Raadsvoorstel Aanschaf videovolgsysteem raadszaal Sint-Michielsgestel

Raadsvoorstel Zaaknummer: Van:

Presidium

Programma:

Ruimtegevend bestuur

Onderwerp Aanschaf videovolgsysteem raadszaal Sint-Michielsgestel

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1

2. 3. 4. 5.

Een krediet van € 62.300 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van een videovolgsysteem in de raadzaal. De kapitaallasten bedragen € 13.430 per jaar op basis van een afschrijvingstermijn van 5 jaar en een rentepercentage van 1,56%. Tevens een budget van € 5.000 beschikbaar te stellen voor de jaarlijkse streamkosten en deze samen met de kapitaallasten ten laste van het begrotingssaldo te brengen. Tegelijkertijd het jaarlijkse budget van € 5000 overhevelen naar het budget van ICT bij MGD. Het huidige krediet voor Aanschaf discussiesysteem (microfoons) ten bedrage van € 17.500 in te trekken en de kapitaallasten ad € 3.800 af te ramen. De 4e begrotingswijziging 2026 vast te stellen.

Juridisch kader Voor het beschikbaar stellen van krediet is de gemeenteraad het besluitvormend orgaan (artikel 189 Gemw) waarin staat opgenomen dat de raad voor alle taken en activiteiten de bedragen beschikbaar stelt.

Inleiding Wat ging vooraf aan dit voorstel? Sinds 2021 worden er gesprekken met het presidium gevoerd over het op termijn iin gebruikname van een videovolgsysteem om de vergaderingen digitaal beter te ontsluiten en toegankelijk te maken voor alle inwoners en overig publiek. Tot nu is Sint-Michielsgestel een van de laatste gemeenten die alleen gebruik maken van een audiostream om de vergaderingen te openbaren. De overige Nederlandse gemeenten beschikken over een videovolgsysteem om het besluitvormingsproces voor inwoners -zoals hierboven beschreven- nog meer toegankelijk te maken, door deze online uit te zenden met een geluid en beeldverbinding. Het presidium heeft de griffie in de afgelopen periode gevraagd te onderzoeken wat er nodig is om een videovolgsysteem in de raadszaal te installeren. Middels dit raadsvoorstel voteert de gemeenteraad een krediet waarvoor het videovolgsysteem aangeschaft kan worden.

1

Beoogd resultaat Kwalitatief goede streaming van zowel beeld en geluid tijdens de openbare vergaderingen van de gemeenteraad.

Argumenten 1.1 Een videovolgsysteem maakt het volgen van de vergaderingen prettiger. 1.2 Een goed werkend systeem maakt het ook eenvoudiger om vergaderingen terug te luisteren/kijken. 1.3 Door nu deze investering te doen, is alles goed werkend als de nieuwe raad van start gaat. 1.4 Naar verwachting zal door de installatie van het videovolgsysteem en het koppelen hiervan op de huidige spreekmodules de kwaliteit van de spreekmodules geoptimaliseerd worden.

Kanttekening 1.1 Randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie en gebruik van het videovolgsysteem is dat de raadszaal in beheer komt van de griffie, ondersteund door I&A.Dit wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen stichting Meander en de gemeente sint-Michielsgestel. Daarmee kan het bedieningspaneel dat bij het systeem behoort en in de raadszaal geinstalleerd dient te worden, onder eigen beheer in de zaal worden gerealiseerd en beheerd.

Financiën De kosten voor de aanschaf en het inregelen van het systeem bedragen: Aanschaf videovolgsysteem € 52.300,- (exclusief BTW) Aanleg bekabeling door E-installateur € 5.000,Onvoorzien (ondermeer: bedienpost opstelling in zaal) € 5.000,Totaal benodigd krediet € 62.300,Jaarlijkse kosten: iBabs Stream: videostream, circa

€ 5.000,- p/jaar

Er is nog een krediet beschikbaar voor Aanschaf discussiesysteem (microfoons), dat als gedeeltelijke dekking kan worden gebruikt. Derhalve wordt de raad gevraagd: 1 Een krediet van € 62.300 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van een videovolgsysteem in de raadzaal. De kapitaallasten bedragen € 13.430 per jaar op basis van een afschrijvingstermijn van 5 jaar en een rentepercentage van 1,56%. 2. Tevens een budget van € 5.000 beschikbaar te stellen voor de jaarlijkse streamkosten en deze samen met de kapitaallasten ten laste van het begrotingssaldo te brengen. 3. Tegelijkertijd het jaarlijkse budget van € 5000 overhevelen naar het budget van ICT bij MGD. 4. Het huidige krediet voor Aanschaf discussiesysteem (microfoons) ten bedrage van € 17.500 in te trekken en de kapitaallasten ad € 3.800 af te ramen.

Uitvoering Zodra het krediet verleend is, wordt het project opgestart om het systeem zo spoedig mogelijk te realiseren en in gebruik te nemen.

Communicatie Aangezien het systeem in de raadszaal geplaatst moet worden, zijn er gesprekken gevoerd met de Meander en de afdeling I&A om een goede afstemming en realisatie mogelijk te maken.

2

Bijlagen 1. 4de begrotingswijziging – Aanschaf videovolgsysteem raadszaal Sint-Michielsgestel begrotingswijziging

3

Raadsbesluit Aanhef De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel; gelezen het voorstel van het presidium dd 3 november 2025.

Besluit 1. . 1

2. 3. 4. 5.

Een krediet van € 62.300 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van een videovolgsysteem in de raadzaal. De kapitaallasten bedragen € 13.430 per jaar op basis van een afschrijvingstermijn van 5 jaar en een rentepercentage van 1,56%. Tevens een budget van € 5.000 beschikbaar te stellen voor de jaarlijkse streamkosten en deze samen met de kapitaallasten ten laste van het begrotingssaldo te brengen. Tegelijkertijd het jaarlijkse budget van € 5000 overhevelen naar het budget van ICT bij MGD. Het huidige krediet voor Aanschaf discussiesysteem (microfoons) ten bedrage van € 17.500 in te trekken en de kapitaallasten ad € 3.800 af te ramen. De 4e begrotingswijziging 2026 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 11 december 2025.

De gemeenteraad van Sint-Michielsgestel,

de griffier,

de voorzitter,

D.S.J. Thissen

E. Smid

4