Wijziging financiële verordening-controleprotocol rechtmatigheid-controleprotocol accountantscontrole- Bijlage 2 Controleprotocol rechtmatigheid

1.1.1

CONTROLEPROTOCOL RECHTMATIGHEID voor de gemeente BOXTEL, SINT-MICHIELSGESTEL en de gemeenschappelijke regeling MIJNGEMEENTEDICHTBIJ

1. Inleiding Met ingang van het boekjaar 2023 rapporteert het college / dagelijks bestuur (hierna DB) in de jaarrekening over f inanciële rechtmatigheid. Hiermee wordt door het college/DB verantwoording aan de raad / algemeen bestuur (hierna AB) af gelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het f inanciële reilen en zeilen van de gemeente / gemeenschappelijke regeling. Kortom of het geld rechtmatig is uitgegeven. In 2023 was er één controleprotocol voor de accountants - en rechtmatigheidscontrole. Vanaf 2024 werken we met 2 aparte controleprotocollen. Dit om de rollen en verantwoordelijkheden voor de rechtmatigheidscontroles door het college / DB en accountantscontroles door de accountant meer transparant vast te leggen.

1.2 Wettelijk kader De gemeentewet, art. 212 en de Wet gemeenschappelijke regelingen art. 35, schrijf t voor dat de raad/AB bij verordening de uitgangspunten vaststelt voor het f inanciële beleid en ook voor het f inanciële beheer en voor de inrichting van de f inanciële organisatie. Deze kaders zijn op hoof dlijnen uitgewerkt in de f inanciële verordening. De f inanciële verordening is vastgesteld door de raden van Boxtel en Sint-Michielsgestel en het algemeen bestuur van GR MijnGemeenteDichtbij. In het Besluit Accountantscontrole Overheden (BADO) staan de eisen die gesteld worden aan de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording. In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is opgenomen dat het college / dagelijks bestuur in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording moet opnemen. Verder zijn er nadere voorschriften opgesteld in Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bado en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV

1.3 Doelstelling Dit controleprotocol heef t als doel nadere aanwijzingen te geven aan de colleges/DB voor de rechtmatigheidscontroles voor het begrotings- voorwaarden- en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium en de daarvoor geldende normstellingen.

2 Algemene uitgangspunten voor de controle (rechtmatigheid) Onder rechtmatigheid wordt begrepen de def initie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: Criteria Omschrijving Voorbeeld 1.Begrotingscriterium (binnen budget)

Uitgaven moeten binnen de goedgekeurde begroting passen

Overschrijdingen van een investeringskrediet of van de lasten op programma.

2.Voorwaardencriterium (regels volgen)

De gemeente moet zich aan de regels houden, zoals de voorwaarden bij subsidies.

Subsidievoorwaarden, aanbesteding, belastingwetgeving.

3.Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (misbruik voorkomen)

Er moet goed gecontroleerd worden om misbruik van regelingen te voorkomen. Bijv. zijn de juiste gegevens zijn verstrekt bij het aanvragen van overheidsregelingen.

Subsidieregelingen, kwijtschelding, uitkeringen.

4.Calculatiecriterium (juist berekend)

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

Legesbedragen, f acturen.

5.Valuteringscriterium (betaling op tijd)

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen.

6.Leveringscriterium (prestatie geleverd)

De af gesproken dienst of goederen moeten geleverd zijn.

Inkoop van goederen en/of diensten.

7.Adresseringscriterium (juist adres)

Het geld moet bij de juiste ontvanger terechtkomen).

Betalingsverkeer.

8.Volledigheidscriterium (volledige inkomsten)

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

Legesopbrengsten, onroerendezaakbelastingen, rioolhef f ingen, af valstof f enhef f ing, grondverkopen.

9.AanvaarDBaarheidscriterium (redelijke kosten)

Uitgaven moeten passen bij wat de gemeente doet, en er moet een redelijke tegenprestatie zijn.

Inkoop van goederen en/of diensten, verstrekken van subsidie.

