Renovatie kunstgrasvelden 1 en 2 MEP Boxtel- Raadsvoorstel (1337700)

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1337700

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Niek Vugs

Onderwerp Renovatie van de kunstgrasvelden 1 en 2 (toplaag en omheining) MEP-BOXTEL

Status Ter besluitvorming

Voorstel Raad 1. Kennis te nemen van de door B&W opgestarte aanbestedingsprocedure ten behoeve van de renovatie van de toplaag en omheining van veld 1 en 2 van MEP Boxtel; 2. Een krediet beschikbaar te stellen van €1.170.000 op basis van een aanneemsom van €1.408.000 wat resulteert in een gemiddelde jaarlijkse aanvullende kapitaalslast van € 94.000 en deze te dekken vanuit de algemene middelen. 3. De begrotingswijziging nummer acht vast te stellen.

Inleiding De toplaag en omheining van veld 1 en 2 bij MEP Boxtel is aan renovatie toe. Voor de vervanging van de toplaag van kunstgrasvelden wordt er periodiek een sporttechnische keuring uitgevoerd door een onafhankelijk keuringsinstituut. Dit om te bepalen of de velden nog voldoen aan veiligheidsvoorschriften zoals demping, vlakheid etc. Sportvelden die afgekeurd zijn voldoen sporttechnisch niet meer en daarop mogen geen wedstrijden en bewegingsonderwijs worden gegeven. Indien dit wel gebeurt en er ontstaat letsel dan vormt dit een risico met betrekking tot de aansprakelijkheid. MEP heeft in 2022 een keuring laten uitvoeren door een erkend instituut, waaruit blijkt dat veld 1 in 2023 niet meer voldeed en er voor veld 2 een levensverwachting is geschetst dat het veld in 2025 niet meer zal voldoen aan de normen van de KNHB. Daarnaast heeft een externe partij een onderzoek uitgevoerd naar de technische status van de sportaccommodaties in Boxtel. Dit onderzoek dient als basis voor het opstellen van het MJOP (Meerjarenonderhoudsplanning) sportaccommodaties. Het onderzoek geeft aan dat, gezien de staat van de velden, hockeyvereniging MEP in 2023 en 2025 op de planning staat voor de vervanging van de toplaag en omheining van veld 1 en 2. In 2023 heeft er een kleine renovatie plaatsgevonden, zodat veld 1 nog bespeelbaar is voor het seizoen van 2023/2024.

Veld 2 zal 1 jaar naar voren worden gehaald. Door deze keuze kunnen veld 1 en 2 samen worden aanbesteed en gerenoveerd worden in 2024. De verwachte levensduur van een hockeyveld is 11 tot 12 jaar. De 2 kunstgrasvelden van MEP liggen er sinds 2013 wat betekent dat, door het goed onderhouden door de vereniging, de velden in 2024 er 11 jaar liggen. De onderhoudsverplichting voor de gemeente vloeit voort uit het feit dat de eigenaar van de velden in beginsel aansprakelijk is voor groot onderhoud. In de huurovereenkomst, artikel 2, verhuurt de gemeente weliswaar de velden aan de vereniging, maar blijkt in artikel 11 niet dat de verantwoordelijkheid van groot onderhoud ten laste van de vereniging zou zijn gekomen, daarom blijft de gemeente hiervoor aansprakelijk.

Beoogd resultaat Het beoogde resultaat is een tijdig gerenoveerd veld 1 en 2 van MEP Boxtel, zodat de gerenoveerde velden met de start van het nieuwe seizoen in september 2024 bespeeld kunnen worden.

Argumenten 1.1 Veld 1 voldoet niet meer aan de normen van de KNHB. De kwaliteit van de toplaag van veld 1 voldoet niet meer aan de normen van de KNHB. Dit blijkt uit het keuringsrapport wat MEP heeft laten uitvoeren door een erkend keuringsinstituut. Uitstel van renovatie is in deze niet verantwoord. De kwaliteit van de onderlaag, fundering en drainage voldoet. 1.2 De renovatie van veld 2 één jaar naar voren halen is financieel voordelig. Ondanks dat het keuringsrapport en het MJOP aangeeft dat veld 2 in 2025 gerenoveerd dient te worden. Is het qua kosten het voordeligst om deze velden tegelijk te renoveren. Leveranciers kunnen mogelijk “kwantumkorting” aanbieden bij de aankoop van grotere hoeveelheden materialen voor beide velden. Dit kan leiden tot lagere kosten per eenheid en dus tot algemene kostenbesparingen. 1.3 De renovatie van veld 2 één jaar naar voren halen zal zorgen voor minder verstoringen. Als beide velden tegelijkertijd worden gerenoveerd, is de totale duur van de bouwwerkzaamheden korter, dan wanneer ze afzonderlijk worden uitgevoerd. Hierdoor wordt de verstoring van de normale activiteiten op de hockeyvelden geminimaliseerd, wat belangrijk is voor de planning van wedstrijden en trainingen. 1.4 Renovatie past in het Meerjaren Onderhoudsplan Buitensportaccommodaties.

