Vaststellen Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) sportaccommodaties- Raadsvoorstel

meewerkend

boxtet Raadsvoorstel Zaaknummer:

1332090

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Mark Douma

Onderwerp Vaststellen Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) sportaccommodaties

Status Ter besluitvorming.

Voorstel Raad 1. Het Meer Jaren Onderhoudsplan vast te stellen. 2. De financiële vertaling van het vierjarig onderzoek mee te nemen in de 2e bestuursrapportage 2024, met uitzondering van de voor vervanging noodzakelijke dekkingsmiddelen. 3. Geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b van de Wet open overheid op te leggen op de bijlagen1, 2, 3 en 4 in verband met toekomstige aanbestedingen, deze liggen ter inzage bij de griffie.

meewerkend

Inleiding ASC Sports & Water heeft een onderzoek uitgevoerd bij alle bestaande buitensportaccommodaties in de gemeente Boxtel, met uitzondering van de gebouwen omdat deze al in de Meer Jaren Onderhouds Planning voor gebouwen staan. Hierbij zijn de huidige kwaliteit, het reguliere en periodieke onderhoud, het beheer en de investeringen bij renovatie/vervanging van de buitensportaccommodaties beoordeeld, evenals de inrichtingselementen rondom de velden. De verzamelde gegevens dienen als nulmeting en zijn gebruikt om een Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) op te stellen. Het doel van de nulmeting is om de actuele staat van het onderhoud, de eventuele tekortkomingen of bijzonderheden en toekomstige investeringen op en rond de velden vast te stellen. Het onderzoek geeft ook inzicht in de kwaliteit en bespeelbaarheid van de buitensportaccommodaties, evenals de verwachte onderhouds- en vervangingskosten op korte en lange termijn. Dit zorgt voor praktische ondersteuning bij het optimaliseren van het gebruik, beheer, en onderhoud van de buitensportaccommodaties. De sportbehoefte kan op deze sportaccommodaties vervuld worden, voor nu en in de toekomst met behulp van deze MJOP. Het MJOP moet worden gezien als een onderhoudsplan voor het kwalitatief en kwantitatief in stand houden van de huidige situatie van onze buitensportaccommodaties.

Het is als het ware een 'foto' van dit moment van de onderhoudsstaat en wat er financieel voor nodig is om deze voorzieningen in de toekomst in stand te houden of 1 op 1 te vervangen. Het verschil met het nog op te stellen accommodatiebeleid is dat in het accommodatiebeleid de visie en keuzes voor de toekomst beschreven gaan worden, daarin voorziet het MJOP nadrukkelijk niet. Het is in feite het bedrag dat nodig is om onze huidige voorzieningen te onderhouden, in stand te houden en waar nodig te vervangen.

Beoogd resultaat De ASC-rapportage geeft inzicht in kosten van onderhoud en in de toekomstige investeringen van het maatschappelijk vastgoed op het gebied van sportaccommodaties en geeft gehoor aan de aanbevelingen in de managementletter zoals door de accountant is opgesteld en gerapporteerd naar de gemeente. Dit is nodig om aan onze contractuele verplichtingen te kunnen blijven voldoen en zorgt er daarnaast voor dat de gemeente voor de toekomst een prettige, veilige en gezonde omgeving realiseert om sport uit te kunnen oefenen voor haar inwoners. Daarnaast kan er zo duidelijk en transparant met de gebruikers gecommuniceerd worden wat de status en de planning is ten behoeve van het beheer, onderhoud en de investeringen van de sportaccommodatie.

Argumenten 1.1 Het MJOP is de basis voor het te vormen accommodatiebeleid Het te vormen accommodatiebeleid is van wezenlijk belang om als gemeente de regie te hebben en te houden voor de toekomstige keuzes van onze sportaccommodaties. Het onderzoek dat verwoord is in de ASC-rapportage en financiële doorvertaling daarvan geeft inzicht in de huidige stand van zaken van onze sportaccommodaties en schetst de basis voor de nog te nemen beslissingen in het toekomstige accommodatiebeleid. 1.2 Financieel inzicht is noodzakelijk Om te kunnen zorgen voor een goed onderhouden sportaccommodatie, zodat de maatschappelijke rol op een goede manier ingevuld kan worden, is beheer en onderhoud nodig. Deze rapportage maakt financieel inzichtelijk wat ervoor nodig is om dit te realiseren. Naast deze rapportage zijn vanuit het traject Vastgoed op Orde en de belangrijkste interim bevindingen vanuit de managementletter alle

