Optimaliseren van de werkwijze van de anterieure overeenkomsten - Raadsvoorstel 1401528

Raadsvoorstel Zaaknummer:

1401528

Portefeuillehouder:

Wim van der Zanden

Onderwerp Het optimaliseren van de werkwijze van de anterieure overeenkomsten

Status Besluitvormend

Voorstel Raad 1. De structureel begrote inkomsten uit anterieure overeenkomsten (€ 26.900) en de structureel begrote inkomsten voor civieltechnische projectleiders (€ 50.000) te laten vervallen. 2. De bijgevoegde 8e wijziging van de begroting 2026 vast te stellen.

Inleiding Bij ruimtelijke initiatieven sluit de gemeente met initiatiefnemers anterieure overeenkomsten (AOK) voor het verhalen van kosten die samenhangen met planbegeleiding, toezicht en uitvoering in de openbare ruimte. Deze werkzaamheden verlopen vaak meerjarig en vragen om structureel inzicht in inzet en kosten. Om monitoring en sturing te verbeteren is per 1 januari 2026 tijdschrijven ingevoerd voor investeringsprojecten, grondexploitaties (GREX) en AOK‑gerelateerde werkzaamheden. Dit biedt eenduidig inzicht in bestede uren en bijbehorende kosten en ondersteunt een juiste toerekening aan projecten en producten. Deze werkwijze draagt bij aan een zakelijkere benadering vanuit de gemeente en op deze manier leggen we de kosten neer waar ze thuishoren.

Beoogd resultaat Met dit voorstel wordt een BBV‑conforme werkwijze geborgd waarbij uren en kosten voor planbegeleiding, toezicht en uitvoering structureel en aantoonbaar aan de juiste projecten en producten worden toegerekend. Hierdoor ontstaat doorlopende monitoring en sturing op inzet en dekking gedurende de looptijd van projecten. De structurele baten (€ 26.900 en € 50.000) vervallen, waarna de dekking aansluit op de feitelijke inzet via project‑ en producttoerekening. Tijdschrijven wordt toegepast voor investeringsprojecten, grondexploitaties (GREX) en AOK‑gerelateerde werkzaamheden; de verdere uitwerking is organisatorisch van aard en valt onder de reguliere uitvoeringsverantwoordelijkheid van het college.

Argumenten 1.1 Het laten vervallen van de structurele baten sluit aan bij het BBV en zorgt voor een juiste en controleerbare toerekening van kosten. De structurele baten passen niet langer bij de nieuwe werkwijze, waarin AOK‑middelen direct worden gekoppeld aan de daadwerkelijke projectkosten. Het BBV vereist een transparante en rechtmatige toerekening, wat niet verenigbaar is met generieke structurele inkomsten die niet herleidbaar zijn tot specifieke werkzaamheden. 1.2 Door de invoering van tijdschrijven binnen investeringsprojecten, grondexploitaties (GREX) en AOK‑gerelateerde werkzaamheden is project‑ en productgerichte toerekening mogelijk, waardoor structurele ramingen niet langer noodzakelijk zijn. Per 1 januari 2026 worden uren voor deze activiteiten direct aan het betreffende project en product toegerekend. Daarmee ontstaat een eenduidige koppeling tussen inzet en dekking en worden generieke inkomstenramingen overbodig. 1.3 Het schrappen van de structurele posten zorgt voor een transparante begroting en voorkomt onbedoelde vrijval van middelen. Door deze posten te verwijderen, wordt voorkomen dat middelen onbewust als algemene dekking functioneren. De begroting sluit daarmee aan op de feitelijke werkwijze, waarin kosten uitsluitend worden gedekt uit middelen die daarvoor bedoeld zijn. 1.4 De dekking van civieltechnische inzet wordt op de juiste producten verantwoord.

De inzet van civieltechnische projectleiders wordt in lijn met de systematiek voor investeringsprojecten toegerekend aan producten zoals wegen, groen, woningbouw en toezicht. Dit sluit aan bij de feitelijke inzet en voorkomt dat deze dekking ten onrechte via AOK‑middelen plaatsvindt. 2.1 Met de begrotingswijziging wordt de financiële verwerking in overeenstemming gebracht met de nieuwe werkwijze. De wijziging is noodzakelijk om de begroting aan te laten sluiten op de geoptimaliseerde procesinrichting, waaronder tijdschrijven en projectgerichte toerekening. Hiermee wordt de administratieve verwerking actueel en rechtmatig.

