Raadsvoorstel Vaststelling Meer Jaren Onderhouds Plan

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1332091

Portefeuillehouder:

Bert van Druenen

Steller:

Mark Douma

Onderwerp Vaststellen Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) sportaccommodaties.

Status Ter besluitvorming.

Voorstel Raad 1. Het Meer Jaren Onderhouds Plan vast te stellen. 2. De investeringen voor de komende jaren jaarlijks te betrekken bij de integrale afweging in de toekomstige kadernota’s. 3. De financiële vertaling van het vierjarig onderzoek mee te nemen in de 2e bestuursrapportage 2024. 4. Geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b van de Wet open overheid op te leggen op de bijlagen 1, 2, 3 en 4 in verband met toekomstige aanbestedingen, deze liggen ter inzage bij de griffie.

Inleiding ASC Sports & Water heeft een onderzoek uitgevoerd bij alle bestaande buitensportaccommodaties in de gemeente Sint-Michielsgestel, met uitzondering van de gebouwen omdat deze al in de Meer Jaren Onderhouds Planning voor gebouwen staan. Hierbij zijn de huidige kwaliteit, het reguliere en periodieke onderhoud, het beheer en de investeringen bij renovatie/vervanging van de buitensportaccommodaties beoordeeld, evenals de inrichtingselementen rondom de velden. De verzamelde gegevens dienen als nulmeting en zijn gebruikt om een Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) op te stellen. Het doel van de nulmeting is om de actuele staat van het onderhoud, de eventuele tekortkomingen of bijzonderheden en toekomstige investeringen op en rond de velden vast te stellen. Het rapport geeft ook inzicht in de kwaliteit en bespeelbaarheid van de buitensportaccommodaties, evenals de verwachte onderhouds- en vervangingskosten op korte en lange termijn. Dit zorgt voor praktische ondersteuning bij het optimaliseren van het gebruik, beheer, en onderhoud van de buitensportaccommodaties. De sportbehoefte kan op deze sportaccommodaties vervuld worden, voor nu en in de toekomst met behulp van dit Meer Jaren Onderhouds Plan.

Beoogd resultaat De ASC-rapportage geeft inzicht in kosten van onderhoud en in de toekomstige investeringen van het maatschappelijk vastgoed op het gebied van sportaccommodaties en geeft gehoor aan de managementletter zoals door de accountant is opgesteld en gerapporteerd naar de gemeente. Dit is nodig om aan onze contractuele verplichtingen te kunnen blijven voldoen en zorgt er daarnaast voor dat

de gemeente voor de toekomst een prettige, veilige en gezonde omgeving realiseert om sport uit te kunnen oefenen voor haar inwoners. Daarnaast kan er zo duidelijk en transparant met de gebruikers gecommuniceerd worden wat de status en de planning is ten behoeve van het beheer, onderhoud en de investeringen van de sportaccommodatie.

Argumenten 1.1 Het Meer Jaren Onderhouds Plan geeft een duidelijke richting aan voor het te vormen accommodatiebeleid Het te vormen accommodatiebeleid is van wezenlijk belang om als gemeente de regie te hebben en te houden op het onderhoud en beheer van de sportaccommodaties. De ASC-rapportage en financiële doorvertaling geeft een duidelijke richting aan voor het te vormen accommodatiebeleid en de huidige sportbehoefte. 1.2 Financieel inzicht is noodzakelijk Om te kunnen zorgen voor een goed onderhouden sportaccommodatie, zodat de maatschappelijk rol op een goede manier ingevuld kan worden, is beheer en onderhoud nodig. Deze rapportage maakt financieel inzichtelijk wat ervoor nodig is om dit te realiseren. Naast deze rapportage zijn vanuit het traject Vastgoed op Orde en de belangrijkste interim bevindingen vanuit de managementletter alle aanwezige overeenkomsten beoordeeld. Deze contractuele verplichtingen zijn naast de ASC-rapportage gelegd en dit geeft inzicht waar de gemeente (financieel) verantwoordelijk voor is. 1.3 Inzicht op controle en uitvoering Een goed Meer Jaren Onderhouds Plan is noodzakelijk om inzicht in de kosten te krijgen, waarmee samenhangt dat een goede controle op een correcte besteding van de middelen ook noodzakelijk is.

