Raadsvoorstel Financiële verordening 2024

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1348488

Portefeuillehouder:

Peter Raaijmakers

Steller:

Henk de Boer

Onderwerp Wijziging Financiële verordening in verband met verleggen autorisatie naar programmaniveau

Status Besluitvormend

Voorstel Raad De gewijzigde financiële verordening voor de gemeente Sint-Michielsgestel vast te stellen.

Inleiding De Planning & Control cyclus start met de begroting en eindigt met de jaarrekening. Met de begroting stelt de raad de budgettaire kaders vast waarbinnen het college mag opereren. Met de jaarrekening legt het college hierover verantwoording af. De mate van detail waarin dit gebeurt is mede afhankelijk van de wijze waarop de begroting is ingedeeld en het niveau waarop de raad het college autoriseert. In de Financiële Verordening gemeente SintMichielsgestel is op dit moment in artikel 5 lid 1 bepaald dat het autorisatieniveau op beleidsproductniveau ligt. Voorgesteld wordt dit te wijzigen in programmaniveau. Huidige indeling De begroting en jaarekening bestaan nu, naast een aantal op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplichte paragrafen, uit 5 programma’s die gezamenlijk in totaal uit 33 beleidsproducten zijn opgebouwd. De 5 programma’s en hun onderliggende beleidsproducten zijn: 1. Duurzaamheid 1. Klimaatadaptatie 2. Plattelandsvernieuwing 3. Afval 4. Riolering 5. Milieu 2. Sociaal domein 1. Maatschappelijk werk 2. Minderheden (vluchtelingen/statushouders) 3. Jeugdzorg 4. WMO 5. Inkomensvoorziening 6. Participatie 7. Volksgezondheid 8. Onderwijs 3. Leefomgeving 1. Volkshuisvesting 2. Ruimtelijke ordening 3. Grondexploitaties 4. Beheer onroerend goed 5. Groenbeheer 6. Beheer openbare ruimte 7. Verkeersmaatregelen 8. Parkeren 9. Begraafplaatsen 4.

Economie, Toerisme, Recreatie, Cultuur en Sport 1. Economische aangelegenheden 2. Recreatieve voorzieningen 3. Maatschappelijke voorzieningen 4. Kunst 5. Sport 6. Monumentenzorg en oudheidkunde 5. Ruimtegevend bestuur 1. Bestuur 2. Basisregistraties 3. Openbare orde en veiligheid 4. Algemene dekkingsmiddelen 5. Algemeen budgettair

Huidige indeling ontstaan in 2016 en is binnen de gemeenten Sint-Michielsgestel en Boxtel identiek De huidige indeling is tot stand gekomen bij de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling MijnGemeenteDichtbij (MGD). Dit gebeurde in nauwe samenwerking met de raden van SintMichielsgestel en Boxtel. In Boxtel hebben begroting en jaarrekening dezelfde programma-indeling als in Sint-Michielsgestel met identieke beleidsproducten. De administratie binnen MGD kent daardoor een uniforme inrichting. Binnen de raad van Boxtel ligt een eensluidend voorstel tot wijziging van de financiële verordening van Boxtel voor. Deze wordt behandeld in de raadvergadering van 28 mei. Wijziging afgestemd met auditcommissie(s) Reeds in juni 2023 is in de auditcommissie gesproken over de eventuele verschuiving van het autorisatieniveau naar programmaniveau om op die manier de kwaliteit van de stukken te verhogen en de raad beter in positie te brengen. In het najaar is met de auditcommissie hier verder over gesproken waarna besloten is tot een tweetal verdiepende sessies samen met de auditcommissie van Boxtel. Beide auditcommissies ondersteunen de voorgestelde wijziging.

Effecten van huidige indeling en autorisatieniveau De huidige wijze van begroten en verantwoorden heeft tot gevolg dat mogelijke over- en onderschrijdingen van beleidsproducten die onder één programma vallen elkaar niet zonder meer kunnen compenseren. Verantwoording vindt immers per beleidsproduct plaats. Een dreigende overschrijding op het product participatie bijvoorbeeld moet apart via een begrotingswijziging worden geaccordeerd, terwijl extra activiteiten op het gebied van participatie wellicht zullen leiden tot een onderschrijding bij het product inkomensvoorziening. En dit geldt op gelijke wijze voor alle andere beleidsproducten die onder hetzelfde programma vallen. Gevolg van de gekozen methodiek is dan ook dat het aantal begrotingswijzigingen hoger is dan wanneer de raad kiest voor een autorisatie per programma. Een ander gevolg van de huidige indeling is dat zowel begroting als jaarrekening relatief gedetailleerd zijn, hetgeen de leesbaarheid van de stukken niet altijd ten goede komt, waardoor sturen op hoofdlijnen minder goed mogelijk is. Ook de accountant heeft in de Managementletter over de jaarrekening 2022 (behandeld in de raadsvergadering van 6 juli 2023) reeds geadviseerd om te overwegen de verantwoording op programmaniveau te doen ter verbetering van leesbaarheid en relevantie van jaarverslag en jaarrekening.

