Raadswerkgroep Aanbevelingen Doorwerking- Bijlage 2 Reactie college van B&W Bijlage.pdf

Bijlage 1 Aanbevelingen, acties RWG en reactie college.

Aanbeveling 1. Versterk de samenwerking met de Rekenkamer Sint-Michielsgestel, ondermeer door vroegtijdig overleg over mogelijke onderzoeksonderwerpen en eventuele gezamenlijke uitvoering van onderzoek. Overwegingen: • De onderzoeksprogramma’s van beide Rekenkamers komen los van elkaar tot stand, terwijl voor beide gemeenten een ambtelijke organisatie werkzaam is. • Op steeds meer onderwerpen is sprake van beleidsharmonisatie. • De ef f iciency van beide Rekenkamers kan daardoor mogelijk worden vergroot. A-actie. 1.a De Rekenkamer Boxtel heef t op 21 september 2022 gesproken met de Rekenkamer van Sint Michielsgestel. Af gesproken is dat er gestreef d wordt naar het opstellen van eenzelf de Verordenin g Rekenkamer en Regelement van Orde op de Rekenkamer voor beide gemeenten. Het is de bedoeling beide in 2023 vast te stellen. 1.b De Rekenkamer Boxtel koppelt de resultaten van de overleggen met de RKC uit SMG terug aan het presidium van de raad. 1.c De gemeenteraden van Boxtel en Sint-Michielsgestel agenderen in het eerste kwartaal van 2023 dit onderwerp (en zoeken naar mogelijke oplossingen). Standpunt college. De acties zijn aan de Rekenkamer gericht en het college committeert zich aan de voorgestelde actiepunten.

Aanbeveling 2. Aan de Rekenkamer. Organiseer als RKC vooraf gaand aan het opmaken van het concept -rapport een overleg met portef euillehouder, directiesecretaris, de inhoudelijke ambtenaar en team - en/of concernmanager over de belangrijkste aandachtspunten uit het onderzoek. Overwegingen: • Dit kan helpen om de aanbevelingen concreter te maken en eventueel een relatie te leggen met lopende of komende projecten of processen. Op die wijze worden de aanbevelingen beter ingebed in het totaal van lopende of te starten processen binnen de gemeente. • Het realiteitsgehalte van de aanbevelingen wordt daarmee vergroot. • Wel is het zaak dat de RKC onaf hankelijk de uiteindelijke aanbevelingen f ormuleert. Annotatie: De gemeentesecretaris dient ook bij dit overleg aan te sluiten. A-actie. 2.a De Rekenkamer plant, op basis van een eerste concept -rapportage, een gezamenlijk overleg met de genoemde medewerkers; naast de directiesecretaris wordt ook de gemeentesecretaris en een venster- of concernmanager betrokken bij dit overleg. Standpunt college. Hoewel de actie bij de rekenkamer is gelegd , is het college van mening dat de voorgestelde werkwijze de juiste is. Sterker, dit actiepunt is bij de laatste rapportage al overgenomen. Aanbeveling 3. Aan het college van B&W en ambtelijke organisatie.

Ga in de reactie op het conceptrapport (binnen de hoor- en wederhoorprocedure) niet alleen in op de verif icatie van de f eiten, maar geef bij de bestuurlijke reactie ook aan op welke wijze en wanneer d e aanbevelingen worden uitgevoerd. Overwegingen: • Op dit moment wordt in de reactie van het college meestal volstaan met een instemming, maar wordt niet zichtbaar gemaakt hoe, wanneer, in welke context en door wie de aanbevelingen worden opgepakt. • Een goede doordenking vooraf over de uitvoering vergroot de daadwerkelijke uitvoeringskansen van de aanbevelingen. Ook kan de relatie met lopende of voorgenomen processen en projecten worden gelegd en eventueel een prioritering worden aangebracht.

•

Voor de behandeling in de raad is het ook belangrijk te weten hoe en wanneer de uitvoering vorm krijgt en waar eventuele obstakels liggen voor de uitvoering. Belangrijk is dan ook dat de RKC bij de aanbieding van het conceptrapport daarvoor ook uitdrukkelijk aandacht vraagt.