Dit doen we door de Medewerker Beheer en Onderhoud Maatschappelijke Accommodaties controle uit te laten voeren nadat een opdracht is opgeleverd en aanwezig te laten zijn bij (periodieke) keuringen. 1.4 Structuur aanbrengen en het in stand houden van de sportaccommodaties in eigen beheer Inzicht is essentieel om te weten wanneer en door wie er actie ondernomen moet worden in het beheren van onze sportaccommodaties, zowel op onderhoud als financieel vlak. Zo kan er tijdig actie ondernomen worden in de uitvoering om onnodige uitgaven te voorkomen. Wanneer bij controles en periodieke keuringen geconstateerd wordt dat bepaald onderhoud eerder of later tot uitvoering komt, wordt dit in het Meer Jaren Onderhouds Plan en de gekoppelde begroting aangepast. Zo houd je met het beheer grip op het onderhoud en de kosten en kan je tijdig anticiperen. 1.5 Goede afstemming en communicatie met gebruikers Van wezenlijk belang is de communicatie met gebruikers. Deze ASC-rapportage is samen met het nog te vormen accommodatiebeleid hiervoor de basis, waarbij we de uitgangspunten en verantwoordelijkheden helder hebben vertaald. Dit biedt daarnaast de mogelijkheid om met gebruikers actief de dialoog aan te gaan over de behoeften en wensen van onze sportaccommodaties en hierop te anticiperen. De samenwerking met de gemeenschap is nodig voor de maatschappelijke cohesie binnen de gemeente.

Een co-creatie waarbij ieder zijn of haar verantwoordelijkheden scherp heeft en hier zorgvuldig elkaars belangen kunt afstemmen. Dit wordt voorafgaand aan uitvoering in een startnotitie/participatieplan vastgelegd. 1.6 Eenduidigheid in de aansturing en realisatie

Dit Meer Jaren Onderhouds Plan geeft veel inzichten over de staat en omvang van de sportaccommodaties. Dit geeft handreikingen voor het te vormen accommodatiebeleid om ernaar te streven dat verenigingen binnen onze gemeente gelijkwaardig worden behandeld per sportaccommodatie. Hierbij moet rekening gehouden worden met de omvang van de accommodatie, het aantal gebruikers en daarmee de intensiteit per accommodatie. De basis moet gelijk zijn voor iedereen en aangepast waar nodig in het kader van de omvang, de gebruikers en intensiteit van de accommodatie naast de maatschappelijke behoefte en bestuurlijke besluitvorming. Dit zorgt voor duidelijke en transparante communicatie en voorkomt onduidelijkheid. 2.1 Inzicht in investeringen Het Meer Jaren Onderhouds Plan geeft inzicht in de investeringen. Door het jaarlijks af te wegen in de kadernota houdt de raad en het college direct invloed op het investeringsproces. 3.1 Iedere vier jaar wordt het Meer Jaren Onderhoudsplan opnieuw geactualiseerd Het is belangrijk dat het Meer Jaren Onderhoudsplan iedere 4 jaar wordt geactualiseerd waarmee het onderhoudsplan actueel blijft. Hiervoor is iedere vier jaar ook budget nodig van € 12.000. In 2027 wordt het plan voor het eerst geactualiseerd.

Kanttekeningen 1.1 Contractvorming is nog niet op orde Er is een inventarisatie gehouden op aanwezigheid van overeenkomsten met betrekking tot de Sportaccommodaties. Dit geeft ons duidelijkheid in onze taken en verplichtingen met betrekking tot onderhoud en reparatie. Daarmee vormt dit de basis van het Meer Jaren Onderhouds Plan. Echter is er geconstateerd dat er niet voor alle sportaccommodaties overeenkomsten zijn. Bij de individuele gesprekken met de gebruikers, die starten vanaf kwartaal twee van 2024, wordt dit besproken en acties worden uitgezet om dit op orde te krijgen. 1.2 Meer Jaren Onderhouds Plan loopt vooruit op het accommodatiebeleid In theorie maak je eerst een accommodatiebeleid, dan afspraken met gebruikers en aan de hand daarvan een Meer Jaren Onderhouds Plan. De praktijk is echter dat er al contractuele verplichtingen zijn en de financiële verplichtingen voortvloeien uit deze contracten verwerkt moeten worden in onze begroting. Ook onze accountant geeft dit ook aan in de managementletter. 1.3 Registratie is nog niet op orde Sportaccommodaties omvatten veel gegevens, waar het uit bestaat en wat hier allemaal aanwezig is. Het is erg belangrijk om dit goed vast te leggen in een systeem, wat voor iedereen die hiermee werkt, toegankelijk en gebruiksvriendelijk is.