(MJOP) Door een extern bureau is een onderzoek naar de technische status van de sportaccommodaties in de gemeente Boxtel uitgevoerd. Dit onderzoek dient als basis voor het opstellen van het MJOP sportaccommodaties. Deze actualisatie kom in september in de raad. De renovatie van de kunstgrasvelden kan echter niet wachten tot die tijd, omdat de renovatie in de zomerperiode van 2024 moet plaatsvinden. Het vormt een onvermijdelijk onderdeel van het MJOP. Daarom is er gekozen om

deze renovatie separaat aan uw raad voor te leggen, zodat de aanbesteding tijdig kan plaatsvinden en de aanleg in de zomer 2024 afgerond kan worden 1.5 Veiligheid van spelers is in het geding Een versleten toplaag van een kunstgrasveld kan leiden tot ongelijke ondergronden, kuilen en oneffenheden, wat het risico op blessures voor spelers vergroot. Door de toplaag te vervangen, wordt een egale en veilige speelomgeving gegeven. 1.6 De gemeente is aansprakelijk krachtens de wet De onderhoudsverplichting voor de gemeente vloeit voort uit het feit dat de eigenaar van de velden in beginsel aansprakelijk is voor groot onderhoud. In de huurovereenkomst, artikel 2, verhuurt de gemeente weliswaar de velden aan de vereniging, maar blijkt in artikel 11 niet dat de verantwoordelijkheid van groot onderhoud ten laste van de vereniging zou zijn gekomen, daarom blijft de gemeente hiervoor aansprakelijk. 2.1 De investering passen binnen de ambities van het bestuursakkoord 2021 - 2026 “Sport is van onschatbare waarde voor het sociale leven in onze gemeente. Sport zorgt voor sociale cohesie, veiliger buurten, betere schoolprestaties en helpt tegen overgewicht. In ons beleid kiezen we voor een integrale benadering waarbij sportlocaties - indoor en outdoor - een multifunctioneel karakter krijgen.

Ze zijn daarmee meer dan sportlocatie alleen, maar ook verbonden met onderwijs, cultuur, eerstelijnsgezondheidszorg en welzijn. Met deze aanpak maken we accommodaties toekomstbestendig” (beleidsakkoord 2021-2026). 2.2 De investeringen passen binnen het vastgestelde GALA- en Sportakkoord. Het Gezond en Actief Leven akkoord kent een scala aan ambities en projecten om gezondheid en sport en bewegen van onze inwoners te bevorderen. Een onderdeel van het GALA-akkoord is het sportakkoord. Randvoorwaardelijk en cruciaal voor het behalen van de ambities en doelstellingen is een adequate basissport infrastructuur. Een hockeyaccommodatie valt hier sinds jaar en dag onder. 2.3 Dekking middelen voor de renovatie van de velden De dekking van deze investering zal plaatsvinden middels een te voteren krediet en een bijdrage van de SPUK (Specifieke Uitkering) sport, welke resulteren in een jaarlijkse kapitaallast. Zie verdere gedetailleerde uitleg over de middelen in de financiële paragraaf. 3.1 Vaststellen van de begrotingswijziging Conform de procesafspraken binnen MGD zal deze vaststelling als begrotingswijziging worden meegenomen.

Kanttekeningen 1.1 Tijdig renoveren van de velden is noodzakelijk om de competitie te kunnen starten. Wanneer de velden niet tijdig zijn gerenoveerd (augustus 2024) zullen de velden naar alle waarschijnlijkheid afgekeurd worden en kunnen de leden van MEP niet starten aan de competitie. Gezien de intensiteit van het gebruik van de velden gerelateerd aan het ledenaantal van MEP is uitwijken naar andere velden geen alternatief. 1.2 De planning voor het renoveren van de velden is ambitieus Na akkoord van het B&W is er een strakke planning nodig om de velden in de zomerperiode van 2024 te renoveren. Dit is haalbaar, maar is wel ambitieus te noemen. 2.1 Het Meerjaren Onderhoudsplan is nog niet vastgesteld De renovatie van sportvelden is normaal gesproken een onderdeel van het MJOP sportaccommodaties. Het raadsvoorstel van het MJOP komt in september in de raad. Deze renovatie loopt vooruit op het nog vast te stellen MJOP. 2.2. Deze investeringen lopen vooruit op een in 2024 te starten traject voor een nieuw accommodatiebeleid. De sportaccommodaties worden al jaren voor een symbolisch bedrag niet kostendekken verhuurd. Ook is er een diversiteit aan afspraken gemaakt in de afgelopen jaren met de verschillende buitensportverenigingen. Een harmonisatie van het tarievenbeleid en huur/eigendomsafspraken zal onderdeel uitmaken van het accommodatiebeleid dat we in 2024 opstarten.

