RvO 2024 Bijlage 3_Praktische uitwerking vergaderen met BOB 2.0

Praktische uitwerking behorende bij de notitie: Vergaderen met BOB 2.0

een nieuwe werkwijze voor de gemeenteraad Boxtel

Boxtel, 7 december 2020

Inleiding Met het vaststellen van de notitie ‘Vergaderen met BOB 2.0, een nieuwe werkwijze voor de gemeenteraad Boxtel’ is de raad akkoord gegaan met een vergadermodel wat beter aansluit bij de ambities van meewerkend Boxtel. In deze notitie wordt o.a. gesproken over een raadscyclus van 5 weken. Deze cyclus wordt in dit document verder uitgewerkt. Daarnaast zijn er aanbevelingen gedaan waar ook een verder gevolg aan moet worden gegeven. Ook hier wordt op ingegaan in de voorliggende uitwerking. De raad heeft aangegeven met ingang van 1 januari 2021 een pilot te draaien met deze nieuwe werkwijze. De werkwijze is niet in beton gegoten. We gaan met elkaar kijken of de voorgestelde werkwijze werkt voor de gemeenteraad van Boxtel en of het nodig is om nog het een en ander bij te stellen. Voor de onderliggende stukken wordt u verwezen naar de vaststelling van het raadsvoorstel (gemeenteraadsvergadering 7 juli 2020, agendapunt 10).

Raadscyclus van 5 weken De raadscyclus heeft een steeds terugkerend patroon van 5 weken. In het kort ziet de vastgestelde vergadercyclus er als volgt uit: Week 1 Presidium Het presidium, het overleg met de fractievoorzitters, blikt terug en kijkt vooruit. Week 2 Reserve raadsavond Als een onderwerp of bezoek niet ingepland kan worden in week 3 (in gesprek) dan kan deze week gebruikt worden om dit in te plannen. Mocht dit niet nodig zijn dan is de raad deze avond vrij. Week 3 In gesprek Presentatie(s) Infomatietafels Gespreksrondes Week 4 De raad gaat op pad Vrije week voor de raad, het raadslid kan ingaan op eventuele uitnodigingen of zelf de agenda invullen om nadere informatie te vergaren ter voorbereiding op de raadsvergadering. Week 5 Raadsvergadering De raadsvergadering met oordeel- en besluitvorming.

Uitwerking vergadercyclus Week 1 Presidium Het presidium, het overleg met de fractievoorzitters, blikt terug en kijkt vooruit. Doel Het presidium wil zelf meer sturing geven aan het moment van agenderen van raadsvoorstellen/de inhoud van de raadsagenda. Uitvoering Het presidium komt 1 x in de 5 weken bij elkaar om de vernieuwde werkwijze goed handen en voeten te geven. Hiervoor heeft het presidium een standaardagenda voor opgesteld zodat hier tijdens elk overleg bij stil gestaan zal worden. De opzet van de agenda is als volgt: 1 2 3 4 5 6

Opening van de vergadering Vaststelling van de agenda Vaststelling van het verslag van de vorige vergadering Mededelingen voorzitter en raadsgriffier Terug- en vooruitblik vergadercultuur Terug- en vooruitblik bijeenkomsten weken 2 en 3 a. Terugblik/monitoring week 2 vorige cyclus (reserve raadsavond) b. Terugblik/monitoring week 3 vorige cyclus (in gesprek) c. Vooruitblik komende weken 2 (reserve raadsavond) d.

Vooruitblik komende weken 3 (in gesprek)

-

wat gaat er goed, wat kan verbeterd worden?

-

wat gaat er goed, wat kan er verbeterd worden? zijn er onderwerpen die besproken dienen te worden die niet passen in week 3 (in gesprek) maar ingepland moeten worden in week 2 (reserve raadsavond)? welke onderwerpen komen terug bij de komende informatieve presentaties? welke onderwerpen komen terug bij de komende informatietafels? welke onderwerpen worden besproken bij de gesprekstafel?