Op dit moment is er nog geen systeem voor deze Meer Jaren Onderhouds Plan, maar wel die van gebouwen. Dit jaar komt er een nieuw systeem voor de Meer Jaren Onderhouds Plannen van gebouwen, waar ook ruimte is om deze Meer Jaren Onderhouds Plan in mee te nemen. Zo wordt de basis, waar de sportaccommodatie uit bestaat, als het beheer, onderhoud en de investeringen vanuit deze rapportage zorgvuldig vastgelegd en bijgehouden. Dit maakt het een dynamische rapportage en relevante Meer Jaren Onderhouds Planning. 1.4 Alleen de toplagen zijn beoordeeld en verwerkt in het MJOP In de rapportage is de kwaliteit van het veldoppervlak opgenomen. Dat wil zeggen dat de bovenlagen/toplagen zijn beoordeeld en verwerkt in de Meer Jaren Onderhouds Plan. Alles wat zich hieronder bevindt, zoals onderlagen, niet zichtbare drainage, etc. heeft men niet met het blote oog kunnen waarnemen casu quo beoordelen en dus kunnen verwerken. Hier wordt rekening mee gehouden

door middel van een post onvoorzien bij de renovatie van de velden. Onderlagen en drainage hebben een langere afschrijftermijn (25 jaar) en zal opgenomen worden in de Meer Jaren Onderhouds Plan vanaf het moment van vervanging. 1.5 Onderhoudsniveau Het huidige uitvoeringsniveau van onderhoud van de sportaccommodaties wordt geborgd en is bij deze rapportage aangehouden op basis. Dat wil zeggen dat er één op één vervangen of hersteld gaat worden in de vorm waarin het zich bevindt. Indien er een ander c.q. hoger niveau wenselijk of noodzakelijk is, zal dit moeten passen binnen de begroting of wordt dit individueel aan u en mogelijk de raad voorgelegd. Tevens kunnen verenigingen hier zelf ook aan bijdragen, wat moet blijken bij de uitvoering van dergelijke werkzaamheden.

Financiën Groot onderhoud Groot onderhoud is voor de komende 10 jaar (2024 t/m 2033) doorgerekend op basis van de ASCrapportage. Om de lasten van groot onderhoud te egaliseren over de jaren heen wordt er een nieuwe voorziening onderhoud sportvelden ingesteld. Vanaf 2024 zal er hierdoor jaarlijks een bedrag van € 86.000 in deze nieuwe voorziening worden gestort. Dit verwerken we financieel in de Kadernota 2025. Het is daarnaast belangrijk dat het plan minimaal iedere 4 jaar wordt geactualiseerd. Hiervoor nemen we om de vier jaar een budget op van € 12.000 startende vanaf 2027. Dit verwerken we financieel in de 2e bestuursrapportage 2024. Investeringen De investeringen voor de komende 10 jaar zijn eveneens in beeld gebracht op basis van de ASCrapportage. De investeringen 2025 t/m 2034 zijn in totaal begroot op ca. € 5,5 miljoen, waarbij ervan uit is gegaan dat alle bestaande sportvelden gehandhaafd blijven. De afschrijvingstermijn behorend bij deze sportvelden bedraagt 10 jaar en is afgestemd op de technische levensduur. De maximale afschrijvingslasten lopen de komende jaren op tot € 550.000 (€ 5,5 miljoen/10 jaar). Ongeveer € 130.000 van deze lasten kunnen gedekt worden vanuit vrijval bestaande kapitaallasten.

Daarnaast is er in de Voorjaarsnota 2024-2028 een voorgenomen investering van € 2.000.000 opgenomen, waarmee € 200.000 aan kapitaallasten gedekt worden en de planperiode 2025-2028 financieel grotendeels gedekt is. Voor het oplopende toekomstige tekort aan kapitaallasten voor de periode 2029-2034 van maximaal € 220.000 (€ 550.000 -/- € 130.000 -/- € 200.000) zal er in de toekomst een beroep gedaan moeten gaan worden op de algemene middelen. De (voorgenomen) investeringen voor de jaren 2029 en verder worden jaarlijks betrokken bij de integrale afweging van de Kadernota.