Gezien het ledenaantal van de club en het intensieve gebruik van de beschikbare velden is dit een duurzame en verantwoorde voorinvestering welke aansluit bij het nog op te stellen accommodatiebeleid. Bij MEP is de eigendomsverhouding niet conform afspraken uit 2013. De gemeente en MEP zijn op 1 augustus 2013 tot en met 31 juli 2023 een huurovereenkomst aangegaan voor de huur van de sportaccommodatie (inclusief de kleed-en wasruimten) en de openbare parkeerplaats aan de Molenwijk 1a, te Boxtel. Deze huurovereenkomst is na 1 juli 2023 stilzwijgend verlengd onder dezelfde voorwaarden en bepalingen voor een periode van 1 jaar, conform artikel 3 van de huurovereenkomst. De gemeente verhuurt dan ook de grond (incl. openbare parkeerplaats) aan MEP en is in de huurovereenkomst van 2013 gesproken over het uitgeven in erfpacht van de kunstgrasvelden (met bijbehorende tribune, boarding, hekwerken en lichtmasten) aan MEP. Deze velden zijn immers in opdracht en voor rekening en risico van MEP aangelegd. Daarnaast is gesproken dat er een opstalrecht ten behoeve van MEP zal worden gevestigd met betrekking tot het clubhuis. Op 20 december 2013 hebben de gemeente en MEP de erfpacht/opstalovereenkomst getekend, waarin voorgaande geregeld is.

Echter zijn deze overeenkomst(en) niet notarieel vastgelegd, hierdoor is de gemeente nog volledig eigenaar van de kunstgrasvelden, kleed- en wasruimte en clubhuis. Het eigendom van het clubhuis behoort echter toe aan MEP. Zij hebben het clubhuis gebouwd. In een opvolgend voorstel aan het college zullen de eigendomsverhoudingen van MEP worden geformaliseerd. Echter om de aanbesteding voor het vernieuwen van de velden en het bijbehorende budget niet te vertragen door de thans nu geldende eigendomsverhoudingen, wordt er een knip gemaakt. Eerst wordt er goedkeuring voor het budget voor de aanbesteding gevraagd, waarna de beoogde eigendomsverhoudingen notarieel geformaliseerd worden in een opvolgend voorstel aan het college. Hiermee wordt het hockeycomplex de kunstgrasvelden, lichtmasten, was- en kleedruimten in erfpacht uit te geven en een opstalrecht te vestigen voor het clubhuis ten behoeve van de hockey.

Financiën Voor de investeringen voor de renovatie van de toplagen van veld 1 en 2 bij MEP zijn onvoldoende middelen beschikbaar in de begroting. Wij stellen voor een krediet te voteren van €1.170.000 op basis van een aanneemsom van €1.408.000. Wat resulteert in een jaarlijkse gemiddelde kapitaalslast van € 124.000. In dit krediet is rekening gehouden met SPUK Sport welke ten gunste van het krediet zal worden gebracht. De SPUK-regeling bundelt geldstromen die zich richten op het stimuleren van gezondheid, sport en bewegen, preventie en het versterken van de sociale basis. Het beschikbare budget voor de kapitaalslasten (buitensportaccommodatie complex MEP) bedraagt momenteel € 30.000. De aanvullende kapitaalslasten € 94.000 zullen binnen het beleidsproduct buitensportaccommodaties in de begroting worden ingebracht en voorgesteld wordt deze te dekken vanuit de algemene middelen. Hierbij dient opgemerkt te worden dat ook de oude velden indirect door de gemeente Boxtel zijn betaald door de vereniging via een exploitatiebijdrage voor rente en aflossing te compenseren.

Uitvoering Er is sprake van een Nationaal openbare aanbesteding. Deze aanbesteding kent doorgaans een doorlooptijd van 10-12 weken. Dit maakt dat de periode voor de uitvoering kort is om in juli – augustus 2024 de werkzaamheden uit te laten voeren zodat na de zomerstop de velden weer bespeelbaar zijn. Hierom is er besloten om het aanbestedingsproces reeds op te starten.

Communicatie De Nationaal openbare aanbesteding is opgestart. Deze wordt via gangbare kanalen gecommuniceerd. Daarnaast informeert de Accounthouder Sportaccommodaties gedurende dit hele proces alle betrokken partijen. Het raadsbesluit wordt via gebruikelijke kanalen gecommuniceerd.

Bijlagen Bijlage 1: Begrotingswijziging nummer acht

Boxtel, 16 april 2024 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris,

de burgemeester,

V.C. Fijneman

R.S. van Meygaarden

Ter inzage

Contactpersoon Wil Krause, teammanager Maatschappelijke en Economische Ontwikkeling

Raadsbesluit Registratienr.:

1337700

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 april 2024;

Besluit 1. Kennis te nemen van de door B&W op te starten aanbestedingsprocedure ten behoeve van de renovatie van de toplaag van veld 1 en 2 van MEP Boxtel; 2. Een krediet beschikbaar te stellen van €1.170.000 op basis van een aanneemsom van €1.408.000 wat resulteert in een gemiddelde jaarlijkse aanvullende kapitaalslast van € 94.000 en deze te dekken vanuit de algemene middelen. 3. De begrotingswijziging nummer acht vast te stellen. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 28 mei 2024; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden