Raadsvoorstel verworpen- Inkoop en aanbestedingsbeleid

meewerkend

boxtet Raadsvoorstel Zaaknummer:

1337782

Portefeuillehouder:

Hans Heesen

Steller:

Patrick Kremers

Onderwerp Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Boxtel

Status Voorstel Raad 1.

De beleidsnota Inkopen & aanbesteden van de gemeente Boxtel (2013) in te trekken.

boxte.

meewerkend

Inleiding Na eerdere agendering van dit voorstel op de agenda van de gemeenteraad van 6 februari 2024, bleek het voorstel nog onvoldoende behandelrijp. Daardoor werd bij de vaststelling van de agenda van de gemeenteraad het behandelvoorstel van de agenda verwijderd. Met dit aangepaste voorstel brengen we het opnieuw terug naar de gemeenteraad. In 2013 heeft de gemeente Boxtel haar beleidsnota inkopen en aanbesteden voor het laatst geactualiseerd en vastgesteld. Na de ambtelijke fusie in 2016 en het ontstaan van de gemeentelijke samenwerkingsorganisatie MijnGemeenteDichtbij is er binnen de nieuwe werkorganisatie onverkort voortgezet wat er voor de fusie ook al uitgevoerd werd. Vanuit de juiste intenties werd er veelal gewerkt conform één van de gemeentelijke beleidsnota's van de gemeente Boxtel 6f Sint-Michielsgestel. Anno 2024 ziet de wereld om ons heen er anders uit, desondanks blijven de doelstellingen en ambities grotendeels overeind. De voornaamste aanleiding voor deze update is dan ook de uniformering van de beleidsdoelstellingen en -uitgangspunten tussen de beleidsnota's van de gemeente Boxtel, de gemeente Sint-Michielsgestel en van gemeenschappelijk samenwerkingsverband MijnGemeenteDichtbij. Dit verlaagt de complexiteit voor de ambtenaren en vergroot de uitvoerbaarheid van het beleid in de markt.

Door uniformering ontstaat homogeniteit in de uitvoering wat ook bij leveranciers en contractanten de complexiteit verlaagt en de mogelijkheden om aantrekkelijkere aanbiedingen te doen vergroot. Op 12 december 2023 heeft het College van B&W van de gemeente Boxtel, conform haar bevoegdheden, een gepdatete Inkoop en aanbestedingsbeleid en de uniforme Inkoopvoorwaarden BOX-SMG-MGD (V.2022) vastgesteld. In deze update is de actualisatie van wet- & regelgeving anno 2024 verwerkt en herstellen we de hiaten in het proces die uit de bevindingen van de accountant zijn gebleken. Naast het actualiseren en uniformeren van de beleidsdoelstellingen en ambities in het beleid, harmoniseren we ook de inkoopvoorwaarden voor de drie organisaties.

Beoogd resultaat Met een instemmend besluit van de gemeenteraad aangaande het intrekken van de beleidsnota Inkopen en aanbesteden voor de gemeente Boxtel uit 2013, verliest deze zijn rechtswerking en treedt de door het College van B&W vastgestelde beleidsnota in werking.

Argumenten 1.1

Nieuwe vaststellingsprocedure doet recht aan de bevoegdheid tot vaststellen aanbestedingsbeleid door het College. De bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals het aangaan van contracten) ligt op grond van artikel 160, eerste lid, onder de Gemeentewet bij het College van B&W. Daarmee ligt ook de bevoegdheid voor het uitvoeren van een aanbesteding en het vaststellen van aanbestedingsbeleid bij het College. In bijlage 1 van dit voorstel vindt u de notitie van Holla Advocaten (d.d. 5 februari 2024) die nadere toelichting geeft op de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het College. Door intrekken van de beleidsnota uit 2013 door de gemeenteraad Boxtel, kan het vastgestelde beleid van het College van de gemeente Boxtel van kracht worden. Daarmee doen we recht aan de bevoegdheden van zowel het College en die van de gemeenteraad.

box

meewerkend

1.2

De gemeenteraad verwacht van het College dat zij beleid en interne regels voor inkoop en aanbestedingen vaststelt. In de door de gemeenteraad op 8 november 2023 vastgestelde financiële verordening voor de gemeente Boxtel, heeft de gemeenteraad in art. 28 lid 6 opgenomen dat het tot de taken hoort van het College om te zorgen voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. Door de oude beleidsnota (2013) in te trekken biedt de gemeenteraad ook de ruimte aan het College om een nieuwe beleidsnota vast te stellen.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Financiën Het intrekken van de oude beleidsnota (2013) heeft geen financiële gevolgen.