Uitvoering Na uw besluitvorming start er een vervolg op het proces op de inventarisatie van ASC en zijn er gesprekken gepland in kwartaal twee en drie van 2024 met de gebruikers van de sportaccommodaties. Hier worden de overeenkomsten casu quo contracten besproken. Een situatietekening en een demarcatielijst (ook wel bekend als kruisjeslijst) zal worden afgestemd en vastgelegd met gebruikers. Daarnaast gaan er repeterende controles en keuringen plaatsvinden om zo de kwaliteit te borgen en te kunnen beoordelen wat en wanneer moet gebeuren, conform deze contracten casu quo overeenkomsten en demarcatielijsten. De financiële doorvertaling zal geïndexeerd worden naarmate de tijd verstrijkt. Om de vier jaar zal er een herijking plaatsvinden van dit opgestelde Meer Jaren Onderhouds Plan om zo alles weer scherp te hebben voor de toekomst. Dit jaar wordt er een softwareprogramma aangeschaft

waar zowel de Meer Jaren Onderhouds Plan van gebouwen als deze sportaccommodaties in geregistreerd kunnen worden. Zo blijft een Meer Jaren Onderhouds Plan dynamisch en verkleint dit de kans op ‘menselijke fouten’. Tevens geeft dit meteen duidelijke inzichten voor eventuele managementrapportages en overige (financiële) verantwoording.

Communicatie Vooruitlopend op de besluitvorming in de gemeenteraad, wordt er een persbericht verstuurd. Kernboodschap: “het college heeft het Meer Jaren Onderhouds Plan vastgesteld en reserveert hiervoor structureel de financiële middelen. Het onderhoud van de buitensportaccommodaties in de gemeente wordt voortaan planmatig en in samenhang aangepakt.” Omdat het ASC-rapport advies geeft over de noodzaak en prioritering van het onderhoud, zullen we hierover rechtstreeks communiceren richting de gebruikers van de sportaccommodaties. Naast de dagelijkse communicatie staan er in kwartaal 2 en kwartaal 3 van 2024 individuele gesprekken gepland waarin we toelichting en uitleg geven over de inhoud van het onderhoudsplan en de consequenties voor de individuele vereniging. Net als over de acties die eventueel voortkomen uit lopende overeenkomsten. Verder volgt er een stuk algemene berichtgeving (bijvoorbeeld in de vorm van een speciale webpagina of direct mailing) met een vooruitblik op de werkzaamheden die staan gepland. Na afronding van een onderhoudsproject volgt – afhankelijk van de omvang ervan – een (her)opening door de bestuurder of een (foto)verslag.

Bijlagen -

Bijlage 1. GEHEIME Toelichting inleiding Meer Jaren Onderhouds Plan Sportaccommodaties Bijlage 2. GEHEIME Rapportage Meer Jaren Onderhouds Plan Sportaccommodaties SMG definitief Bijlage 3. GEHEIM Meer Jaren Onderhouds Plan Sportaccommodaties SMG bijlagen definitief Bijlage 4. GEHEIM Kostenoverzicht Meer Jaren Onderhouds Plan Sportaccommodaties SMG

Sint-Michielsgestel, 2 juli 2024. Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris, de burgemeester,

D.C. van Eeten

Ter inzage 1. N.v.t.

E. Smid

Contactpersoon Ronald van Hintum, Clustermanager Vastgoed

Raadsbesluit Registratienr.:

1332091

Portefeuillehouder:

Bert van Druenen

Steller:

Mark Douma

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 juli 2024;

Besluit 1. Het Meer Jaren Onderhouds Plan vast te stellen. 2. De investeringen voor de komende jaren jaarlijks te betrekken bij de integrale afweging in de toekomstige kadernota’s. 3. De financiële vertaling van het vierjarig onderzoek mee te nemen in de 2e bestuursrapportage 2024. 4. Geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b van de Wet open overheid op te leggen op de bijlagen 1, 2, 3 en 4 in verband met toekomstige aanbestedingen, deze liggen ter inzage bij de griffie. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 3 oktober 2024; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

D.S.J. Thissen

E. Smid