Raadsvoorstel wijziging financiële verordening en controleprotocol rechtmatigheid SMG

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1370703

Portefeuillehouder:

Peter Raaijmakers

Onderwerp Vaststellen wijziging financiele verordening (art. 212) en wijziging controleprotocol rechtmatigheid als gevolg van de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid van commissie BBV

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1. 2. 3. 4.

De financiële verordening van de gemeente Sint-Michielsgestel vast te stellen Het gewijzigde controleprotocol rechtmatigheid vast te stellen. De verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording op 3% vast te stellen Te besluiten om voor de uitvoering van interne controles tenminste de uitvoeringstolerantie van de accountant voor getrouwheid te hanteren. 5. Te besluiten deze gewijzigde financiële verordening en het controleprotocol rechtmatigheid van toepassing te laten zijn op de verantwoording over rechtmatigheid in de jaarrekening van 2024.

Inleiding Over het boekjaar 2023 is voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening verantwoord door het college. Destijds bleek dat de regels rondom het begrotingscriterium (budgetrecht) nog niet duidelijk waren. In april 2024 is de raad geïnformeerd via een raadssinformatiebrief over de verwerking van het begrotingscriterium in de jaarrekening 2023. Hierin is opgenomen dat afwijkingen op het begrotingscriterium voor de jaarrekening 2023 worden geïnterpreteerd op dezelfde wijze als voorheen door de accountant. Ook is in de raadsinformatiebrief het begrip tijdig en de inhoud van de toelichting op de onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering verduidelijkt. De rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening 2023 is tijdens de jaarrekeningcontrole door de accountant getoetst en goed bevonden. In oktober 2024 is de kadernota rechtmatigheid 2024 door de commissie BBV geactualiseerd. Naast wat tekstuele wijzigingen is de belangrijkste wijziging dat de kaders voor het begrotingscriterium zijn verduidelijkt. Dit betekent dat: 1. Alle overschrijdingen van lasten en/of investeringskredieten zijn onrechtmatig. Het college heeft immers meer geld heeft besteed dan de raad heeft goedgekeurd. Wel is dit onder bepaalde voorwaarden acceptabel. Bijvoorbeeld als er extra inkomsten tegenover staan die dit dekken. Deze voorwaarden zijn bepaald door de raad.

De voorwaarden waaronder overschrijdingen acceptabel zijn, zijn bepaald door de raad en zijn opgenomen in het controleprotocol rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2024 wordt dit op dezelfde wijze verwerkt als in 2023. 2. Alle onderschrijding van lasten/investeringen en afwijkingen (dus zowel onder- als overschrijdingen) van baten zijn onrechtmatig als ze door het college niet tijdig aan de raad zijn gemeld. De raad had immers dan wellicht andere keuzes kunnen maken. Tijdig houdt in: zodra de overschrijding duidelijk is wordt deze gemeld in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage van de P&C cyclus. Tot en met 31 augustus in de tussentijdse rapportages en vanaf 1 september in de jaarrekening van dat boekjaar. In 2023 zijn deze als rechtmatig opgenomen. In 2024 worden deze beoordeeld op tijdige melding. 3. Bij de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid wordt in de kadernota rechtmatigheid uitgegaan van bruto onrechtmatigheid. Dit is inclusief de onrechtmatigheden die door de raad als acceptabel worden gezien. In 2023 is dit in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd als de netto onrechtmatigheid. In 2024 wordt dit de bruto onrechtmatigheid. Door het verschil tussen bruto- en netto rechtmatigheid verwachten we vanaf 2024 een overschrijding van de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid, zeker als we die handhaven op 1%.

De nadere aanwijzingen voor het begrotingscriterium zijn uit de financiële verordening gehaald en aan het controleprotocol rechtmatigheid toegevoegd waardoor de financiële verordening meer de kaders op hoofdlijnen bevat. Op 12 december 2024 is de auditcommissie hierover geinformeerd.

Beoogd resultaat Aanpassing van de financiële verordening en controleprotocol rechtmatigheid zodat deze voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording voldoen aan de vereisten van de Kadernota rechtmatigheid 2024. Toepassen van de gewijzigde kaders op de verantwoording over boekjaar 2024.

Argumenten 1.1

De geactualiseerde kadernota rechtmatigheid vereist een aanpassing in de financiële verordening. In oktober 2024 is de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid 2024 verschenen van de commissie BBV. Het begrip tijdig en de inhoud van de toelichting op de onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering zijn verduidelijkt. Dit is opgenomen in deze gewijzigde financiële verordening in art. 5, lid 5 en art. 10, lid 3. Ook zijn de kaders voor het begrotingscriterium verduidelijkt. Deze verduidelijking is opgenomen in deze gewijzigde financiële verordening in art. 12. lid 3 tot en met 6.

1.2

De gewijzigde financiële verordening verwijst naar het controleprotocol rechtmatigheid voor de nadere aanwijzingen. In het controleprotocol rechtmatigheid is meer expliciet uitgewerkt wanneer begrotingsafwijkingen acceptabel of rechtmatig zijn. Art. 12, lid 4a, b en c zijn uit de financiële verordening gehaald en toegevoegd aan de het controleprotocol rechtmatigheid. Deze nadere aanwijzingen voor het begrotingscriterium zijn opgenomen in hoofdstuk 6.1 van het controleprotocol rechtmatigheid.

1.3

Tekstuele wijziging van beleidsproduct in programma. In april 2024 is in de financiele verordening de autorisatie van de begroting aangepast van beleidsproduct naar programma. Hierin zijn 2 artikelen tekstueel niet aangepast. Dit wordt gecorrigeerd in deze nieuwe financiele verordening door product aan te passen in programma. Art.3 lid 1 en art 6, lid 2 en 3a.

