RvO 2024 Bijlage 4_memo evaluatie Vergadersysteem

Memo Van: Raadswerkgroep Evaluatie Vergadersysteem Aan: Gemeenteraad gemeente Boxtel Datum: 27 december 2022 Telnr.: (0411) 65 52 30

Onderwerp Evaluatie Vergadersysteem

Inhoud In juni 2022 heeft de raadswerkgroep Evaluatie Vergadersysteem (hierna raadwerkgroep), bestaande uit Rob Kuppens (voorzitter), Mariëlle Wijffelaars en Joep Schalkx, een vragenlijst voorgelegd aan de raadsleden (23), collegeleden (7, incl. gemeentesecretaris), steunfractieleden (19) en medewerkers van de griffie (3). In totaal zijn er 52 mensen bevraagd. Hierop heeft de raadswerkgroep 27 reacties retour ontvangen: - 15 raadsleden (65%) - 6 steunfractieleden (32%) - 4 collegeleden (57%) - 2 medewerkers van de griffie (67%) De bevindingen uit de evaluatie worden middels dit memo aan u voorgelegd.

Bevindingen Over het algemeen zijn de bevraagden positief Op hoofdlijnen is het gewijzigde vergadersysteem, welke als pilot is gestart in 2021, geslaagd. Veel van de gestelde doelen zijn behaald: 1. het presidium wil zelf meer sturing geven aan het moment van agenderen van raadsvoorstellen; 2. de raadsleden ervaren tijdsdruk – het aantal raadsbijeenkomsten en de duur ervan dienen naar beneden te worden bijgesteld; 3. burgerparticipatie verdient een prominente plek in de beeldvorming - de verbinding met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en gemeenteraad willen we verder optimaliseren; 4. interactie tussen insprekers en gemeenteraad moet verbeterd worden; 5. er is behoefte aan handvaten om beter te debatteren; 6. de rol van de steunfractieleden dient te worden vergroot.

Memo Suggesties vanuit de bevraagden De raadswerkgroep heeft, op basis van de gegeven antwoorden of zaken die in de toelichting zijn aangegeven, adviezen geformuleerd. Leeswijzer: Hieronder vindt u terug a) daar waar de bevraagden het over eens zijn en b) waar aanscherping nodig is. De adviezen die de raadswerkgroep geeft in dit memo zijn geformuleerd naar aanleiding van de antwoorden van de bevraagden en moeten niet gelezen worden als ‘eigen adviezen van de raadswerkgroep’. In een aantal gevallen wijkt de raadswerkgroep af van de antwoorden van de bevraagden (dit is dan expliciet ook zo opgenomen in het advies).

A) Waar zijn de bevraagden het over eens? Week 1: overleg presidium

Dit overleg verloopt naar wens, met uitzondering van 2 punten (planning vaststellen Q4 voor aankomend jaar én ja/nee agendacommissie), zie verderop onder kopje ‘aanscherping op een aantal punten’. Daarnaast komt uitdrukkelijk naar voren dat het agendapunt ‘vergadercultuur’ gehandhaafd dient te blijven op de agenda van het presidium.

Week 2: Reserve raadsavond De overgrote meerderheid is het eens met de invulling van deze avond. De raadswerkgroep adviseert u dan ook hierin geen wijzigingen aan te brengen. Er worden wel wat suggesties gedaan over de invulling van deze avonden (meer interactie, deelname door alle politieke partijen, af en toe een vrije avond, op locatie, verkrijgen van juiste informatie). De griffie neemt deze suggesties mee in de voorbereiding van deze avonden.

Week 3: In-gesprekavond Een grote meerderheid is het eens met de opzet van de In-gesprekavond. Er zijn echter wel een aantal suggesties meegegeven aan de raadwerkgroep. Deze gaan met name over de Gesprekstafel, zie verderop onder kopje ‘aanscherping op een aantal punten’. Informatieve presentatie Het incidenteel oprekken van de tijdsduur van de ‘informatieve presentatie’ is geen probleem volgens de bevraagden dit moet echter niet structureel worden. Het is aan het presidium om hier goed naar te blijven kijken. Informatiemarkt Deze verloopt naar wens. Wel wordt benadrukt dat het de bedoeling is dat er per beurt maar 1 vraag wordt gesteld. Het is aan de ambtenaren maar ook aan de raad-/steunfractieleden zelf hier op te blijven letten.

Memo Het is daarnaast geen probleem als gestelde vragen soms verder gaan dan het raadsvoorstel zelf. Er moet wel voor gewaakt worden dat iedereen zijn/haar vragen kan stellen welke rechtstreeks over het raadsvoorstel gaan. Gesprekstafel De overgrote meerderheid wil het aantal spreekminuten (2 minuten) en het aantal insprekers (4 per raadsvoorstel) niet uitbreiden. Daarnaast vinden de bevraagden dat iedereen voldoende in de gelegenheid wordt gesteld om mee te praten aan de Gesprekstafel. Over het algemeen is iedereen ook tevreden over het voorzitterschap. Tevens is aangegeven dat het prettig is als ambtenaren aanwezig zijn bij dit onderdeel van de avond om evt. overgebleven technische vragen te beantwoorden. Het is echter niet nodig dat zij aan de tafel zelf aansluiten. De bevraagden zijn het er ook over eens dat de mensen op de publieke tribune, die zich niet hebben aangemeld als inspreker, geen vragen mogen stellen tijdens de Gesprekstafel. Op een aantal punten wordt om aanscherping gevraagd, zie onder b) ‘aanscherping op een aantal punten’.

