenomen in dit protocol. De criteria genoemd bij de nummers 4 tot en met 9 worden afgedekt door het getrouw beeld van de accountantsverklaring. Nadere aanwijzingen zijn opgenomen in het controleprotocol van de accountantscontrole. De kaders voor de controle-aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in de notitie verbijzonderde interne controle. Deze notitie wordt vastgesteld door het college/DB De concrete uitwerking van de controle-aanpak van verbijzonderde interne controles, inclusief de planning zijn opgenomen in een controleplan. Dit controleplan wordt vastgesteld door het Algemeen Management Team van GR MijnGemeenteDichtbij

3 SISA Vanaf 2006 is Single Information Single Audit (kortweg SiSa; en in goed Nederlands eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole) van toepassing voor de gemeentelijke overheid. Dit houdt in dat de gemeenten op één moment, in de jaarrekeningcontrole, verantwoordingsinformatie dienen te verstrekken aan het rijk en provincie over specifieke uitkeringen. De regeling wordt elk jaar door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties geactualiseerd voor wat betreft het aantal regelingen dat hieronder valt. Het actuele overzicht is te vinden op de website van het ministerie. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot de verantwoording van de specifieke uitkeringen (SiSa) worden door het college/DB opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor wordt een risicoanalyse uitgevoerd op de SiSa regelingen. Dat is richtinggevend voor de controlewerkzaamheden. Daarnaast wordt van de geldende regelingen tenminste één deelwaarneming getoetst op rechtmatigheid. De accountant toetst of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de SiSa regelingen in de jaarrekening en rapporteert hierover in het accountantsverslag. Daarnaast verricht de accountant aanvullende werkzaamheden op getrouw- en rechtmatigheid op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole en rapporteert ook hierover aan de raad/AB in het accountantsverslag.

4 Te hanteren verantwoordings- en rapporteringsgrens Verantwoordingsgrens Onrechtmatigheden Onduidelijkheden

Oordeel rechtmatigheidsverantwoording = rechtmatig Kleiner of gelijk aan 3% Kleiner of gelijk aan 3%

Oordeel rechtmatigheidsverantwoording = onrechtmatig Groter dan 3% Groter dan 3%

Rapporteringsgrens: Elke onrechtmatigheid of onduidelijkheid groter of gelijk aan € 100.000.

4.1 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de raad / algemeen bestuur vastgesteld percentage, waarboven het college/DB de fouten en onduidelijkheden moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0 procent tot 3 procent. De verantwoordingsgrens wordt berekend als percentage van de werkelijke totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves van dat jaar. De verantwoordingsgrens is bepalend voor het oordeel in de rechtmatigheidsverantwoording van het college/DB of de verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties in de jaarrekening rechtmatig tot stand zijn gekomen.

4.2 Rapporteringsgrens De rapporteringsgrens is een door de raad/AB vastgesteld bedrag voor individuele fouten of onduidelijkheden. De grens geeft aan waarboven het college/DB rapporteert aan de raad/AB in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening.

5 Normenkader Het normenkader van de rechtmatigheidscontrole wordt jaarlijks geactualiseerd. De jaarlijkse actualisering van het normenkader is een bevoegdheid van de raad/AB. Dit is nodig vanwege gewijzigde regelgeving. Het normenkader bevat de door de raad/AB vastgestelde regelingen met financiële beheershandelingen op basis waarvan het college/DB de rechtmatigheidscontrole uitvoert.

6 Begrotingscriterium Als het college meer geld besteed dan de raad/AB heeft goedgekeurd met de begroting of afzonderlijke raadsbesluiten dan is sprake van een overschrijding. Dat is dit onrechtmatig. De raad kan wel vooraf regels vaststellen die aangeven wanneer een overschrijding in vooraf bepaalde situaties acceptabel is. Deze regels zijn opgenomen in hoofdstuk 6.1 van dit controleprotocol. Als het college/DB minder geld besteed dan de raad/AB heeft goedgekeurd met de begroting of afzonderlijke raadsbesluiten en dit wordt door het college niet tijdig aan de raad/AB gemeld of de begroting wordt hierop niet aangepast. Dan noemen we dit ook onrechtmatig. Bijvoorbeeld als doelen en activiteiten niet worden gerealiseerd of uitgevoerd of als sprake is van meer of minder inkomsten voor de gemeente dan begroot. De regels hiervoor zijn opgenomen in hoofdstuk 6.3 van dit controleprotocol. Hierover kan dan een debat in de raad plaatsvinden, waarbij de raad/AB beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd. In de rechtmatigheidsverantwoording maken we een onderscheid tussen bruto – en netto onrechtmatig. Dit omdat sommige overschrijdingen van lasten en investeringskredieten door de raad als acceptabel zijn aangemerkt in de financiele verordening of dit controleprotocol.