meewerkend

aanwezige overeenkomsten beoordeeld. Deze contractuele verplichtingen zijn naast de ASC-rapportage gelegd en dit geeft inzicht waar de gemeente (financieel) verantwoordelijk voor is. 1.3 Inzicht op controle en uitvoering Een MJOP is noodzakelijk om inzicht in de kosten te krijgen, waarmee samenhangt een goede controle op een correcte besteding van de middelen. Dit doen we door de Medewerker Beheer en Onderhoud Maatschappelijke Accommodaties controle uit te laten voeren nadat een opdracht is opgeleverd en aanwezig te laten zijn bij (periodieke) keuringen. 1.4 Structuur aanbrengen en het in stand houden van de sportaccommodaties in eigen beheer Inzicht is essentieel om te weten wanneer en door wie er actie ondernomen moet worden in het beheren van onze sportaccommodaties, zowel op onderhoud als financieel vlak. Zo kan er tijdig actie ondernomen worden in de uitvoering om onnodige uitgaven te voorkomen. Wanneer bij controles en periodieke keuringen geconstateerd wordt dat bepaald onderhoud eerder of later tot uitvoering komt, wordt dit in het Meer Jaren Onderhoudsplan en de gekoppelde begroting aangepast. Zo houden we inzicht en overzicht op het onderhoud en de kosten en kan er tijdig worden geanticipeerd op mogelijke veranderingen 1.5 Goede afstemming en communicatie met gebruikers Van wezenlijk belang is de communicatie met gebruikers.

Het MJOP is samen met het nog te vormen accommodatiebeleid hiervoor de basis. Door een duidelijke planning van onderhoud en vervanging van onze sportaccommodaties zorgen we als gemeente voor duidelijkheid richting de gebruikers. Dit biedt daarnaast de mogelijkheid om met gebruikers actief de dialoog aan te gaan over de behoeften en wensen van onze sportaccommodaties en hierop te anticiperen. De samenwerking met de gemeenschap is nodig voor de maatschappelijke cohesie binnen de gemeente. Een co-creatie waarbij ieder zijn of haar verantwoordelijkheden scherp heeft en we zorgvuldig afstemmen over elkaars belangen. 1.6 Eenduidigheid in de aansturing en realisatie Dit MJOP geeft veel inzichten in de huidige staat en omvang van de sportaccommodaties. Dit geeft handreikingen voor het nog te vormen accommodatiebeleid op basis van de huidige situatie. Dit inzicht kan worden gebruikt om ernaar te streven dat verenigingen binnen onze gemeente gelijkwaardig worden behandeld per sportaccommodatie. Hierbij moet rekening gehouden worden met de omvang van de accommodatie, het aantal gebruikers en daarmee de intensiteit per accommodatie. De basis moet gelijk zijn voor iedereen en aangepast waar nodig in het kader van de omvang, de gebruikers en intensiteit van de accommodatie naast de maatschappelijke behoefte en bestuurlijke besluitvorming.

Dit zorgt voor duidelijke en transparante communicatie en voorkomt onduidelijkheid. 2.1 Inzicht in investeringen Het Meer Jaren Onderhoudsplan geeft inzicht in de investeringen. Door het jaarlijks af te wegen in de kadernota houden de raad en het college direct invloed op het investeringsproces. 3.1 Iedere vier jaar wordt het Meer Jaren Onderhoudsplan opnieuw geactualiseerd Het is verplicht dat het Meer Jaren Onderhoudsplan iedere 4 jaar wordt geactualiseerd waarmee het onderhoudsplan actueel blijft. Hiervoor is iedere vier jaar ook budget nodig van € 12.000. In 2027 wordt het plan voor het eerst geactualiseerd.

Kanttekeningen 1.1 Contractvorming niet overal op orde

meewerkend

Er is een inventarisatie gehouden op aanwezigheid van overeenkomsten met betrekking tot de sportaccommodaties. Dit geeft ons duidelijkheid in onze taken en verplichtingen met betrekking tot onderhoud en reparatie. Daarmee vormt dit de basis van het MJOP. Echter is er geconstateerd dat er niet voor alle sportaccommodaties overeenkomsten zijn. Het risico hiervan is dat we als gemeente niet rechtmatig handelen omdat afspraken tussen partijen niet helder zijn of achterhaald. Bij de individuele gesprekken met de gebruikers, die starten vanaf kwartaal drie van 2024, wordt dit besproken en acties worden uitgezet om dit op orde te krijgen. 1.2 MJOP loopt vooruit op het accommodatiebeleid In theorie maak je eerst een accommodatiebeleid, dan afspraken met gebruikers en aan de hand daarvan een MJOP. De praktijk is echter dat er al contractuele verplichtingen zijn en de financiële verplichtingen voortvloeien uit deze contracten verwerkt moeten worden in onze begroting. Ook onze accountant geeft dit aan in de managementletter. Het MJOP voorziet in het in stand houden van de huidige situatie van onze sportaccommodaties, visie en beslissingen over de toekomst van onze sportaccommodaties worden genomen in het nog te vormen accommodatiebeleid.

