RvO 2024 Bijlage 2_ Vergaderen met BOB, een nieuwe werkwijze voor de gemeenteraad Boxtel
Tekst van het document
Presidium 4 maart 2020 BIJLAGE 4
Vergaderen met BOB (2.0) Een vernieuwde werkwijze voor de gemeenteraad Boxtel
Maart 2020
Opdrachtgever Presidium Opdrachtnemer Raadswerkgroep vergadersysteem bestaande uit Mariëlle van Alphen, Vera Brouns, Dymph van de Vries en Inge Smits Opdracht raadswerkgroep vergadersysteem Komen tot een vergadermodel dat beter aansluit bij de ambities van meewerkend Boxtel Tijdpad 19 april 2018 22 mei 2018 23 juni 2018 5 september 2018 23 mei 2019
Presidium Presidium Raad en college Raad en college Presidium
13 juni 2019 20 juni 2019 9 augustus 2019 2 september 2019
Raadswerkgroep Raadswerkgroep Raadswerkgroep Presidium - Raadswerkgroep
23 september 2019 10 oktober 2019
Raadswerkgroep Raadswerkgroep
5 november 2019 14 november 2019 11 december 2019 10 januari 2020 17 januari 2020 20 januari 2020 23 januari 2020 27 januari 2020 3 februari 2020
Presidium - Raadswerkgroep Raadswerkgroep Raadswerkgroep Raadswerkgroep Raadswerkgroep Raadswerkgroep Presidium - Raadswerkgroep Raadswerkgroep Voorzitters beeldvormende bijeenkomsten - Raadswerkgroep College - Raadswerkgroep Raadswerkgroep Presidium
17 februari 2020 18 februari 2020 4 maart 2020
1e bespreking ‘bestuurscultuur’ Evalueren verkiezingscampagne Training ‘bestuurscultuur’ Vervolgtraining ‘bestuurscultuur’ Vaststellen ‘levend werkdocument naar een nog betere samenwerking’ – instellen raadswerkgroep vergadersysteem Regulier overleg Regulier overleg Overleg met Debat.nl Tussenbericht van raadswerkgroep, verzoek om feedback Overleg met griffier Haaren Overleg met Debat.nl Overleg met interim griffier Tussenbericht van raadswerkgroep Overleg met interim griffier Overleg met burgemeester Regulier overleg Regulier overleg Regulier overleg Tussenbericht van raadswerkgroep Regulier overleg Overleg met voorzitters van de beeldvormende bijeenkomsten Overleg met college van B&W Regulier overleg Bespreken concept eindproduct raadswerkgroep
1
Reden voor de opdracht - 5 juli 2017 is er een evaluatie van het huidige vergadersysteem geweest. Er zijn daarbij geconstateerde problemen met het huidige BOB-model benoemd. - In het presidium van 23 mei 2019 is het ‘levend werkdocument’ vastgesteld. Hieruit kwamen o.a. de volgende verbeterpunten naar voren: 1. het presidium wil zelf meer sturing geven aan het moment van agenderen van raadsvoorstellen; 2. de raadsleden ervaren tijdsdruk – het aantal raadsbijeenkomsten en de duur ervan dienen naar beneden te worden bijgesteld; 3. burgerparticipatie verdient een prominente plek in de beeldvorming - de verbinding met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en gemeenteraad willen we verder optimaliseren; 4. interactie tussen insprekers en gemeenteraad moet verbeterd worden; 5. er is behoefte aan handvatten om beter te debatteren; 6. de rol van de steunfractieleden dient te worden vergroot. Wijze van aanpak 1. Er zijn gesprekken gevoerd met diverse deskundigen. 2. De raadswerkgroep heeft raadsbijeenkomsten in andere gemeente bezocht. 3. Er heeft uitgebreid bronnenonderzoek plaatsgevonden. 4. Tussentijds hebben terugkoppelsessies plaatsgevonden richting het presidium waarbij gevraagd is om feedback. 5. In het eindproduct zijn aanbevelingen opgenomen die kunnen leiden tot concrete verbeterslagen. 6. De raadswerkgroep heeft dit eindproduct voorgelegd aan het presidium. 7.