A-actie. 3.a Het college geef t in haar reactie op het conceptrapport (hoor en wederhoor) uitdrukkelijk aan, per aanbeveling, of , hoe en wanneer aan de opvolging van de aanbevelingen zal/kan worden voldaan. 3.b. De gemeenteraad gaat expliciet in op de reactie van het college op de opvolging van de aanbevelingen. Standpunt college. Het college volgt de voorgestelde actiepunten, met name genoemd onder 3a. Het is inderdaad van belang om exact aan te geven of , hoe en wanneer de aanbeveling wordt ov ergenomen. Kanttekening daarbij is dat het niet altijd meteen mogelijk is om aan te geven hoe en wanneer de aanbeveling wordt ingevoerd, het kan namelijk voorkomen dat aan het invoeren personele en/of f inanciële gevolgen zijn verbonden. Die gevolgen dienen eerst goed in beeld te worden gebracht in een apart collegevoorstel. Aanbeveling 4. Aan het college van B&W. Laat de portef euillehouder, die over het betref f ende onderwerp van het RKC-onderzoek gaat, ook optreden als vertegenwoordiger van het college bij de raadsbehandeling. Overwegingen: • Op dit moment is het niet duidelijk wie namens het college van B&W woordvoerder is bij de behandeling van RKC onderzoeken. Soms is dat de burgemeester (als portef euillehouder RKC) en soms een wethouder, die over het betref f end onderwerp gaat.

• Een inhoudelijk betrokken collegelid is het best ingevoerd in de betref f ende materie en is daarmee ook de eerst aangewezene bij de behandeling in de raad. A-actie. 4.a Het college bepaalt welk collegelid/portef euillehouder verantwoordelijk is bij de behandeling van een onderzoeksrapport (tijdens de In-gesprekavond en de oordeel- en besluitvormende raadsvergadering). Als regel geldt daarbij dat dit de inhoudelijk meest betrokken portef euillehouder is. Standpunt college. Het college neemt het actiepunt over. Bij de laatste rapportages van de Rekenkamer is dit al de werkwijze. Aanbeveling 5. Aan de raad. Betrek als raad ook de daadwerkelijke uitvoering van de aanbevelingen in de beschouwingen en in het debat. Overwegingen: • Op dit moment worden de aanbevelingen van de RKC wat ‘gemakkelijk’ overgenomen. Het prioriteren van de aanbevelingen, de uitvoeringsmogelijkheden en de daarbij behorende (f inanciële of personele) consequenties komen nauwelijks aan bod. Daarmee ontstaat het gevaar van een verdere stapeling van wensen, zonder stil te staan bij de mogelijkheden en middelen. • Wanneer de reactie van het college in dat opzicht wordt verbeterd (zoals in aanbeveling 3 is aangegeven), wordt dat ook beter mogelijk. A-actie. 5.a De Rekenkamer reageert in haar nawoord op de reactie van het college, ook wat betref t de uitvoering van de aanbevelingen. 5.b.

Het college volgt de aanbevelingen, zoals besloten door de raad, op en legt hierover verantwoording af aan de gemeenteraad (zie ook 7.c.). B-actie. 5.c De gemeenteraad bewaakt en bepaalt of voldaan wordt aan de opvolging van aanbevelingen die gedaan worden in de onderzoeksrapporten. Standpunt college.

Voor zover deze actiepunten het college betref f en (5b) rapporteert het college over de voortgang van de aanbevelingen via de bestuursrapportage. Aanbeveling 6. Aan het college en ambtelijke organisatie. Wijs bestuurlijke en ambtelijk eigenaren aan, die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de door de raad aangenomen aanbevelingen uit een RKC-rapport. Overweging: • Op dit moment bestaat er veelal een grote onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbevelingen. Er zijn geen eigenaren benoemd. • Het zaaksysteem is een systeem binnen de gemeente waarin zaken worden toegewezen aan een eigenaar. • Daarmee loopt de uitvoering van de aanbevelingen risico’s. B-actie. 6.a De gemeentesecretaris benoemt een ambtenaar die, namens de organisatie, aanspreekpunt en eigenaar wordt voor de uitvoering van de aanbevelingen in het onderzoeksrapport. 6.b. Het college wijst een bestuurlijk eigenaar aan voor de uitvoering van de aanbevelingen in het onderzoeksrapport. Standpunt college. Het college neemt deze actiepunten over, met dien verstande dat ten aanzien van 6a de directiesecretaris van MGD namens de organisatie het aanspreekpunt en eigenaar wordt voor de uitvoering van de aanbevelingen en dat de burgemeester bestuurlijk eigenaar is. Aanbeveling 7. Aan de raad, college en ambtelijke organisatie.

