Presentatie raad Boxtel ALG audit plan gemeente Boxtel 14 februari 2023.pptx

Kennismaking & audit plan Gemeente Boxtel 14 februari 2023 Boxtel

Ons team

§ § §

§

Registeraccountant en IT auditor Twaalf jaar ervaring Klantenportefeuille: lokale overheden (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen) en stichtingen en verenigingen Extern accountant van de drie organisaties

© 2023 Crowe Foederer B.V.

Huub Jansen Accountant

Marlon van Heeswijk Controleleider

Teun van Lierop Extern accountant § § §

§

Registeraccountant Negen jaar ervaring Klantenportefeuille: lokale overheden (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waterschappen) en stichtingen en verenigingen Eerste aanspreekpunt en coördinator voor de drie organisaties

§ § §

§

Registeraccountant Achttien jaar ervaring Klantenportefeuille: diverse cliënten in zowel de profit als non-profit sector, waaronder gemeenten en gemeenschappelijke regelingen Sparringpartner en aanvulling voor het team om de continuïteit te borgen.

2

Samenwerking gemeenteraad / auditcommissie Audit commissie • Adviesorgaan voor de raad • Financiën (begroting / jaarrekening, investeringen, weerstandsvermogen) • Risico management • Interne beheersing / interne controle • Speerpunten benoemen Voordelen • Direct contact / korte lijnen accountant • ‘Dichten van de informatiekloof’ • Gesloten versus openbaar Gemeenteraad: vaststellen begroting en beleidskaders en houden toezicht College B&W: afleggen verantwoording in jaarverslag en jaarrekening Accountant: geven van oordeel bij jaarrekening © 2023 Crowe Foederer B.V.

3

Introductie van ons kantoor ■ Top 15 kantoor in Nederland ■ Ruim 650 medewerkers met hoofdvestigingen in Eindhoven en Amsterdam ■ Gericht op kleine en middelgrote profit en non-profit instellingen ■ Langdurige cliëntrelaties ■ Brede dienstverlening ■ Intern en extern netwerk van specialisten aanwezig © 2023 Crowe Foederer B.V.

4

Controle aanpak

© 2023 Crowe Foederer B.V.

5

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak

Begrotingsrechtmatigheid

►

Aanbestedingsrechtmatigheid

►

Juistheid inkopen / aanwezigheid prestaties

►

► ►

► ►

► ► ►

© 2023 Crowe Foederer B.V.

Inspecteren van de processen Inspecteren begrotingstekorten Inspecteren begrotingswijzigingen, tussentijdse rapportages, bestuursbesluiten etc.

Inspecteren van de processen en inkoopbeleid Inkoopanalyse op uitgaven en toetsing op rechtmatige wijze van aanbesteden Aandacht voor specifieke dossiers indien van toepassing

Inspecteren budgethouders regeling Inspecteren van de processen rondom factuur autorisaties Onderzoeken naar risicovolle transacties (kwantitatief en kwalitatief) Inspecteren verplichtingenadministratie

6

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak ►

Grondexploitaties (schattingsonzekerheid)

► ► ► ►

Sociaal domein (met name Wmo en Jeugd)

► ► ► ►

WNT verantwoording en personeelslasten

© 2023 Crowe Foederer B.V.

► ► ►

Grondbeleid (nieuwe grondexploitaties) Onderbouwing vaste parameters (inflatie, opbrengststijging, rente, looptijd etc.) Risico inschatting / omgaan met reserves Fiscaliteit Bijzondere projecten / risico’s: beperkt bij gemeente Boxtel Inspecteren van de processen (toekennen beschikkingen) Methode van budgetbeheer / prognose verplichtingen / grip op doorverwijzingen Monitoring van zorgkosten / geleverde zorg Correspondentie met leveranciers / afstemming (tussentijdse) productie Inspecteren van de processen (in- en uitdiensttredingen en declaraties) Controle WNT verantwoording conform het WNT protocol Controle personeelslasten

7

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak

Voorzieningen groot onderhoud / vastgoedbeheer

►

Fraude (analyse), misbruik en oneigenlijk gebruik en corruptie

►

► ►

► ► ►

Verbonden partijen

► ► ►

© 2023 Crowe Foederer B.V.