Na vaststelling door het presidium wordt dit voorstel ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. 8. De raadswerkgroep stelt voor om in 2020 te starten met het voorgestelde vergadersysteem, vervolgens te evalueren en waar nodig te perfectioneren, zodat de nieuwe gemeenteraad in 2021 goed van start kan gaan.
2
Uitgangspunten en bevindingen
Levend werkdocument
Mogelijke verbeteringen
Aanbevelingen
1
a
Heldere rolverdeling in de diverse gremia (gemeenteraad, presidium en de agendacommissie).
1
De taken en werkwijzen van alle gremia opnieuw tegen het licht houden.
b
Het presidium meer in positie brengen.
1
De begroting is met name gericht op kaders voor beleid. Dit is uitgangspunt voor het vaststellen van de raadsagenda. Leg focus op hoofdlijnen, burgerparticipatie en majeure onderwerpen. Het presidium doet dit 1x per jaar, direct na het vaststellen van de begroting (LTA).
2
Bepalen welke onderwerpen de raad (periodiek) aan bod wil laten komen. Dit op raadsniveau vaststellen (bijv. PHS).
3
Duidelijk in beeld brengen wat we als raad wel en niet willen en ben daar realistisch in.
4
Laat los als raad, beperk je tot de kaders en geef het college ruimte om te besturen.
5
Maak afspraken met het college en leg vast wie wanneer aan zet is. Dit betekent dat de raad met opdrachten komt en mag verwachten dat het stuk op een bepaald moment op de agenda staat.
6
Het presidium bespreekt elk half jaar haar eigen functioneren en verbetert daarmee haar zelf corrigerend vermogen.
7
Het inwerkprogramma moet een continu proces zijn.
8
De training raadsinstrumenten tweejaarlijks agenderen.
Het presidium wil zelf meer sturing geven aan het moment van agenderen van raadsvoorstellen. De lengte van de raadsagenda U geeft aan dat de raadsagenda met enige regelmaat veel agendapunten bevat. De agenda is echter soms ook erg kort. Het presidium bespreekt, zo is gesteld in ‘de regeling betreffende taken en de werkwijze van het presidium’, actuele ontwikkelingen ten aanzien van de door de gemeenteraad vastgestelde digitale Lange Termijnagenda (LTA). Hier wordt door het presidium geen inhoud aan gegeven. De agendacommissie kijkt wel naar de LTA en probeert hierop ook te sturen maar heeft geen bevoegdheid. Het is daarom verstandig dit onderdeel te laten uitmaken van de agenda van het presidium. De gemeentesecretaris is tevens aanwezig bij het presidium ten behoeve van vertaling richting organisatie.
De raad bepaalt haar eigen raadsagenda, een gewenste bijkomstigheid kan zijn dat de raadsagenda korter wordt.
3
2
De raadsleden ervaren tijdsdruk – het aantal raadsbijeenkomsten en de duur ervan dienen naar beneden te worden bijgesteld. Het aantal raadsbijeenkomsten In principe vinden raadsactiviteiten en bijeenkomsten op dinsdagavond plaats. De agendacommissie ontkomt er echter niet aan dat gezamenlijke raadsbijeenkomsten worden georganiseerd die niet op een dinsdagavond worden ingepland. Ook trainingsavonden en regionale bijeenkomsten kunnen niet standaard op dinsdagavond worden ingepland. U heeft aangegeven het aantal raadsbijeenkomsten erg hoog te vinden. Daar waar mogelijk plant de agendacommissie de raadsbijeenkomsten op dinsdagavonden. Een oplossing kan zijn het meer parallel laten lopen van bijeenkomsten, hier wordt nog weinig gebruik van gemaakt.
b
De raadscyclus aanpassen.
9
De gemeentesecretaris is alleen op verzoek aanwezig tijdens het presidium.