-

-

7

9

Terug- en vooruitblik weken 5 (raadsvergadering) a. Terugblik/monitoring week 5 vorige cyclus b. Voortuitblik komende weken 5 Evalueren gebruikte vormen van burgerparticpatie Vervolmaken van het vergadersysteem

10

Monitoren Lange Termijnagenda (LTA)

11 12

Eventuele andere agendapunten Rondvraag en sluiting

8

-

wat gaat er goed, wat kan er worden verbeterd?

Evaluatie met het geven van een duidelijk inhoudelijk oordeel Zijn er aanpassingen nodig op de uitwerking vergaderen met BOB 2.0 Wat staat er op de LTA en zijn zaken nog haalbaar/wenselijk

Daarnaast zijn de volgende afspraken gemaakt:  Direct na de begroting wordt grotendeels de jaaragenda (Lange Termijnagenda) voor de raad bepaald (wanneer komen welke onderwerpen op de raadsagenda) door het presidium.  Bij aanvang van het jaar wordt bepaald welke majeure onderwerpen voor het komende jaar voor de raad belangrijk zijn met de bedoeling hier al in een vroeg stadium over mee te willen praten.

Week 2 Reserve raadsavond Als een onderwerp of bezoek niet ingepland kan worden in week 3 (in gesprek) dan kan deze week gebruikt worden om dit in te plannen. Mocht dit niet nodig zijn dan is de raad deze avond vrij. Doel De reserve raadsavond kan ingevuld worden voor bijvoorbeeld het organiseren van wijkbezoeken of het bespreken van onderwerpen waarvoor op een ander moment geen tijd is. De raads- en steunfractieleden dienen daarom in hun agenda rekening te houden met deze avond. Uitvoering - Het presidium heeft gekeken of er onderwerpen zijn die in deze week moeten worden ingepland door de griffie. Zo niet dan zijn de raads- en steunfractieleden vrij deze avond. - De griffie bereidt deze avond, samen met de betreffende ambtenaren, voor. - Per keer wordt gekeken of er een gespreksleider nodig is vanuit de raadsleden. - U ontvangt, indien van toepassing, 11 dagen voorafgaand aan het overleg, de agenda en eventuele onderliggende stukken. Week 3 In gesprek Presentatie(s) Infomatietafels Gespreksrondes Doel Er is behoefte om extra ruimte te creëren tussen oordeel- en besluitvorming. Op deze avond is er ruimte om meer het gesprek aan te gaan met inwoners, bedrijven, organisaties etc. Daarnaast kunnen de raadsleden zelf informatie inwinnen om in week 5 een goed besluit te kunnen nemen. Uitwerking In week 3 van de vergadercyclus gaat de raad ‘in gesprek’.

In gesprek met ambtenaren, in gesprek met elkaar en in gesprek met inwoners. Deze avond ‘in gesprek’ wordt in drieën opgesplitst: a. Informatieve presentaties (19.30 – 20.00) Doel: korte presentaties ter verduidelijking van een of meerdere onderwerpen. De presentaties worden gehouden in de Raadzaal van het gemeentehuis. Dit kunnen zowel de door de raad genoemde majeure onderwerpen zijn, als een update van lopende ‘projecten’ of onderwerpen waarover de raad moet worden bijgepraat. Er dient voldoende tijd en ruimte te zijn voor verduidelijkende vragen. Per keer wordt gekeken of er een gespreksleider, vanuit de raadsleden, nodig is. Voorbereiding gebeurd door de griffie en de betreffende ambtenaren. b. Informatiemarkt (20.00 – 21.00) Doel: raadsleden, steunfractieleden en overige belangstellenden kunnen hun (technische) vragen stellen over onderwerpen die in week 5 (oordeel- en besluitvormend) op de raadsagenda staan. Onderliggend doel hierbij is dat alle vragen gesteld zijn voordat in week 5 het debat over het betreffende onderwerp zal worden gevoerd. De informatiemarkt wordt gehouden in het werkcafé ‘de Link’. Diverse onderwerpen worden parallel aan elkaar besproken. Ambtenaren en verantwoordelijk wethouders zijn aanwezig om vragen van raadsleden, steunfractieleden en inwoners etc. te beantwoorden. Voorbereiding gebeurd door de griffie en de betreffende ambtenaren.