Geef een betere invulling aan de bewaking van de aanbevelingen, ondermeer door opname in de lange termijn agenda van de raad en door d e organisatie van een inf ormatieve ‘doorwerkingsavond’ voor de raad over de voortgang. Overwegingen: • Met opname in de lange termijnagenda en het zaaksysteem wordt voorkomen dat de aanbevelingen ‘weglopen’. • De huidige terugkoppeling via een raadsinf ormatiebrief over de uitvoering blijkt onvoldoende te werken. • In een periodiek gesprek met raadsleden en vertegenwoordigers van college en ambtelijke organisatie alsook de RKC tijdens een ‘doorwerkingsavond’ kan worden gesproken over de implementatie van de aanbevelingen en nieuwe ontwikkelingen daarin. Als basis van deze bijeenkomst wordt gebruik gemaakt van een stand van zaken van de af gelopen onderzoeken. • Een goed uitgewerkte raadsinf ormatiebrief per onderzoek helpt om dit gesprek goed te voeren. Annotatie: de raadswerkgroep heef t geconstateerd dat een raadsinf ormatiebrief niet het juiste middel is. Opvolging van de aanbevelingen wordt middels een ‘stuk ter kennisname’ aan de gemeenteraad toegezonden. B-actie. 7.a De grif f ie benoemt in de digitale Lange Termijnagenda (LTA) de termijn van 1 jaar voor opvolging van de aanbevelingen. 7.b.

Het college bereidt 1x per jaar een raadsvoorstel voor waarin uitgebreider wordt stilgestaan bij de doorwerking van de aanbevelingen die in de verschillende rapportages zijn vastgelegd. 7.c. Het college organiseert, in samenspraak met grif f ie en Rekenkamer, 1x per 2 jaar een ‘doorwerkingsavond’ met het doel inzicht te krijgen in de uitvoering van de aanbevelingen en eventueel daaruit voortkomende acties. Standpunt college. Voor zover gericht aan het college onderschrijf t deze de actiepunten en wordt de doorwerking behandeld in de bestuursrapportage (zie ook onze opmerking bij aanbeveling 5). De toelichting vindt plaats in de reguliere ingespreksavond. Aanbeveling 8. Aan de ambtelijke organisatie en de grif f ie.

Vertaal vooraf gaande aanbevelingen naar een procedure en leidraad voor de behandeling en bewaking van RKC onderzoeken. Overwegingen: • Er zijn op dit moment geen af spraken over een dergelijke procedure, ook al heef t zich in de praktijk wel een bepaalde werkwijze ontwikkeld. • Ook is gebleken dat het nu voor de ambtelijke organisatie, college en raad onvoldoende duidelijk is welk proces moet worden doorlopen tijdens het onderzoeksproces, bij de besluitvorming en de bewaking van de uitvoering van de aanbevelingen. Deze onduidelijkheid is vooral groot, nadat het RKC-rapport is behandeld in de raad. • Helderheid hierover verbetert de kwaliteit van het totale proces. A-actie. 8.a. De Rekenkamer past in het eerste kwartaal van 2023, aan de hand van deze leidraad en de nieuwe wetgeving, haar Reglement van Orde aan. De Rekenkamer voert hierover overleg met de Rekenkamer uit Sint-Michielsgestel. 8.b. De grif f ie past in de eerste kwartaal van 2023 de Verordening op de Rekenkamer aan en legt deze voor aan de gemeenteraad. 8.c. Het college stelt in de eerste helf t van 2023 een leidraad voor de ambtelijke organisatie op, hoe om te gaan met onderzoeksrapporten (processen, behandeling en bewaking) van de Rekenkamer aan de hand van de Verordening Rekenkamer en Reglement van Orde Rekenkamer.