Week 4: De raad gaat op pad De bevraagden geven aan met enige terughoudendheid om te gaan met het invullen van deze avond voor andere bijeenkomsten.

Week 5: Oordeel- en besluitvormende raadsvergadering Een overgrote meerderheid geeft aan het werken met de 5-wekelijkse cyclus als prettig te ervaren. Het aantal oordeel- en besluitvormende raadsvergaderingen moet blijven zoals is het is en is het eens met de opzet van deze avond. Het agendapunt ‘mogelijkheid … tot het doen van mededelingen of het verstrekken van informatie’ verloopt naar wens echter uit een aantal reacties komt naar voren dat dat hier meer gebruik van gemaakt zou kunnen worden door de portefeuillehouders. Het spreken van achter de eigen stoel wordt als prettig ervaren en ook het herhalen van de toezeggingen verloopt naar wens. Uit de beantwoording komt naar voren dat de druk op agenda/lengte van de vergadering, door dit gewijzigde vergadersysteem, echt is afgenomen. Een volle agenda 1x in de 5 weken vindt men acceptabel. Wel wordt opgemerkt dat er aandacht moet blijven voor de soms wat minder volle agenda en andere keren erg volle agenda. De bevraagden zijn het eens met het idee om aan de bestuursrapportage een paragraaf toe te voegen waarin meer zicht komt op de planning en het wel/niet halen daarvan. Op de vraag of de rol van de steunfractieleden vergroot is kan worden geconcludeerd dat de mogelijkheid is geschapen door het gewijzigde vergadersysteem echter dat hier niet altijd gebruik van wordt gemaakt, dit is uiteraard aan de raadsfracties zelf.

De raadswerkgroep doet hierin wel de suggestie aan de fracties om de steunfractieleden uit te dagen aan te sluiten bij de In-gesprektafel als leerschool voor het eventuele raadswerk op een later tijdstip.

Memo Het algemene gevoel is dat de interactie tussen insprekers en de raads- en steunfractieleden is vergroot. Op een aantal punten wordt wel om aanscherping gevraagd, zie hieronder ‘aanscherping op een aantal punten’.

B) Aanscherping op een aantal punten Week 1: overleg Presidium 1) (Advies) De raadswerkgroep adviseert, jaarlijks in het 4e kwartaal, met het Presidium, in samenspraak met de gemeentesecretaris, de planning voor het komend jaar vast te stellen. 2) (Advies) De raadswerkgroep adviseert de agendacommissie niet opnieuw in het leven te roepen. 3) (Advies) Op de vraag of het presidium besluiten, met een meerderheid van stemmen, van de agenda van de gemeenteraad kan halen wordt bij meerderheid positief gereageerd. Dit zou echter inhouden dat het presidium meer bevoegdheid heeft dan de gemeenteraad. De raadswerkgroep vindt dit niet juist. De raadswerkgroep adviseert de raad dan ook dat het presidium de agenda en de bijbehorende raadsvoorstellen alleen technisch bespreekt. Als het voorstel technisch niet goed genoeg is om aan de gemeenteraad voor te leggen kan besloten worden het raadsvoorstel niet te agenderen op dat moment.

Week 2: Reserve raadsavond Geen bijzonderheden.

Week 3: In-gesprekavond Informatieve presentatie 4) (Advies) Het overgrote deel van de bevraagden vindt het denkbaar om parallelle sessies te organiseren tijdens dit onderdeel van de raadscyclus, maar ook voor week 2 (mocht het nodig zijn een presentatie te organiseren in deze week). De raadswerkgroep adviseert het presidium dit wel tot een maximum van 2 onderwerpen te beperken. Gesprekstafel 5) (Advies) De raadswerkgroep stelt voor het gesprek met inwoners aan de Gesprekstafel te kaderen. Raadsleden zitten aan tafel voor het algemeen belang, niet het individuele belang. De raadswerkgroep adviseert daarom het aantal te stellen vragen aan de inspreker per raads-/steunfractielid te beperken tot 2 en daarnaast geen debat met hen aan te gaan. Hierna start het gesprek met de wethouder of tussen de raadsleden zelf.