c. Gesprekstafel (20.45 – 22.15) Doel: informatie uitwisselen, meer podium voor de inwoners en meer informatieverstrekking aan de raadsleden waarbij het verwachtingenmanagement helder moet zijn. De gesprekstafel vindt plaats in de Raadzaal. De onderwerpen die aan de gesprekstafel worden besproken worden vooraf bepaald door het presidium (week 1); Aan een grote tafel/in een kring wordt een onderwerp besproken. Elke fractie is hierbij vertegenwoordigd door een raads- of steunfractielid (steunfractieleden kunnen taken van raadsleden op dit onderdeel overnemen). Per onderwerp kan de samenstelling van de tafel dus wijzigen. Informatie wordt uitgewisseld, er wordt naar elkaars standpunten geluisterd, eventuele vragen worden nog beantwoord door de aanwezige ambtenaar/wethouder. Dit onderdeel wordt voorgezeten door een van de raadsleden (als technisch gespreksleider), ondersteund door de griffier/plaatsvervangend griffier. De technisch gespreksleider dienen eventueel te worden geschoold in het voorzitten van deze sessies. De griffier/plaatsvervangend griffier noteert en benoemt de toezeggingen die gedaan zijn. Deze worden vanuit de griffie verder naar de organisatie en raad geleid. Na afloop van elk onderwerp schuift de wethouder aan om evt. overgebleven vragen te beantwoorden.

Inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties etc., die in willen spreken op de geagendeerde stukken, kunnen meepraten. Zij worden uitgenodigd aan de gesprekstafel, maximaal 4 per onderwerp) waarbij informatie met elkaar wordt uitgewisseld en aan de insprekers vragen gesteld kunnen worden. Als er vragen zijn vanuit het publiek kunnen deze ook worden gesteld. De sfeer is informeel, een rustige en ongedwongen setting. Er wordt niet gedebatteerd maar met elkaar wordt het gesprek gevoerd. Iedereen moet kunnen zeggen wat men wil zeggen, er wordt geluisterd naar elkaar en er kunnen vragen aan elkaar worden gesteld. Voorbereiding gebeurd door de griffie en de voorzitter/technisch gespreksleider. Week 4 De raad gaat op pad Vrije week voor de raad, het raadslid kan ingaan op eventuele uitnodigingen of zelf de agenda invullen om nadere informatie te vergaren ter voorbereiding op de raadsvergadering. Doel De druk op de raadsagenda is groot. Dit willen we verminderen. We stellen bewust een vrije week voor. De gemeenteraad ontvangt veel uitnodigingen. Door deze week geen raadsactiviteiten in te plannen maakt dat een raadslid zelf zijn/haar agenda in kan vullen deze week. Week 5 Raadsvergadering De raadsvergadering met oordeel- en besluitvorming. Doel De duur van de raadsvergadering wordt naar beneden toe bijgesteld.

Uitwerking Met bovengenoemde wijzigingen is de inschatting dat de duur van de raadsvergaderingen minder wordt. Het presidium monitort dit en kijkt of bijstelling nodig is.

De gemeenteraad heeft hiervoor een standaard raadsagenda opgesteld. Deze ziet er als volgt:

1 2 3 4 5 6 7 8 .. .. .. .. .. ..