Bruto onrechtmatig is het totaal van: overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten + de ongeautoriseerde reservemutaties + onrechtmatige onderschrijdingen van de lasten en investeringskredieten + onrechtmatige afwijkingen van de baten + onrechtmatigheden voorwaardencriterium + onrechtmatigheden M&O criterium. Netto onrechtmatig is het totaal van bruto onrechtmatig -/- de overschrijdingen hieronder als acceptabel zijn aangemerkt. Uitsluitend afwijkingen op het begrotingscriterium groter dan € 100.000 worden beoordeeld en opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Beslisboom begrotingsafwijkingen kadernota rechtmatigheid.

6.1 Overschrijdingen van lasten en/of investeringen Deze zijn altijd onrechtmatig. Deze overschrijden het door de raad goedgekeurde budget. (budgetrecht). Deze overschrijdingen zijn onrechtmatig maar acceptabel als: 1. Direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; 2. Het lasten betreft voor een open-einde regeling; 3. Overschrijdingen van investeringskredieten, waarbij het jaarbudget wordt overschreden maar het bedrag wel passend is in het totale krediet; 4. De raad tijdig is geïnformeerd in een tussentijdse rapportage. Tijdig is zodra de overschrijding duidelijk is. Dan wordt deze gemeld in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage van de P&C cyclus. Tot en met 31 augustus in de bestuursrapportages. Vanaf 1 september in de jaarrekening van het boekjaar. Als dit niet het geval is dan is deze niet acceptabel; 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen de bestaande financiele verordening. Bijv. egalisatiereserves 6. Administratieve correcties 7. Kleiner zijn dan € 100.000

6.2 Ongeautoriseerde reservemutaties Deze zijn altijd onrechtmatig. Uitsluitend ongeautoriseerde reservemutaties groter dan € 100.000 worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de financiele verordening is opgenomen op welke wijze de reservemutaties worden geautoriseerd door de raad/AB. Als de reservemutatie niet is geautoriseerd door de raad/AB conform het geldende beleid is deze onrechtmatig.

6.3 Onderschrijdingen van lasten en/of investeringen en afwijkingen van baten Deze zijn niet onrechtmatig. Uitgezonderd de afwijkingen groter dan € 100.000 die niet tijdig zijn gemeld zijn aan de raad/AB en als de raad/AB nog de mogelijkheid had om een andere keuze te maken met dit bedrag. Tijdig is zodra de overschrijding duidelijk is. Dan wordt deze gemeld in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage van de P&C cyclus. Tot en met 31 augustus in de bestuursrapportages. Vanaf 1 september in de jaarrekening van het boekjaar.

7 Controle door de accountant De rechtmatigheidsverantwoording bevat beweringen dat transacties en financiële beheershandelingen zijn uitgevoerd. Dit in overeenstemming met de wet- en regelgeving die is opgenomen in het Normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten. De accountant toetst of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording die opgesteld is door het college/DB een getrouwe weergave geeft en rapporteert hierover aan de raad/AB in het accountantsverslag. Nadere aanwijzingen hiervoor zijn opgenomen het controleprotocol voor de accountantscontrole.

8 Rapportages 8.1 Tussentijdse rapportages De raad/AB wordt, indien van toepassing, door het college/DB gedurende het jaar geïnformeerd over bevindingen boven de vastgestelde goedkeurings- en rapportagegrens rechtmatigheid in de 2e bestuursrapportage (Boxtel en GR MijnGemeenteDichtbij) of najaarsnota (Sint-Michielsgestel).

8.2 Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. 

Het college/DB neemt de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op volgens het voorgeschreven model van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording.



Het college/DB verantwoordt in de rechtmatigheidsverantwoording alle onrechtmatigheden (fouten en onduidelijkheden) boven de verantwoordingsgrens in totaal.

8.3 Paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening  

Het college/DB verantwoordt in de paragraaf bedrijfsvoering alle individuele onrechtmatigheden (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 100.000. Van de begrotingsonrechtmatigheden worden alleen degene opgenomen die niet acceptabel zijn. Zie hoofdstuk 6. Het college/DB geeft aan welke maatregelen zijn genomen om deze onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

8.4 Begrotingsrechtmatigheid in de jaarrekening 

In het hoofdstuk begrotingsrechtmatigheid worden acceptabele overschrijdingen per onderdeel samengevat en toegelicht.