Memo Als de raadsleden al discussiërende nog een of twee vragen hebben aan de inspreker, dan kunnen deze gedurende het gesprek worden gesteld. De inspreker zit er op dat moment als toehoorder bij, maar er kan acties aan hem/haar vragen worden gesteld mocht dit nodig zijn. 6) (Advies) Het uitwisselen van standpunten, o.a. één van de doelen van de Gesprektafel, komt onvoldoende uit de verf. De raadswerkgroep heeft zich afgevraagd of dit doel wel realistisch is. Is het legitiem om de raad, gelet op het moment in het raadsproces, uit te dagen het gesprek hierover met elkaar aan te laten gaan? Het doel is voorafgaand aan de raadsvergadering (alle) politieke vragen te stellen waarbij het ook mogelijk is om standpunten uit te wisselen. Dit is een subdoel en geen hoofddoel. Dit zou meer moeten worden ingekaderd in het vergadersysteem. 7) (Advies) De raadswerkgroep adviseert het presidium de projectleider niet aan te laten sluiten aan de Gesprekstafel. De Gesprekstafel is per definitie een moment om ‘politiek’ met elkaar in gesprek te gaan. Dit kan alleen met de verantwoordelijk wethouder. Het is wel denkbaar de projectleider aan te laten sluiten bij de Informatieve presentatie en/of tijdens de Informatiemarkt.

8) (Advies) Zoals gedurende de pilot tussentijds al is aangepast stelt de raadswerkgroep de afspraak om na afloop van de Informatiemarkt, met een afvaardiging van de fracties, te bepalen welke raadsvoorstellen besproken worden aan de Gesprekstafel te handhaven en te formaliseren. 9) (Advies) Op de vraag of 2 personen uit één huishouden kunnen inspreken op één onderwerp wordt geadviseerd dat in de vooraankondiging aan de insprekers wordt aangegeven dat wanneer zich meer dan 4 insprekers melden voor het betreffende raadsvoorstel er slechts één uit dat huishouden niet in kan spreken of de spreektijd te verdelen.

Week 4: De raad gaat op pad 10) (Advies) Geconcludeerd kan worden dat er, door het gewijzigde vergadersysteem, niet meer verbinding is ontstaan tussen inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en de gemeenteraad. Dit zou wel de kern van week 4 (de raad gaat op pad) moeten zijn. Het is aan de fracties zelf om hier meer inhoud/body aan te geven. Nodig als raadsfractie organisaties of bedrijven explicieter uit en ga met hen in gesprek.

Week 5: Oordeel- en besluitvormende raadsvergadering Vragenhalfuurtje 11) (Advies) Gelet op de opmerkingen/toelichting die hierbij door de bevraagden is gegeven adviseert de raadswerkgroep het presidium echter het aantal fracties los te laten (geen maximum van 5 fracties). Het is hierbij wel belangrijk om de eerder gemaakte afspraak op dit onderdeel scherp in het oog te houden: actueel onderwerp, korte inleiding (advies

Memo raadswerkgroep: maximaal 3 zinnen), vragen niet voorlezen en de reactie portefeuillehouder kort te laten zijn.

Memo Lijst ingekomen stukken 12) (Advies) De raadswerkgroep stelt u voor om het stellen van politieke vragen op stukken op de lijst ingekomen stukken toe te staan. 13) (Advies) Uit de reacties van bevraagden komt naar voren dat het mogelijk zou moeten zijn om vragen te kunnen stellen over raadsinformatiebrieven. Er zijn uiteraard andere mogelijkheden om informatie te verkrijgen als raad echter het is pragmatischer dit ook te kunnen doen bij de lijst ingekomen stukken, onder dezelfde voorwaarden als dat bij andere stukken mogelijk is. Het advies van de raadswerkgroep is dan ook hier gehoor aan te geven. Stellen van technische vragen 14) (Advies) Aangegeven wordt dat de raadsleden de kans hebben gehad hun technische vragen te stellen tijdens de In-gesprekavond. Dit zou daarom niet meer mogelijk moeten zijn tijdens de oordeelvorming. De raadswerkgroep adviseert u dan ook de voorzitter hier explicieter op te laten sturen en elkaar hier op aan te spreken. Daarnaast zou ook de portefeuillehouder hier een aandeel in kunnen hebben door deze vragen niet te beantwoorden. Inspreken 15) (Advies) De raadswerkgroep adviseert u het niet toe staan insprekers het woord te geven tijdens de oordeel- en besluitvormende raadsvergadering als het onderwerp binnen een kwartaal op de raadsagenda staan.

Zij worden hiervoor in de gelegenheid gesteld tijdens de In-gesprekavond die voor het betreffende raadsvoorstel wordt georganiseerd. Oordeelvorming 16) (Advies) De raadswerkgroep adviseert u om als raad, nog veel meer dan dat dit nu gebeurt, met elkaar het debat aan te gaan tijdens de oordeelvorming. Dit onderdeel komt onvoldoende uit de verf. 17) (Advies) Het is goed om rond 22.45 uur als voorzitter te inventariseren of de raadsvergadering gecontinueerd kan worden of dat er gebruik gemaakt moet worden van de uitloopavond. De raadswerkgroep adviseert het presidium hierin wel om nadrukkelijk te kijken naar de stemverhouding. Doe dit bij handopsteking en benoem de stemming.