De criteria genoemd bij de nummers 1 tot en met 3 worden af gedekt door de rechtmatigheidsverantwoording van college/DB. Nadere aanwijzingen hiervoor zijn opgenomen in dit protocol. De criteria genoemd bij de nummers 4 tot en met 9 worden af gedekt door het getrouw beeld van de accountantsverklaring. Nadere aanwijzingen zijn opgenomen in het controleprotocol van de accountantscontrole. De kaders voor de controle-aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen in de notitie verbijzonderde interne controle. Deze notitie wordt vastgesteld door het college/ DB De concrete uitwerking van de controle-aanpak van verbijzonderde interne controles, inclusief de planning zijn opgenomen in een controleplan. Dit controleplan wordt vastgesteld door het Algemeen Management Team van GR MijnGemeenteDichtbij

3 SISA Vanaf 2006 is Single Inf ormation Single Audit (kortweg SiSa; en in goed Nederlands eenmalige inf ormatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole) van toepassing voor de gemeentelijke overheid. Dit houdt in dat de gemeenten op één moment, in de jaarrekeningcontrole, verantwoordingsinf ormatie dienen te verstrekken aan het rijk en provincie over specif ieke uitkeringen. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot de verantwoording van de specif ieke uitkeringen (SiSa) worden door het college/DB opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

4 Te hanteren verantwoordings- en rapporteringsgrens Verantwoordingsgrens Onrechtmatigheden en onduidelijkheden

Oordeel rechtmatigheidsverantwoording = rechtmatig Kleiner of gelijk aan 2%

Oordeel rechtmatigheidsverantwoording = onrechtmatig Groter dan 2%

Rapporteringsgrens: Elke onrechtmatigheid of onduidelijkheid groter of gelijk aan € 100.000.

4.1 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de raad / algemeen bestuur vastgesteld percentage, waarboven het college/DB de f outen en onduidelijkheden moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoording sgrens valt binnen de bandbreedte van 0 procent tot 2 procent. De verantwoordingsgrens wordt berekend als percentage van de totale lasten exclusief de toevoeging aan de reserves van dat jaar. De verantwoordingsgrens is bepalend voor het oordeel in de rechtmatigheidsverantwoording van het college/DB of de verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties in de jaarrekening rechtmatig tot stand zijn gekomen.

4.2 Rapporteringsgrens De rapporteringsgrens is een door de raad/AB vastgesteld bedrag voor individuele f outen of onduidelijkheden. De grens geef t aan waarboven het college/DB rapporteert aan de raad/AB in de paragraaf bedrijf svoering in de jaarrekening.

5 Normenkader Het normenkader van de rechtmatigheidscontrole wordt jaarlijks geactualiseerd. De jaarlijkse actualisering van het normenkader is een bevoegdheid van de raad /AB. Dit is nodig vanwege gewijzigde regelgeving. Het normenkader bevat de door de raad/AB vastgestelde regelingen met f inanciële beheershandelingen op basis waarvan het college/DB de rechtmatigheidscontrole uitvoert.

6 Begrotingscriterium Als het college meer geld besteed dan de raad /AB heef t goedgekeurd met de begroting of af zonderlijke raadsbesluiten dan is sprake van een overschrijding. Dat is dit onrechtmatig. De raad kan wel vooraf regels vaststellen die aangeven wanneer een overschrijding in vooraf bepaalde situaties acceptabel is. Deze regels zijn opgenomen in hoof dstuk 6.1 van dit controleprotocol. Als het college/DB minder geld besteed dan de raad/AB heef t goedgekeurd met de begroting of af zonderlijke raadsbesluiten en dit wordt door het college niet tijdig aan de raad/AB gemeld of de begroting wordt hierop niet aangepast. Dan noemen we dit ook onrechtmatig. Bijvoorbeeld als doelen en activiteiten niet worden gerealiseerd of uitgevoerd of als sprake is van meer of minder inkomsten voor de gemeente dan begroot. De regels hiervoor zijn opgenomen in hoof dstuk 6.3 van dit controleprotocol.

Hierover kan dan een debat in de raad plaatsvinden, waarbij de raad /AB beslist of de onrechtmatigheden alsnog worden goedgekeurd. In de rechtmatigheidsverantwoording maken we een onderscheid tussen bruto – en netto onrechtmatig. Dit omdat sommige overschrijdingen van lasten en investeringskredieten door de raad als acceptabel zijn aangemerkt in de f inanciële verordening of dit controleprotocol. Bruto onrechtmatig is het totaal van: overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten + de ongeautoriseerde reservemutaties + onrechtmatige onderschrijdingen van de lasten en investeringskredieten + onrechtmatige af wijkingen van de baten + onrechtmatigheden voorwaardencriterium + onrechtmatigheden M&O criterium. Netto onrechtmatig is het totaal van bruto onrechtmatig -/- de overschrijdingen hieronder als acceptabel zijn aangemerkt. Uitsluitend af wijkingen op het begrotingscriterium groter dan € 100.000 worden beoordeeld en opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Beslisboom begrotingsaf wijkingen kadernota rechtmatigheid.