Inspectie van het onderliggende onderhoudsplan Inspectie van stortingen en onttrekkingen (respectievelijk i.r.t. de begroting en het doel van de voorziening Volledigheid van de voorziening toetsen

Primair de verantwoordelijkheid van het management en college Status frauderisicobeleid Analyse op risico’s samen met de Verbijzonderde Interne Controle functie (bijvoorbeeld kasgeld, handmatig betalingsverkeer, inkopen buiten het beleid, grondtransacties etc.) Bankanalyse achteraf op alle uitgaande betalingen

Afstemmen financiële verantwoording en risico’s met jaarrekening verbonden partijen Lezen van de financiële rapportages Aandacht voor specifieke partijen zoals RIOZ en Stadsgewest ‘s-Hertogenbosch 8

Aandachtsgebieden controle Aandachtsgebied

Audit aanpak

Automatisering

► ►

Betrouwbaarheid en continuïteit (waaronder cybersecurity) Inspectie van de toekenning van rollen en rechten binnen financiële systemen Aandacht voor privacy en calamiteiten

►

Indien wenselijk

►

Wensen van de gemeenteraad

© 2023 Crowe Foederer B.V.

9

Overige ontwikkelingen Controleverklaring

• Verplichte rapportage over Fraude en Continuïteit • Aandacht voor fraude risico analyse, inbedding in VIC en fraude responsplan

Rechtmatigheidsverant woording

• Invoering vanaf 1 januari 2023 • Verantwoording door het college over: - Begrotingsrechtmatigheid (budgetrecht van de raad) - Voorwaardencriterium (bijvoorbeeld aanbestedingsregels) - Misbruik & oneigenlijk gebruik

SiSa regelingen

• Toename van het aantal specifieke regelingen en verantwoording (coronamiddelen, toeslagenaffaire, Oekraïnegelden, energietoeslagen etc.)

Ontwikkeling uitkering gemeentefonds

• Tot en met 2026 afgedekt, maar potentieel korting op uitkering (‘het ravijn’)

Wet op Gemeenschappelijke Regelingen

• Versterken van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden • Aanpassing nodig voor 1 juli 2024

Duurzaamheid verantwoording

• Groeiende focus op duurzaamheid • Toekomstverwachting: verplichte rapportages over ESG (environmental, social en governance)

© 2023 Crowe Foederer B.V.

10

Managementletter: overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2022

Proces

Bevinding

Algemeen

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Algemeen

Vastgoedbeheer

Hoog

Verbijzonderde interne controle

Uitvoering verbijzonderde interne controle

Laag

Verbijzonderde interne controle

Fiscale beheersing

Middel

Inkoop en aanbesteding

Naleven inkoopbeleid / toepassen inkoopstrategie

Middel

Inkoop en aanbesteding

Contractenregistratie en beheer

Middel

Crediteuren en betalen

Gebruik prestatieverklaringen / factuurautorisatie

Laag

Crediteuren en betalen

Doorbreking functiescheiding

Laag

Personeel

Bevoegdheden binnen het personeelsproces

Middel

Jeugdzorg en wmo

Budgetbeheer zorgkosten

Hoog

Jeugdzorg en wmo

Vaststelling rechtmatige levering zorg

Middel

© 2023 Crowe Foederer B.V.

In ontwikkeling

11

Managementletter: overzicht van interim bevindingen Prioriteitstelling 2022

Proces

Bevinding

Uitkeringen

Budgetbeheer uitkeringen

Laag

Uitkeringen

Uitvoering regeling energietoeslag

Middel

Uitgaande subsidies

Subsidieproces

Laag

Hoog

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is hoog en de bevinding dient voor aanvang van de jaarrekeningcontrole opgelost te worden.

Middel

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is aanwezig. Het proces loopt niet optimaal en wij adviseren u de aanbeveling op te volgen.

Laag

Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is beperkt. Het proces loopt nagenoeg optimaal, echter voor een verdere optimalisatie adviseren wij u de aanbeveling op te volgen.

Opgevolgd

De aanbeveling uit voorgaande jaren is in voldoende mate opgevolgd. Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is zeer beperkt en het proces is verder geoptimaliseerd.

Ontwikkeling

Deze aanbeveling ziet niet toe op risico’s voor de jaarrekening maar betreft een toekomstige ontwikkeling.

© 2023 Crowe Foederer B.V.

12

Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen Vastgoed beheer

Momenteel is binnen de organisatie onvoldoende zicht op (1) de volledigheid van de vastgoedportefeuille, (2) de afspraken met huurders van vastgoedobjecten - in bijzonder ten aanzien van huuropbrengsten en onderhoudsverplichtingen – en (3) de kostendekkendheid van huren door het ontbreken van het inzicht in de opbrengsten en lasten per verhuurd vastgoedobject. Hierdoor ontstaat het risico dat deze zaken financieel niet juist en volledig worden verwerkt. Wij hebben begrepen dat door de organisatie reeds een projectplan is opgesteld om het vastgoedbeheer op orde te krijgen. Hierbij hebben wij geadviseerd dit plan op korte termijn vast te laten stellen en te starten met de uitvoering.