1.3 De registratie van de gegevens is nog niet op orde Sportaccommodaties omvatten veel gegevens, waar deze uit bestaan en water aan voorzieningen aanwezig is. Het is erg belangrijk om dit goed vast te leggen in een systeem, wat voor iedereen die hiermee werkt, toegankelijk en gebruiksvriendelijk is. Op dit moment is hiervoor nog geen systeem. Dit jaar komt er een nieuw systeem voor de MJOP's van gebouwen, waar ook ruimte is om deze MJOP in mee te nemen. Zo wordt de basis, waar de sportaccommodatie uit bestaat, het beheer, onderhoud en de investeringen zorgvuldig vastgelegd en bijgehouden. Dit maakt het een dynamische rapportage. 1.4 Alleen de toplagen zijn beoordeeld en verwerkt in de MJOP In de rapportage is de kwaliteit van het veldoppervlak opgenomen. Dat wil zeggen dat de bovenlagen/toplagen zijn beoordeeld en verwerkt in de MJOP. Alles wat zich hieronder bevindt, zoals onderlagen, niet zichtbare drainage, etc. heeft men niet met het blote oog kunnen waarnemen casu quo beoordelen en dus kunnen verwerken. Hier wordt rekening mee gehouden door middel van een post onvoorzien bij de renovatie van de velden. Onderlagen en drainage hebben een langere afschrijftermijn (25 jaar) en zal opgenomen worden in de MJOP vanaf het moment van vervanging.

1.5 Borgen huidig onderhoudsniveau Het huidige uitvoeringsniveau van onderhoud van de sportaccommodaties wordt geborgd en is bij deze rapportage aangehouden op basisniveau. Dat wil zeggen dat er één op één vervangen of hersteld gaat worden in de vorm waarin het zich bevindt. Indien er een ander niveau wenselijk of noodzakelijk is, zal dit moeten passen binnen de begroting of wordt dit individueel aan u voorgelegd. Tevens kunnen verenigingen hier zelf ook aan bijdragen, wat moet blijken bij de uitvoering van dergelijke werkzaamheden. Indien alle vervanging 1-op-1 worden uitgevoerd is de verwachting dat de komende 10 jaar de maximale kapitaallasten oplopen tot € 460.000. Een bedrag van € 145.000 van deze lasten kan gedekt worden vanuit vrijval bestaande kapitaallasten. Daarnaast is er € 75.000 extra beschikbaar gesteld aan kapitaallasten in de Kadernota 2025 voor aankomende vervangingsinvesteringen. Er wordt bij 1-op-1 vervanging over 10 jaar nog een tekort voorzien van maximaal € 240.000 (€ 460.000 /- € 145.000 -1- € 75.000) aan kapitaallasten. De hoogte van dit tekort is afhankelijk van daadwerkelijke slijtage en keuzes die gemaakt zullen gaan worden in het nog te vormen accommodatiebeleid.

meewerkend

bO

Financiën Groot onderhoud Groot onderhoud is voor de komende 10 jaar (2024 t/m 2033) doorgerekend op basis van de ASCrapportage. Om de lasten van groot onderhoud te egaliseren over de jaren heen is er, vooruitlopend op vaststelling MJOP, in de Kadernota 2025 reeds een voorziening onderhoud sportvelden gevormd. De jaarlijkse storting in deze voorziening is vanaf 2025 financieel ook verwerkt. Voor het jaar 2024 wordt dit eenmalig nog verwerkt in de 2e bestuursrapportage 2024. Actualisatie MJOP Het is noodzakelijk dat het MJOP minimaal iedere vier jaar wordt geactualiseerd. Dit is een verplichting vanuit BBV wetgeving. Hiervoor nemen we om de vier jaar een budget op van € 12.000 startende vanaf 2027. Dit verwerken we financieel in de 2e bestuursrapportage 2024. Vervangingsinvesteringen De vervangingsinvesteringen voor de komende 10 jaar zijn eveneens in beeld gebracht op basis van de ASC-rapportage. De investeringen 2025 t/m 2034 zijn in totaal begroot op ca. € 4,35 miljoen, waarbij ervan uit is gegaan dat alle bestaande sportaccommodaties gehandhaafd blijven. Omdat het accommodatiebeleid nog niet is vastgesteld en het hierdoor nog onbekend is in hoeverre deze vervangingsinvesteringen in de toekomst ook daadwerkelijk 1-op-1 worden uitgevoerd, zijn de vervangingsinvesteringen financieel niet opgenomen.