2.1

De geactualiseerde kadernota rechtmatigheid vereist een aanpassing in het controleprotocol rechtmatigheid In augustus 2024 is naast het bestaande controleprotocol voor de accountantscontrole door de raad ook een nieuw controleprotocol rechtmatigheid vastgesteld. Deze wordt nu ook geactualiseerd op basis van de kadernota rechtmatigheid. De wijzigingen zijn opgenomen in hoofdstuk 6 begrotingscriterium van het controleprotocol rechtmatigheid.

2.2

We adviseren om te toetsen en rapporteren op hoofdlijnen Hiermee blijft de toetsing op het begrotingscriterium beheersbaar . We stellen voor om aan het controleprotocol toe te voegen dat, in lijn met de verantwoordingsgrens, uitsluitend afwijkingen van het begrotingscriterium groter dan € 100.000 getoetst worden. Als acceptabel zijn toegevoegd administratieve correcties. Deze hebben per saldo geen effect op het begrotingscriterium. En overschrijdingen van investeringskredieten, waarbij het jaarbudget wordt overschreden maar het bedrag wel passend is in het totale krediet. Deze laatste waren voorheen rechtmatig maar om in lijn te blijven met de financiële verordening, nl. alle overschrijdingen van lasten en investeringen zijn onrechtmatig zijn deze nu aangemerkt als onrechtmatig maar acceptabel.

3.1

De kans op overschrijding van de huidige verantwoordingsgrens van 1% is groot. Volgens de kadernota rechtmatigheid wordt bij de verantwoordingsgrens uitgegaan van bruto onrechtmatigheid. Bruto wil zeggen inclusief de onrechtmatigheden die door de raad als acceptabel worden gezien. Voorheen is de verantwoordingsgrens berekend ten opzichte van de niet acceptabele (netto) onrechtmatigheden, zoals dat gebruikelijk was toen de accountant

hierop nog controleerde. Bij de gemeenten is de netto onrechtmatigheid ca. 10% van de bruto onrechtmatigheid op het begrotingscriterium. Door dit verschil verwachten we vanaf 2024 structureel een overschrijding van de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid. We adviseren de verantwoordingsgrens aan te passen naar 3%. De verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid mag minimaal 0% en maximaal 3% van de totale lasten zijn. 4.1

De accountant steunt op verbijzonderde interne controles bij de accountantscontrole. Voor verbijzonderde interne controles hanteren we hetzelfde % als de accountant voor de toets op getrouwheid. De inrichting van verbijzonderde interne controle is tenminste gebaseerd op een niveau waarbij de externe accountant zoveel als mogelijk kan steunen op verrichte werkzaamheden. Dit is efficiënter en voorkomt meerwerk.

5.1

Deze wijzigingen ook te hanteren voor de rechtmatigheidsverantwoording van het boekjaar 2024 Om te voldoen aan de kadernota rechtmatigheid adviseren we om de rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2024 te verantwoorden conform deze gewijzigde financiële verordening en controleprotocol rechtmatigheid. Voor een consistente aanpak doen we dit op het niveau van programma-indeling zoals die vanaf 2025 gehanteerd wordt.

Kanttekeningen 1.1

Er zijn nog steeds ontwikkelingen te verwachten op wet- en regelgeving m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording. De kans bestaat dat kaders opnieuw aangepast moeten worden en dat nieuwe ontwikkelingen een effect hebben op de aanpak en verantwoording van de rechtmatigheidsverantwoording.Verdere ontwikkelingen die vanaf boekjaar 2025 invloed kunnen hebben op rechtmatigheid • Op dit moment is de omvangsbasis voor de verantwoordingsgrens de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. De commissie BBV is van mening dat het zuiverder is als basis voor het berekenen van de verantwoordingsgrens de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves te hanteren. Dit wordt mogelijk aangepast in een volgende versie van de kadernota. • De stellige uitspraken uit de Kadernota rechtmatigheid worden toegevoegd aan het Besluit Begroting en Verantwoording. • De verwachting is dat de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole op getrouwheid van 1% naar 2% gaat. Nu niet aanpassen van de financiële verordening leidt echter tot aanhoudende onduidelijkheid bij het toetsen en verantwoorden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Financiën Er zijn geen financiële gevolgen door het wijzigen van de financiële verordening en de controleprotocol rechtmatigheid

Uitvoering De verbijzonderde interne controles zijn al ingericht. Voor de jaarrekening 2024 wordt vooruitlopend op de vaststelling van de financiële verordening en het controleprotocol rechtmatigheid al gehandeld conform de nieuwe kaders.

Communicatie Publicatie van de verordening vindt plaats na de vaststelling.

Bijlagen Bijlage 1: Financiële verordening

Bijlage 2: Controleprotocol rechtmatigheid.

Sint-Michielsgestel, 28 januari 2025 Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris, de burgemeester,

L.H. Derksen

Ter inzage

E. Smid

Raadsbesluit Registratienr.:

1370703

Portefeuillehouder:

Peter Raaijmakers

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 januari 2025;

Besluit 1. 2. 3. 4.

De gewijzigde financiële verordening van de gemeente Sint-Michielsgestel vast te stellen Het gewijzigde controleprotocol rechtmatigheid vast te stellen. De verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording op 3% vast te stellen Te besluiten om voor de uitvoering van interne controles tenminste de uitvoeringstolerantie van de accountant voor getrouwheid te hanteren. 5. Te besluiten deze gewijzigde financiële verordening en het controleprotocol rechtmatigheid van toepassing te laten zijn op de verantwoording over rechtmatigheid in de jaarrekening van 2024.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 20 maart 2025; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

D.S.J. Thissen

E. Smid