6.1 Overschrijdingen van lasten en/of investeringen Deze zijn altijd onrechtmatig. Deze overschrijden het door de raad goedgekeurde budget. (budgetrecht). Deze overschrijdingen zijn onrechtmatig maar accept abel als: 1. Direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; 2. Het lasten betref t voor een open-einde regeling; 3. Overschrijdingen van investeringskredieten, waarbij het jaarbudget wordt overschreden maar het bedrag wel passend is in het totale krediet; 4. De raad tijdig is geïnf ormeerd in een tussentijdse rapportage. Tijdig is zodra de overschrijding duidelijk is. Dan wordt deze gemeld in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage van de P&C cyclus. Tot en met 31 augustus in de bestuursrapportages. Vanaf 1 september in de jaarrekening van het boekjaar. Als dit niet het geval is dan is deze niet accept abel; 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen de bestaande f inanci ële verordening. Bijv. egalisatiereserves

6. Administratieve correcties 7. Kleiner zijn dan € 100.000

6.2 Ongeautoriseerde reservemutaties Deze zijn altijd onrechtmatig. Uitsluitend ongeautoriseerde reservemutaties groter dan € 100.000 worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de f inanciële verordening is opgenomen op welke wijze de reservemutaties worden geautoriseerd door de raad /AB. Als de reservemutatie niet is geautoriseerd door de raad /AB conf orm het geldende beleid is deze onrechtmatig .

6.3 Onderschrijdingen van lasten en/of investeringen en afwijkingen van baten Deze zijn niet onrechtmatig. Uitgezonderd de af wijkingen groter dan € 100.000 die niet tijdig zijn gemeld zijn aan de raad/AB en als de raad/AB nog de mogelijkheid had om een andere keuze te maken met dit bedrag. Tijdig is zodra de overschrijding duidelijk is. Dan wordt deze gemeld in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage van de P&C cyclus. Tot en met 31 augustus in de bestuursrapportages. Vanaf 1 september in de jaarrekening van het boekjaar.

7 Controle door de accountant De rechtmatigheidsverantwoording bevat beweringen dat transacties en f inanciële beheershandelingen zijn uitgevoerd. Dit in overeenstemming met de wet- en regelgeving die is opgenomen in het Normenkader. De rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare inf ormatie bevatten. De accountant toetst of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording die opgesteld is door het college/DB een getrouwe weergave geef t en rapporteert hierover aan de raad/AB in het accountantsverslag. Nadere aanwijzingen hiervoor zijn opgenomen het controleprotocol voor de accountantscontrole.

8 Rapportages 8.1 Tussentijdse rapportages De raad/AB wordt, indien van toepassing, door het college/DB gedurende het jaar geïnf ormeerd over bevindingen boven de vastgestelde goedkeurings- en rapportagegrens rechtmatigheid in de 2e bestuursrapportage (Boxtel en GR MijnGemeenteDichtbij) of najaarsnota (Sint-Michielsgestel).

8.2 Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. • •

Het college/DB neemt de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op volgens het voorgeschreven model van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording. Het college/DB verantwoordt in de rechtmatigheidsverantwoording alle onrechtmatigheden (f outen en onduidelijkheden) boven de verantwoordingsgrens in totaal.

8.3 Paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening • • •

Het college/DB verantwoordt in de paragraaf bedrijf svoering alle individuele onrechtmatigheden (f outen en onduidelijkheden) groter dan € 100.000. Van de begrotingsonrechtmatigheden worden alleen degene opgenomen die niet acceptabel zijn. Zie hoof dstuk 6. Het college/DB geef t aan welke maatregelen zijn genomen om deze onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen Het college/DB verstrekt een samenvatting van de acceptabele overschrijdingen op het begrotingscriterium per onderdeel. .