De Rekenkamer voert daarbij overleg over met de Rekenkamer Sint-Michielsgestel met het op oog op mogelijke harmonisatie van het Reglement van Orde. Standpunt college. Het college stemt in met de voorgestelde actiepunten, die overigens zijn gericht aan de grif f ie en de ambtelijke organisatie. Ten aanzien van actiepunt 8c zal een procesbeschrijving worden gemaakt aan de hand van de nieuwe verordening en het nieuwe reglement. Uiteraard inclusief behandeling, bewaking termijnen en bewaking van de voortgang van de overgenomen aanbevelingen. Aanbeveling 9. Aan de raad, college en ambtelijke organisatie. Zorg ervoor dat bij de f ormulering van beleid en de uitvoering daarvan meer rekening wordt gehouden met de rode draden uit de RKC onderzoeken: duidelijke duiding van de positie en de rol van de raad aandacht voor een reële verhouding tussen ambities en mogelijkheden voor uitvoering in relatie met de beschikbare middelen een betere organisatie en gebruik van de beschikbare data. Overwegingen: • Hoewel deze rode draden generieke waarheden zijn en daarmee op elke organisatie van toepassing kunnen zijn, blijkt uit veel RKC onderzoeken dat bovengenoemde thema’s in Boxtel vaak als problematisch naar voren komen en derhalve extra aandacht behoeven. • Daarom zijn structurele verbeteringen op die thema’s no dig voor een beter f unctioneren van de gemeente. A-actie. 9a.

De uitkomsten van het onderzoeksrapport van de Rekenkamer m.b.t. de rollen van en het samenspel tussen de raad en het college (uitvoering eerste helf t 2023) wordt besproken met de voltallige raad en het voltallige college om samen tot een beter samenspel en betere scheiding van rollen te komen. 9b. Het college benoemt in haar raads- en collegevoorstellen de ambtelijke capaciteit die nodig is door expliciet ambities en middelen (middelentoets) te toetsen en te benoemen. 9c. De ambtelijke organisatie organiseert een slimmer en beter proces naar zinvolle beleidsinf ormatie, zodat de raad de juiste inf ormatie heef t om als raad haar sturende en controleren rol op beleid goed op te kunnen pakken. De wijze, waarop dit gebeurt, wordt na een jaar teruggekoppeld aan de raad. Standpunt college. Het college neemt deze actiepunten over, met dien verstande dat het kan gebeuren dat het niet meteen mogelijk is om de benodigde ambtelijke capaciteit exact aan te geven (zie ook onze reactie op actiepunt 3). In die gevallen dient dit dan door ons college expliciet te worden aangegeven. Ten aanzien van actiepunt 9c zal bij de uitwerking daarvan samenwerking met grif f ie worden gezocht. En, belangrijk, als dit wordt uitgewerkt voor Boxtel, dan is de ambtelijke organisatie er bij gebaat dat dit

ook voor Sint-Michielsgestel gebeurt. Samenwerking met Sint-Michielsgestel hierin is dan ook noodzakelijk. Aanbeveling 10. Aan de raad. Vraag aan het college nader inzicht te verschaf f en in de wijze en termijn, waarop de uitvoering van de aanbevelingen uit de onderzoeken ‘privatisering accommodaties’ en ‘centrumontwikkeling’ alsnog vorm krijgen. Overwegingen: • De genoemde onderzoeken laten een zeer beperkte doorwerking zien. De aanbevelingen zijn niet of beperkt opgepakt. • De inhoud in de raadsinf ormatiebrieven, indien al verschenen, geef t geen duidelijke aan de aanbevelingen gekoppelde inf ormatie hoe de aanbevelingen zijn opgepakt of waarom dat eventueel niet is gebeurd. Er worden meer algemene ontwikkelingen over het betref f end onderwerp geschetst. • Daarmee is geen recht gedaan aan de besluiten van de raad bij de behandeling van deze onderzoeken. A-actie. 10.a De gemeenteraad bevraagt het college op de stand van zaken van d e aanbevelingen op de 2 genoemde onderzoeksrapporten. Standpunt college. Wij zullen bij de eerste bestuursrapportage van dit jaar rapporteert het college over het opvolgen van de aanbevelingen met betrekking tot beide onderzoeken.