2.2 De wijziging borgt rechtmatigheid, doelmatigheid en transparantie in lijn met het BBV. Door de begrotingsposten te actualiseren, sluiten raming, toerekening en verantwoording aan bij de geldende financiële regelgeving. Dit voorkomt dat structurele posten in stand blijven die niet passen binnen de nieuwe systematiek. 2.3 De begroting wordt hiermee overzichtelijker en beter stuurbaar. De wijziging draagt bij aan duidelijkheid over dekking, lasten en toerekening. Hierdoor kunnen projectleiders en financiële medewerkers beter monitoren en tijdig bijsturen op capaciteit, voortgang en budgetten.

Kanttekeningen 1.1 De systematiek is gericht op monitoring en interne sturing en is niet bedoeld voor nacalculatie richting initiatiefnemers. AOK‑afspraken kennen in de regel vaste bedragen; de interne toerekening wijzigt deze afspraken niet. 2.1 De verwerking kan doorwerken naar uitvoerende eenheden (o.a. MGD) via productlasten.De gewijzigde project- en producttoerekening kan leiden tot verschuivingen in lasten tussen teams en producten (o.a. MGD). Dit vraagt om reguliere afstemming om ongewenste verschillen in lastenverdeling te voorkomen.

Financiën Per 1 januari 2025 bedraagt het gecorrigeerde saldo van de balanspost vooruit ontvangen bijdragen uit AOK € 2.130.029. Met dit voorstel vervallen de structureel begrote inkomsten van € 26.900 (AOK) en € 50.000 (civieltechnische projectleiders). Dit leidt tot een structureel nadeel van € 76.900, dat wordt gedekt binnen het resterende begrotingssaldo. Uren en kosten voor planbegeleiding, toezicht en uitvoering worden BBV‑conform toegerekend aan de juiste projecten en producten. Tijdschrijven wordt daarbij toegepast voor investeringsprojecten, grondexploitaties (GREX) en AOK‑gerelateerde werkzaamheden; voor deze activiteiten worden uren via de projectadministratie aan het betreffende project en product toegerekend. Civieltechnische inzet wordt verantwoord op de relevante producten (o.a. wegen, groen, woningbouw en toezicht) en, waar van toepassing, via de daarvoor geldende VAT‑systematiek. Overhead wordt via een opslag in het uurtarief aan projecten toegerekend; strikt incidentele inzet onder de vastgestelde drempel valt buiten projecttoerekening.

Uitvoering De uitvoering betreft een interne procesaanpassing en valt onder de reguliere uitvoeringsverantwoordelijkheid van het college. De implementatie van tijdschrijven is reeds gestart en wordt binnen de bestaande systemen, formatie en werkprocessen geborgd. Na vaststelling worden: • • • • •

de twee structurele baten (€ 26.900 en € 50.000) administratief beëindigd en verwerkt in de begroting; de project‑ en producttoerekening definitief ingericht, zodat uren en kosten BBV‑conform aan de juiste projecten en producten worden toegerekend; tijdschrijven toegepast bij investeringsprojecten, grondexploitaties (GREX) en AOK‑gerelateerde werkzaamheden; de werkinstructies en coderingen geactualiseerd en intern gecommuniceerd; de civieltechnische inzet verantwoord op de relevante producten (o.a. wegen, groen, woningbouw, toezicht).

Deze uitvoering vergt geen aanvullende raadsbesluiten of investeringen en sluit aan op de reguliere P&C‑ en beheerprocessen. De voortgang wordt intern gevolgd en kort meegenomen in de eerstvolgende bestuursrapportages.

Communicatie Het besluit wordt intern bekendgemaakt aan de betrokken teams, inclusief de afspraken over tijdschrijven (voor investeringsprojecten, grondexploitaties en AOK‑gerelateerde werkzaamheden), project‑ en producttoerekening en de administratieve verwerking. Externe communicatie is niet noodzakelijk.

Bijlagen •

8e wijziging van de begroting 2026.

Boxtel, 27 januari 2026 Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris,

de burgemeester,

V.C. Fijneman

R.S. van Meygaarden

Ter inzage 1. N.v.t.

Raadsbesluit Registratienr.:

1401528

Portefeuillehouder:

Wim van der Zanden

Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 januari 2026;

Besluit 1. De structureel begrote inkomsten uit anterieure overeenkomsten (€ 26.900) en de structureel begrote inkomsten voor civieltechnische projectleiders (€ 50.000) te laten vervallen. 2. De bijgevoegde 8e wijziging van de begroting 2026 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 10 maart 2026; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier,

de voorzitter,

I.H.M. Smits

R.S. van Meygaarden