Uitvoering Parallel aan het behandelvoorstel van februari jl. is er door de Adviseur Inkoop een behandelvoorstel aan het College van B&W en de gemeenteraad van de gemeente Sint-Michielsgestel gestuurd om haar beleidsnota en inkoopvoorwaarden (anno 2013) in te laten trekken door de gemeenteraad en een nieuwe gepdatete beleidsnota vast te laten stellen door het College. Beide voorstellen zijn in SintMichielsgestel (respectievelijk in december 2023 door het College en in januari 2024 door de gemeenteraad) aangenomen. Uit de behandeling van dit onderwerp op de informatiemarkt van de gemeenteraad van 23 januari 2024 en de beargumentering van het verwijderen van het voorstel de agenda van de gemeenteraadsvergadering van 6 februari jl., zijn een aantal aanbevelingen en suggesties gekomen voor het aanpassen van de door het College vastgestelde inkoopbeleid. Deze aanbevelingen en suggesties zijn verwerkt in een eerste actualisatie van het inkoopbeleid die gepland staat voor juni 2024. In bijlage 2 en 3 treft u (ter kennisname) respectievelijk het op 12 december 2023 door het College vastgestelde inkoopbeleid van de gemeente Boxtel en het delta-document actualisatie beleidsnota Inkoop (juni 2024) aan. Laatstgenoemde document zal als onderdeel van het voorstel aan het College in juni 2024 meegestuurd worden om de aanpassingen in het nieuwe beleid inzichtelijker te maken.

Hiermee kunt u als gemeenteraad nu al een indruk krijgen van de aanstaande aanpassingen. Omdat het uniformeren van de uitgangspunten, doelstellingen en ambities door het integreren van de beleidsnota's en inkoopvoorwaarden een streven van onze samenwerking is, zullen we ook in de gemeente Sint-Michielsgestel en voor gemeenschappelijke regeling MijnGemeenteDichtbij een actualisatievoorstel aan respectievelijk het College en het Algemeen Bestuur doen in juni 2024.

boxte.

meewerkend

Communicatie Na intrekken van de beleidsnota Inkoop (2013) door de gemeenteraad van Boxtel kan de door het College vastgestelde beleidsnota (juni 2024) en de uniforme inkoopvoorwaarden (V2022) voor de gemeente Boxtel worden gepubliceerd via offiecielebekendmakingen.nl waardoor deze in werking treedt. Daarnaast zal de nieuwe beleidsnota en de uniforme inkoopvoorwaarden worden gepubliceerd op de gemeentelijke website.

Bijlagen 1.Notitie bevoegdheidsverdeling gemeenteraad en College (Holla Advocaten, d.d. 5 februari 2024) 2.Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Boxtel 2024, vastgesteld door het College op 12 december 2023 2. Delta-document actualisatie beleidsnota Inkoop (juni 2024)

Boxtel, 21 mei 2024 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris /

Fijneman

de burgemeester,

R.S. van Meygaarden

Ter inzage Contactpersoon Bart van Druenen, teammanager Staf en Ondersteuning

boxte‹

meewerkend

aadsbesluit Registratie

1337782

Aanhef De raad van de gemeente gelezen het voorstel van burge

ouders van 21 mei 2024;

Besluit 1.

De beleidsnota Inko

& aanbesteden -n de gemeente Boxtel (2013) in te trekken.

Aldus vastgesteld i zijn openbare vergadering van 27 juni De gemeenter de griffier,

4;

d van Boxtel, de voorzitter,

I.H.M. Smits

.2V

R.S. van Meygaarden

-)C)

2_ 1

ƒ2122 j e---,