10
Met de gehele raad, tijdens een heisessie (met een extern begeleider) het voorstel van het presidium verder uitwerken.
11
Het presidium legt de participatievormen vast.
1
Werken volgens de volgende cyclus: Week 1: presidium Zie punt 1. Evaluatie en vooruit plannen. Week 2: reserve raadsavond Door de griffie, in overleg met het presidium, in te zetten. Week 3: in gesprek a. informatieve presentaties b. informatiemarkt c. gesprekstafel Drie onderdelen op 1 avond met een strakke tijdsplanning. Onderdelen lopen gedeeltelijk parallel (b en c). Bij onderdeel c worden inwoners uitgenodigd die willen inspreken op de geagendeerde stukken. Steunfractieleden kunnen taken van raadsleden overnemen. Week 4 De raad gaat op pad Een raadslid bepaalt hierin grotendeels zelf zijn/haar agenda (kan ook gezamenlijk).
4
Week 5 Raadsvergadering Voorafgaand aan de raadsvergadering wordt gekeken welke stukken besproken dienen te worden en welke stukken direct naar de besluitvorming kunnen. De raadsvergadering bestaat uit twee termijnen. In de eerste termijn houdt iedere fractie zijn/haar betoog. In de tweede termijn gaat de raad met elkaar in debat. De door de raad geagendeerde stukken worden uit de agenda van de oordeel- en besluitvormende raadsvergadering gehaald. Deze worden schriftelijk afgedaan. De lijst ingekomen stukken blijft wel geagendeerd. Bij dit agendapunt geeft u per fractie aan over welke stukken u vragen wenst te stellen. Deze vragen stelt u schriftelijk aan het college (via de griffie) voor een bepaald tijdstip. Hieraan verandert dus niets. Het tijdstip van indienen en het ontvangen van antwoord van het college wordt nog nader door het presidium bepaald. De vragen en antwoorden worden door de griffie in iBabs geplaatst (bij de eerstvolgende raadsvergadering nadat de fractie heeft aangegeven hier vragen over te willen stellen).
Opzet vergadering: - Vragenhalfuurtje - Insprekers over niet geagendeerde onderwerpen - Opening - Mededelingen - Vaststellen van de agenda - Trekking van het stemmingsnummer - Vaststellen besluitenlijst - Mededelingen over GR’en - Lijst ingekomen stukken - Bespreekstukken: o 1e termijn (achter het spreekgestoelte) o 2e termijn (met debat en interruptie, achter de tafel) - Besluitvorming - Sluiting Verder toelichting vindt u in de bijlage. 2
Er zullen meer verordeningen direct naar de besluitvorming gaan.
5
3
Burgerparticipatie verdient een prominente plek in de beeldvorming - de verbinding met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties en gemeenteraad willen we verder optimaliseren. De beeldvorming brengt niet wat u ervan verwacht De beeldvormende bijeenkomsten brengen u niet voldoende. Er vindt te weinig interactie plaats. U vraagt om het meer in verbinding komen met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Met het presidium is afgesproken dat een raadswerkgroep gaat kijken hoe de beeldvormende bijeenkomsten beter ingevuld kunnen worden.
4
Interactie tussen insprekers en gemeenteraad moet verbeterd worden. Rol insprekers: aan insprekers wordt onvoldoende recht gedaan Insprekers spreken in tijdens de oordeelvormende raadsvergadering. Het is niet mogelijk vragen te stellen aan de insprekers.
3
De oordeelsvorming zal minder vragen bevatten.
4
In principe zijn alle vragen van de fracties, voorafgaand aan de raadsvergadering, beantwoord. Mocht het nodig zijn dan krijgen de portefeuillehouders de gelegenheid eventuele vragen te beantwoorden.
a
De samenstelling van de deelnemers aan het proces voorafgaand aan de raadsvergadering moet divers zijn.
1
Bij deelnemers valt te denken aan: inwoners met expertise op dit specifieke onderwerp, ondernemers, organisaties, ambtenaren, collegeleden, raadsleden, steunfractieleden, gemeentesecretaris en griffier.
b
In het proces voorafgaand aan de raadsvergadering de inrichting van de ruimte verbeteren.