Vragenhalfuurtje Gelegenheid tot inspreken Opening en mededelingen van de voorzitter Vaststellen van de agenda Trekking van het stemmingsnummer Vaststellen besluitenlijst Mogelijkheid voor portefeuillehouders en/of vertegenwoordigers van Gemeenschappelijke Regelingen tot het doen van mededelingen of het verstrekken van informatie over actuele zaken. Lijst ingekomen stukken. Rubriek 1: oordeelvorming Raadsvoorstel 1 Raadsvoorstel 2 ……………… Rubriek 2: besluitvorming Raadsvoorstel 1 Raadsvoorstel 2 ……………… Toezeggingen Sluiting

De uitwerking van de raadsagenda vindt u hieronder. o Vragenhalfuurtje: Maximaal 5 fracties worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen over actuele onderwerpen. De griffie ontvangt de verzoeken uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de raadsvergadering. De actualiteit wordt vooraf onderbouwd aan de griffie. De onderwerpen en eventuele ontvangen vragen worden uiterlijk maandagavond doorgezonden aan het college en de teamleiders. De vragen worden, voorafgaand aan de raadsvergadering, mondeling beantwoord door de betreffende portefeuillehouders. o Inspreken: Inwoners, bedrijven, organisaties etc. krijgen de gelegenheid om in te komen spreken over niet geagendeerde onderwerpen; maximaal 4 insprekers (5 minuten per persoon). Het staat de raadsleden vrij om, na afloop van de inspraak, vragen te stellen aan de betreffende inspreker (maximaal 2 per fractie). Inspreken over geagendeerde raadsvoorstellen wordt voorzien in week 3 van de cyclus (in gesprek). o Vaststellen van de agenda: Bij het vaststellen van de agenda wordt gekeken welke raadsvoorstellen oordeelvormend besproken dienen te worden en welke voorstellen direct naar de besluitvorming doorgezet kunnen worden. o Door de raad geagendeerde ingekomen stukken: De raad kan tijdens de raadsvergadering aangeven over welke stukken zij 2 korte vragen wil stellen.

Na benoeming van deze stukken dient de betreffende uiterlijk dezelfde week de vragen in te sturen aan de griffie. De griffie zendt de vragen hierna door aan het college. De betreffende fractie ontvangt uiterlijk een week na indiening van de vragen de antwoorden op de gestelde vragen van het college. o Mogelijkheid voor portefeuillehouders en/of vertegenwoordigers van Gemeenschappelijke

Regelingen tot het doen van mededelingen of het verstrekken van informatie over actuele zaken: Het verstrekken van informatie over actuele zaken hoeft niet perse betrekking te hebben op de Gemeenschappelijke Regelingen. Ook andere zaken mogen hier gedeeld worden met de raadsleden.

Oordeelvorming o Spreekgestoelte: De raadsopstelling is niet optimaal. De raad heeft ingestemd met het voorstel om de spreekgestoelten te verplaatsen (naast de raadsvoorzitter en naast de griffier) zodat iedereen de raadsleden, de insprekers en de wethouders kan zien als er vanachter het spreekgestoelte gesproken wordt. o 1e en 2e termijn: Ook het debatteren komt niet echt goed van de grond. De raad heeft daarom ingestemd met de wijziging dat de 2e termijn vanachter de eigen stoel plaats zal vinden. De 1e termijn zal achter het spreekgestoelte plaatsvinden, dit blijft ongewijzigd. De raad hoopt hiermee het debat enigszins meer te faciliteren en het debat levendiger te maken. De raad realiseert zich ook dat ook andere factoren hierbij een rol spelen (bijvoorbeeld cultuur, debatvaardigheden, structuurvaardigheden/gestructureerd debatteren, interrumperen (actief en reactief), gebruiken van moties en amendementen, voeren van een sterk, prikkelend en publieksvriendelijk betoog). Besluitvorming o Stemming: Er wordt bij handopsteking gestemd. o Toezeggingen: De raadsgriffier benoemt de toezeggingen die gedaan zijn. De raadsleden kunnen deze, indien nodig, aanvullen. Ook aan de wethouders wordt gevraagd of de toezeggingen juist zijn verwoord.