Voorzieningen

Door de gemeente Boxtel is een voorziening gevormd voor groot onderhoud van gemeentelijk vastgoed die per 31 december 2021 € 3,2 mln bedroeg. We hebben begrepen dat het onderhoudsplan hiervoor in voorgaand jaar is geactualiseerd en dat de voorziening daarmee in lijn is gebracht. Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij dit in detail controleren. Voor het groot onderhoud van de velden van sportparken is geen voorziening gevormd en dient daarom telkens incidenteel budget aan de raad gevraagd te worden. Dit maakt het zuiver begroten van de kosten lastig en vergroot het risico op begrotingsonrechtmatigheid. Wij vinden het daarom van belang, gezien de mogelijke financiële impact, dat een onderhoudsplan wordt opgesteld voor het onderhoud van de velden van sportparken.

Verhuur opbrengsten

© 2023 Crowe Foederer B.V.

Door gebrek aan inzicht zijn de verhuuropbrengsten van de gemeente mogelijk niet volledig of niet kostendekkend. Wij adviseren om op korte termijn de verhuurde vastgoedobjecten en de hiermee samenhangende opbrengsten en lasten in beeld te brengen. Hiermee kan worden nagegaan of de verhuuropbrengsten volledig zijn en of de objecten kostendekkend zijn.

13

Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen Budgetbeheer zorgkosten

In de tussentijdse bestuursrapportage is een verwacht tekort gemeld van € 735.000 op Jeugdzorg en geen tekort op Wmo. Wij hebben het proces van budgetbeheer en toetsing op de zorglevering binnen MGD nadrukkelijk bekeken en hierbij diverse verbeterpunten gemeld. Een en ander hangt samen met de wijziging van facturatie door de zorgleveranciers sinds 2021 – rechtstreeks aan de gemeenten op basis van P maal Q - en de afspraken die lopen met de regionale inkoopinstantie RIOZ. Wij adviseren u als college om de raad tijdig te informeren bij eventuele overschrijdingen van het budget en wanneer substantiële onzekerheden worden verwacht rondom het aantonen van de zorglevering.

Vaststellen rechtmatig levering zorg

In het kader van het vaststellen van de rechtmatigheid van de lasten moet zekerheid worden verkregen dat de aan de gemeentes gefactureerde zorg ook daadwerkelijk door de zorgaanbieders is geleverd. Hiervoor baseren de gemeentes zich met name op de productieverantwoordingen die door de zorgaanbieders aan de gemeentes worden verstrekt. Momenteel is de rol en verantwoordelijkheid van de RIOZ in dit proces niet geheel duidelijk. Om de zorglevering op een andere wijze aan te tonen kan door de organisatie worden besloten om op een andere wijze de zorglevering van de betreffende leveranciers aan te tonen, bijvoorbeeld door het uitzetten van gerichte cliëntonderzoeken. Hiervan is momenteel echter nog geen sprake. In het kader van het jaarrekeningtraject betekent dit nog een grote afhankelijkheid van productieverantwoordingen en controleverklaringen door aanbieders en lange tijd onzekerheid over de hoogte van de resterende onzekerheden. Wij adviseren zo snel als mogelijk zicht te krijgen op de onzekerheden, met het oog op de jaarrekeningcontrole 2022. Voor de toekomt hebben wij geadviseerd een eigen pakket aan maatregelen te implementeren waarbij de afhankelijkheid van zorgleveranciers kan worden beperkt.

© 2023 Crowe Foederer B.V.

14

Belangrijkste interim bevindingen Belangrijkste interim bevindingen Inkopen

© 2023 Crowe Foederer B.V.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole zijn onze controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Vanuit onze interim controle melden wij voor uw gemeente de volgende specifieke punten: • Er is sprake van een mogelijke rechtmatigheidsfout op het gebied van inhuur van project ondersteuning. Deze fout is tot en met november gekwantificeerd op € 116.000, naar verwachting bedraagt dit voor geheel 2022 € 133.000. Gelet op de verwachte tolerantiegrens heeft deze individuele afwijking naar verwachting geen effect op ons oordeel. Wij wijzen u erop dat eventuele aanvullende rechtmatigheidsfouten of onzekerheden mogelijk tot een aangepast rechtmatigheidsdoordeel leiden. • Volgens de procedures dient vanaf € 5.000 een inkoopstrategie te worden geschreven. Dit document dient voor het bepalen van de inkoopprocedure en ter controle of er budget beschikbaar is. Wij hebben vastgesteld dat niet altijd een inkoopstrategie aanwezig is. • Er wordt niet gewerkt vanuit een volledige aanbestedingskalender waarin alle inkooptrajecten kunnen worden gepland en gemonitord. • Het contractenbeheer is voor verbetering vatbaar, met name op de volledigheid van contracten en de signaalfunctie bij aflopende contracten. Hiervoor is reeds een verbeteractie ingezet door de organisatie.

15

© 2023 Crowe Foederer B.V.

16