Afwijkingengrens In artikel 6 lid 2 van de Financiële Verordening is bepaald dat in de tussenrapportages afwijkingen op het beleid en de daarbij horende ramingen van de baten en de lasten van producten en investeringskredieten in de begroting worden toegelicht en voorstellen worden gedaan als de afwijking groter is dan € 10.000. Gelet op de omvang van de programma’s (variërend van 5 tot 34 miljoen) is een afwijkingsgrens van € 10.000 mogelijk aan de lage kant. In andere gemeenten zien we gemiddeld gezien een hogere afwijkingsgrens (variërend van € 10.000 tot €100.000, met een gemiddelde rond € 50.000). Artikel 6 is niet gewijzigd in de bijgesloten nieuwe Financiële verordening. Hierdoor wordt de raad snel geïnformeerd over optredende afwijkingen. Nadeel hiervan is wel dat een deel van het te behalen voordeel (namelijk minder begrotingswijzigingen) mogelijk iets kleiner is dan zou kunnen. Met de auditcommissies is afgesproken dit nauwgezet te volgen en in 2026 bij het behandelen van de jaarrekening 2025 te evalueren.

Beoogd resultaat Een kwaliteitsslag in de P&C-documenten, die er voor zorgt dat: • De raad meer in haar kracht komt als het gaat over haar kaderstellende en toezichthoudende rol op strategisch niveau • De begrotingen en jaarrekeningen leesbaarder worden met minder tabellen, minder gedetailleerdere teksten, waardoor er minder ruis in de stukken ontstaat • De informatiedichtheid hoger wordt waardoor de raad beter in staat is om het overzicht te bewaren

Argumenten 1.1. Er is binnen zowel raad als college een breed gedragen wens om te komen tot beter leesbare P&Cdocumenten De huidige begrotingen en jaarstukken blinken niet uit in helderheid en overzichtelijkheid. Samenhang tussen de verschillende beleidsproducten is moeilijk uit de teksten te halen. Doordat voor elk beleidsproduct de 3 W-vragen (wat wil de raad bereiken?, wat gaat het college daarvoor doen? en wat kost het?) beantwoord moeten worden, wordt relatief veel detailinformatie verstrekt wat de leesbaarheid niet bevordert. Bij autorisatie op programmaniveau kunnen de hoofdlijnen en strategische keuzes meer nadruk krijgen. Ook komt de integraliteit binnen een programma dan beter tot zijn recht. 1.2 Ook de accountant adviseert over te gaan naar autorisatie op programmaniveau Zoals in de inleiding reeds vermeld heeft de accountant in de managementletter bij de jaarrekening van 2022 aangegeven dat hij van mening is dat de leesbaarheid en relevantie van het jaarverslag en de jaarrekening kan worden verbeterd door: • Het aantal pagina’s terug te brengen en focus te leggen op de belangrijkste onderwerpen en afwijkingen; • Afwijkingen op lasten, baten en corresponderende reserves per beleidsproduct te bundelen, zodat in één oogopslag duidelijk is wat het effect per beleidsproduct is op het resultaat na reserves.

De accountant geeft vervolgens ter overweging aan om de verantwoording voortaan op programmaniveau te doen in plaats van op beleidsproductniveau. 1.3 Binnen de provincie hanteert een grote meerderheid van de gemeenten een autorisatie op programmaniveau Onderzoek naar de wijze van autorisatie leert dat er binnen de provincie slechts 6 gemeenten zijn (waaronder Sint-Michielsgestel en Boxtel) waarbij de raad niet autoriseert op programmaniveau. 1.4 Autorisatie op programmanievau leidt tot een efficiënter proces bij het opstellen van de P&Cdocumenten Op dit moment zijn er 33 beleidsproducten waarbij teksten worden aangeleverd door een vergelijkbaar aantal schrijvers. Indien verantwoording op programmaniveau plaats vindt neemt het aantal schrijvers sterk af en daarmee ook het aantal afstemmingsmomenten. Ook de redactieslag zal minder tijd gaan kosten. Daarnaast neemt het aantal begrotingswijzigingen sterk af omdat binnen een programma onderen overschrijdingen elkaar grotendeels zullen compenseren. Deze efficiencyslag wordt overigens sterk gereduceerd indien de raden van Sint-Michielsgestel en Boxtel niet tot een eensluidend oordeel komen. 1.5 Onderhavige wijziging wordt gedragen door beide auditcommissies De voorliggende wijziging is in een tweetal gezamenlijke bijeenkomsten van de auditcommissies van Sint-Michielsgestel en Boxtel besproken.