Indien een vervangingsinvestering zich de komende periode voordoet wordt dit separaat voorgelegd.

Uitvoering Na uw besluitvorming start er een vervolg van het proces op de inventarisatie van ASC en zijn er het komende jaar gesprekken gepland met de gebruikers van de sportaccommodaties. Hier worden de overeenkomsten casu quo contracten besproken op basis van de huidige situatie en wordt bekeken waar zaken ontbreken om deze te repareren. Een situatietekening en een demarcatielijst (ook wel bekend als kruisjeslijst) zal worden afgestemd en vastgelegd met gebruikers. Daarnaast gaan er repeterende controles en keuringen plaatsvinden om zo de kwaliteit te borgen en te kunnen beoordelen wat en wanneer moet gebeuren, conform deze contracten, overeenkomsten en demarcatielijsten. De financiële doorvertaling zal geïndexeerd worden naarmate de tijd verstrijkt. Om de vier jaar zal er een herijking plaatsvinden van dit opgestelde MJOP om zo alles weer scherp te hebben voor de toekomst. Dit jaar wordt er een softwareprogramma aangeschaft waar zowel de MJOP van gebouwen als deze sportaccommodaties in geregistreerd kunnen worden. Dit verkleint dit de kans op 'menselijke fouten'. Tevens geeft dit meteen duidelijke inzichten voor eventuele managementrapportages en overige (financiële) verantwoording.

Communicatie Vooruitlopend op de besluitvorming in de gemeenteraad, wordt er een persbericht verstuurd. Kernboodschap: "het college heeft het Meer Jaren Onderhouds Plan Buitensportaccommodaties vastgesteld en reserveert hiervoor de komende jaren de financiële middelen. Het onderhoud van de buitensportaccommodaties in de gemeente wordt voortaan planmatig en in samenhang aangepakt." Omdat de ASC-rapportage advies geeft over de noodzaak en prioritering van het onderhoud, zullen we hierover rechtstreeks communiceren richting de gebruikers van de sportaccommodaties. Naast de dagelijkse communicatie worden er het komende jaar individuele gesprekken gepland en gevoerd waarin

meewerkend

boxite we toelichting en uitleg geven over de inhoud van het onderhoudsplan en de consequenties voor de individuele vereniging. Net als over de acties die eventueel voortkomen uit lopende overeenkomsten. Verder volgt er een stuk algemene berichtgeving (bijvoorbeeld in de vorm van een speciale webpagina of direct mailing) met een vooruitblik op de werkzaamheden die staan gepland. Na afronding van een onderhoudsproject volgt — afhankelijk van de omvang ervan — een (her)opening door de bestuurder of een (foto)verslag.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Toelichting inleiding Beheerplan Boxtel definitief Beheerplan Boxtel bijlagen definitief Kostenoverzicht Boxtel

Boxtel, 10 september 2024. Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretar's,

ijneman

Ter inzage 1.

N.v.t.

Contactpersoon Ronald van Hintum, Clustermanager Vastgoed

de burgemeester,

R.S. van Meygaarden

meewerkend

boxtel Raadsbesluit Registratienr.:

1332090

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Mark Douma

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 09 juli 2024;

Besluit 1. Het Meer Jaren Onderhoudsplan vast te stellen. 2. De financiële vertaling van het vierjarig onderzoek mee te nemen in de 2e bestuursrapportage 2024, met uitzondering van de voor vervanging noodzakelijke dekkingsmiddelen. 3. Geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b van de Wet open overheid op te leggen op de bijlagen1, 2, 3 en /1 in verband met toekomstige aanbestedingen, deze liggen ter inzage bij de griffie. de tweede alinea van paragraaf 3.3 op pagina 4 en pagina 11 t/m 15 van bijlage 2; — bijlagen 3 en 4; in verband met toekomstige aanbestedingen, deze liggen ter inzage bij de griffie.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 15 oktober 2024; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I. Smits

R.S. van Meygaarden