1
Intiemere setting aan fysieke tafels die uitnodigt tot open en interactievere gesprekken.
c
Het proces voorafgaand aan de raadsvergadering op een andere manier invullen.
1
Zie 2.b.1. (nieuwe raadscyclus).
a
De raad wil inwoners meer betrekken.
1
Insprekers krijgen een podium maar ook een reactie op hun inspraak. We maken onderscheid tussen inspreken op stukken die op de raadsagenda staan en inspreken op niet geagendeerde onderwerpen (zie 2.b.1.).
2
Op een derde beeldscherm, direct bij de publieke tribune, wordt voor de aanwezigen mensen zichtbaar welk raadsvoorstel wordt behandeld.
6
Door insprekers eerder in het proces te betrekken kunnen zaken die insprekers inbrengen beter worden meegewogen in het debat en het uiteindelijke besluit. 5
Er is behoefte aan handvatten om beter te debatteren
a
b
c
De raad wil leren beter te debatteren. Meer diepgang in de behandeling van onderwerpen creëren waardoor er meer begrip voor elkaars standpunten kan ontstaan.
1
Een algemene training debatteren voor raads- en steunfractieleden organiseren (heeft in de tussentijd plaatsgevonden).
2
De training debatteren verankeren in de jaarlijkse raadsagenda, omdat anders vergaderen andere vaardigheden vraagt.
Er moet meer interactie tussen sprekers plaatsvinden, meer dialoog i.p.v. monoloog.
1
Praktijkervaring opdoen; al doende leert men.
2
Structureel evaluatiemomenten inpassen met de voltallige raad (incl. steunfractieleden).
Meer ruimte/tijd om met elkaar te kunnen debatteren. In de debatten de nadruk op kwaliteit i.p.v. kwantiteit.
1
De oordeel- en besluitvorming uit elkaar halen, waardoor er meer ruimte/tijd gecreëerd wordt voor het voeren van het debat.
2
Omdat vooraf uitgebreid informatie opgehaald is bij alle stakeholders voeren we kwalitatief een sterk debat.
3
De mogelijkheid creëren voor portefeuillehouders om zowel in de 1e als 2e termijn een korte inhoudelijke toelichting te geven.
d
De vergadersetting optimaliseren.
1
De spreekgestoelten anders plaatsen.
e
De vergadercultuur verbeteren.
1
De technisch voorzitter heeft een belangrijke rol; het volgen van het Reglement van Orde is cruciaal.
2
Goede afspraken maken met de voltallige raad over het gebruik van social media, foto’s, gebruik mobiele telefoon en andere bezigheden tijdens de vergadering op een later moment (heisessie). 7
6
De rol van de steunfractieleden dient te worden vergroot. De rol steunfractieleden is klein U heeft de wens uitgesproken de rol van de steunfractieleden te willen vergroten. In vergelijking met het eerdere commissiesysteem hebben steunfractieleden een minder grotere rol. Een oplossing is nog niet gevonden.
a
Steunfractieleden nog beter faciliteren.
1
Steunfractieleden: - ontvangen een iPad; - ontvangen reguliere documenten en uitnodigingen; - worden uitgenodigd voor trainingen; - ontvangen per kwartaal een aanwezigheidsvergoeding (een blijk van waardering).
b
De rol van de steunfractieleden uitbreiden en formaliseren. Het creëren van een kweekvijver voor nieuwe raadsleden.
1
Maak de taak transparant middels concrete afspraken (verordening).
2
Vergroot de betrokkenheid.
3
In de bijeenkomsten voorafgaand aan de raadsvergadering kunnen steunfractieleden volwaardig deelnemen.
4
Steunfractieleden formeel benoemen en de eed of belofte afleggen.
5
Bij de installatie van de nieuwe raad worden ook de nieuwe steunfractieleden beëdigd.
6
Maximaal 3 steunfractieleden per fractie.
8