Binnen de auditcommissies is brede steun voor de voorgestelde verandering en heerst de mening dat met deze wijziging een goede basis wordt gelegd voor een verbeterslag, waardoor de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden wordt versterkt.

Kanttekeningen 1.1 Handelingsvrijheid voor college wordt mogelijk als te groot ervaren door de financiële omvang Met name het programma Sociaal Domein heeft een forse financiële omvang. Dat kan het gevoel oproepen dat het college relatief veel mandaat krijgt om binnen dit programma te handelen. Hierbij geldt echter dat de omvang van het programma Sociaal Domein vooral optisch heel groot is. Op een aanzienlijk deel (circa 85%) hebben college en raad slechts weinig invloed. Een uitkering dient immers verstrekt te worden evenals huishoudelijke hulp bij de Wmo. Daarmee is dit programma in essentie ook qua omvang van het te beïnvloeden budget vergelijkbaar met de overige programma’s. Daarnaast geldt dat alle afwijkingen op de onderliggende beheersproducten in de jaarrekening zichtbaar blijven in een samenvattende tabel, waarbij grote afwijkingen uiteraard zullen worden toegelicht.

Bovendien staat het het college niet vrij om zonder instemming van de raad afwijkende beleidsstandpunten in te nemen. Er is immers een koppeling tussen inhoudelijke en financiële afspraken. Zo zal het niet mogelijk zijn om bijvoorbeeld binnen het programma Leefomgeving voorgenomen investeringen in bijvoorbeeld flexwoningen niet te doen en in plaats daarvan extra groenonderhoud te plegen zonder instemming van de raad. 1.2 Er zijn wellicht betere programma-indelingen mogelijk Omwille van herkenbaarheid en behoud van vergelijkingsmogelijkheden over de jaren heen is gekozen voor handhaving van de bestaande programma’s. Aanpassing van de programma’s kan bovendien leiden tot een veel grotere administratieve last (en daarmee gepaard gaande kosten) bij de implementatie dan bij handhaving van de programma’s het geval is. Dit zal met name optreden als er meerdere beleidsproducten bij andere programma’s worden ondergebracht en/of de opbouw van de beleidsproducten zal worden gewijzigd. 1.3 De afwijkingengrens van artikel 6 lid 2 is mogelijk laag ten opzichte van de programma-omvang Hierdoor is een deel van het te behalen voordeel (namelijk minder begrotingswijzigingen) mogelijk iets kleiner dan zou kunnen. Voordeel van het handhaven van de relatief lage afwijkingengrens is evenwel dat de raad sneller wordt geïnformeerd over optredende afwijkingen.

Financiën Aan dit voorstel zijn beperkte financiële consequenties verbonden in de vorm van inhuur van LIASexperts die moeten assisteren bij de totstandkoming van enkele nieuwe tabellen. Kosten worden geraamd op circa € 6.000. Deze kosten kunnen worden gedekt uit reguliere onderhoudsbudgetten binnen de begroting van MGD. Voor de gemeente zijn er derhalve geen kosten aan verbonden.

Uitvoering Bij positieve besluitvorming zal de begroting 2025 in een nieuwe opzet worden gemaakt, die toegankelijker zal zijn dan de huidige. Met de auditcommissie zal een uitgebreide evaluatie plaatsvinden van de mate waarin de gewenste verbetering in leesbaarheid daadwerkelijk is gerealiseerd. Bij behandeling de jaarrekening 2025 zal het aantal begrotingswijzigingen dat alsnog in de tussentijdse rapportages is gemeld worden geëvalueerd en zal in overleg met de auditcommissie al dan niet een aanpassing van de afwijkingengrens worden voorgesteld. In de loop van 2024 zal nogmaals een wijziging van de Financiële verordening aan de raad worden voorgelegd. Deze wijziging houdt verband met de rechtmatigheidsverantwoording, waarover u in een raadsinformatiebrief reeds bent geïnformeerd. De huidige wijzging kan hier niet op wachten, gelet op de noodzakelijke voorbereidingen van de begroting 2025.

Communicatie Het openbare collegebesluit wordt gepubliceerd op de openbare besluitenlijst. Tijdens het wekelijkse persgesprek wordt dit agendapunt toegelicht door de wethouder.

Bijlagen - De nieuwe 2.12 verordening - Brief auditcommissie

Sint-Michielsgestel, 16 april 2024 Burgemeester en wethouders van Sint-Michielsgestel, de secretaris, de burgemeester,

D.C. van Eeten

H.A.G. Ronnes

Ter inzage Contactpersoon Alphons Buurman, teammanager Financiën en Administratie

Raadsbesluit Registratienr.:

1348488

Portefeuillehouder:

Peter Raaijmakers

Steller:

Henk de Boer

Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 april 2024;

Besluit 1. De Financiële verordening gemeente Sint-Michielsgestel 2024 vast te stellen. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 27 juni 2024; De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel, de griffier,

de voorzitter,

D.S.J. Thissen

E. Smid